Ogni team di successo ha bisogno di regolari pit-stop – non per cambiare gli pneumatici, ma per ottenere feedback, sviluppo personale e aggiustamenti degli obiettivi. Gli incontri one-to-one tra manager e dipendenti sono esattamente questo: le soste brevi ma estremamente rilevanti che assicurano che nessuno rimanga indietro.
Nel migliore dei casi, ovviamente, non si tratta solo di "non cadere nel dimenticatoio": buone riunioni one-to-one possono dare una spinta al vostro team.
Questo ci porta all'argomento: Un modello per le riunioni trimestrali 1 a 1 tra manager e dipendenti.
Tra l'altro, può avere un ruolo importante il fatto che abbiano una cadenza esattamente trimestrale o una frequenza diversa – ne parleremo tra poco.
Che si tratti di riunioni digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi.
Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un'occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.
Un incontro individuale trimestrale è abbastanza frequente?
Buona domanda... La frequenza degli incontri 1 a 1 dipende dalle dimensioni del team e dalle esigenze individuali. Ad esempio, se avete un team con dieci riporti diretti, una riunione mensile è una buona frequenza. I team più piccoli o i progetti più intensivi potrebbero richiedere riunioni settimanali o quindicinali.
Allo stesso tempo, ho parlato anche con alcuni manager che hanno dai 20 ai 30, a volte anche di più, rapporti diretti. In questo caso, è abbastanza comune parlare di persona con i dipendenti solo una volta al trimestre.
Ovviamente dipende anche dal grado di conoscenza del team. In una fase di familiarizzazione, è opportuno organizzare incontri settimanali one-to-one.
Nei team Agile o Scrum, in cui la comunicazione regolare ha comunque un ruolo centrale, le riunioni devono essere adattate allo scambio esistente. Potrebbe non essere necessaria una riflessione a livello individuale se si discute di come sono nati certi bug durante la retrospettiva.
Gli incontri regolari, ad esempio trimestrali, sono necessari solo per lo sviluppo individuale dei dipendenti. Naturalmente, questo può essere utile anche a livello digitale o virtuale, se il team lavora a distanza.
Tra l'altro, l'immagine qui sotto sottolinea un punto importante: una riflessione più frequente sullo status quo tende anche a significare un ritmo più veloce di cambiamento e miglioramento. 🙂
Un buon modello per le riunioni trimestrali one-to-one (Doc)
Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che state cercando un modello di documento per le riunioni trimestrali one-to-one. I modelli corrispondenti possono ovviamente avere obiettivi diversi.
Ecco perché ho salvato qui un modello di documento che dovrebbe essere un buon accompagnamento al classico colloquio di valutazione trimestrale. Più avanti, vi darò alcune idee su come arricchire la routine della riunione con altre domande.
Cominciamo con il modello per le riunioni trimestrali 1-to-1. È possibile salvarlo come Doc sotto il modello attuale, o in alternativa come documento PDF, Google Sheets o Word. È sufficiente fare clic sul pulsante "Più".
Riscaldamento
- Com'è stato l'ultimo trimestre dal tuo punto di vista, su una scala da 1 (pessimo) a 10 (ottimo)?
🏆 Argomenti del manager: successi e progressi
- Uno sguardo ai tuoi obiettivi: A che punto sei attualmente?
- Quali sono stati i tuoi maggiori successi nell'ultimo trimestre?
- Cosa hai imparato nell'ultimo trimestre e quali competenze hai sviluppato?
- Quanto sei soddisfatto del tuo sviluppo personale negli ultimi 3 mesi?
- Cosa non è andato come previsto e perché?
🗣️ Argomenti del collaboratore diretto (nome)
- ...
⚠️ Argomenti del manager: sfide e supporto
- Quali ostacoli hai dovuto affrontare?
- Ci sono risorse o supporti di cui hai bisogno?
📈 Argomenti del manager: sviluppo e obiettivi
- Ci sono nuove competenze che vorresti sviluppare?
- Come si conciliano le tue priorità con i compiti del team?
- Quali sono i tuoi obiettivi principali per il prossimo trimestre?
- Come posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera?
Conclusione
- Riassumiamo i compiti che abbiamo annotato in questa riunione.
- Feedback: Cosa posso fare di meglio per guidare te e/o il team?
- C'è qualcos'altro di cui dovremmo discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Come si può notare, l'obiettivo principale di un incontro trimestrale one-to-one è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.
A proposito, non fatevi ingannare dall'ordine del giorno: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che i vostri dipendenti intrinsecamente motivati portino da soli la maggior parte degli argomenti al tavolo.
Passiamo ora a un modello che adotta un approccio leggermente più creativo al dialogo trimestrale one-to-one.
"Nelle mie riunioni 1:1, è fastidioso prendere appunti e concentrarsi contemporaneamente sul dipendente".
"I dipendenti semplicemente non ottimizzano i loro cicli di feedback e i processi di lavoro".
"Sì, gli incontri 1:1 con i miei dipendenti dovrebbero essere il mio appuntamento più importante – ma non ho una guida per questo".
"I dipendenti semplicemente non sono interessati alla prospettiva del cliente".
"Non so come posso sviluppare i miei dipendenti in incontri 1:1 per un periodo di tempo più lungo".
"Non ho tempo per preparare gli incontri 1:1 e quindi sono insoddisfatto dei miei risultati".
"I dipendenti semplicemente non si appropriano del nostro obiettivo di squadra".
Altri 2 modelli utili per le riunioni individuali (Doc)
Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.
Molti supervisori inseriscono di tanto in tanto dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d'accordo con un'affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.
Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:
- Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
- Adottare nuove prospettive
- Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo
E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per i vostri incontri trimestrali one-to-one. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per un dipendente di successo.
Potete anche scaricare questo modello come documento, ma ancora meglio è il seguente: Nel nostro software per gli incontri one-to-one, abbiamo uno strumento integrato che visualizza i risultati nel tempo sotto forma di metriche e fornisce suggerimenti con un assistente AI – sentitevi liberi di dare un'occhiata senza accedere utilizzando il pulsante qui sotto.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Sviluppo personale
- "I miei compiti di lavoro di solito procedono molto rapidamente, anche se è necessario un feedback esterno".
- "Se osservo un comportamento non ottimale, so come attirare in modo costruttivo l'attenzione dei miei colleghi".
- "Ricevo un messaggio costruttivo Feedback sia per il mio lavoro che per il mio sviluppo personale".
- "Vedo un interessante percorso di carriera nell'azienda". #Crescita
- "Nelle ultime settimane, ho avuto spesso modo di Punti di forza al lavoro".
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto.
Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi.
E naturalmente ci sono anche affermazioni che potete portare con voi nel vostro incontro individuale. Nello specifico, ecco 4 ancoraggi comportamentali su cui riflettere in un incontro individuale trimestrale con il vostro dipendente.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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17 domande intelligenti per il vostro colloquio individuale a trimestre
Ora dovreste avere una buona base per il vostro incontro trimestrale one-to-one.
Eppure ho ancora altri consigli per voi. Perché una cosa è l'agenda – e l'altra sono le domande creative da porre nel mezzo della battaglia di parole. Soprattutto nelle conversazioni trimestrali a tu per tu, vale la pena di avere una visione a volo d'uccello – e il seguente elenco di domande vi aiuterà a farlo.
🧘♀️ Domande individuali con focus sugli aspetti positivi
- Se potessi aggiungere una responsabilità o un potere decisionale al tuo ruolo, quale sarebbe?
- Quale abilità avrebbe il maggiore impatto sulle tue prestazioni personali se la padroneggiassi?
- Quali nuove cose hai imparato di recente (a livello privato o professionale)?
- Quando è stata l'ultima volta che hai aiutato un altro membro del team a svilupparsi?
- Quali sono le 3 cose migliori che desideri per te stesso a livello professionale nei prossimi 1-2 anni?
- Quando è stata l'ultima volta che hai sperimentato uno stato di flusso al lavoro? Quanto è facile per te entrare nel flusso?
- Come definiresti il ruolo informale che hai nel team e perché? (ad esempio "Responsabile della felicità")
- Cosa ti ispira al momento? Cosa ti sta dando energia?
🦋 Domande individuali sui miglioramenti
- Se fossi il CEO di questa organizzazione, cosa faresti di diverso?
- Quali sono le cose che ti prosciugano l'energia?
- Cosa ti manca attualmente nel tuo lavoro?
- Se potessi cambiare una cosa del tuo lavoro, quale sarebbe?
- Quando ti è stato difficile cambiare contesto tra un compito e l'altro?
- Quando è stata l'ultima volta che hai contribuito al miglioramento di un processo nel nostro team?
- Se potessi delegare una delle tue responsabilità a qualcun altro, quale sarebbe?
- Quali cose ti rallentano o bloccano regolarmente il tuo lavoro?
- Quale domanda ti faresti se fossi il tuo allenatore?
E non vede l'ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere.
Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo).
Altri 15 modelli per riunioni individuali (in formato Doc, PDF, ecc.)
Probabilmente l'avete quasi indovinato. Naturalmente, ci sono molti altri modelli per le riunioni individuali che prima o poi vi serviranno.
Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.
Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d'uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)
Conclusione: modello di documento per le riunioni trimestrali 1-to-1
Innanzitutto, congratulazioni: se conducete coscienziosamente riunioni trimestrali one-to-one con i vostri dipendenti, state prendendo il vostro ruolo di leadership più seriamente della media.
Tuttavia, questo testo non deve farvi dimenticare un pezzo di saggezza: Le domande che si possono porre a – sono innumerevoli, ma la cosa più importante è adattare il colloquio al dipendente.
Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi nel dialogo. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
