Saat tuplasti enemmän irti Lessons Learned -työpajasta

Meidän viimeinen viesti esittelimme Lessons Learned Workshop -tapahtuman muodossa, jossa selitimme sekä prosessin että (todella mitattavissa olevan) lisäarvon.

Tässä artikkelissa keskitytään nyt toteuttamiseen ja fasilitointiin liittyviin vinkkeihin, ja se on suunnattu kaikille niille, jotka järjestävät tai suunnittelevat tällaisia oppitunteja käsitteleviä työpajoja käytännössä.

Tehdään se!

Vinkki 1: Käytä “5x Why” -menetelmää Lessons Learned Workshop -tilaisuudessa.

Ongelmista keskusteltaessa on kaksi skenaariota: Jompikumpi käy vilkasta keskustelua tiimin jäsenten erilaisista näkökulmista. Tai sitten ollaan suhteellisen nopeasti samaa mieltä eikä syvennytä edes perimmäiseen syyhyn. Se olisi vain hukkaan heitettyä aikaa, eikö niin?

Yhtenäisyys voi tuntua hyvältä, mutta se voi olla petollinen. Varsinkin keskusteluissa, joissa kolmas osapuoli (usein muut osastot) tunnistetaan ongelman aiheuttajaksi, pyritään liian vähän ymmärtämään kunnolla keskeisiä syitä ja niiden vaikutusketjuja. Tällöin ilman tätä ymmärrystä on vaikea johtaa tehokasta toimintaa.

Käytä fasilitaattorina niin sanottua “5x miksi -menetelmää” ja kyseenalaista ryhmässä vallitseva yksimielisyys esittämällä “miksi-kysymys” 5x ja vaatimalla vakavasti otettavaa vastausta. Tämä ajattelemisen aihetta avautuu usein uusia näkökulmia. Tässä on yksi Esimerkki Jeffersonin muistomerkistä menetelmän selityksenä – klassikko:

• Juontaja: “Miksi Jeffersonin muistomerkin ylläpito on niin kallista?”
• Joukkue: “Koska se on puhdistettava niin usein korkeapainepesurilla.”
• Moderaattori: “Miksi?”
• Joukkue: “Koska niin monet linnut jättävät siihen jätöksiään.”
• Moderaattori: “Miksi?”
• Joukkue: “Koska linnut syövät siellä paljon hyönteisiä.”
• Juontaja: “Miksi siellä on niin paljon hyönteisiä?”
• Joukkue: “Koska alkuillan valaistus vetää niitä puoleensa.”
• Ryhmän jäsen: “Yritetään sytyttää valot hieman myöhemmin!”

Ota siis syiden etsiminen vakavasti. Katsokaa, mitä mahdollisuuksia on aktivoitua tiiminä sen sijaan, että hyväksyisitte ongelmien syyt “ulkoisina olosuhteina”.

Vinkki 2: Tee Lessons Learned -työpajasta rutiini.

Tiimissä on myös oppimiskäyrä: ensimmäiset tapaamiset voivat olla vielä hieman kuoppaisia: Aikataulusta ei pidetä kiinni, aiheita ei viedä asiaan, toimenpiteitä ei ole muotoiltu hyvin jne…

Vasta kun olet toteuttanut tämän työpajamuodon muutaman kerran tiimissä, siitä tulee rutiinia ja lisäarvo kasvaa:

• Tiimin jäsenet ovat paremmin valmistautuneita, koska he tietävät esityslistan.
• Ryhmän jäsenet suhtautuvat vähemmän varauksellisesti kriittisiin kysymyksiin (ks. Menestyvien tiimien tärkein edellytys )
• Ongelmia analysoidaan perusteellisesti
• Toimenpiteet ja havainnot laaditaan ja kirjataan siististi.

Voit kuitenkin saavuttaa nämä edut vain, jos teet siitä rutiininomaisen. Tarkista siis, onko olemassa säännöllisiä virstanpylväitä, joiden yhteydessä haluat järjestää oppitunteja käsitteleviä työpajoja, tai määritä itse tiheys. Riippuen siitä, miten tiiviisti tiimi työskentelee yhdessä, suosittelemme, että tapaamisia järjestetään kahdesta viikosta yhteen kertaan kuukaudessa.

Vinkki 3: Tallenna toimenpiteet avoimesti ja tarkista ne uudelleen.

Oppitunteja käsittelevien työpajojen tuloksena syntyneet toimenpiteet on luonnollisesti tehtävä tiimille avoimiksi jälkikäteen.

Yhtä tärkeää on myös ottaa nämä asiat uudelleen esille seuraavissa työpajoissa. Tehkää siis nykyisten toimenpiteiden tarkastelu jokaisen kokemuksista saaduista kokemuksista järjestettävän työpajan esityslistan kiinteäksi kohdaksi.

Kyse ei ole vain sen selvittämisestä, ovatko vastuuhenkilöt tehneet työnsä. Paljon tärkeämpää on oppia toimenpiteiden tuloksista – onhan kyseessä Lessons LEARNED :-)

Vain jos toimenpiteitä tarkastellaan uudelleen, voidaan oppia, pystyivätkö päätetyt toimenpiteet ratkaisemaan perusongelman – vai eivätkö. Yhtä hyvin voi käydä ilmi, että oletettu perussyy ei olekaan ongelman pääsyy. Silloin on sitäkin tärkeämpää puhua tästä, jakaa oivallus tiimin kanssa ja reagoida uudella toimenpiteellä – tai uudella “kokeilulla”.

Jos toimenpide pannaan täytäntöön ja sitä tarkastellaan uudelleen, sen onnistuminen on taattu, nimittäin se, että täytäntöönpanosta opitaan. Joko opitaan, että taustalla olevat hypoteesit olivat oikeita ja että toimenpide toimi. Tai sitten opitaan, että oletettu keskeinen syy tai ratkaisumalli on väärä. Sen vuoksi toimenpiteitä on pidettävä kokeiluina.

Täällä voidaan tarvittaessa Työkalu kuten Echometer auttaa sinua. Koska Echometer:n avulla sinulla on integroitu toimintojen seuranta kaikille toistuville oppitunneille.

Kokeile työkalua ilman velvoitteita

Vinkki 4: Edistä virhekulttuuria – Lessons Learned -työpajan lisäksi

Paras tapa oppia on oppia virheistä. Siksi on niin tärkeää pystyä käsittelemään virheitä avoimesti tiimissä. Tämä on ainoa tapa muuttaa jokainen virhe ja jokainen vahinko mahdollisuudeksi oppia. Ei ole syyttä, että virhekulttuuri on yksi osatekijä tärkein edellytys menestyville tiimeille .

Tämän virhekulttuurin edistämiseksi tiimissä on ketterän työskentelyn yhteydessä syntynyt niin kutsuttu “Pääasiallinen direktiivi” (suomeksi “Ylin direktiivi”). Sen taustalla on johtava periaate, jonka tiimien tulisi sisäistää jokaisessa Lessons Learned -työpajassa ja sen ulkopuolella:

“Oletamme, että kaikki asianosaiset toimivat aina parhaan tietämyksensä, uskomuksensa ja ymmärryksensä mukaan.”

Joka noudattaa tätä periaatetta, voi luoda tiimikulttuurin, jossa tiimin jäsenet tukevat toisiaan toteuttamaan työnsä parhaalla mahdollisella tavalla – ilman “sormella osoittelua” ja syyttelyä.

Lessons Learned -työpaja – Aloita nyt

Tästä syystä kokemuksista saadut kokemukset -työryhmät ovat olennainen osa oppivat organisaatiot . Samalla ne edistävät tiimien itseorganisointia ja mahdollistavat jatkuvan työntekijöiden vetämän “alhaalta ylös” -parannusprosessin.

Pidä siis hauskaa aloittaessasi formaatin kanssa! 

Ja jos tiimisi päättää sisällyttää Lessons Learned Workshopit eli tiimin retrospektiivit säännölliseksi muodoksi, niin sitten tutustu Echometer-työkaluun.. Se ei ainoastaan säästä paljon aikaa malleillamme ja malleillamme Lessons Learned -työpajojen säännöllistä toteuttamista varten, vaan tukee myös tiimisi kehittämistä psykologisesta näkökulmasta.