Christian Heidemeyer

Dezember 5, 2024

5 Vorlagen & ein Leitfaden: Wöchentlicher Mitarbeiterbericht

1:1-Meetings, Führung

Ich musste kein Psychologie Studium absolvieren, um zu wissen: Erfolgreiche Führung eines Teams geht nur über gesunde und regelmäßige Kommunikation.

Und ein gängiges Mittel, dass Führungskräfte dafür nutzen, sind wöchentliche Mitarbeiter-Statusberichte. Diese geben einen Überblick über den Status des Mitarbeitenden, über dessen Leistung, über bestimmte KPIs und Metriken oder auch optional über dessen Stimmung.

In diesem Artikel werde ich einen Überblick über wöchentliche Mitarbeiter Berichte geben, einige Vorlagen und Dateien in verschiedenen Formaten (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) bereitstellen und dich als Chef bzw. Chefin darin anleiten, dieses Kommunikationsmittel zu verwenden.

Eines vorweg: Fühlst du dich als Führungskraft unsicher, wie systematisches & erfolgreiches People Management aussieht? Dann habe ich etwas für dich: Unser kostenloser Online People Management Training Kurs.

Schau gerne mal rein und lerne zum Beispiel einen Trick, wie du die Teamleistung relativ einfach um 10-20% steigern kannst – du kannst sofort loslegen 🙂 Aber zurück zum Thema.

Passen Mitarbeiterberichte überhaupt noch zu einer modernen Führungskultur? Gute Frage. Man kann und sollte regelmäßige digitale bzw. virtuelle Arbeits-Berichte auch kritisch sehen. Auch diese Perspektive werde ich einnehmen. Legen wir aber nun erstmal los mit der Frage, was ein wöchentlicher Mitarbeiterbericht eigentlich ist.

Vorlagen - Wöchentlicher & Monatlicher Mitarbeiterbericht

Was ist ein wöchentlicher Mitarbeiterbericht?

Um es kurz zu machen: Die Grundidee eines wöchentlichen Mitarbeiterstatus Bericht ist, als Führungskraft zeiteffizient einen Überblick über den aktuellen Status von allen Aufgaben und Aktivitäten im Team zu bekommen.

Warum ist der wöchentliche Statusbericht von Direct Reports also relevant? Dein Ziel als Führungskraft ist, das Teamziel zu erreichen und dabei die Mitarbeitermotivation hochzuhalten. Dabei liegt deine Aufgabe als Führungskraft unter anderem darin, das Team auf ein Ziel auszurichten, also die verschiedenen individuellen Tätigkeiten zu orchestrieren, um letztlich konstruktive Reibung bei gleichzeitiger Harmonie zu erreichen. Genau dabei kann der Mitarbeiterbericht helfen. Je nach Branche, ob im IT oder im Vertrieb, sind hierbei natürlich andere Schwerpunkte wichtig, und insofern solltest du dafür möglichst auch andere Vorlagen und Formate verwenden.

Grundsätzlich wird als wöchentlicher Mitarbeiterstatus Bericht zumeist ein maximal einseitiges Dokument an die eigene Führungskraft via Email geschickt. Dieses einseitige Dokument ist meist eine gleichbleibende Vorlage, die jede Woche innerhalb weniger Minuten von dem Mitarbeitenden ausgefüllt wird.

Der Fokus liegt wie gesagt primär auf den Aktivitäten des Direct Reports, auf dessen Zielen und möglicherweise auf Metriken, die erreicht bzw. nicht erreicht wurden.

Sie können auch ein Weg sein, um regelmäßige, synchrone Eins-zu-Eins Meetings mit Mitarbeitenden zu umgehen, die auch ihre Probleme haben – wie man unten auf dem Bild sieht 😄 Aber dazu kommen wir noch, gehen wir erstmal etwas tiefer.

Vorlagen - Wöchentlicher & Monatlicher Mitarbeiterbericht

Was ist in einem wöchentlichen Mitarbeiterbericht inkludiert?

Also, was solltest du als Chef bzw. Chefin in einem wöchentlichen Mitarbeiterstatus Bericht grundsätzlich inkludieren? Aus der Vogelperspektive geht es um drei Dinge:

Vergangenheit:

Woran hast du in den letzten Tagen gearbeitet? Wo hast du deine Zeit primär investiert?

Status Quo:

Aufgaben: Welche geplanten Aufgaben sind bis heute fertig geworden? Welche sind nicht wie geplant fertig geworden?
Nenne mir möglicherweise aktuelle Metriken bzw. KPIs zu deinen Tätigkeiten (z.B. gehaltene Vertriebsmeetings, Anzahl abgeschlossener Tickets etc.)
Blocker: Welche Blocker hast du jetzt, zum aktuellen Zeitpunkt?
Stimmung: Wie zufrieden bist du mit deiner letzten Woche?
Wenn du als Mitarbeiter die Vogelperspektive einnimmst, zum Beispiel das Quartals oder auch Jahresziel: Wie ist diesbezüglich insgesamt der Status?

Zukunft:

Welche Aufgaben stehen als nächstes an? Gibt es möglicherweise Meetings oder Konferenzen, die dich von deiner Arbeit abhalten werden?
Wenn du als Mitarbeiter die Vogelperspektive einnimmst, zum Beispiel das Quartals- oder auch Jahresziel: Wie optimistisch bist du, dass dieses Ziel erreicht wird und warum?

Das sollte dir ein gutes erstes Gefühl dafür geben, was alles in einem wöchentlichen Mitarbeiterstatus Bericht enthalten sein kann. Außerdem dürfte es auch klarer machen, inwiefern ein entsprechender Bericht – sei er nun synchron in einem Meeting, asynchron als simples Update via Email oder über eine Eins-zu-Eins-Update-Software wie Echometer – wichtig für die Führung des Teams ist.

Übrigens hat auch Elon Musk von seinen Mitarbeitenden bei X eingefordert, ihm jede Woche einen Bericht zuzuschicken. Die Idee wurde viel diskutiert. Auf dieser Website hier findest du dazu mehr Informationen. Ich möchte dir nicht vorenthalten, wie die Statusbericht Vorlage von Elon Musk aussieht. Hier ist der entscheidende Teil aus der Email, in der die Initiative angekündigt wird (freie Übersetzung in allen nicht-englischen Sprachen):

Email von Elon Musk (Twitter) zu wöchentlichen Berichten

Twitter-Team,

Um Software schnell zu innovieren, ist es wichtig zu wissen, woran jeder arbeitet und wer was programmiert.

Bitte senden Sie in Zukunft jeden Freitag (diese Woche am Mittwoch) das folgende wöchentliche Update per E-Mail an [email protected] mit folgendem Format:

Betreffzeile: „Weekly Update“, Name, Abteilung und Datum (z.B. “Weekly Update, John smith, SWE, 11/20)

E-Mail-Text:

An welchem Projekt Sie arbeiten (z.B. Blue Verified)

Was Sie zu erreichen versuchen (z. B. zuverlässige Einziehung der 8 $-Zahlung)

Code-Beispiele/Phabricator-Links des in dieser Woche geschriebenen Codes

Diese wöchentliche Aktualisierung gilt für:

```
Alle Manager/Ingenieure in SWE und ML
```

[...]

Twitter Engineering

Bevor wir gleich zu den Vorlagen und Formaten kommen, möchte ich einmal eine Meta-Perspektive einnehmen: Sind wöchentliche Mitarbeiterstatus Berichte überhaupt sinnvoll? Ehrlich gesagt: Häufig nicht.

Vorlagen - Wöchentlicher & Monatlicher Mitarbeiterbericht

Kritik an wöchentlichen Mitarbeiterstatus Berichten

Wöchentliche digitale Berichte haben zweifellos ihren Zweck in vielen Organisationen, doch gerade in Teams, die Wissensarbeit leisten und in komplexen Umgebungen nach dem Cynefin Framework agieren, gibt es einige grundlegende Schwächen, die hinterfragt werden sollten.

1. Persönlicher Kontakt ist unerlässlich

In komplexen und dynamischen Arbeitsumfeldern ist der direkte Austausch zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten entscheidend. Persönliche Eins-zu-Eins-Meetings oder produktive Team-Meetings, bei denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird, sind nicht nur effektiver, sondern auch:

Wertschätzender gegenüber den Mitarbeitenden: Der Dialog schafft Raum für individuelle Anliegen und ermöglicht es, Probleme oder Ideen unmittelbar anzusprechen.
Beziehungsfördernd: Regelmäßige persönliche Interaktion stärkt das Vertrauen und die Bindung innerhalb des Teams sowie zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. Eine gute Beziehung ist in komplexen Situationen oft entscheidend für den Erfolg.

Wöchentliche digitale Berichte hingegen ersetzen diesen direkten Kontakt nicht und wirken oft mechanisch oder einseitig.

2. Zentralisierung der Informationen

Der größte Kritikpunkt an wöchentlichen Berichten ist die zentralisierte Informationsverarbeitung:

Typischerweise landen alle Informationen bei einer einzigen Person, meist der Vorgesetzten.
Diese Person ist jedoch oft nicht in der Lage, alle Probleme zu lösen oder alle relevanten Informationen zu verarbeiten.
Es bleibt unklar, ob die Mitarbeitenden tatsächlich die Unterstützung erhalten, die sie brauchen, da die Diskussion fehlt.

Ein Bericht alleine kann nicht die kollektive Intelligenz und Kreativität eines Teams ersetzen, die für die Bewältigung komplexer Herausforderungen so wichtig sind.

Falls du übrigens ungeduldig wirst und eine Vorlage möchtest, kannst du an dieser Stelle auch gerne schon einmal in unser Video schauen: Hier stelle ich eine einfache, druckbare Vorlage auf Basis von Excel vor.

3. Alternative: Persönliche Meetings und Teamdiskussionen

Ein besserer Ansatz besteht darin, regelmäßige persönliche Eins-zu-Eins-Meetings mit den Direct Reports durchzuführen (notfalls virtuell bzw. remote) und zusätzlich produktive Team-Meetings, wie etwa agile Retrospektiven, zu etablieren.

In Eins-zu-Eins-Meetings können individuelle Herausforderungen oder Anliegen direkt adressiert und gemeinsam Lösungsansätze entwickelt werden.
Team-Meetings fördern den Austausch und das Lernen voneinander, wodurch die Expertise des gesamten Teams genutzt wird.
Besonders in komplexen Umgebungen helfen solche Meetings, die gemeinsame Problemlösung zu stärken und Verantwortung zu verteilen, anstatt sie auf eine Person zu konzentrieren.

Wöchentliche Berichte mögen in manchen Szenarien also hilfreich sein, doch sie können deinen persönlichen Kontakt und interaktive Zusammenarbeit von persönlichen Gesprächen mit dir als Chef bzw. Chefin nicht ersetzen.

Wenn dich ein allgemeines Intro zu regelmäßigen Eins-zu-Eins-Meetings interessiert, schau gerne mal in unseren Post dazu: Ein Guide: 6 Tipps für erfolgreiche 1-zu-1-Gespräche.

Keine Zeit für 1-zu-1 Meetings?

Du meinst, du hast keine Zeit für regelmäßige Eins-zu-Eins Meetings oder du kannst dir nicht vorstellen kannst, sie regelmäßig erfolgreich und produktiv zu moderieren? Doch, das geht relativ einfach: Mit unserer Echometer 1-zu-1 Meeting Software.

In unserer Software kann dein Mitarbeiter asynchron, ohne dich, remote Notizen für euer gemeinsames Meeting festhalten. In dem gemeinsamen Meeting könnt ihr dann produktiv über die Punkte sprechen und werdet von Fragen-Vorlagen begleitet. Außerdem wird die Stimmung und Mitarbeiterentwicklung über die Zeit messbar. Schau gerne mal rein, indem du die folgende Vorlage bzw. Folgendes Format ausprobierst:

Kein Small Talk, keine peinlichen Pausen. 🥱 Dieses 1:1-Template funktioniert einfach immer.

💬 Aus dem Template:

Auf welche Leistung bist du stolz, die ich vielleicht nicht bemerkt habe?
Welche kleine Veränderung würde deine Arbeit sofort verbessern?
Wofür würdest du dir bei der Arbeit gerne mehr Zeit nehmen?

…

Falls du ein besseres Gefühl dafür gewinnen willst, welche Vorlagen es noch so in unserer Software gibt, kann dir dieser Blogartikel helfen: 5 Vorlagen für regelmäßige Mitarbeiter-Check-Ins.

So, jetzt aber genug mit Kritik. Du warst interessiert an Vorlagen… Um dir noch ein besseres Gefühl für die Thematik Eins zu Eins Meetings und wöchentliche Status Updates mit deinen Mitarbeitenden zu geben, gebe ich dir im Folgenden einige Vorlagen und Formate für unterschiedliche Szenarien an die Hand.

Keine Sorge, ich bereite sie in den gängigen Formaten auf, damit du sie möglicherweise bearbeiten, ausdrucken und auch herunterladen kannst: PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

Vorlagen - Wöchentlicher & Monatlicher Mitarbeiterbericht

⏩ 5 kostenlose Vorlagen für Wöchentliche Mitarbeiterberichte

Im Folgenden findest du Vorlagen, Muster und Beispiele für wöchentliche Mitarbeiter-Statusberichte. Sie haben unterschiedliche Schwerpunkte und sollten somit für unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet sein.

Formate - Wöchentlicher & Monatlicher Mitarbeiterbericht

Standardvorlage: Wöchentlicher Mitarbeiter-Bericht

Als kostenlose Vorlage für dein wöchentliches Mitarbeiter Status Check-In ist folgendes Formular geeignet.

📋 Status-Update [Name]
Woche: 5. September 20XX – 12. September 20XX

✅ Abgeschlossene Aufgaben

[Beispiel]

🎯 Aktueller Status & Ziele

Aufgabe 1: Beispiel 1
- Voraussichtlicher Abschluss der Aufgabe:
Aufgabe 2: Beispiel 2
- Voraussichtlicher Abschluss der Aufgabe:

⚠️ Herausforderungen & Blocker

[Beispiel]

🤝 Was ich brauche (von meiner Führungskraft oder dem Team)

[Beispiel]
[Idee]

⁉️ Stimmungs-Check

Vorlage herunterladen als Excel bzw. XLSX Datei

Vorlage in weiteren Formaten: Excel Vorlage

Wenn du dir die obige Vorlage als bearbeitbare Excel XLSX Datei herunterladen möchtest, klicke einfach auf das Bild unten. Dann kannst du die Vorlage flexibel bearbeiten oder ausdrucken.

Vorlage herunterladen als Google Sheets

Vorlage in weiteren Formaten: Google Sheets

Wenn du dir die obige Vorlage als bearbeitbare Google Sheets online herunterladen möchtest, klicke einfach auf das Bild unten. Dann kannst du die Vorlage flexibel bearbeiten oder ausdrucken.

🚸 Achtung: Du musst bei Google eingeloggt sein, um die Vorlage oben Links im Menü kopieren (und somit bearbeiten) zu können.

Vorlage herunterladen als druckbares PDF

Vorlage in weiteren Formaten: PDF Vorlage

Wenn du dir die obige Vorlage als druckbares PDF herunterladen möchtest, klicke einfach auf das Bild unten. Dann kannst du die Vorlage flexibel bearbeiten oder ausdrucken.

Vorlage herunterladen als Word Dokument

Vorschau: Status-Mitarbeiterbericht Word Vorlage

Wenn du dir die obige Vorlage als Word Dokument herunterladen möchtest, klicke einfach auf das Bild unten. Dann kannst du die Vorlage flexibel bearbeiten oder ausdrucken.

Vorlage herunterladen als Google Docs

Vorschau: Google Docs Status-Mitarbeiterbericht Vorlage

Wenn du die obige Vorlage als Google Docs bearbeiten möchtest, klicke einfach auf das Bild unten. Dann kannst du die Vorlage flexibel bearbeiten, indem du sie kopierst.

🚸 Achtung: Du musst bei Google eingeloggt sein, um die Vorlage oben Links im Menü kopieren (und somit bearbeiten) zu können.

Falls du es nicht gesehen hast: Du kannst diese Bericht-Vorlage oben in den Toggles auch in anderen Formaten (wie z.B. PDF oder Word) öffnen, bearbeiten, herunterladen und drucken. Die downloadbaren Vorlagen sind übrigens in Englisch, wie du vielleicht schon gesehen hast. Du kannst den Text oben kopieren oder das Tool Deepl als Übersetzer verwenden, wenn du die Mitarbeiterbericht Vorlage in einer anderen Sprache wünschst (z.B. spanisch, niederländisch, portugiesisch, französisch, finnisch, italienisch oder schwedisch).

„Warum bringen meine Mitarbeitenden nie Themen in die 1:1-Meetings ein?“

„Ich bin als Führungskraft zu oft schlecht auf die 1:1-Meetings vorbereitet.“

“Mitarbeitende öffnen sich mir in 1:1-Gesprächen einfach nicht.”

„Ich kann keine Muster oder Trends in meinen 1:1s erkennen. Alles wirkt isoliert.“

„Ich mag den Mitarbeiter, aber er bringt nicht die gewünschte Leistung. Wie kann ich das in 1:1s angehen?„

“Ich weiß oft nicht, ob ich in meinen 1:1s zu hart – oder zu soft – war, um positiv einzuwirken.”