Tiiminä tai organisaationa me kaikki haluamme olla huipputasoa laatu- tai innovaatiojohtajina. Ehkä haluammeoppiva organisaatio". Jotta voit vastata tähän vaatimukseen, sinun on johdonmukaisesti toteutettava jatkuvan parantamisen prosessia. Tässä artikkelissa esittelemme kaiken "Lessons Learned Workshopista" ja näytämme, miten voit käyttää tätä muotoa kehittääksesi itseäsi jatkuvasti. Lessons Learned -tarkistuslistamme auttaa sinua varmasti.
Mikä on Lessons Learned Workshop?
Kuten termi Lessons Learned viittaa, Lessons Learned -työpajassa on kyse kokemuksista oppimisen edistämisestä.
Oppitunteja käsittelevässä työpajassa tarkastellaan takautuvasti tiimin aiempaa yhteistyötä. Siksi työpajaformaattia käytetään myös ketterissä tiimeissä ja Scrumissa. Takautuva kutsutaan. Tiimikeskustelut" on myös yleinen synonyymi eri yhteyksissä.
Lessons Learned -työpajojen tai vain Retrospektiivit (lyhyesti Retros) pysyy samana: Jatkuvan oppimisprosessin johtaminen käytännön kokemuksesta, jotta voidaan kehittyä jatkuvasti.
Useimmat Agile-valmentajat kulkevat ympyrää.....
...ja hoitaa pinnallisia oireita. On aika käyttää psykologiaa – kestävään ajattelutavan muutokseen.
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
Otetaan käyttöön tiimini tai projektini oppitunteja käsitteleviä työpajoja.
Jos tavoitteenasi on projektien tai tiimien jatkuva parantamisprosessi, oppitunteja käsittelevät työpajat ovat hyvä vaihtoehto.
Usein käyttöönotto tapahtuu hankkeen välitavoitteiden saavuttamisen tai hankkeen loppuun saattamisen yhteydessä. Tällaisissa tilanteissa tiimi käyttää vähintään 60-180 minuuttia, riippuen tiimin koosta, pohtimaan "miten" ja saamaan oivalluksia ja mahdollisesti myös toimenpiteitä tulevaisuutta varten.
Ketterissä tiimeissä, jotka työskentelevät yhdessä pitkällä aikavälillä, tällainen formaatti on jopa kiinteästi integroitu päivittäiseen työskentelyyn, ja sitä pidetään viikoittain tai kuukausittain sprintin rytmistä riippuen.
Näemme yhä useampien joukkueiden sovittavan näitä jatkuvia formaatteja menestyksekkäästi.
Mitä hyötyä Lessons Learned -työpajoista on?
Monet johtajat reagoivat nyt luultavasti näin: "Sijoitetaanko 60-90 minuuttia pohdintaan joka toinen viikko? Mitä järkeä siinä on?!""
Onneksi tutkimuksilla on tähän hyvä vastaus. Tannenbaum ja Cerasoli (2013) ovat osoittaneet metatutkimuksessa, että tiimin tehokkuus lisääntyi tällä itsereflektiolla (jos sitä käytetään oikein) keskimäärin 20% ja 25% välillä.
Esimerkkejä käytännöstä
Miten nämä tuottavuushyödyt syntyvät? Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, mitkä kysymykset yhdistettynä oikeisiin toimenpiteisiin voivat luoda tällaisia tuottavuushyötyjä:
- Työmenetelmät: Sen päivittäminen eri versioiden kanssa on aina aiheuttanut paljon työtä ja sekaannusta. Mahdollinen toimenpide: Kokeile verkkotyökaluja, kuten Trelloa tai Notionia, projektien organisoimiseksi niin, että versioita ei tarvitse enää yhdistää manuaalisesti.
- Itseorganisoituminen ja päätöksentekoprosessit: Tuskin tiedämme keskenämme, kuinka pitkällä joku on osaprojektinsa kanssa tällä hetkellä. Pitäisikö meidän kenties kokeilla "päivittäistä stand-up" -muotoa koordinoinnin parantamiseksi tiimin sisällä?
- Viestintä tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa: Uusien tuotteiden suunnitelmat jaetaan sidosryhmille suhteellisen myöhään, kun kehitystyöhön on jo panostettu paljon. Miten voimme saada palautetta sidosryhmiltämme aikaisemmin ja säännöllisemmin?
- Priorisointi: Vaikka olemme saaneet hankkeen aikana uusia tietoja, olemme pysyneet alkuperäisessä priorisoinnissa. Miten voimme jatkossa varmistaa, että suunnittelussa otetaan paremmin huomioon näiden uusien näkemysten tarjoamat mahdollisuudet?
Nämä asiat voitaisiin tietenkin tunnistaa ja parantaa myös ilman kokemuksista kertovaa seminaaria. Mutta strukturoidun palauteprosessin – kautta ilman jokapäiväistä stressiä – tällaiset asiat tulevat usein vasta tietoisiksi.
Tästä syystä kokemuksista saatujen kokemusten työpaja on erittäin tehokas muoto, kun on kyse parannuspotentiaalien tai -esteiden tunnistamisesta ja toteuttamisesta. Myönteistä on myös se, että tämä prosessi on tiimien itseorganisoima, mikä lisää entisestään tiimin sitoutumista ja tyytyväisyyttä.
Miten voin valmistella ja järjestää Lessons Learned Workshopin? – malli
Näiden työpajojen toteuttaminen ei ole kovin vaikeaa, kunhan tiimi on sisäistänyt ne. Menettelyssä yhdistyvät seuraavat parhaat käytännöt Työpajojen moderointijoka kuulostaa monille tutulta. Työpajojen järjestämiseen on tietenkin olemassa lukemattomia menetelmiä, mutta Lessons Learned Checklistin viisi vaihetta tarjoavat yksinkertaisen esimerkin onnistuneesta työpajasta:
Vaihe 1: Ilmoittaudu avoimella kysymyksellä
Työpajan tulisi olla mahdollisimman vuorovaikutteinen, minkä vuoksi paras käytäntö on aloittaa avoimella kysymyksellä, johon kukin ryhmän jäsen vuorollaan vastaa lyhyesti. Näin kaikki osallistuvat keskusteluun. Esimerkiksi seuraavat ovat mahdollisia:
- Asteikolla 0 – 10, kuinka luottavainen olet sen suhteen, että saavutamme projektimme/tiimimme tavoitteen ja miksi?
- Mikä oli suurin takaisku tai menestys viime viikolla (tai kuukaudessa...)?
Vaihe 2: Kerää aiheet
Ensimmäinen askel on varmistaa, että kaikki ovat oppitunneilla, mutta seuraava askel on kerätä palaute jäsennellysti. Osoitteeseen Ryhmäajattelu tämän välttämiseksi tämä vaihe olisi tehtävä ensin yksilötyönä ennen aiheiden jakamista ryhmässä.
Voit taas käyttää erilaisia kysymysmuotoja keskustelun herättämiseksi. Seuraavia esimerkkejä näemme erityisen usein:
- Hyvä-Paha (yksinkertainen muunnelma aloittelijoille): Mikä meni hyvin? Mikä meni huonosti?
- Keep-Stop-Start (suosittu, johtaa paremmin status quosta toimintaan kuin "Start-Stop-Continue"): Mitä tiimissä pitäisi jatkaa entiseen tapaan? Mitä meidän pitäisi lopettaa tiimissä? Mitä meidän pitäisi alkaa tehdä tiimissä tai ainakin kokeilla sitä?
- Odotettu-ei-odotettu (vaihteeksi hyvä): Mitä sellaista tapahtui, jota odotit etukäteen? Mitä tapahtui positiivisesti, mitä et odottanut etukäteen? Mikä meni huonommin kuin odotit?
Mielenkiinnolla on yli 30 opittua asiaa Mahdolliset menetelmät – Joskus siitä tulee hyvin luova ja leikkisä.
Jos olet vielä epävarma, voit ladata ohjeen Agile-valmentaja Holgerin kokemus työkalustamme lue läpi.
Työkalumme – auttaa muuten myös priorisoinnissa, mutta siitä päästäänkin seuraavaan vaiheeseen.
Vaihe 3: Aseta aiheet tärkeysjärjestykseen
Kun aiheet on kerätty ja ryhmitelty teemoittain, voit siirtyä priorisointiin. Tavoitteena on tunnistaa tärkeimmät aiheet ja havainnot, joiden osalta tiimi haluaisi ryhtyä toimiin.
Ihannetapauksessa jokaisella tiimin jäsenellä olisi oltava kolme tarrapistettä tai vastaavaa priorisointia varten, jotka voidaan sitten kiinnittää avoimiin palautteisiin (esim. fläppitaululle) henkilökohtaisten mieltymysten mukaan. Vaihtoehtoisesti jokainen voi tietysti yksinkertaisesti tehdä kolme viivaa tussilla. Ne avoimet palautteet, joissa on eniten merkkejä, näyttävät olevan kiireellisimpiä – tässä johdetaan toimenpiteitä.
Vaihe 4: Toimenpiteiden johtaminen
Tässä vaiheessa päätätte tiiminä, miten haluatte panna opit käytäntöön. Toimenpiteiden tulisi täyttää tietyt standardit, kuten SMART-kaava.
Tärkeää: Muista, ettet ota käyttöön liikaa toimenpiteitä. Keskity enintään kolmeen tärkeimpään aiheeseen. Muuten on vaikea käsitellä kaikkia toimenpiteitä, mikä saa ryhmän epäilemään oppituntien koko muotoa.
On parempi tehdä lyhyt oppitunti, jossa on kolme toimenpidettä 2-4 viikon välein, kuin "iso oppitunti" 6 kuukauden välein, mutta realistisesti ottaen vain neljä kymmenestä toimenpiteestä pannaan täytäntöön.
Vaihe 5: Johtopäätös
Lopuksi olisi laadittava yhteenveto siitä, mitä on opittu ja mitä toimenpiteitä on kirjattu. Tästä vaiheesta voidaan tehdä myös vuorovaikutteinen esittämällä kaikille osallistujille avoin kysymys:
- Mikä oli sinulle tärkein oivallus tämänpäiväisessä oppituntiseminaarissa?
- Mitkä ovat omat suunnitelmasi seuraavaa kertaa varten?
Opittujen kokemusten seminaari – Johtopäätökset
Tämä muoto vie tietenkin aikaa. Siksi meille on tärkeää korostaa tässä yhteydessä, että oppitunteja käsitteleville työpajoille on varattava riittävästi aikaa jo varhaisessa vaiheessa. Varsinkin projektivaiheen lopussa se voi olla stressaavaa. Tämä ei saisi houkutella meitä jättämään tätä tärkeää formaattia väliin.
Loppujen lopuksi tämä on ainoa tapa varmistaa, ettet lankea samoihin ansoihin seuraavalla kerralla ja jää näin ollen hamsterinpyörään. Hätätilanteessa on parempi pitää lyhyt oppitunti-työpaja kuin ei mitään.
Osoitteessa seuraava viesti meillä on suoraan myös muutama Vinkkejä ja muita parhaita käytäntöjä Lessons Learned -työpajoihinne!
Useimmat Agile-valmentajat kulkevat ympyrää.....
...ja hoitaa pinnallisia oireita. On aika käyttää psykologiaa – kestävään ajattelutavan muutokseen.
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
