Muutamat termit ovat erityisen tärkeitä, jotta voit aloittaa Echometer:n menestyksekkäästi:

Työtila

Echometer:ssä jokaisella asiakkaalla on oma työtilansa. Työtila vastaa yleensä organisaatiosi/työnantajasi nimeä. Löydät työtilasi nimen sivupalkin vasemmasta yläkulmasta:

Kaikki tiimit on määritetty yhteen työtilaan. Echometer-käyttäjät voivat olla samanaikaisesti useiden työtilojen jäseniä.

Joukkue

Työtilassa työtilan ylläpitäjät voivat luoda ryhmiä. Kyselyt ja retrospektiivit tapahtuvat tiimeissä. Vasemmalla sivupalkissa näkyvät kaikki tiimit, joissa rekisteröitynyt käyttäjä on jäsenenä:

Käyttäjä voi olla samanaikaisesti usean tiimin jäsen. Jokainen tiimi tarvitsee vähintään yhden tiimin ylläpitäjän.

Retrospektiivi / Retro

Retrospektiivi on tiimityöpaja, jota tiimit käyttävät Echometerissa pohtiakseen yhteistyötään ja johtamaan toimenpiteitä. Ennen retrospektiiviä tiimi kerää palautetta kyselyn avulla, jotta sitä voidaan selittää, priorisoida ja johtaa toimenpiteitä retrospektiivissä. Lisätietoja kohdissa “Mikä on retrospektiivi?” ja “Retrospektiivin vaiheet”.

Mobile Retro

Ryhmän jäsenillä on mahdollisuus osallistua Retro-tapahtumaan matkapuhelimen välityksellä. Mobile Retro tukee kaikkia interaktiivisia elementtejä ja sopii erinomaisesti esim. hybridi retrospektiivit. Skannaa yksinkertaisesti QR-koodi Retron alussa. 

(Kuntotarkastus) Kohdat

Ovat väittämiä, joihin pyydetään suostumusta kyselyssä. Tuloksia pohditaan sitten tiimin retrospektiivissä. Kohdat ovat tiimi- ja työtilatasolla. Tasosta riippuen tulokset päätyvät jälkikatselmuksen jälkeen Team Health- ja Workspace Health Dashboard -tauluun.

Team Health

Yhteenveto tiimin aiempien tutkimusten ja tiimin retrospektiivien tiimikohtaisista tuloksista.

Työtilan terveys

Yhteenveto työtilan kohteiden tuloksista tiimien välillä työtilan tasolla, analogisesti tiimikohteiden kanssa.

Henkilökohtainen palaute

Kaikilla Echometer-käyttäjillä on henkilökohtainen palautelinkki. Jakamalla linkin voi saada henkilökohtaista palautetta esimerkiksi kollegoilta.

Joukkueen kyselytutkimus

Nämä ovat tiimin ylläpitäjien lähettämiä kyselyitä, joilla he saavat palautetta tiimiltä. Kyselyitä voidaan lähettää sekä osana retrovalmistelua että erikseen retrosta. Kummassakin tapauksessa kyselyn tulokset on mahdollista sisällyttää retroon. 

Toimenpiteet

Ovat tehtäviä, jotka voidaan luoda esimerkiksi retrospektiivin lopussa. Oppaan hyvien toimenpiteiden luomiseen löydät tästä Blogiartikkelit. 

Echometer:n käyttöoikeudet perustuvat kolmeen rooliin:

• Työtilan ylläpitäjä

  • Luo ja hallinnoi tiimejä, työtilan jäseniä ja työtilan terveyskiertoa.
  • Nimittää ryhmän valvojat
  • Ei voi nähdä joukkueita (mukaan lukien niiden retroarkisto ja nähdä niiden Team Health -tuloksia), joiden jäsen hän ei ole.

• Tiimin ylläpitäjä

  • Hallinnoi tiimin jäseniä ja tiimin terveyskiertoa
  • Hallitsee tiimin retrospektiivisykliä (luo ja lähettää tiimikyselyitä, käynnistää retrospektiivit ja ohjaa niitä).
  • Voi nimittää lisää tiimin ylläpitäjiä
  • Näkee sekä oman tiimin että työtilan terveysmittariston, mutta ei voi muokata työtilan terveyskierrosta.
  • Ei voi nähdä joukkueita (mukaan lukien niiden retroarkisto ja nähdä niiden Team Health -tuloksia), joiden jäsen hän ei ole.

• Tiimin jäsenet

  • Osallistu tiimikyselyihin ja retrospektiivisiin tarkasteluihin
  • Tarkastele sekä tiimin että työtilan terveysmittaristoa.
  • Ei voi nähdä joukkueita (mukaan lukien niiden retroarkisto ja nähdä niiden Team Health -tuloksia), joiden jäsen hän ei ole.

Retrospektiivi on ryhmätyöpaja, jossa pohditaan ja parannetaan yhteistyötä.

Echometerissa retrospektiivi on keskeinen elementti jatkuvan parannusprosessin käynnistämisessä ja ohjaamisessa – aina tiimi ja tiimin jäsenten tarpeet keskiössä.

Lisätietoa retrospektiivistä löydät osoitteesta Artikkeli retrospektiivin vaiheista.

Saadaksesi yleiskuvan Echometer:n mahdollisuuksista suosittelemme, että tutustut seuraaviin sivuihin Ohje-videot.

Työtilan ylläpitäjänä voit luoda uusia tiimejä ja antaa tiimin ylläpitäjän oikeudet kollegalle. Tiimi

Tiimin ylläpitäjä voi sitten lisätä muut tiimin jäsenet, säätää tiimin terveyskierron ja aloittaa suoraan ensimmäisen kyselyn.

Pysy ajan tasalla, kun rekisteröidyt Echometer-uutiskirjeeseen.

Kun uusia ominaisuuksia julkaistaan, Echometer:ssä näkyy banneri, joka ilmoittaa siitä ja pyytää sinua lataamaan sivun uudelleen uusien ominaisuuksien aktivoimiseksi.

Löydät luettelon kaikista uusista ominaisuuksista osoitteessa Julkinen muutosloki.

Vaihtoehtoisesti voit liittyä osaksi Slack-yhteisöämme, jossa me Echometer:ssä tiedotamme säännöllisesti uusista ominaisuuksista tai muutoksista.

Haluaisitko kuulla ensimmäisenä niistä aiheista, joiden parissa työskentelemme parhaillaan, ja keskustella kanssamme tulevasta kehityksestä?

Liity sitten Slack-yhteisö ja vaihtaa ajatuksia samanhenkisten ihmisten kanssa asiaankuuluvista aiheista. Käytä Slackia myös pyyntöjen esittämiseen, palautteen antamiseen tai vastaanottamiseen ja tukeen.

Löysitkö virheen Echometer:ssä?

Voit joko kirjoittaa meille osoitteeseen support [at] echometer.de tai lähettää sen suoraan Echometer:stä. Löydät vastaavan palautekentän vasemmasta alareunasta kysymysmerkin takaa:

Haluaisitko saada tiiviimpää tukea Echometer:n käyttöönotossa tai käyttöönotossa?

Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalvelutiimiimme, jotta voit hyödyntää Echometerin potentiaalin tiimeissäsi. Voimme (lisämaksusta) auttaa tiimien perehdytyksessä ja Echometerin käyttöönottoa koskevissa työpajoissa tai välittää mielellämme yhteyden kokeneisiin konsultteihin verkostossamme.

Kestääkö tiimisi säännöllisesti suunniteltua kauemmin retrospektiivien tekemisessä ja mietitkö, miten voisit parantaa ajanhallintaa?

Tässä ovat vinkkimme:

• Ilmoita tiimille etukäteen, kuinka paljon aikaa on käytettävissä, ja kysy, ovatko kaikki halukkaita keskittymään tänä aikana täysillä retroon.
• Pyri aloittamaan palautteen priorisointi mahdollisuuksien mukaan puolivälissä. Näin priorisoinnin jälkeen jää riittävästi aikaa tärkeimpien asioiden analysointiin ja toimenpiteiden määrittelyyn.
• Jos aiheet uhkaavat irrottautua omasta aikavälistä, käytä Retro-ohjelman ajastinta asettaaksesi aiheelle aikarajan. Lähtölaskenta näkyy tällöin kaikille Retron osallistujille, ja se syttyy punaisena, kun se umpeutuu:
  

Mietitkö, miten tiimisi voi keksiä mielekkäitä toimia ja miten voit seurata niitä Echometer:n avulla?

Olemme julkaisseet retrospektiivien toimenpiteistä eräässä julkaisussa Blogiartikkeli vinkkejä ja esimerkkejä tiivistettynä sinulle. Katso!

Echometer:n retrospektiivi noudattaa oppikirjan klassisia vaiheita:

• Sisäänkirjautuminen
  Auta tiimiäsi saapumaan kokoukseen ja varmista, että kaikki saavat puheenvuoron.
• Kerää palautetta
  Kerää palaute ja varmista, että kaikki ymmärtävät palautteen samalla tavalla menemättä kuitenkaan liian pitkälle yksityiskohtiin tai johtamatta siitä toimenpiteitä.
• Priorisointi
  Anna ryhmän päättää, mitkä aiheet saavat lisää tilaa retrossa.
• Analyysi ja toimenpiteiden määrittely
  Luodaan tila, jossa voidaan analysoida tarkemmin priorisoituja kysymyksiä ja johtaa toimia.
• Lähtöselvitys
  Tee yhteenveto tuloksista ja pyydä tiimiltä palautetta retrospektiivistä.

Lisäksi Echometerissa on vaihe “Olemassa olevien toimenpiteiden tarkastelu”, jonka voit sijoittaa asetuksista riippuen ennen “Palautteen kerääminen” -vaihetta tai sen jälkeen.

Jotta ymmärtäisit paremmin retrospektiivisen prosessin käsitteen, suosittelemme meidän Blogiartikkeli “5 Diamond -mallista”.

Vihje: Voit käyttää valkotauluja (valikon oikeassa alakulmassa), jotta voit joustavasti irrottautua formaatista ja lisätä luovia työpajamuotoja. Voit valmistella valkotaulupohjia ennen retrospektiiviä ja käyttää niitä sitten:

Uskomme, että “Spotify Health Check” ei ole ainoa oikea tapa mitata tiimin hyvinvointia. Sen sijaan Health Checkin aiheet tulisi mukauttaa tiimin tarpeisiin.

Juuri tätä varten Echometer:n tiimiterveyskierto on tarkoitettu. Kohdepooliin merkityt kohteet otetaan mukaan rotaatioon ja ne päätyvät vuorostaan tutkimusluonnoksiin. Näin keräätte vuorotellen palautetta kohdista.

Jos haluat mukauttaa kiertoa, valitse kohteet, jotka haluat sisällyttää Health Check:hen, kohteiden joukosta. Käytä hakupalkkia ja malleja (oikealla ylhäällä hakupalkin vieressä) sopivien kohteiden löytämiseen. Jos et löydä etsimääsi, voit myös lisätä omia kohteita käyttämällä luettelon alapuolella olevaa painiketta:

Haluatko saada palautetta tiimiltäsi ennen retrospektiiviä, jotta säästät aikaa retrospektiivissä ja tiimin jäsenille jää riittävästi aikaa miettiä sitä?

Echometer:n avulla voit helposti määrittää tiimillesi kyselytutkimuksia ja hyötyä automaattisesta tiimin terveyskierrosta. Voit myös saada inspiraatiota avoimiin kysymyksiin malleista.

Sekä vuorottelun kohteita että mallien avoimia kysymyksiä voidaan muokata erikseen.

Kysely lähetetään automaattisesti kaikille tiimin jäsenille sähköpostitse. Voit myös kopioida kyselyn linkin manuaalisesti tiimisivulta.

Valkotaulut alueella Echometer

Huomaa, että Echometer:ssä on erityyppisiä valkotauluja:

• Käyttäjät voivat itse luoda ja kukin luoja voi lisätä ne retro(-prep)-luetteloon.
• Kopioidaan käytön aikana “Retro Whiteboardille”, jotta malli itsessään pysyy muuttumattomana | | Retro-taulut | * On käytetty retrospektiivin yhteydessä

• Voidaan katsoa retrospektiivin jälkeen Retro-arkistossa.
• Ovat muokattavissa myös retrospektiivin jälkeen (esimerkiksi break-out-istuntoihin retrospektiivin ulkopuolella) | | Valmiit retrotaulut | - Ovat myös “Retro Whiteboardeja”, jotka on luotu jo ennen retrospektiiviä retrovalmistelun yhteydessä erityisesti tulevaa istuntoa varten

• Ne pysyvät saatavilla ja muokattavissa retroarkistossa (vaikka niitä ei käytettäisikään itse retrossa).
• Ovat tallennettu vain retroon, eivätkä ne ole siten tallennettu uudelleenkäytettävänä Whiteboard-mallina |

Valkotaulun mallit

Sivupalkista vasemmalla löydät välilehden “Whiteboard Templates”. Täällä voit joko tutustua Echometerin tarjoamiin Whiteboard-malleihin (katso Mallien selitys täällä), tai voit jopa luoda omia malleja:

Retro-taulut

Valmiit retrotaulut

Kun valmistelet retrospektiiviä, voit myös valmistella valkotauluja. Voit joko käyttää valkotaulun mallia ja muokata sitä tai avata uuden tyhjän valkotaulun:

Jos valitset valkotaulumallin, tästä mallista luodaan kopio tulevaa retroa varten. Itse valkotaulun mallia ei muuteta.

Avoimet valkotaulut retrossa

Retrospektiivin ohjaajana voit helposti avata valmiit taulut klikkaamalla oikeassa alakulmassa olevaa taulukuvaketta:

Vaihtoehtoisesti voit valita kohteen Retro Canvasista ja luoda siihen linkitetyn valkotaulun. Valittu palaute lisätään automaattisesti tähän valkotauluun:

Jos käytät Workspace Pulse Check -kyselyitä, Echometer luo automaattisesti yksittäisiä kyselyitä kullekin tiimille, jotta ne kattavat jäljellä olevat kysymykset. Katso lisätietoja: Työtilan terveyskierron ymmärtäminen

Tiimin järjestelmänvalvojana näet tiimisi Pulssitarkistus-kyselyt tiimisi “Kyselyt”-välilehdellä:

Työtilan pulssitarkastuskyselyt ovat oletusarvoisesti auki 2 viikkoa niiden luomisen jälkeen ja sulkeutuvat sitten automaattisesti. Tiimin ylläpitäjänä voit kuitenkin sulkea kyselyt myös manuaalisesti ennen kuin 2 viikkoa on kulunut umpeen. Tämä kannattaa tietysti tehdä vain tiimiäsi kuultuasi.

Tulokset ovat nähtävissä vasta, kun kysely on suljettu.

Vaikka kysely on vielä avoinna, voit jo yhdistää kyselyn tulevaan retrospektiiviisi. Avaa kysely ja napsauta “Käytä tuloksia retrospektiivissä”:

Huomio:

• Jotta kysely voidaan yhdistää retrospektiiviin, nykyisen retrospektiivisi tiimissä on oltava tilassa “Valmistelussa”, eikä retrospektiiviin saa olla jo yhdistettynä toista kyselyä.

• Jos nykyinen retrospektiivi on vielä käynnissä tiimissä, lopeta se. Tällöin seuraava retrospektiivi luodaan automaattisesti tilassa “Valmistelussa”.

Näet, onko kysely onnistuneesti yhdistetty retrospektiiviin, keltaisesta laatikosta, jossa on viittaus linkitettyyn kyselyyn retrovalmistelussa:

Kyselyn tulosten lisäksi voit joustavasti lisätä muita terveystarkastuskohteita tai muita avoimia kysymyksiä jälkikäteen laadittuun tauluun. Vaikka nämä eivät olekaan osa kyselyä, niihin voidaan yksinkertaisesti vastata jälkikäteen.

Tällä videolla opit, miten Pulssitarkistus asetetaan Echometer:ssä työtilan tasolla ja mihin sinun on kiinnitettävä huomiota:

Tässä on lyhyt yhteenveto:

Mitä varten Pulse Check on?

Workspace Pulse Checkin avulla voit …

• Palautteen saaminen valituilta tiimeiltä
• Käyttäjän määrittelemällä aikavälillä kohdetta kohti
• Vaikka tiimit eivät käyttäisikään retrospektiiviä…

Miten se toimii?

Workspace Pulse Check …

• Tarkistaa, ovatko tiimit jo vastanneet pulssitarkastuskohteisiin määritellyn ajanjakson aikana.
• Luo kullekin tiimille mukautetun Pulse Check -kyselyn, joka sisältää vain ne kohteet, joita ei ole vielä kysytty.
• Lähettää kyselyn automaattisesti tiimin jäsenille (sähköpostikutsu).
• Sulkee jokaisen pulssitarkastuskyselyn 14 päivän kuluttua ja lisää tulokset sekä tiimin että työtilan kojelautaan.

Miten se asetetaan?

• Valitse kohteet ja aseta niiden aikaväli
• Sisällytä/ulkoa tiimit työtilan terveyskierron piiriin.
• Aktivoi (vasta sitten) työtilan pulssitarkistus.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä Health Check:n käyttöönottoon työtilan tasolla.

1. Ota sidosryhmät mukaanUseita ryhmiä laajempi Health Check on kiinnostava monille ihmisryhmille. Jos siis aiot perustaa Health Check-työtilan, sinun kannattaa ilmoittaa siitä heille ajoissa. Tyypillisiä sidosryhmiä ovat: Tiimit, esimiehet, mahdollisesti HR ja yritysneuvosto.
2. Aloita vainOrganisaatiotason Health Check:ssä on monia sidosryhmiä, jotka haluaisivat vaikuttaa aiheiden määrittelyyn. Jotta tämä koordinointiprosessi ei hidastaisi, suosittelemme aloittamaan mahdollisimman pienestä kompromissista ja rajoittumaan hyvin yleisiin aiheisiin, kuten työtyytyväisyyteen tai ketterien kokousten kannattavuuteen. Health Check-työtilaa voidaan laajentaa joustavasti milloin tahansa.
3. Vähemmän on enemmän: Juuri monien sidosryhmien vuoksi on suuri houkutus sisällyttää Workspace Health Checkiin hyvin monia aiheita. Valitettavasti tämä johtaa usein siihen, että työntekijät ovat ylirasittuneita palautteen antajina ja mahdollisesti “kyselyväsymykseen”. Pidä siis mielessäsi myös aloituksen jälkeen, ettei kyselyaiheiden määrää pidä liioitella. Ota mukaan vain Health Check -kohteita, joilla on todellista merkitystä.
4. Käytä olemassa olevaa kontekstiaMonilla yrityksillä on määritelty yritysarvot. Optimaalisesti nämä yritysarvot toimivat Echometer:n työtilan Health Check suuntaviivana, joka voi toimia tässä yhteydessä kulttuurisena barometrina. Käsittelemällä yritysarvoja voidaan myös vahvistaa henkilöstöhallinnon ja johtajien sitoutumista Echometer:n aktiiviseen käyttöönottoon tiimeissä kaikkialla yrityksessä ja siten lisäarvojen kattavampaan hyödyntämiseen.

Workspace Health Checkin lisäksi suosittelemme myös Team Health Check perustamista.

Echometer:ssä voit ehdotettujen asteikkokohtien lisäksi muotoilla myös omia kohteita Health Check:tä varten.

Asteikon kohdat ovat väittämiä, joiden osalta kyselyssä pyydetään suostumusta:

Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, kun muotoilet omia asteikkokohteita:

1. Oikea muoto: Terveyden tarkistuskohde vastataan asteikolla “täysin eri mieltä” - “täysin samaa mieltä”. Näin ollen et voi käyttää avoimia kysymyksiä tässä. Esimerkki avoin kysymys: “Mitä pidät päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina?”, uudelleenmuotoilu asteikkokysymykseksi terveyden tarkistusta varten: “Olen pitänyt päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina erittäin paljon.”
2. Kysymys subjektiivisista vaikutelmista: Terveyden tarkistusasteikko-kohde ei sovellu objektiivisten tosiasioiden kysymiseen. Esimerkki: “Päivittäiset kokouksemme kestävät enintään 15 minuuttia.” Tämä mittari voidaan mitata objektiivisesti, eikä se sovellu terveyden tarkistukseen. Sen sijaan voit terveyden tarkistusasteikko-kohteella tallentaa vaikeammin havaittavia subjektiivisia vaikutelmia: “Päivittäiset kokouksemme ovat minulle hyvin käytettyä aikaa.”
3. Konkretisoidaan puitteet: Monissa aiheissa viitekehys voidaan tulkita eri tavoin. Esimerkiksi: “Kyseenalaistamme vaatimukset rakentavasti.” Tässä muotoilussa on epäselvää, keitä “me” olemme ja mitä vaatimuksia tarkoitetaan. Riippuen halutusta kehyksestä, voit siis täsmentää: “Tiiminä kyseenalaistamme tuoteomistajamme vaatimukset ennen aiheiden toteuttamista.”

Tutustu myös vinkkeihimme, jotka koskevat perustamista. Health Checks tiimissä- sekä Health Check:t työtilan tasolla.

Workspace Health -osiossa on yleiskatsaus tiimien välisiin tuloksiin, jotka näkyvät eri kaavioissa.

Suodata tiimiryhmät

Jos olet määritellyt tiimiryhmiä, kojelauta tarjoaa suodatuksen näiden tiimiryhmien mukaan. Voit suodattaa vain niitä tiimiryhmiä, joissa vähintään 3 tiimiä, joita ei ole suljettu pois työtilasta, on osallistunut työtilan terveyskiertoon. Tiimiryhmiä, joissa on 2 tai vähemmän tiimejä, ei voi vastaavasti valita suodatuksessa:

Verkkokaavio ja yksittäiset arvot

Verkkokaaviossa esitetään kohteiden luokkien keskiarvot. Keskiarvon vieressä voidaan näyttää korkein ja matalin 10%.

Tämän alapuolella luetellaan yksittäiset arvot luokittain. Vasemmalla olevan nykyisen keskiarvon ja suuntauksen lisäksi kuvaajassa näkyy myös ajanjakson suuntaus keskiarvoineen ja oikealla 10%:n ylä- ja alapuolella:

Lämpökartta

Lämpökartta näyttää ryhmien tulokset kategorioittain.

• Harmailla laatoilla ei ole / ei ole vielä nykyisiä datapisteitä.
• Värilliset laatat perustuvat nykyiseen keskiarvoon.

Jos siirrät hiiren osoittimen laatan päälle, keskiarvo näytetään. Yhdellä napsautuksella lämpökartan alla näkyvät yksittäiset tulokset ajan mittaan.

Työtilan asetuksista riippuen lämpökartta voidaan kytkeä pois päältä tiimien anonymiteetin suojaamiseksi.

Jokainen käyttäjä on otettava huomioon Workspace Healthissa. Samalla yksittäisiä henkilöitä ei saisi painottaa kahteen kertaan. Näin tapahtuu, kun käyttäjät ovat useissa tiimeissä. Siksi on mahdollista jättää tiimit pois Workspace Health -rotaatiosta.

Yleinen käyttötapaus tälle toiminnalle ovat tiimit, jotka ovat olemassa kiinteiden tiimien lisäksi. Niissä Workspace Health -kohteet (aiemmin “Echo Items”) kysyttäisiin tiimin jäseniltä kahteen kertaan, jos jäsenet ovat samanaikaisesti myös muissa tiimeissä. Erityisesti nämä päällekkäisyydet koskevat usein:

• Johtoryhmät, joissa johtajat ovat myös omien tiimiensä jäseniä.
• projektiryhmät, joiden osallistujat ovat myös toiminnallisissa ryhmissä
• Päällekkäisyys squattien, kiltojen ja chapterien välillä (Spotify-mallin mukaisesti).

Jos haluat sulkea tiimejä pois, valitse ne Workspace Administrationin tiimiluettelosta ja valitse Toiminnot-kohdasta “Sulje pois Workspace Healthista”.

Joukkueet voidaan myös lisätä myöhemmin uudelleen.

Haluatko suodattaa Workspace Health Dashboardin tuloksia tarkemmin – esimerkiksi toiminta-alueiden tai liiketoimintayksiköiden mukaan?

Tiimiryhmät ovat silloin ratkaisu. Valitse tiimit Workspace-hallinnan tiimiluettelosta ja valitse Toiminnot-kohdasta “Siirrä ryhmään…”.

Jos olet jo luonut ryhmäryhmiä, valitse merkintä luettelosta tai luo uusi ryhmäryhmä:

Haluatko tarkistaa tietyt aiheet säännöllisesti kaikissa tiimeissä? Silloin Workspace Health Rotation auttaa sinua automatisoimaan juuri tämän.

Vakiokiertoasetus

Työtilan ylläpitäjänä voit säätää työtilan terveyskiertoa aktivoimalla kohteiden vasemmalla puolella olevat valintaruudut:

Oletusarvoisesti tiimien retrospektiiveihin ehdotetaan aina kahta näistä aktivoiduista kohteista Workspace Health -kierrosta varten. Tiimin järjestelmänvalvojat voivat kuitenkin mukauttaa näitä ehdotettuja kohteita haluamallaan tavalla, ellet valitse “Pakota kierto” -valintaruutua:

Valitse kiinteät kiertovälit kohdekohtaisesti.

Kohteille voidaan myös asettaa kiinteitä lisätaajuuksia:

• Viikoittain
• 2 viikon välein
• Kuukausittain
• 6 viikon välein
• Neljännesvuosittain
• Puolivuosittain
• Vuosittain

Jos valitset aikavälin, tätä kohtaa ehdotetaan jokaisessa uudessa jälkikäteisarvioinnissa tiimille, joka ei ole vielä vastannut tähän kohtaan valitun ajanjakson aikana.

Pyörimislogiikka toimii tällöin seuraavasti:

• Tiedot, joilla on kiinteä taajuus, kirjataan vain täsmälleen kerran valitun jakson aikana (esim. neljännesvuosittain/vuosittain).
• “Kohteet ilman tiheyttä” ovat täyteaineita niille kahdelle automaattisesti ehdotetulle Workspace Health -kohteelle uusissa tiimiretroissa.
• “Kohteet kiinteällä tiheydellä” ovat aina etusijalla “Kohteet ilman tiheyttä” -kohteisiin nähden, jotta varmistetaan, että tiheyttä noudatetaan.
• Jos on esimerkiksi vain 2 kohdetta ilman tiheyttä, niitä voidaan vastaavasti ehdottaa useita kertoja peräkkäin tiimiretroihin, jos “Kohteet tiheydellä” eivät syrjäytä niitä.
• Jos säädät työtilan kiertoa, se ei vaikuta jo luotuihin kyselyihin.

Suosituksemme Workspace Health -vuorovaikutuksen käyttämiseen

• Valitse kiinteä taajuus vain 2-3 tärkeimmälle kohteelle ja lisää minkä tahansa määrän kohteita avoimella kierrolla. Muista: Mitä useampi kohde kiertää, sitä harvemmin saat ajankohtaisia tietoja kohteista.
• Jos valitset liian monta kohdetta kiinteällä taajuudella, avoimen kierron kohteet (joukkueiden retrointervallin mukaan) eivät ehkä näy lainkaan.

Erilliset työtilan pulssitarkastuskyselyt

Haluatko mieluummin kysyä Workspace-kohteita erikseen etkä välttämättä osana tiimiretroja? Ei hätää, aktivoi sitten “Workspace Pulse-Check”.

Pulssitarkistus-työtila luo automaattisesti kyselyitä ja tarkistaa kaikissa tiimeissä, mihin valitun aikavälin kohtiin tiimi ei ole vielä vastannut. Kaikki työtilan kohteet, joihin ei ole vielä vastattu valitulla aikavälillä, sisällytetään tällöin tiimin pulssitarkastuskyselyyn.

Workspace Pulse-Checkin avulla varmistat siis, että kaikkiin Workspace-kohteisiin vastataan tietyllä tiheydellä kaikissa tiimeissä – vaikka ne eivät olisi suorittaneet retrospektiiviä kyseisen jakson aikana.

Lisätietoja ja opetusvideo: Työtilan pulssin tarkistus

Seuraavassa on muutamia vinkkejä Health Check:n perustamiseen tiimitasolla.

1. Aloita vain: Sinun ei tarvitse olla psykologi perustaaksesi tiimin terveystarkastuksen – vaikka siitä tietysti olisi apua. Echometerin mallien avulla on erittäin helppoa valita ehdotetuista tiimin terveystarkastuksen kohdista. Siksi suosittelemme: Aloita yksinkertaisesti ja kerää ensimmäisiä kokemuksia tiimissä, ennen kuin yrität täydellistää tiimin terveystarkastusta!

2. Keskity olennaiseenSen sijaan, että kysyisit suoraan useita osa-aspekteja, aloita suhteellisen yleisillä lausumilla. Näin voit ensimmäisten tulosten jälkeen täsmentää kohteita tarkemmin, jos toimintatarpeita ilmenee. Esimerkki viestinnän yleisestä lausumasta:

   • “Olen aina tietoinen kaikista työni kannalta olennaisista uutisista.”
   • Esimerkki osa-aspekteista, jotka voidaan tarvittaessa sisällyttää:
   • “Kaikki tärkeät päivitykset jaetaan päivittäisissä kokouksissamme.”
   • “Tarvittaessa uutiset jaetaan tiimissä myös asynkronisesti tehokkaasti.”
   • “Organisaation olennaiset uutiset välitetään riittävän nopeasti myös tiimille.”
   • Kun aloitat yleisesti, voit pitää Team Health Check:n laajuuden pienenä ja laajentaa sitä yksilöllisesti tiimin todellisten tarpeiden mukaan. Jos ongelmat ratkeavat ajan mittaan, voit myös poistaa osa-aspektit Team Health Check -rotaatiosta.

3. Kysymys olemassa olevista kohteistaOvatko jotkin Health Check-kohteet aina arvioitu jatkuvasti, eivätkä ne enää anna uusia heijastuksia edes jälkikäteen? Harkitse silloin tämän kohteen poistamista kiertokulusta.

4. Mukauta kohteita tiimin haasteisiin: Onko tiimilläsi ajankohtaisia haasteita tai erityisiä ongelmia? Luo omia tiimin terveystarkastuksen kohteita, jotka vastaavat juuri näihin haasteisiin. Kannattaa myös kysyä tiimiltä: “Mitkä ovat suurimmat haasteemme tiimissä ja miten meidän on muutettava itseämme ja yhteistyötämme, jotta voimme voittaa nämä haasteet?” Tämän pohdinnan tulokset voivat antaa sinulle arvokkaita virikkeitä tiimin terveystarkastuksen mukauttamiseen tiimillesi.

Lue lisää siitä, miten voit Oma asteikko Kohdat tiimillesi Health Check.

Echometer:ssä voit ehdotettujen asteikkokohtien lisäksi muotoilla myös omia kohteita Health Check:tä varten.

Asteikon kohdat ovat väittämiä, joiden osalta kyselyssä pyydetään suostumusta:

Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, kun muotoilet omia asteikkokohteita:

1. Oikea muoto: Terveyden tarkistuskohde vastataan asteikolla “täysin eri mieltä” - “täysin samaa mieltä”. Näin ollen et voi käyttää avoimia kysymyksiä tässä. Esimerkki avoin kysymys: “Mitä pidät päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina?”, uudelleenmuotoilu asteikkokysymykseksi terveyden tarkistusta varten: “Olen pitänyt päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina erittäin paljon.”
2. Kysymys subjektiivisista vaikutelmista: Terveyden tarkistusasteikko-kohde ei sovellu objektiivisten tosiasioiden kysymiseen. Esimerkki: “Päivittäiset kokouksemme kestävät enintään 15 minuuttia.” Tämä mittari voidaan mitata objektiivisesti, eikä se sovellu terveyden tarkistukseen. Sen sijaan voit terveyden tarkistusasteikko-kohteella tallentaa vaikeammin havaittavia subjektiivisia vaikutelmia: “Päivittäiset kokouksemme ovat minulle hyvin käytettyä aikaa.”
3. Konkretisoidaan puitteet: Monissa aiheissa viitekehys voidaan tulkita eri tavoin. Esimerkiksi: “Kyseenalaistamme vaatimukset rakentavasti.” Tässä muotoilussa on epäselvää, keitä “me” olemme ja mitä vaatimuksia tarkoitetaan. Riippuen halutusta kehyksestä, voit siis täsmentää: “Tiiminä kyseenalaistamme tuoteomistajamme vaatimukset ennen aiheiden toteuttamista.”

Tutustu myös vinkkeihimme, jotka koskevat perustamista. Health Checks tiimissä- sekä Health Check:t työtilan tasolla.

Haluatko mukauttaa tiimisi Team Health -mittausta? Se on helppoa tiimipohjien ja rotaation avulla.

Lyhyesti muutama määritelmä

• Esineiden kierto: Esineiden kierto perustuu tiimisi esineiden valintaan. Kaikki valitut kohteet lisätään vuorotellen retrospektiivien kyselysuunnitelmiin. Kun kierto on määritetty, se luo automaattisesti ehdotuksen seuraavaa kyselyä varten, jota voit mukauttaa.
• Tiimimallit: Echometer tarjoaa tiimimallit, jotka helpottavat kohteiden kierron määrittämistä. Joukkueen mallit sisältävät esivalikoiman kohteita, ja ne voidaan valita joukkueen perustamisen yhteydessä.

Huomautus: Team Healthin mukauttaminen edellyttää Team Admin -oikeuksia.

Siirry “Tiimin kunto” -sivulle ja valitse sieltä “Muokkaa rotaatiota” -painike.

Tässä voit valita, haluatko (1) työskennellä ryhmämallin kanssa, (2) etsiä yksittäisiä kohteita vai (3) luoda oman kohteen.

Ryhmämallit sisältävät valikoituja kysymyksiä tietystä aiheesta. Voit sisällyttää kysymykset suoraan kohdekiertoon.

“Hae ja suodata” -välilehdellä voit etsiä kohteita avainsanoilla ja suodattaa niitä tiettyjen aiheiden mukaan. “Lisää”-painikkeella kohteet voidaan lisätä kohderotaatioon. Jokaisen kohteen kohdalla näet heti, onko se jo kohderotaatiossasi ja milloin se on viimeksi kysytty. Jos haluat poistaa kohteen rotaatiostasi, voit tehdä sen “Poista”-painikkeella.

Onko sinulla mielessäsi kohde, jolle et löydä sopivaa muotoilua luettelosta? Ei hätää, luo sitten yksilöllinen kohde kohdassa “Oma kohde”:

Kun luot kohteen, anna tarvittaessa myös saksankielinen ja englanninkielinen käännös. Uudet kohteet lisätään luettelon yläosaan luokkaan “Omat kohteet”.

Haluatko laajentaa tiimiäsi, ottaa ihmisiä pois tiimistäsi tai määrittää/poistaa tiimin ylläpitäjän roolin?

Voit tehdä tämän siirtymällä tiimin asetusten tiimin jäsenluetteloon:

1. Tiimin jäsenten luettelon alta löydät painikkeen, jolla voit lisätä uusia tiimin jäseniä.
2. Oikealla olevasta luettelosta voit poistaa tiimin jäseniä tiimistä “x”:n avulla.
3. Luettelossa olevaa nimimerkkiä käytetään ylläpitäjän roolin määrittämiseen:
   a) Jos jäsenellä näkyy vihreällä reunalla oleva painike ”+ Admin”, se tarkoittaa, että tällä henkilöllä ei ole tällä hetkellä tiimin järjestelmänvalvojan oikeuksia. Napsauttamalla painiketta lisäät nämä oikeudet.
   b) Jos näkyvissä on vihreällä täytetty painike “Team Admin”, tällä henkilöllä on tällä hetkellä tiimin järjestelmänvalvojan oikeudet. Kun viet hiiren painikkeen päälle, painike muuttuu punaiseksi ja voit poistaa järjestelmänvalvojan oikeudet napsauttamalla. Henkilö säilyy sitten tavallisena tiimin jäsenenä.

Jotta voit muokata tiimin jäseniä, sinulla on oltava tiimin ylläpitäjän oikeudet. Jos sinulla ei ole näitä oikeuksia, voit ainakin katsoa tiimin asetuksista, kuka on tällä hetkellä tiimin ylläpitäjä.

Huomautus: Echometer-joukkueella on aina oltava vähintään yksi joukkueen ylläpitäjä. Voit nimetä tiimin ylläpitäjäksi niin monta henkilöä kuin haluat.

Poistaaksesi käyttöoikeutesi, kirjaudu ensin Echometer-sovellukseen: https://my.echometerapp.com/

Vinkkejä

• Jos et tiedä, mitä sähköpostiosoitetta käytit tilin luomiseen, tarkista sähköpostilaatikostasi, mistä sähköpostiosoitteesta sait Echometer-ilmoitukset. Käytä tätä sähköpostiosoitetta kirjautumiseen.
• Jos salasanasi ei ole enää käytettävissäsi, napsauta “Pyydä kirjautumislinkkiä”. Tämän jälkeen saat sähköpostin, jossa on linkki, joka kirjaa sinut suoraan Echometeriin.

Kun olet kirjautunut sisään, napsauta nimeäsi vasemmassa yläkulmassa ja napsauta sitten “Tiliasetukset”:

Vieritä tiliasetuksissa alas “Vaara-alueelle” ja napsauta “Poista tili”:

Vahvistaaksesi poistamisen sinua pyydetään syöttämään salasanasi uudelleen.

Voinko poistaa tilini, jos salasanaa ei ole asetettu?

Kyllä. Jos sinulla ei ole salasanaa tai et tiedä sitä, voit määrittää uuden salasanan tiliasetuksissa kohdassa “Salasana” ja käyttää sitä suoraan tilin poistamisen vahvistamiseen.

Jos sinulla on ongelmia tilisi poistamisessa, ota meihin yhteyttä osoitteeseen support [at] echometer.de.

Echometer on tällä hetkellä saatavilla saksaksi ja englanniksi. Näin voit vaihtaa kieltä:

Valikossa

Siirrä hiiri vasemmassa yläkulmassa olevan käyttäjänimesi päälle ja valitse sitten haluamasi kieli valikosta:

Kyselyssä

Jos haluat vaihtaa kyselyn kieltä, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kieltä:

Huomautus: Kun tiimin ylläpitäjä lähettää kyselyn, sähköpostiviestissä ja kyselyssä käytetään sillä hetkellä valittua kieltä, jos vastaanottajat eivät ole vielä valinneet kieltä Echometer:ssä tai jos he eivät ole vielä rekisteröityneet Echometer:hen.

Retro

Retrossa voit vaihtaa kieltä napsauttamalla kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla sitten sopivan kielen:

Avaa tilisi asetukset viemällä hiiren kursori nimesi ja sähköpostiosoitteesi päälle vasemmassa yläreunassa olevassa valikkopalkissa ja valitsemalla luettelosta merkintä.

Täällä voit ladata profiilikuvan ja muuttaa nimesi:

Vihje: Voit myös muuttaa nimeäsi retrossa napsauttamalla merkintääsi oikealla olevan sivupalkin osallistujaluettelossa ja napsauttamalla muokkauspainiketta:

Jos olet kirjautunut Echometer-tilillesi ja haluat vaihtaa salasanasi, voit tehdä sen tilisi asetuksista. Löydät ne viemällä hiiren nimesi ja sähköpostiosoitteesi päälle vasemmassa yläkulmassa olevassa valikkopalkissa ja valitsemalla luettelosta merkinnän.

Voit nyt syöttää ja tallentaa uuden salasanasi tästä:

Unohditko salasanasi etkä pääse tilillesi?

Ei sekään ole ongelma. Käytä kirjautuessasi vain mahdollisuutta luoda “kirjautumislinkki” napsauttamalla “Salasana unohtunut” -kohtaa syötettyäsi sähköpostiosoitteesi:

Tämän jälkeen Echometer lähettää sinulle linkin, jonka avulla voit asettaa uuden salasanan tilillesi.

Jos et ole vieläkään saanut sähköpostia 5 minuutin kuluttua, ota yhteyttä asiakaspalveluun [at]. echometer.de

Tärkeimmät tosiasiat lyhyesti:

• Echometer:tä isännöidään Telekom Open Cloudissa ja yksinomaan EU:n alueella.
• Asiakkaiden tiedot on salattu sekä kuljetuksen aikana että tietokannassa “at rest”.
• Echometer esittelee tekniset ja organisatoriset toimenpiteensä (lyhyesti “TOMs”) osana tietojenkäsittelysopimustaan (lyhyesti “AVV”), joka on lueteltu jokaisen SaaS-sopimuksen liitteenä. AVV on nähtävissä verkossa täällä.

Jos sinulla on kysyttävää Echometer:n tietoturvasta ja GDPR:stä, voit aina ottaa yhteyttä sähköpostitukeen: privacy[at]echometer.de.

Vain työtilan ylläpitäjät voivat poistaa käyttäjiä Echometerista. Tämä tapahtuu työtilan hallinnassa kohdassa “Työtilan jäsenet” ja valitsemalla henkilö luettelosta.

Avautuvassa ikkunassa napsauta vain “Poista” ja vahvista toiminto. Tärkeää: Jos käyttäjä on tiimin ainoa ylläpitäjä, tälle tiimille on ensin määritettävä toinen ylläpitäjä tai tiimi on arkistoitava.

Laskutustyypit

Tarkista ensin, minkä tyyppinen laskutus on sinulle sopiva:

• Vaihtoehto 1: Joukkuelisensseihin perustuva laskutus (nykyinen standardi maaliskuusta 2023 alkaen).
• Vaihtoehto 2: Käyttäjälisensseihin perustuva laskutus (vakio ennen maaliskuuta 2023 aloittaneille asiakkaille ja yksittäisille Enterprise-sopimuksille).

Vaihtoehto 1: Joukkueluvat

Jokainen työtilan tiimi laskutetaan palveluyksikkönä. Jos tiimiä ei enää tarvita, voit arkistoida sen. Arkistoituja tiimejä ei laskuteta.

Joukkueen lisenssejä koskevat laskut

Laskut voi ladata kohdasta “Työtilan asetukset > Yleiset”

Vaihtoehto 2: Käyttäjäluvat

Kaikki käyttäjät, jotka voivat käyttää työtilaa, lasketaan työtilan jäseniksi.

Laskutuksen kannalta relevantteja ovat puolestaan vain “aktiiviset työtilan jäsenet”. Aktiivisiksi lasketaan ne työtilan jäsenet, jotka on tallennettu aktiiviseen tiimiin. “Aktiivisiksi tiimeiksi” lasketaan kaikki tiimit, joita ei ole arkistoitu.

Voit siis yksinkertaisesti arkistoida passiiviset tiimit kohdasta “Työtilan asetukset > Tiimit”, jolloin niiden jäseniä ei enää laskuteta seuraavassa kuussa.

Työtilan hallinnassa kohdassa “Työtilan jäsenet” voit tarkastella nykyisiä käyttäjämääriä ja lisäksi ladata kuukausittaisen viennin laskutetuista lisenssinhaltijoista:

Käyttäjälisenssejä koskevat laskut

Laskut lähetetään PDF-muodossa sähköpostitse sovittuun postilaatikkoon. Jos haluat muuttaa tätä postilaatikkoa, ota yhteyttä osoitteeseen “accounting at echometer.de”.

Vihje: Poista toimimattomat jäsenet

Vinkki: “Poista passiiviset työtilan jäsenet” -painikkeella voit poistaa passiiviset jäsenet (eli ne käyttäjät, joita ei ole tallennettu aktiiviseen tiimiin) yhdellä napsautuksella. Kun heidät on poistettu, heillä ei ole enää pääsyä työtilan sisältöön.

Echometer tukee SAML-todennusvirtaa. SAML vastaa vain todennuksesta – se tarjoaa virran käyttäjien valmistelua ja synkronointia varten Echometerin ja yhdistetyn federaation välillä.

SAML SSO:n esimerkkikäyttötapaus

Yritys “BigSoftware Corp.” haluaa käyttää Echometeria työntekijöidensä kanssa. Kaikilla työntekijöillä on jo käyttäjätili BigSoftwaren kirjautumisportaalissa, joka tukee käyttöä SAML Identity Providerina (IDP).

Echometer voi nyt liittää BigSoftwaren IDP:n BigSoftcelle perustettuun Echometer-työtilaan. BigSoftware voi nyt määrittää käyttäjäkohtaisesti, mitkä käyttäjät saavat kirjautua Echometer:hen, yksinkertaisesti säätämällä IDP-asetuksia.

SAML SSO:n määrittäminen Echometer:ssä

Siirry Echometer-työtilassa kohtaan Työtilan asetukset>Sisällytykset.

Jotta voit määrittää SAML:n työtilaasi varten, tarvitset Echometer Business- tai Enterprise-version. Ilmaisversiossa tai Pro-versiossa sinulle ilmoitetaan vastaavasti tarvittavasta päivityksestä.

Voit nyt tehdä asetukset täällä:

Asetuksissa voit esimerkiksi valita, pitäisikö SSO-kirjautuminen pakottaa kaikille vai joillekin työtilan jäsenille.

Echometer:n JIRA-integraation avulla Echometer:ssä luodut toimenpiteet voidaan luoda JIRA-projektiin.

JIRA-integraation määrittäminen edellyttää ensin työtilan järjestelmänvalvojan toimia. Siirry työtilan hallinnassa kohtaan “Integraatiot” ja lisää JIRA-instanssisi linkki.

Heti kun JIRA-integraatio on aktivoitu työtilaan, jokainen käyttäjä voi aktivoida käyttöoikeutensa tiliasetuksissa. Löydät tiliasetukset viemällä hiiren vasemmassa ylävalikkopalkissa nimesi ja sähköpostiosoitteesi päälle ja valitsemalla luettelosta merkinnän:

Tilin asetusten alareunassa on painike, jolla voit tunnistautua JIRAan:

Onnistuneen määrityksen jälkeen toimenpiteiden luomisessa tulee näkyviin lisävaihtoehto, jonka avulla voidaan määrittää toimenpiteen luominen JIRA:ssa:

Lisäksi JIRA:ssa luodut toimenpiteet voidaan avata suoraan Echometer-toimenpiteen kautta:

Echometer voidaan integroida kaikkiin Atlassianin edelleen tukemiin Jira-instanssien ja Jira Cloudin versioihin. Huomaa, että pääsyä Jira:hen ei saa estää (esim. palomuuri).

Onko sinulla ongelmia asennuksen kanssa? Ota sitten yhteyttä asiakaspalveluumme!

Echometer on verkkosovellus, joka toimii käyttäjän selaimessa. Echometer tukee kaikkia nykyaikaisia selaimia, esimerkiksi Safaria, Chromea, Edgeä, Firefoxia ja Operaa.

Echometer:tä voi käyttää rajoituksetta tableteilla ja tietokoneilla (Windows, Linux ja Mac). Toisin kuin kyselytutkimuksissa, valikkonavigoinnin ja retrospektiivin ulkoasua ei ole optimoitu älypuhelimille.

Tärkeä huomautus: Internet Explorer ei ole “moderni selain”, vaan kuten Microsoft itse sanoo, yhteensopivuusratkaisu vanhentuneille ohjelmistoille. Siksi sitä ei tueta.

Onko organisaatiollasi “historiallisista syistä” useita työtiloja Echometerissa, ja nyt kaikki tiimit tulisi siirtää yhteiseen työtilaan?

Näin tiimi siirtyy vanhasta työtilasta uuteen työtilaan:

• Varmista, että sinulla on tarvittavat oikeudet: Sinun on oltava työtilan ylläpitäjä sekä vanhassa että uudessa työtilassa.
• Siirry nyt työtilan hallinnan tiimiluetteloon ja avaa siirrettävän tiimin asetukset luettelovalikosta:
  
• Siirry tiimin asetusten “vaaravyöhykkeeseen” ja valitse sieltä työtila, johon haluat siirtää tiimin. Jos et näe haluamaasi uutta työtilaa, se johtuu siitä, että et ole uuden työtilan työtilan järjestelmänvalvoja.
• Siirron aikana voit käyttää valintaruutua “Säilytä tiimin jäsenet ja aktivoi uudessa työtilassa”, jotta tiimin jäsenet lisätään automaattisesti. Kun aktivoit toiminnon, näet heti, kuinka monta uutta tiimin jäsentä uusi työtila saisi tiimin siirron myötä.
• Jos valintaruutua ei ole aktivoitu, tiimissä säilytetään vain ne tiimin jäsenet, jotka ovat jo uuden työtilan jäseniä ennen tiimin siirtämistä.