Sisällysluettelo
Kahdenkeskiset tapaamiset suorien työntekijöiden kanssa
Nykypäivän työelämässä tehokas viestintä esimiesten ja heidän suorien alaistensa välillä on ratkaisevan tärkeää. One on One -kokouksista on tullut välttämätön väline, jolla edistetään tätä viestintää ja lisätään työntekijöiden sitoutumista. Tässä artikkelissa tarjoamme kattavan oppaan, jossa käymme läpi onnistuneiden kahdenkeskisten kokousten pitämisen perusteet. Saat kaiken aiheen ymmärtämisestä tehokkaiden strategioiden toteuttamiseen käyttäen räätälöityjä kokousmalleja Wordissa ja Docissa.
Malli kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Word & Doc)
Ymmärtäminen kahdenkeskisissä kokouksissa💡
Sillä vain oikealla aikomuksella nämä keskustelut voivat saada täyden vaikutuksensa.
Mikä on kahdenkeskinen tapaaminen?
Tapaamisessa tulisi olla aikaa keskustella työntekijän haasteista, tavoitteista ja ammatillisesta kehittymisestä. Monet yritykset käyttävät vakiomuotoista kahdenkeskisten tapaamisten mallia (saatavilla Word- ja Doc-muodossa) varmistaakseen näiden tapaamisten johdonmukaisuuden ja tehokkuuden.
Kahdenkeskisten tapaamisten merkitys ja tarkoitus
Kahdenkeskisillä tapaamisilla on useita tarkoituksia. Näitä ovat:
- Luottamuksen rakentaminen sekä johtajien ja työntekijöiden välisten suhteiden edistäminen.
- Säännöllinen palaute
- Huolien ja huolten ilmaiseminen
- Henkilökohtaisten tavoitteiden ja yrityksen tavoitteiden yhteensovittaminen
- Työntekijöiden kasvun ja kehityksen edistäminen
- Tehokas työntekijöiden sitouttaminen
Todella hyvin jäsennelty malli työntekijän arviointia varten sisältää kaikki nämä seikat yhdessä mallissa.
Johtajan ja työntekijän välinen suhde
Kuten ensimmäisessä kohdassa mainittiin, kahdenkeskisillä tapaamisilla on ratkaiseva merkitys johtajien ja työntekijöiden välisten suhteiden vahvistamisessa. Ne luovat turvallisen tilan avoimelle vuoropuhelulle, auttavat murtamaan hierarkkisia esteitä ja edistävät avoimuuden kulttuuria.
Haluaisin korostaa tätä kohtaa vielä kerran, koska esimiehen ja työntekijän välinen suhde muodostaa perustan onnistuneille kahdenkeskisille tapaamisille. Jos työntekijän ja hänen esimiehensä välinen suhde on horjuva, kahdenkeskiset tapaamiset voivat menettää vaikutuksensa.
Juuri tästä syystä me Echometer:ssä olemme keskustelleet monien johtajien ja tiiminvetäjien kanssa ja huomanneet, että työntekijäsuhteissa on toistuvia ongelmia.
Yksi näistä ongelmista on se, että työntekijät eivät avaudu esimiehilleen kahdenkeskisissä tapaamisissa. Olemme kiteyttäneet yhteensä kuusi näistä ongelmista. Käsittelemme niitä myöhemmin tässä artikkelissa, jotta kahdenkeskiset tapaamiset voivat todella saada täyden vaikutuksensa.
Malli kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Word & Doc)
Miten jäsentää kahdenkeskisiä tapaamisia💡
Tehokas kahdenkeskinen tapaaminen noudattaa yleensä tätä rakennetta. Kaikki kysymysmallit voidaan helposti sisällyttää tähän rakenteeseen:
- Sisäänkirjautuminen (jäänmurtaja) keskustelun sujuvuuden luomiseksi (5 minuuttia).
- Työntekijän mukanaan tuomat keskustelunaiheet (10-20 minuuttia).
- Valvojan antama palaute ja keskustelunaiheet (10-15 minuuttia).
- Tavoitteiden määrittely ja konkreettiset toimet (5-10 minuuttia).
- Kokouksen yhteenveto (5 minuuttia)
Monien johtajien mielestä on hyödyllistä käyttää ilmaista Word- tai Doc-muotoista mallipohjaa, jotta he voivat varmistaa, että he kattavat kaikki tehokkaan kahdenkeskisen kokouksen kannalta tarpeelliset seikat.
Ensimmäinen henkilökohtainen tapaaminen työntekijän kanssa
Ensimmäinen kerta on aina ensimmäinen, ja näin on myös kahdenkeskisissä tapaamisissa. On tärkeää huomata, että ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen on rakenteeltaan hieman erilainen kuin sitä seuraavat säännölliset tapaamiset.
Oikeiden odotusten asettaminen
Hyödynnä ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen työntekijäsi kanssa:
- Selkeytetään roolit ja vastuualueet
- Keskustellaan viestintätottumuksista
- Sävyn asettaminen tuleville kahdenkeskisille tapaamisille
- Tavoitteiden ja keskeisten tulosindikaattoreiden asettaminen
Parhaat kysymykset ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen.
- Mitkä ovat lyhyen ja pitkän aikavälin uratavoitteesi?
- Miten haluat mieluiten saada palautetta? (Persoonallisuustesti voi auttaa tässä: Onko työntekijä abstrakti vs. konkreettinen / strateginen vs. taktinen?).
- Mikä motivoi sinua työssäsi?
- Mitä haasteita sinulla on tällä hetkellä edessänne?
- Miten voin parhaiten tukea sinua tehtävässäsi?
Sisällytä nämä kysymykset Word / Doc-arviointihaastattelumalliisi, jotta niihin on helppo viitata. Vaihtoehtoisesti voit ladata mallimme ilmaiseksi myöhemmin tässä artikkelissa.
Malli kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Word & Doc)
Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset
Kun olet pitänyt ensimmäisen kahdenkeskisen tapaamisen suoran työntekijän kanssa ja luonut puitteet, nyt on aika suunnitella säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia.
Kuinka usein kahdenkeskisiä tapaamisia pitäisi järjestää?
Kahdenkeskisten tapaamisten tiheys voi vaihdella. Tärkeää on, että ne järjestetään säännöllisesti. Johtajille tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, että 94% kaikista johtajista pitää kahdenkeskisiä tapaamisia, joista noin 49% viikoittain. Myös kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset ovat klassinen rytmi. Jos haluat selvittää, ovatko viikoittaiset vai kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset ihanteellisia sinun tapauksessasi, voit kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Kuinka suuri tiimisi on?
- Kuinka monimutkainen nykyinen hanke on?
- Mikä sopii työntekijöidesi henkilökohtaisiin tarpeisiin?
Periaatteessa sovelletaan seuraavaa:
Viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset: Ihanteellinen nopeatempoisiin ympäristöihin tai keskitettyjen projektien parissa työskentelyyn.
Kahden viikon välein järjestettävät kahdenkeskiset tapaamiset: Sopii vakiintuneemmille tiimeille tai kun tarvitaan syvällisempiä keskusteluja.
Mitä aiheita tulisi käsitellä kahdenkeskisessä keskustelussa (esimerkkejä)?
Tavoitteiden ja hankkeiden edistyminen
- "Miten asiakasprojekti XY etenee? Missä olet tällä hetkellä aikatauluun verrattuna?"
- "Mitä virstanpylväitä olet saavuttanut sen jälkeen, kun viimeksi puhuimme?"
Haasteet ja esteet
- "Onko olemassa teknisiä ongelmia, jotka estävät teitä tällä hetkellä ottamasta uutta ohjelmistoa käyttöön?"
- "Mitä resursseja tai tukea tarvitset valmistautuaksesi parhaiten tulevaan esitykseen?"
Palaute (molempiin suuntiin)
- "Miltä tuntui palaute viimeisimmästä projektiraportistasi?". Oliko se hyödyllistä ja rakentavaa?"
- "Onko johtamistyylissäni jotain, jota voisin parantaa tukeakseni sinua paremmin?"
Urakehitys
- "Millaisia taitoja haluat kehittää seuraavan puolen vuoden aikana saavuttaaksesi uratavoitteesi?"
- "Oletko kiinnostunut tulevasta koulutusohjelmasta? Miten se voisi hyödyttää ammatillista kehitystänne?"
Työ- ja yksityiselämän tasapaino
- "Kuinka tyytyväinen olet nykyiseen työ- ja yksityiselämän tasapainoon?". Onko alueita, joita voitaisiin parantaa?"
- "Tunnetko saavasi tukea joustavista työajoista? Miten se vaikuttaa yksityiselämäänne?"
Tiimin dynamiikka
- "Miten koet tiimityön uudelleenorganisoinnin jälkeen?" "Miten koet tiimityön uudelleenorganisoinnin jälkeen? Onko tapahtunut myönteisiä tai kielteisiä muutoksia?"
- "Mitä ideoita sinulla on osastojen välisen viestinnän parantamiseksi?"
Ilmainen kahdenkeskinen malli Wordia ja Docsia varten
Olemme luoneet avuksesi ilmaisen yhden kahdenkeskisen kokouksen mallin, joka on yhteensopiva Word- ja Docs-ohjelmien kanssa.
Huomautus: Docs- ja Word-malli on englanninkielinen, ja se on ehkä käännettävä tarkoitustasi varten. käännettävä tarkoitustasi varten. Voit esimerkiksi käyttää DeepL..
Voit käyttää Word & Doc -mallia seuraavasti:
- Avaa asiakirja Google Docsissa napsauttamalla painiketta (et voi muokata sitä täällä).
- Napsauta vasemmalla ylhäällä "Tiedosto" -> "Lataa" -> "Microsoft Word (.docx)".
- Voit nyt tuoda ladatun asiakirjan Wordiin tai Google Docsiin ja muokata sitä haluamallasi tavalla.
Vaihtoehtoisesti voit ladata Word-mallin (.docx) suoraan täältä:
Malli kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Word & Doc)
Kahden kesken: Haasteet ja ratkaisut💡
Kuten jo mainittiin, ihmisten johtamisessa on kuusi yleistä ongelmaa, joita voidaan havaita erityisesti kahdenkeskisissä tapaamisissa. Tarvitaan yleensä muutama tapaaminen, jotta saadaan selville, mikä työntekijä kamppailee minkäkin ongelman kanssa.
Näihin kuuteen ongelmaan kuuluvat:
- Asiakkaan empatia: "Työntekijöilläni on vaikeuksia ymmärtää asiakkaan ja yrityksen näkökulmaa."
- Suhteiden rakentaminen: "Työntekijäni eivät avaudu minulle 1:1-kokouksissa."
- Henkilökohtainen kehitys: "Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita."
- Yksilöllinen suorituskyky: "Työntekijäni eivät optimoi palautesilmukoitaan ja työprosessejaan."
- Pehmeät taidot: "Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksensä kunnioittavasti ja tuottavasti" tai "He tuntevat itsensä helposti hyökkäyksen kohteeksi, kun heitä arvostellaan".
- Vastuu ja osallistuminen tiimiin: "Työntekijäni eivät ota vastuuta tiimimme tavoitteesta."
Strategiat haasteiden voittamiseksi
Näiden ongelmien käsittely voi olla haastavaa ryhmänjohtajille. Syyt voivat olla monitahoisia, esimerkiksi jos työntekijällä on aiemmin ollut kielteisiä kokemuksia avoimuudesta (ehkä jopa yksityiselämässä tai lapsuudessa).
Jotta voit puuttua näihin ongelmiin tehokkaasti, sinun on ehkä muutettava lähestymistapaasi siihen, miten pidät kahdenkeskisiä tapaamisia kyseisen työntekijän kanssa. Koska tämä on suuri haaste ja koska tavalliset mallit näitä kahdenkeskisiä tapaamisia varten eivät välttämättä riitä, me Echometer:ssä olemme kehittäneet erityisiä malleja yhdessä psykologien ja ketterien tapaamisten asiantuntijoiden kanssa.
Echometer-mallit ja muut resurssit
Koska olemme jo luoneet yli 25 mallia, jotka käsittelevät edellä mainittuja ongelmia, haluaisin esitellä tässä kaksi esimerkkiä:
Ongelmaesimerkki #1:
"Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita."
Vaikka ihmisillä ei ehkä olekaan erityisiä kehitystavoitteita, on varmasti olemassa työnsä osa-alueita, jotka kiinnostavat heitä enemmän kuin toiset. Jos ongelmaa tarkastellaan tällä tavoin, kehitystavoitteet voidaan johtaa niistä kiinnostuksen kohteista, jotka myös motivoivat työntekijää. Tätä kutsutaan myös "työn muotoiluksi".
Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Työpaikan laatiminen
Meillä kaikilla on työssämme tiettyjä puolia, joista pidämme enemmän kuin toisista. Yleensä meillä on jonkin verran liikkumavaraa muokata rooliamme mieltymystemme mukaan. On hyvä olla tietoinen näistä mieltymyksistä ja viestiä niistä, jotta on valmistautunut, kun työtehtäviä tarjoutuu. Kysymyksiä "job crafting" 1:1 -mallia varten:
Avoimet palautekysymykset
Mistä työssäsi pidät eniten?
Mistä työssäsi pidät vähiten?
Jos voisit siirtää yhden tehtäväsi jollekin toiselle, mikä se olisi?
Jos voisit lisätä rooliisi yhden vastuun tai päätösvallan, mikä se olisi?
Kirjoita nimesi jonotuslistalle
Kahdenkeskisten tapaamisten työkalu on parhaillaan kehitteillä. Jos haluat saada tiedon, kun se on saatavilla, voit ilmoittautua täällä sähköpostiosoitteellasi:
Ongelmaesimerkki #2:
"Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksiään."
tai
"He tuntevat itsensä helposti hyökkäyksen kohteeksi, kun heitä arvostellaan."
Monet muut ongelmat johtuvat usein tästä perusongelmasta. Yksi esimerkki tästä on se, että näiden ihmisten on usein vaikeampi asettaa selkeitä rajoja, mikä puolestaan heijastuu huonosti näihin työntekijöihin.
Tätä esimerkkiä varten olemme luoneet mallin nimeltä "Ei sanominen", jota voit käyttää kahdenkeskisessä keskustelussa työntekijäsi kanssa:
Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Ei sanominen
Jos jonkun on vaikea sanoa "ei", hänelle saatetaan antaa yhä enemmän tehtäviä, kunnes hän on vaarassa palaa loppuun. Tämä lomake auttaa henkilöitä miettimään, miten asettaa asianmukaisia odotuksia ja sanoa "ei" silloin, kun se on tarpeen.
Avoimet palautekysymykset
Pohdi: Mitkä ovat hyviä syitä sanoa "ei", kun joku pyytää sinua tekemään jotain?
Kerää esimerkkejä: Milloin viimeksi sanoit "ei", kun joku pyysi sinua tekemään jotain? Missä tilanteissa olisit halunnut sanoa "ei", mutta et tehnyt sitä?
Työkalut: Mitkä lauseet tai kysymykset voivat olla hyödyllisiä, kun joku haluaa sinun tekevän jotain?
Kirjoita nimesi jonotuslistalle
Kahdenkeskisten tapaamisten työkalu on parhaillaan kehitteillä. Jos haluat saada tiedon, kun se on saatavilla, voit ilmoittautua täällä sähköpostiosoitteellasi:
Malli kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Word & Doc)
Johtopäätös –-mallit kahdenkeskisiä kokouksia varten
Kahdenkeskiset tapaamiset ovat tehokas keino parantaa viestintää, lisätä työntekijöiden sitoutumista ja parantaa suorituskykyä. Toteuttamalla tässä oppaassa esitetyt strategiat ja käyttämällä hyvin suunniteltuja kahdenkeskisten tapaamisten malleja voit muuttaa nämä keskustelut dynaamisiksi ja tuottaviksi tapaamisiksi, joista hyötyvät sekä työntekijäsi että organisaatiosi.
Muista, että menestyksen avain on johdonmukaisuus, valmistautuminen ja aito sitoutuminen työntekijöiden kehittämiseen. Aloita näiden käytäntöjen toteuttaminen jo tänään käyttämällä ilmaista työntekijän kahdenkeskisten tapaamisten mallia ja seuraa, kuinka tiimisi tuottavuus ja tyytyväisyys nousevat pilviin.
Täältä voit ladata ilmaisen One on One Word -mallin tai testata erityisesti kehitettyä kokousvälinettämme:
Kirjoita nimesi jonotuslistalle
Kahdenkeskisten tapaamisten työkalu on parhaillaan kehitteillä. Jos haluat saada tiedon, kun se on saatavilla, voit ilmoittautua täällä sähköpostiosoitteellasi:
