Kun otetaan käyttöön kahdenkeskisiä tapaamisia esimiesten ja työntekijöiden välillä, kutsu sähköpostitse tiimin jäsenille on yleensä yksi ensimmäisistä vaiheista. Kutsun sanamuoto ja jopa otsikkorivi voivat vaikuttaa ensimmäisten kahdenkeskisten tapaamisten tai työntekijöiden arviointien onnistumiseen.
Tässä on muutamia malleja ja esimerkkejä siitä, miltä sähköpostikutsu tai -kysely kahdenkeskisiä tapaamisia varten voisi näyttää.
Vakiomalli sähköpostikutsuja varten työntekijöille kahdenkeskisiä tapaamisia varten.
Jos työntekijään ei liity mitään erityistä syytä, jonka vuoksi hän voisi ottaa käyttöön henkilökohtaisia tapaamisia tai säännöllisiä arviointikeskusteluja, voit käyttää seuraavaa mallia kutsusähköpostia varten.
Se sisältää kaikki kohdat, jotka pitäisi sisällyttää klassiseen sähköpostimalliin:
Hei [työntekijän nimi],
Kuten on sovittu, haluaisin järjestää kanssasi säännöllisiä 1:1-tapaamisia, joissa voimme keskustella nykyisistä projekteistasi, haasteistasi ja tavoitteistasi ja varmistaa, että saat tarvitsemasi tuen. Nämä tapaamiset tarjoavat avoimen foorumin keskinäiselle palautteelle ja yhteistyölle.
Haluaisin järjestää ensimmäisen tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Laitan sitten päivämääräsarjan kalenteriin.
Ehdotan, että säilytämme yhteiset muistiinpanomme 1:1-kokousten valmistelua varten täällä, jotta voimme molemmat käyttää niitä: [Linkki]
Odotan innolla keskustelua kanssasi!
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Jos haluat mukauttaa tätä sähköpostia, muista, että sähköpostin pituus ei saisi ylittää 125 sanaa, ja se olisi jaettava mahdollisimman helppolukuisiin kappaleisiin lukunopeuden ja ymmärrettävyyden optimoimiseksi. Lähde: Sähköpostin optimaalinen pituus
Esimerkkejä työntekijöille suunnatuista henkilökohtaisista kutsuista 1 vs. 1 -kokouksiin
Jos säännöllisen arviointikeskustelun syy on kuitenkin luonteeltaan yksilöllinen, tämä on syytä mainita myös kutsuviestissä ja ehkä jopa sähköpostin otsikossa. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä ja malleja siitä, miltä tämä voi näyttää sähköpostikutsussa tai sähköpostikyselyssä.
Malliesimerkki 1: Sähköpostikutsu uusien työntekijöiden kanssa pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten.
Yleinen syy uuden 1 vastaan 1 -kokoussarjan aloittamiseen on uusien kollegoiden perehdyttäminen ja tutustuttaminen. Tässä tilanteessa seuraava teksti tai malli sopii sähköpostikutsuun: Hei [työntekijän nimi],
Tervetuloa tiimiin! Toivottavasti tunnet jo nyt olevasi hyvissä käsissä ja olet saanut ensimmäiset myönteiset vaikutelmasi.
Jotta saisit parasta mahdollista tukea perehdyttämisjaksosi aikana, haluaisin järjestää kanssasi säännöllisiä 1:1-tapaamisia. Näissä tapaamisissa voit selvittää kysymyksesi, keskustella edistymisestäsi ja mahdollisista haasteistasi sekä auttaa sinua sopeutumaan hyvin joukkoomme.
Haluaisin järjestää ensimmäisen tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Lisään sitten päivämääräsarjan kalenteriimme.
Ehdotan, että pidämme yhteiset muistiinpanomme 1:1-kokousten valmistelusta täällä, jotta voimme molemmat käyttää niitä: [linkki].
Odotan innolla, että pääsen tutustumaan sinuun entistä paremmin ja tekemään kanssasi töitä!
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Ennen kuin menemme pidemmälle, haluaisin antaa sinulle nopean vinkin siitä, miten voit itse nostaa kahdenkeskisen tapaamisen uudelle tasolle: 1-1-kokousohjelmistomme Echometer.
Vuorovaikutteiset keskustelupohjamme tekevät keskustelusta hauskempaa ja tuottavampaa, ja lisäksi tehokkaat toimet tulevat yhtäkkiä luontevasti esiin. Kokeile esimerkiksi yksinkertaisesti alla olevaa mallia:
1:1-kokoustyökalun malli: Tunnelma sääksi
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaan, yksityiselämään ja yksityiselämään?
1:1-kokouksen työkalumalli: Viestintä
Missä näet tiimisi: Miten työpanos jakautuu?
Missä näet itsesi? Missä roolissa olet tapaamisesta riippuen?
Mikä olisi ensimmäinen askel sen varmistamiseksi, että työpanos jakautuu tasaisemmin tiimin sisällä?
1:1-kokoustyökalun malli: epäonnistuminen eteenpäin
Milloin viimeksi tunsit, että olit tehnyt virheen jossakin asiassa?
Miten reagoit tähän virheeseen?
Mikä olisi rakentava näkemys tästä "virheestä"?
Mitkä ovat seuraavat tärkeät virheet, jotka sinun on tehtävä, jotta pääset lähemmäksi tavoitteitasi?
1:1-kokoustyökalun malli: Opi parhaimmilta
Ketä tiimissäsi ihailet ja miksi?
Mitä asioita haluat oppia, kun ajattelet kollegojasi yrityksessä ja sen ulkopuolella?
Ota yhteyttä ihmisiin, joilta haluat oppia.
1:1 Meeting Tool Template: Konfliktityypit
Mainitse jokin viimeaikainen konflikti, joka sinulla oli tiimissäsi.
Tutustu viiteen eri konfliktityyliin: Voidaanko käyttäytymisesi ja asenteesi luokitella yhteen tai useampaan konfliktityyliin?
Miten olisit voinut hoitaa konfliktin paremmin?
Malliesimerkki 2: Sähköpostikutsu työntekijän uutta tehtävää koskeviin kahdenkeskisiin tapaamisiin.
Myös sisäinen tehtävämuutos on usein syynä kutsuun kahdenkeskiseen tapaamiseen tai säännöllisiin arviointikeskusteluihin. Tällöin arviointikeskusteluun kutsumisessa voidaan käyttää seuraavaa tekstiä tai mallia:
Hei [työntekijän nimi],
Koska olet hiljattain siirtynyt uuteen tehtävään [uusi tehtävä] (onnittelut vielä kerran!), haluaisin ottaa käyttöön säännölliset 1:1-tapaamiset kanssasi. Näiden tapaamisten tarkoituksena on tukea sinua uudessa tehtävässäsi ja tulevissa (kehitys)tavoitteissasi sekä keskustella ajankohtaisista haasteista ja keskinäisestä palautteesta.
Haluaisin järjestää ensimmäisen tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Laitan sitten päivämääräsarjan kalenteriin.
Ehdotan, että pidämme yhteiset muistiinpanomme 1:1-kokousten valmistelusta täällä, jotta voimme molemmat käyttää niitä: [linkki].
Odotan innolla, että pääsen mukaan uuteen tehtäväänne ja työskentelemään yhdessä menestyksenne eteen!
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Malliesimerkki 3: Sähköpostikutsu kahdenkeskisiin tapaamisiin suorituskykyongelmien yhteydessä
Se voi olla erityisen arkaluonteista, jos 1:1-tapaamisen tai arviointikeskustelun syynä ovat työntekijän suoritusongelmat. Seuraava esimerkki sähköpostitekstistä olisi todennäköisesti mukautettava tilanteeseen sopivaksi:
Hei [työntekijän nimi],
Haluaisin keskustella kanssasi säännöllisesti tehtävistäsi, haasteistasi ja tavoitteistasi. Haluan varmistaa, että saat tarvitsemasi tuen mahdollisten esteiden voittamiseksi ja parhaiden mahdollisten työtulosten saavuttamiseksi.
Haluaisin sopia ensimmäisen 1:1-tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Laitan sitten tapaamisten sarjan kalenteriin.
Jotta kokoukset olisivat tehokkaita, ehdotan, että pidämme muistiinpanot ja esityslistan kohdat täällä, jotta molemmat pääsemme niihin käsiksi: [linkki].
Odotan innolla, että pääsemme yhdessä kehittämään mahdollisuuksiasi ja tukemaan sinua polullasi.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Malliesimerkki 4: Sähköpostikutsu kahdenkeskisiin tapaamisiin konfliktitilanteissa tai viestintäongelmissa.
Suoritusongelmien lisäksi myös säännölliset ristiriidat ja viestintäongelmat voivat olla syy ottaa käyttöön 1:1-kokoukset tai säännölliset arviointikeskustelut. Seuraavassa esimerkissä tai kutsusähköpostin mallissa käsitellään tätä suoraan:
Hei [työntekijän nimi],
Haluaisin keskustella kanssasi säännöllisesti tiimityöstä ja viestinnästä. Tavoitteeni on tukea sinua työskentelemään tehokkaasti kollegojesi kanssa ja edistää avointa ja rakentavaa työilmapiiriä.
Haluaisin sopia ensimmäisen 1:1-tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Laitan sitten tapaamisten sarjan kalenteriin.
Jotta kokoukset olisivat tehokkaita, ehdotan, että kirjaamme muistiinpanot ja ajatukset tänne: [linkki].
Odotan innolla tiimityön vahvistamista avoimessa keskustelussa kanssanne.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Oikea otsikko työntekijöille lähetettävään kutsusähköpostiin arviointikeskusteluja varten (4 ehdotusta)
Se, avataanko sähköpostikutsu ja kuinka paljon huomiota tekstisi sisältöön kiinnitetään, riippuu myös sähköpostin sopivasta otsikosta. 1-to-1-tapaamisia varten lähetettävän sähköpostikutsun otsikon tulisi aina olla lyhyt ja ytimekäs. Optimaalinen sähköpostin otsikkorivi sisältää vain 30-50 merkkiä tai 4-7 sanaa. Ks: Aiheen ihanteellinen pituus
Henkilökohtaisia tapaamisia tai säännöllisiä työntekijöiden arviointeja varten lähettämäsi sähköpostikutsun otsikko voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen:
Uutta: Henkilökohtaiset 1:1-kokoukset
Kick-off: 1:1-kokoukset alkavat ensi viikolla.
Tärkeää ennakkotietoa: 1:1-kokoukset alkavat ensi viikolla.
1:1-kokoukset ([työntekijän nimi] + [sinun nimesi]).
Sähköpostin otsikkorivillä ei välttämättä pitäisi mainita mitään yksittäisiä syitä 1:1-kohteelle. Tämä tulee myöhemmin sähköpostissa tai itse yksityiskohtaisessa tekstissä (ks. mallit).
Viimeinen tekijä, joka on erittäin tärkeä kutsusähköpostin tehokkuuden kannalta, jaan kanssasi viimeisessä osassa: henkilökohtainen keskustelu ennen virallista, ammattimaista sähköpostipyyntöä.
Tärkeää: Henkilökohtainen keskustelu työntekijöiden kanssa ennen kutsusähköpostin lähettämistä.
Ennen kuin lähetät työntekijöillesi uusien työntekijöiden arviointien sähköpostimallia, sinun on hyvä ilmoittaa niistä etukäteen henkilökohtaisessa tapaamisessa. Henkilökohtaisessa tapaamisessa saat heti käsityksen siitä, ymmärtävätkö työntekijät kahdenkeskisten tapaamisten tarkoituksen, ja sinulla on tilaisuus korostaa heidän aktiivista rooliaan 1-1 tapaamisten tai säännöllisten henkilöstöarviointien muotoilussa.
Keskustelun aikana voit myös selventää tehokkaammin, minä viikonpäivänä, mihin aikaan ja kuinka pitkäksi ajaksi 1:1-keskustelut tulisi järjestää. Jos mahdollista, vastaa työntekijäsi mieltymyksiin tai ainakin osoita, että vastapuolesi näkökulma on sinulle tärkeä.
Virallisen, ammattimaisen kutsusähköpostin tulisi olennaisilta osin vastata henkilökohtaisen haastattelun sisältöä ja mahdollisuuksien mukaan käsitellä suoraan kysymyksiä, jotka työntekijät mainitsivat edellisessä haastattelussa.
Kalenterikutsu työntekijöille 1-to-1-tapaamisten sarjaa varten
Sähköpostin lisäksi lähetät luultavasti myös useita tapaamisaikatauluja suoraan työntekijöillesi. Tähän kalenterikutsuun tai -malliin kannattaa sisällyttää seuraava sisältö:
- Molempien osallistujien nimet on mainittava nimityssarjan otsikkorivillä.
- Kestosta ja tiheydestä olisi sovittava etukäteen
- Kutsun kuvauksessa on oltava linkki 1:1-muistiinpanoihin.
- 1:1-tilaisuuden tarkoitus olisi toistettava kutsussa tai kuvauksessa.
Kalenterikutsun virallinen tai ammattimainen teksti voisi näyttää esimerkiksi seuraavalta:
Otsikko
Kuukausittain 1:1 (Jean & Christian)
päivämäärä
2024-12-14, kuukausittain toistuva
Kesto
30 minuuttia
Kuvaus
Tavoite: Keskinäisten odotusten yhteensovittaminen, palaute ja keskustelu kehitystavoitteista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä.
Linkki yhteisiin muistiinpanoihimme: echometerapp.com/one-on-ones/....
Johtopäätös - Puuttuuko sinulta vielä jotakin 1:1:n valmisteluun?
Tämän tekstin pitäisi toivottavasti antaa sinulle hyvä käsitys siitä, mitä sähköpostikyselyyn voi sisältyä säännöllisen 1-1 tapaamisen järjestämiseksi. Olemme myös antaneet sinulle muutamia esimerkkejä ja malleja otsikkoriville, joiden pitäisi auttaa sinua.
Jos olet hieman luovempi ja haluat epätavallisen nimen kahdenkeskisten tapaamisten sarjallesi, löydät blogistamme esimerkkejä tästä aiheesta.
Tuntuuko sinusta, että voisit saada vielä enemmän irti kahdenkeskisistä tapaamisistasi? Silloin 1-to-1-kokousohjelmistomme Echometer voi auttaa sinua. Vuorovaikutteisten kokousmallimme avulla kokouksestasi tulee paitsi hauskempi ja tuottavampi, myös tehokkaat toimet ilmestyvät yhtäkkiä luontevasti pöydälle. Kokeile esimerkiksi yksinkertaisesti alla olevaa mallia:
1:1-kokoustyökalun malli: Tunnelma sääksi
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaan, yksityiselämään ja yksityiselämään?
1:1-kokouksen työkalumalli: Viestintä
Missä näet tiimisi: Miten työpanos jakautuu?
Missä näet itsesi? Missä roolissa olet tapaamisesta riippuen?
Mikä olisi ensimmäinen askel sen varmistamiseksi, että työpanos jakautuu tasaisemmin tiimin sisällä?
1:1-kokoustyökalun malli: epäonnistuminen eteenpäin
Milloin viimeksi tunsit, että olit tehnyt virheen jossakin asiassa?
Miten reagoit tähän virheeseen?
Mikä olisi rakentava näkemys tästä "virheestä"?
Mitkä ovat seuraavat tärkeät virheet, jotka sinun on tehtävä, jotta pääset lähemmäksi tavoitteitasi?
1:1-kokoustyökalun malli: Opi parhaimmilta
Ketä tiimissäsi ihailet ja miksi?
Mitä asioita haluat oppia, kun ajattelet kollegojasi yrityksessä ja sen ulkopuolella?
Ota yhteyttä ihmisiin, joilta haluat oppia.
1:1 Meeting Tool Template: Konfliktityypit
Mainitse jokin viimeaikainen konflikti, joka sinulla oli tiimissäsi.
Tutustu viiteen eri konfliktityyliin: Voidaanko käyttäytymisesi ja asenteesi luokitella yhteen tai useampaan konfliktityyliin?
Miten olisit voinut hoitaa konfliktin paremmin?
