3 conseils + modèles pour une documentation de processus agile

Chaque rétrospective doit être documentée sous une forme ou une autre. C’est pourquoi je te propose le modèle que j’utilise pour documenter les rétrospectives avec mon équipe. Il montre comment je documente les choses pendant la rétro et comment je consigne les résultats de ma rétro à la fin, afin qu’ils puissent être utilisés à l’avenir.

Avant de discuter de la manière dont je documente mes rétrospectives, j’aimerais vous donner un bref aperçu de ce à quoi ressemble un ordre du jour typique d’une rétro. Ensuite, nous pourrons approfondir les différents points de l’ordre du jour et voir comment les documenter correctement. Si vous souhaitez en savoir plus sur mon modèle idéal d’ordre du jour de rétro, consultez cet article : « Modèle d’agenda de rétrospective de sprint facile à utiliser ”

L’agenda de la rétro :

1. vérification rétro : Ici, tous les membres de l’équipe sont secoués une fois et tout le monde est impliqué une fois dans le rétro-contrôle.

2. révision de l’article d’action : Dans la deuxième étape, tous les items d’action du sprint précédent sont soumis à un examen rapide : Terminé-Poursuivre-Rejeter.

3. collecter des données Si tu ne l’as pas encore fait, tous les membres de l’équipe peuvent maintenant répondre aux questions rétrospectives afin d’en parler plus tard. (Si tu veux jeter un coup d’œil à plus de 50+ modèles de rétrospective, clique sur ce lien)

4. analyser + créer des items d’action Maintenant, examine de plus près les réponses aux questions et fixe des priorités. Pour les questions les plus importantes, tu développes généralement des points d’action sur lesquels tu peux travailler.

Maintenant que nous avons vu quels sont les principaux éléments constitutifs de la rétrospective, nous pouvons voir ce qui doit être documenté et comment.

1. check-in rétro Le check-in sert à lancer la rétrospective. Pour le reste de la rétrospective, il n’est cependant pas important. Ici, il est généralement acceptable d’utiliser un simple tableau blanc, des post-it ou même aucune documentation. Vous trouverez des idées de check-in ou de brise-glace dans cet article : « 21 check-ins créatifs pour la rétrospective qui briseront toute glace ”.
Voilà à quoi pourrait ressembler un check-in :

2. vérification des items d’action Dans cette étape, tu as normalement déjà documenté les points d’action pertinents lors de la dernière rétrospective, tu peux donc les vérifier maintenant. Personnellement, j’utilise notre logiciel Echometer pour cela. Cependant, si tu souhaites le faire toi-même, je te suggère de le faire sur une Canban-Lane, afin que tu puisses facilement voir où en est l’action.
En général, il est bon de parler de ces points et de clarifier s’il y a des obstacles, si le point d’action peut être réalisé en peu de temps. Parfois, il est aussi conseillé d’abandonner le point d’action. Ne t’accroche pas trop aux points d’action si de nouvelles informations montrent que cela ne vaut pas la peine d’y consacrer plus de temps. Sois également prudent avec un grand backlog de produit. Bien qu’il s’agisse d’un mécanisme populaire pour repousser des points dans le futur, le backlog de produit enlève de l’efficacité au travail agile.

3. collecter des données Normalement, les différentes questions rétrospectives sont organisées en colonnes auxquelles les membres de l’équipe peuvent ajouter leurs réponses. Cela se fait généralement sous forme de post-it ou autre.
Ici, tu as un bon aperçu de tous les points à discuter.
Conseil d’expert : Demande à tous les participants de donner leurs réponses aux questions rétro quelques heures avant le début de la rétrospective. De cette façon, les participants seront plus réfléchis et plus ouverts quant à leurs points de vue.
Avec Echometer, tu peux envoyer une simple enquête à tous les participants avant le début d’une rétrospective en un clic de souris.

4. évaluer + créer des items d’action Dans la dernière étape, tu ne dois laisser sur le tableau blanc que les post-its dont tu veux vraiment parler en détail. Tu peux savoir de quels post-its il s’agit en donnant à tous les participants quelques voix de vote qu’ils attribuent aux post-its.
Si vous discutez des différents points plus en détail, vous pouvez même ouvrir un nouveau tableau blanc pour prendre des notes ou obtenir une meilleure structure des choses dont vous discutez. Si vous avez trouvé un terrain d’entente et que vous créez des points d’action à partir de vos principaux points de rétro, il est important de les conserver pour plus tard afin de pouvoir les vérifier comme dans « Étape 2 - Vérification des points d’action » lors de la prochaine rétro.

La documentation des résultats rétro est une partie importante du processus agile. Elle aide les équipes à suivre leurs progrès, à identifier les domaines à améliorer et à s’assurer que les actions sont suivies. Un outil qui peut aider à cela est Echometer.

Echometer offre plusieurs fonctions qui peuvent aider les équipes à documenter leurs résultats rétro. L’une d’entre elles est le Archives rétroLe logiciel permet aux équipes de sauvegarder et de rappeler les rétrospectives passées. Cela peut être utile pour suivre les progrès au fil du temps et identifier les modèles ou les problèmes récurrents.

Une autre fonction utile sont les Tableaux de bord Health-Check. Ces tableaux de bord donnent aux équipes un aperçu de leurs performances et peuvent aider à identifier les domaines à améliorer. Les équipes peuvent utiliser ces tableaux de bord pour suivre leurs progrès et s’assurer qu’elles atteignent leurs objectifs.

Enfin, Echometer offre aussi une Suivi des objets d’actionLes équipes peuvent ainsi suivre les actions résultant des rétrospectives. Cela permet de s’assurer que ces points sont suivis et que des progrès sont réalisés.

Dans l’ensemble, Echometer met à la disposition des équipes une série d’outils qui leur permettent de documenter les résultats de leurs rétrospectives et de suivre leurs progrès.
Si tu es intéressé par l’amélioration de ta documentation, tu devrais certainement l’essayer ! 😊