What is a value stream mapping

Was ist Value Stream Mapping? Definition, Funktion & Benefits

Produktentwicklung ist wie ein Labyrinth. Du weißt, es gibt einen Ausgang – das ist das Endprodukt. Wie du dahin kommst, weißt du jedoch nur grob. Denn: Du hast keine Ahnung, welcher Weg der schnellste ist. 

Damit du bereits am Startpunkt weißt, welcher Weg zum Ziel und welcher in eine Sackgasse führt, gibt es Value Stream Mapping. Value Stream Mapping legt offen, welche Prozesse und Wege einen besonders hohen Wert für dich und die Produktentwicklung haben – so dass du den direkten Weg zum Ziel nehmen kannst.

Ich zeige dir, wie genau Value Stream Mapping funktioniert, wie du es anwendest und wie deine Organisation davon profitieren kann. Dabei erkläre ich dir auch, warum Value Stream Mapping insbesondere zu Beginn einer agilen Transformation ein wichtiges Werkzeug für dich und dein Unternehmen ist. 

 

Was ist Value Stream Mapping? 

Bevor wir klären, was Value Stream Mapping ist, lass uns zunächst die Frage stellen:

Was sind Wertströme bzw. “Value Streams”?

Wertströme bezeichnen alle relevanten Prozessschritte, die eine Organisation benötigt, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu fertigen. Value Stream Mapping – auf Deutsch Wertstromanalyse – ist eine betriebswirtschaftliche Methode, um diese Prozesse in Produktion und Dienstleistung zu verbessern und so schneller mehr Wert zu generieren. Ursprünglich kommt die Wertstromanalyse aus dem Lean Thinking

Die Wertstromanalyse analysiert den Ist-Zustand von Prozessen. Sie deckt die operativen Wertströme auf – also die wirklich wertschöpfenden Prozesse. Gleichzeitig legt sie auch die weniger wertschöpfenden Prozesse offen. Das ermöglicht es dir, die Wertströme in deinem Unternehmen zu priorisieren. Dabei stellst du die operativen Wertströme an die Spitze. Diese optimierst du zuerst. Denn: Durch Verbesserung dieser generierst du einen besonders hohen Wert. 

 

Was genau macht die Wertstromanalyse? 

Eine Wertstromanalyse optimiert Prozesse – das klingt abstrakt und theoretisch. In der Praxis kann das zum Beispiel heißen: Eine Wertstromanalyse hilft dir dabei, unnötig durchgeführte Arbeit zu verringern und Schnittstellen zwischen beteiligten Organisationseinheiten zu verbessern. Du kannst mit Value Stream Mapping daher beispielsweise unnötige Liege- und Wartezeiten optimieren und infolgedessen Geld einsparen.

 

Value Stream Mapping Beispiel aus der Praxis

Um die Definition von Wertströmen besser zu verstehen, lass uns auf ein (vereinfachtes) Value Stream Mapping Beispiel schauen: Du hast eine Eisdiele. Sagen wir, du produzierst insgesamt 10 Sorten Eis. Für einige dieser Sorten benötigst du eher viel Aufwand: Um das Bio-Walnuss-Eis und Bio-Apfel-Eis zu produzieren, beschäftigst du eine zusätzliche Teilzeitkraft und verwendest eine Maschine, um die Nüsse für das Walnuss-Eis zu zerkleinern. Der “-strom” ist also für das Walnuss-Eis und das Apfel-Eis etwas “länger” bzw. komplizierter – aber sind sie das auch “Wert-”?

Durch die Wertstromanalyse fällt dir auf, dass die Sorten Apfel und Walnuss, also immerhin 20 Prozent deines gesamten Sortiments, nur selten gegessen werden. 

Die Schlussfolgerung auf Basis des Value Stream Mapping: Du solltest diese Sorten aus dem Sortiment nehmen. Denn: Sie nehmen Platz in der Produktion und in der Auslage deiner Eisdielen ein, ohne Umsatz zu generieren. Du solltest daher entweder neue Eissorten testen oder beliebte Eissorten mehr produzieren und diese anbieten. Das ist wirtschaftlicher und macht Kunden zufriedener.

Das Value Stream Mapping Beispiel könnte noch weiter gehen: Nehmen wir an, du merkst, dass in deiner Eisdiele der Verkauf von Kaffee 45% deines Umsatzes ausmacht. Nachdem du eine Wertstromanalyse (die hier relativ kurz ausfallen könnte) gemacht hast, weißt du: Du investierst für diesen großen Umsatz im Verhältnis zur Eisproduktion jedoch kaum Zeit, die “Länge des Stroms ist sehr kurz”. Wow! 

Vielleicht solltest du dein Kaffeesortiment daher (gezielt) ausbauen. Hier kommt es dann zu einem nächsten Schritt: Kommunikation mit dem Kunden. Früher oder später sollte jedes Value Stream Mapping dazu führen, mit Kunden in Kontakt zu kommen um den Hintergrund ihres Verhaltens zu verstehen. Wieso macht Kaffee einen solch großen Teil des Umsatzes aus? Wenn wir auf unsere Zahlen schauen, merken wir: Morgens verkaufen wir kaum Eis, sondern fast nur Kaffee. Wir müssen also die Kunden zu dieser Tageszeit besser verstehen. Aha, es sind Pendler. Sie wertschätzen, dass du so schnell darin bist, Kaffee zu machen. Das sind Mehrwerte, Alleinstellungsmerkmale, die sich ausbauen lassen – alles auf Basis unserer Wertstromanalyse. 

Dieses Value Stream Mapping Beispiel zeigt, wie weit eine Wertstromanalyse gehen kann. Wer weiß – eventuell wird sich die Eisdiele irgendwann komplett auf die Zielgruppe “Pendler” fokussieren?

Zu ergänzen ist, dass wir es in unserem Value Stream Mapping Beispiel sehr einfach  gehalten haben. Denn: Das Produkt und der Mehrwert, den es generiert, sind relativ simpel. Bei vielen B2B-Produkten und Anwendungsfällen fällt das Value Stream Mapping viel komplexer aus. Man zeichnet eine richtige “Karte” (Map) des gesamten Wertschöpfungsprozesses, um entscheidende Stellen auf übersichtliche Weise zu identifizieren.

 

Wie gehe ich bei einer Wertstromanalyse vor?

Die Wertstromanalyse besteht grundsätzlich aus den folgenden Schritten:

  • Produkt und Prozess eingrenzen
  • Team zusammenstellen
  • Prozessschritte ermitteln und dokumentieren
  • Daten und Kennzahlen zu den einzelnen Prozessschritten sammeln
  • Prozess visualisieren
  • Prozessdaten auswerten
  • Prozesse optimieren

Ziel einer Wertstromanalyse ist es, dass alle Beteiligten eines Prozesses an einem Strang ziehen – und so keine Ressourcen verschwendet werden und Potenziale ungenutzt bleiben.

 

Was sind die Benefits einer Wertstromanalyse?

Die Benefits einer Wertstromanalyse liegen auf der Hand. Du kannst mit ihr

  • Ursachen für die Verschwendung von Ressourcen offenlegen,
  • die Verschwendung von Ressourcen reduzieren, 
  • Verbesserungspotenziale identifizieren,
  • Handlungsprioritäten aufdecken
  • Schnittstellen in der Organisation effizienter verknüpfen,
  • die Produktqualität steigern und
  • Führungskräften ein tieferes Verständnis für relevante Abläufe im Unternehmen vermitteln.

Letzteres ist der Grund, warum sich gerade für komplexe Produkte immer ein Value Stream Mapping lohnt: Die Führungskräfte haben ein klareres gemeinsames Bild vor Augen und ziehen deshalb besser an einem Strang.

 

Nachteile und Herausforderungen einer Wertstromanalyse

Wie du siehst, kannst du mit einer konsequenten Optimierung von operativen Wertströmen deine Organisation auf zahlreichen Ebenen unterstützen. Auf welche Herausforderungen triffst du dabei?

Richtige Prozesse wählen

Bei komplexen Abläufen in großen Organisationen kann es eine Herausforderung sein, die operativen Wertströme zu identifizieren. Das ist jedoch entscheidend für ein effizientes Value Stream Mapping. Sorge daher dafür, dass du im Vorfeld die Prozesse mit dem größten Einsparungspotenzial ausmachst.

Schätzung des Aufwands

Bevor du einen Wertstrom in Lean identifizierst und optimierst, solltest du den Aufwand dafür schätzen. Denn: Die unterschiedlichen Anstrengungen, die mit einer Wertstromanalyse verbunden sind, können je nach Prozess und Produkt erheblich variieren. Du solltest daher im Vorfeld Aufwand und Benefits einer Wertstromanalyse abwägen. 

Behalte dabei den Return on Investment (POI) im Auge. Wenn du grundsätzlich das Gefühl hast, dass das Unternehmen ineffizient funktioniert, Zeit verschwendet wird, die Kunden nicht richtig verstanden werden bzw. unzufrieden sind – dann sind das Zeichen für die Sinnhaftigkeit eines Value Stream Mappings.

Die richtigen Mitarbeiter wählen

Für die Optimierung eines Wertstroms in Lean benötigst du erfahrene Mitarbeiter. In der Regel nehmen Führungskräfte eine Wertstromanalyse vor.

Nutze agile Werte

Um einen Wertstrom in Lean agil zu verbessern, verlasse dich auf die bewährten Werte von Agilität, wie Commitment, Mut, Respekt, Fokus und Transparenz. 

 

Analyse- & Visualisierungssoftware im Vergleich (VSM Software) 

Eine Wertstromanalyse erledigst du nicht mit Stift und Papier. Um Prozesse identifizieren und optimieren zu können, benötigst du eine ausgereifte Analyse- und Visualisierungssoftware. Dabei helfen können dir unter anderem diese Produkte:

 

Wie passen Agilität und Wertstromanalyse zusammen?

Das Scaled Agile Framework (SAFe®) organisiert Teams um den Wert von Prozessen. Dafür musst du jedoch erst einmal wissen, was Wert hat und wie dieser entsteht. Die Wertstromanalyse identifiziert operative Wertströme – also die Prozesse, die den größten Wert schaffen. Sie deckt also auf, woher „Value“ kommt und wie dieser definiert ist. 

Das heißt: Value Stream Mapping ist insbesondere zu Beginn einer agilen Transformation bzw. bei der Einführung des Scaled Agile Frameworks ein wichtiger Baustein, um ein lean-agiles Arbeiten auf allen Ebenen deiner Organisation einzuführen.

In der Praxis unterschätzen Unternehmen dies oftmals. Doch erst mit einer konsequenten Ausrichtung auf operative Wertströme kann deine Organisation eine kundenzentrierte Business Agility erreichen – genau das ist das Ziel von SAFe®. 

 

Was ist Value Stream Mapping – Fazit

Agiles Arbeiten fordert eine Organisation auf allen Ebenen. Um dabei effizient Produkte mit Mehrwert auf die Beine stellen zu können, müssen Unternehmen die operativen Wertströme im Unternehmen identifizieren. Value Stream Mapping ist dein Werkzeug dafür. Es legt Prozesse so offen, dass du agile Teams um den Wert herum positionieren kannst.

Welche weiteren Herausforderungen auf dich bei einer agilen Transformation warten, zeigt dir Project Scagile. Dies erklärt dir in verschiedenen Workshops, welche 7 Fehler du auf deinem Weg zur Agilität unbedingt vermeiden solltest. Schau gerne mal rein, die Workshops sind kostenlos.

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