Jos Sherlock Holmes olisi tiimin johtaja, mitä hän tekisi? Kyllä, aivan oikein. Hän herättäisi pilkkaa pitämällä Deerstalker-lippistä päässään toimistossa ja nettipuheluissa. Mutta en tarkoita sitä.
Sherlock Holmes on hyvin älykäs, joten hän päätyisi nopeasti ilmeiseen johtopäätökseen: Suhde ja viestintä tiiminsä jäsenten kanssa on yksi tiimin menestyksen tärkeimmistä vipuvarsista. Ja on olemassa erityisesti yksi kokous, joka on suunniteltu juuri tätä varten: kahdenkeskinen kokous kollegoiden kanssa (jota varten on olemassa joitakin ammattimaisia kahdenkeskisiä malleja, mutta siitä lisää hetken kuluttua).
Joten, Sherlock, oletko jo asettanut asianmukaisen arvon 1-to-1-keskusteluille? Vai kuuluvatko sinun 1-1-keskustelusi alla olevassa lainauksessa mainittuun 52%:hen? Oli miten oli, tämä teksti auttaa sinua nostamaan kahdenkeskiset keskustelusi seuraavalle tasolle. Erityisesti ilmaiset mallipohjamme ja malliesityslistat kahdenkeskisiä keskusteluja varten auttavat sinua.
"52% työntekijöistä menettää huomionsa kokouksissa ensimmäisten 30 minuutin aikana".
Kahdenkeskisten tapaamisten tavoite ja tarkoitus
Kuten edellä todettiin, kahdenkeskisillä tapaamisilla on erilaiset tavoitteet. Lintuperspektiivistä katsottuna kyse on yksinkertaisesti työntekijöiden johtamisesta henkilökohtaiseen vuoropuheluun (ammattimaisen 1-to-1-kokousmallin kanssa tai ilman).
Jos johdan huonosti, parhaat työntekijäni irtisanoutuvat pahimmassa tapauksessa ilman, että olen valmistautunut siihen. Toinen seuraus olisi, että tiimin tavoitteet jäävät saavuttamatta, koska tiimin jäsenten toiminta ei ole yhdenmukaista. Molemmat heittäisivät erittäin huonoon valoon pätevyyttäni johtajana tai pomona. Tässä olemme siis hyvän kahdenkeskisen kokouksen ensimmäisen tavoitteen äärellä (huonot kahdenkeskiset kokoukset johtavat yleensä seuraavassa kuvassa näkyvään reaktioon...).
Tämän perusteella kahdenkeskisten tapaamisten ensimmäinen tavoite on rakentaa hyvä, luottamuksellinen ja kunnioittava suhde tiimini jäseniin. Vasta sen jälkeen ristiriidat ja jännitteet kerrotaan minulle avoimesti. Se on myös ainoa tapa, jolla voin täyttää roolini palvelevana johtajana tai valmentajana ja auttaa työntekijöitä kehittymään edelleen. Hyvät henkilökohtaiset mallit, olivatpa ne sitten painettuja tai digitaalisia, voivat tietenkin auttaa tässä.
Ei kaikissa kahdenkeskisissä tapaamisissa, mutta monissa säännöllisissä kahdenkeskisissä tapaamisissa toisena keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että tiimini jäsenten toiminta tai tehtävät toteutetaan oikein. Se, missä määrin minun on puututtava tähän asiaan, riippuu suuresti suoran alaiseni kypsyystasosta. Periaatteessa kahdenkeskinen tapaaminen (virtuaalinen tai toimistolla pidetty) voi kuitenkin olla hyvä tilaisuus ratkaista meneillään olevissa tehtävissä olevia esteitä, haastaa ja viitata tiimikollegoille oikeissa paikoissa tiimin sisäisen viestinnän vahvistamiseksi.
Haluaisin antaa sinulle tässä vaiheessa yhden konkreettisen vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan hyvän kahdenkeskisen keskustelun tavoitteen: sovita se suoraan raporttiisi. Jotkut haluavat esimerkiksi enemmän palautetta, kun taas toiset haluavat enemmän ohjausta nykyiseen toimintaansa liittyen. Tämä näkyy myös esimerkiksi näissä Z-sukupolvea koskevissa tilastoissa.
"76% Z-sukupolven työntekijöistä haluaa enemmän mahdollisuuksia oppia ja soveltaa uusia taitoja."
Ennen kuin siirrymme ilmaisiin tulostettaviin malleihin, esityslistanäytteisiin, näytteisiin ja kysymyksiin kahdenkeskisiä keskusteluja varten, haluaisin antaa sinulle hieman kriittistä ajattelemisen aihetta.
Miksi sinun ei pitäisi käyttää (tulostettavia) 1-to-1-malleja?
Kun esimiehet pyytävät minulta mallia tai esityslistan mallia kahdenkeskisiä tapaamisia varten, olen varovainen. Mitä he tarkalleen ottaen yrittävät saavuttaa? Siksi haluaisin laatia lyhyen tarkistuslistan siitä, mikä on ominaista hyville ja huonoille kahdenkeskisille tapaamisille:
Hyvien 1-to-1-keskustelujen ominaispiirteet:
- Keskustelut ovat täynnä energiaa
- Säännölliset onnistumisen tai tyytyväisyyden hetket, koska tehtävät on suoritettu.
- Mitattavissa olevat taitojen parannukset (esim. kyselytutkimusten avulla).
- Joskus olet hieman hermostunut ennen näitä keskusteluja (esimerkiksi siksi, että haluat jakaa rakentavaa palautetta).
- Molemmat keskustelukumppanit seuraavat säännöllisesti
Huonojen 1-to-1-puhelujen ominaisuudet:
- Small talkin jälkeen ei ole enää aiheita, -
- 1:1 siirretään
- Olet taas unohtanut työntekijöidesi kahden lapsen nimet...
- Kumpikaan osapuoli ei ole valmistellut 1-to-1-keskusteluja.
Pointtini on: Luuletko, että teet 1-to-1-kokouksistasi parempia käyttämällä samaa mallia tai esityslistaa jokaisessa kokouksessa ja jokaiselle tiimin jäsenelle? Toivottavasti et.
On parempi, että mukautat kumpikin kussakin tapauksessa. Siksi suosittelen, että käytät erilaisia malleja tai lomakkeita omaan tilanteeseesi sopivia, jotta saavutat edellä mainitut tavoitteet: energiset ja tuottavat 1:1-keskustelut. Alla olevat tulostettavat mallit voivat auttaa sinua juuri siinä.
Mallien sisältö on muuten peräisin Echometer-ohjelmistosta 1-to-1-puheluita varten. Jos siis haluat tehdä sen erityisen helpoksi itsellesi, kokeile työkalua ilmaiseksi.
Malliin liittyvät kysymykset: Miten aloitat kahdenkeskisen tapaamisen työntekijöiden kanssa?
Kysymykseen "Miten aloittaa kahdenkeskinen tapaaminen työntekijöiden kanssa" voin viitata edellä olevaan: Jotta voit rehellisesti kuulla työntekijöidesi mielipiteen, sinun on luotava hyvät suhteet heihin. Hyvä suhde auttaa luomaan edellytykset hyville kahdenkeskisille keskusteluille: Rento keskusteluilmapiiri.
Olipa kyseessä sitten nuorempi tai vanhempi esimies, suorat alaiset hermostuvat säännöllisesti puhuessaan henkilökohtaisesti omalle pomolleen. Heillä on asenne: "Älä sano mitään väärää". Tämä asenne on tietenkin myrkkyä hyvälle keskustelulle ja rennolle ilmapiirille. Se on huono perusta hyvän kahdenkeskisen tapaamisen asialistalle.
Tässä kohtaa tulee kuvaan pieni temppu tai vinkki hyviin kahdenkeskisiin tapaamisiin: kokouksen jäänmurtajat eli tarkistuskysymykset, jotka rikkovat keskustelun jään ja vähentävät suoran raportin hermostuneisuutta. Seuraavassa on muutamia ehdotuksia hyviksi ja hauskoiksi kahdenkeskisten tapaamisten jäänmurtajiksi:
Toimittaja alkaen Prod
Editor alkaen Develop
Toimittaja paikallinen
Manuaalisesti rakennettu malli - ei-iFrame (AB-testiä varten)
1:1-kokoustyökalun malli: Tunnelma sääksi
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaan, yksityiselämään ja yksityiselämään?
Tyypillisiä aiheita kahdenkeskisissä tapaamisissa
Yllä olevien ilmaisten ammatillisten mallien ja lomakkeiden perusteella voit tietysti myös ennustaa, mitkä ovat tyypillisiä aiheita työntekijöiden henkilökohtaisissa arvioinneissa. Tämän avulla voit valmistautua henkisesti mahdollisiin vaikeisiin kysymyksiin.
Seuraavassa on esimerkkejä tyypillisistä kahdenkeskisten tapaamisten aiheista ja kysymyksistä, joita työntekijäsi voivat esittää. Nämä ovat tietenkin teoreettisia skenaarioita – olet onnekas, jos tiimisi jäsenet kaikki toisivat nämä aiheet niin aktiivisesti esityslistalle. Siitä olisi joka tapauksessa apua:
Esimerkkejä työntekijöiden 1-to-1-kokouksissa esittämistä aiheista ja kysymyksistä
- Pohdi prioriteetteja
- Mahdollinen aihe: "En ole varma, pitäisikö minun keskittyä tehtävään A vai B. – Kumpi prioriteetti on mielestänne etusijalla?"
- Kohdentaminen: Mikä tekee hyvästä työstä hyvää
- Mahdollinen aihe: "Miten voimme varmistaa, että työni vastaa sidosryhmien odotuksia?". Onko konkreettisia esimerkkejä siitä, miten tunnistatte 'hyvän työn'?"
- Anna palautetta
- Mahdollinen aihe: "Haluaisin tietää, mitä mieltä olit esityksestäni viimeisimmässä tuote-esittelyssä asiakkaalle – onko jotain, mitä voisin parantaa?"
- Haasteet ja tukokset
- Mahdollinen aihe: "Minulla on vaikeuksia saada tukea markkinointitiimiltä, mikä viivästyttää projektiani. Voitteko auttaa selvittämään tämän?"
- Henkilökohtainen kehitys ja uratavoitteet
- Mahdollinen aihe: "Olen kiinnostunut uudesta projektista Backend-ohjelmistotiimissä – Uskotko, että minulla on siihen oikeat taidot, vai pitäisikö minun ensin opetella jotain?"
- Työmäärä ja hyvinvointi
- Mahdollinen aihe: "Minusta tuntuu, että nykyinen työmäärä ei ole toteutettavissa laadusta tinkimättä – voimmeko keskustella siitä, miten voisimme mukauttaa tätä?"
- Ideat ja innovaatiot
- Mahdollinen aihe: "Minulla on ajatus siitä, miten voisimme tehostaa prosessia Z – voimmeko keskustella tästä lyhyesti, jotta näemme, onko se järkevää?"
- Suhteet tiimissä
- Mahdollinen aihe: "Ymmärrän, että viestintä kollegani Maxin kanssa on joskus vaikeaa – onko sinulla ideoita siitä, miten voisin hoitaa tämän paremmin?"
- Tuen tarve
- Mahdollinen aihe: "Tarvitsen lisätietoa hankkeen – tavoitteista, voisitteko kertoa minulle, mikä on hankkeen lopputarkoitus, tai kenen kanssa voisin puhua siitä?"."
- Katsaus tulevaisuuteen
- Mahdollinen aihe: "Mitä tärkeitä hankkeita tai muutoksia on tulossa, joihin minun pitäisi valmistautua?"
Tunnetko olevasi paremmin valmistautunut seuraavaan henkilökohtaiseen arviointikeskusteluun? Jos et ole, olen liittänyt alla olevan FAQ:n, jos se on tarpeen. Mutta nyt tehdään välivaiheen johtopäätös.
Johtopäätös - Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Kahdenkeskiset tapaamiset ovat välttämätön väline jokaiselle pomolle, joka arvostaa tehokasta ja arvostavaa yhteistyötä. Tässä artikkelissa on paitsi osoitettu, miten tärkeitä tällaiset kokoukset ovat tiimin kehittymisen ja yrityksen menestyksen kannalta, myös tarjottu käytännöllisiä ilmaisia malleja, esimerkkiesityslistoja, kysymyksiä ja jäänmurtajia näiden kokousten laadun parantamiseksi.
Onnistuneiden kahdenkeskisten tapaamisten avain on niiden mukauttaminen kunkin yksittäisen tiimin jäsenen tarpeisiin. Sen sijaan, että luotat jäykkiin, tulostettaviin malleihin, sinun pitäisi järjestää kokoukset joustavasti, jotta voit keskustella operatiivisista haasteista ja vahvistaa suhteita.
Olipa kyse priorisoinnista, palautteesta tai henkilökohtaisesta kehityksestä – Tässä esitetyt lähestymistavat auttavat sinua käymään energisiä ja tuottavia keskusteluja. Käytä vinkkejä poistaaksesi esteitä, rakentaaksesi luottamusta ja hyödyntääksesi työntekijöidesi koko potentiaalin. Näin tiimistäsi tulee paitsi tehokkaampi myös motivoituneempi ja tyytyväisempi.
FAQ - Usein kysytyt kysymykset
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
"52% työntekijöistä menettää huomionsa kokouksissa ensimmäisten 30 minuutin aikana".
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
"52% työntekijöistä menettää huomionsa kokouksissa ensimmäisten 30 minuutin aikana".
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Hyvät kahdenkeskisten kokousten mallit
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
Mennäänpä vihdoin tämän artikkelin – keskipisteeseen, kahdenkeskisiin kokousmalleihin.
Voit tietenkin myös mukauttaa mallin kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi ja ruotsiksi. Vaihda tätä varten yksinkertaisesti kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.
Esimerkkejä työntekijöille suunnatuista henkilökohtaisista kutsuista 1 vs. 1 -kokouksiin
Jos säännöllisen arviointikeskustelun syy on kuitenkin luonteeltaan yksilöllinen, tämä on syytä mainita myös kutsuviestissä ja ehkä jopa sähköpostin otsikossa. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä ja malleja siitä, miltä tämä voi näyttää sähköpostikutsussa tai sähköpostikyselyssä.
Malliesimerkki 1: Sähköpostikutsu uusien työntekijöiden kanssa pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten.
Yleinen syy uuden 1 vastaan 1 -kokoussarjan aloittamiseen on uusien kollegoiden perehdyttäminen ja tutustuttaminen. Tässä tilanteessa seuraava teksti tai malli sopii sähköpostikutsuun: Hei [työntekijän nimi],
Tervetuloa tiimiin! Toivottavasti tunnet jo nyt olevasi hyvissä käsissä ja olet saanut ensimmäiset myönteiset vaikutelmasi.
Jotta saisit parasta mahdollista tukea perehdyttämisjaksosi aikana, haluaisin järjestää kanssasi säännöllisiä 1:1-tapaamisia. Näissä tapaamisissa voit selvittää kysymyksesi, keskustella edistymisestäsi ja mahdollisista haasteistasi sekä auttaa sinua sopeutumaan hyvin joukkoomme.
Haluaisin järjestää ensimmäisen tapaamisemme [päivämäärä ja kellonaika]. Tapaaminen kestää noin [kesto] minuuttia. Ilmoittakaa minulle, jos se sopii teille. Lisään sitten päivämääräsarjan kalenteriimme.
Ehdotan, että pidämme yhteiset muistiinpanomme 1:1-kokousten valmistelusta täällä, jotta voimme molemmat käyttää niitä: [linkki].
Odotan innolla, että pääsen tutustumaan sinuun entistä paremmin ja tekemään kanssasi töitä!
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Ennen kuin menemme pidemmälle, haluaisin antaa sinulle nopean vinkin siitä, miten voit itse nostaa kahdenkeskisen tapaamisen uudelle tasolle: 1-1-kokousohjelmistomme Echometer.
Vuorovaikutteiset keskustelupohjamme tekevät keskustelusta hauskempaa ja tuottavampaa, ja lisäksi tehokkaat toimet tulevat yhtäkkiä luontevasti esiin. Kokeile esimerkiksi yksinkertaisesti alla olevaa mallia:
Ei small talkia, ei kiusallisia taukoja. 🥱 Tämä 1:1-malli yksinkertaisesti toimii aina.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Se voi olla erityisen arkaluonteista, jos 1:1-tapaamisen tai arviointikeskustelun syynä ovat työntekijän suoritusongelmat. Seuraava esimerkki sähköpostitekstistä olisi todennäköisesti mukautettava tilanteeseen sopivaksi:
Suoritusongelmien lisäksi myös säännölliset ristiriidat ja viestintäongelmat voivat olla syy ottaa käyttöön 1:1-kokoukset tai säännölliset arviointikeskustelut. Seuraavassa esimerkissä tai kutsusähköpostin mallissa käsitellään tätä suoraan:
Johtopäätös - Puuttuuko sinulta vielä jotakin 1:1:n valmisteluun?
Tämän tekstin pitäisi toivottavasti antaa sinulle hyvä käsitys siitä, mitä sähköpostikyselyyn voi sisältyä säännöllisen 1-1 tapaamisen järjestämiseksi. Olemme myös antaneet sinulle muutamia esimerkkejä ja malleja otsikkoriville, joiden pitäisi auttaa sinua.
Jos olet hieman luovempi ja haluat epätavallisen nimen kahdenkeskisten tapaamisten sarjallesi, löydät blogistamme esimerkkejä tästä aiheesta.
Tuntuuko sinusta, että voisit saada vielä enemmän irti kahdenkeskisistä tapaamisistasi? Silloin 1-to-1-kokousohjelmistomme Echometer voi auttaa sinua. Vuorovaikutteisten kokousmallimme avulla kokouksestasi tulee paitsi hauskempi ja tuottavampi, myös tehokkaat toimet ilmestyvät yhtäkkiä luontevasti pöydälle. Kokeile esimerkiksi yksinkertaisesti alla olevaa mallia:
Ei small talkia, ei kiusallisia taukoja. 🥱 Tämä 1:1-malli yksinkertaisesti toimii aina.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
