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In Retrospektiven wird viel geredet – aber leitet das Team aus der Diskussion in der Retro auch gute Maßnahmen ab? Das Ableiten von guten Maßnahmen entscheidet häufig darüber, ob Retrospektiven vom Team als “Laber-Meeting”, oder wertschöpfende Zeit im Sprint des Teams wahrgenommen wird. Sie hängen somit eng damit zusammen, wie sehr die beiden von agilen Methoden profitieren: Die agile Team- und Organisationskultur.
Daher möchten wir in diesem Artikel 7 praktische Tipps teilen, wie du wirklich sinnvolle Maßnahmen aus deinen Retros generierst, die dein Team wirklich weiterbringen. Und welche Fehler du besser vermeiden solltest. Eines noch vorweg:
Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post dazu: 54 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).
Tipp 1 für gute Maßnahmen aus Retrospektiven: Bei Maßnahmen gilt Qualität statt Quantität
Das Ziel einer Retrospektive ist nicht, dass jedes Teammitglied mindestens ein Todo daraus mitnimmt. Stattdessen sollte das Ziel einer Retro sein, im Team ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln, was die zentralsten Themen für das Team sind.
Mit steigender Quantität der Maßnahmen steigt auch das Risiko, dass die Maßnahmen nur für einzelne Personen interessant, aber für das Team insgesamt relativ unbedeutend sind. In solchen Fällen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass man sich im Team die Zeit nimmt, die Umsetzung und Wirksamkeit gemeinsam zu monitoren. Die Maßnahmen fallen mit der Zeit unter den Tisch und es entsteht das Gefühl, die Maßnahmen aus Retrospektiven hätten keine Verbindlichkeit.
Der bessere Ansatz: Ziele in deiner Retrospektive darauf ab, die Top 3 wichtigsten Themen zu identifizieren, für die es sich lohnt Maßnahmen abzuleiten und diese so zu formulieren, dass deren Umsetzung tatsächlich auch für das Team von Bedeutung ist.
Tipp 2: In den Retrospektiven erst Priorisieren, dann Maßnahmen definieren
Wie schafft man es also die Qualität von Maßnahmen zu erhöhen?
Eine Retrospektive besteht mit gutem Grund aus verschiedenen Phasen: Die 5 Phasen einer Retro. Es ist kein Zufall, dass das Ableiten von Maßnahmen zum Schluss kommt. Trotzdem ist regelmäßig auch bei uns die Versuchung groß, schon früh bei der Klärung von Feedbacks in Maßnahmen zu denken und diese festhalten zu wollen.
Das zu frühe Festhalten von Maßnahmen in einer Retro kann schnell zu einem Problem werden. Denn man verzichtet auf den wichtigen Schritt, erst einmal die gesammelten Feedbacks und Themen zu priorisieren. Erst nach der Priorisierung weiß man, welche Themen gerade für das Team am dringlichsten sind und kann eine passende Top 3 Prio-Liste bilden.
Daher unser Tipp: Ideen für Maßnahmen in der ersten Hälfte der Retro als Notiz festhalten OHNE davon schon eine finale Maßnahme zu definieren. Das Definieren von Maßnahmen sollte ausschließlich erst nach der Priorisierung erfolgen. Willkommener Nebeneffekt: Das konsequente Ablehnen von Maßnahmendiskussionen in der ersten Hälfte der Retro ist auch ein großer Gewinn für das Timeboxing.
Tipp 3: Nur konkrete Maßnahmen (siehe Beispiele)
Vielleicht habt ihr das auch schon gehört: “Na gut, dann lasst uns als Maßnahme festhalten ‘Alle achten darauf, netter zu sein.’”. Wen wundert’s, dass Retrospektiven als nicht wertschöpfend empfunden werden, wenn man so vage und lieblos bei der Formulierung von Maßnahmen bleibt?
Wenn ein Thema wirklich wichtig genug ist, dass es bei der Priorisierung in der Top 3 gelandet ist, dann sollte man sich auch die Mühe machen, die Maßnahme SMART zu formulieren. Jeder kennt sie mittlerweile und es sollte der Anspruch sein, diese auch auf die Maßnahmen aus Retrospektiven anzuwenden: Die SMART-Kriterien.
Bei manchen Themen kann einem das Formulieren von konkreten Maßnahmen schwierig vorkommen. Hier deshalb ein paar Beispiele für Do’s und Dont’s bei der Formulierung von Maßnahmen:
Nicht so: | Sondern so: |
Alle achten darauf, netter zueinander zu sein. | In der nächsten Woche: Ein Check-out nach jedem Termin, um Wertschätzung auszudrücken und Diskussion zu reflektieren. |
Mehr Empathie in Video-Calls | Nächste Woche machen alle ihre Kamera an. |
Bessere Aufgabenbeschreibung | Nächste Woche einen Workshop zur Erweiterung unser “Definition of Ready” einstellen. |
Im Daily schneller auf den Punkt kommen | Bis zur nächsten Retro ein Timeboxing von 2 Minuten pro Person im Daily ausprobieren |
Bei der Formulierung der Maßnahmen wichtig:
- Die Maßnahmen sollten nicht überambitioniert sein. Ihr seht zum Beispiel, dass es in dem Beispiel nur darum geht “einen Workshop einzustellen”. Es bleibt also völlig offen, welche Entscheidung in diesem Workshop getroffen wird. Die Zeit in der Retro sollte dazu dienen, die wichtigsten Themen zu identifizieren, nicht, diese umgehend zu lösen. Auch das Koordinieren eines Folgetermins (bei uns “Breakout Session” genannt) kann eine gute Maßnahme sein – 10x besser als “Bessere Aufgabenbeschreibung” in jedem Fall 😉
- Die Maßnahmen können auch kleine Experimente sein: Vielleicht sind sich nicht alle einig, ob die Maßnahme Früchte trägt. Hier gilt: “Probieren geht über studieren”. Wenn keine wichtigen Gründe dagegen sprechen, formuliert die Maßnahme so, dass man eine Veränderung lediglich für die nächste Woche, oder den nächsten Monat ausprobiert.
Die meisten Agile Coaches drehen sich im Kreis…
…und behandeln oberflächliche Symptome. Es wird Zeit, die Psychologie zu nutzen – für einen nachhaltigen Mindset Change.
„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“
„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“
Tipp 4: Ziel und Maßnahme separat definieren (mit Beispiel)
Häufig ist man sich im Team schnell einig, was das gemeinsame Ziel ist. Die Vorstellungen, wie dieses Ziel erreicht werden soll, können natürlich trotzdem weit auseinander gehen.
Deshalb ist es häufig hilfreich, sich erstmal auf ein gemeinsames Ziel zu einigen. Erst, wenn ein klares Ziel definiert ist, sollte man anfangen mögliche Maßnahmen zu entwerfen.
Beim späteren Review der Maßnahme hilft das Ziel als Anker, um die Wirksamkeit einer Maßnahme zu bewerten. Ist ein Ziel erreicht, kann man eine Maßnahme abschließen. Ist die Maßnahme zwar umgesetzt, aber das Ziel noch nicht erreicht, könnte es sinnvoll sein, eine Folgemaßnahme zu definieren. Ist ein Ziel durch neue Rahmenbedingungen obsolet geworden, kann eine Maßnahme verworfen werden – unabhängig davon ob sie bereits umgesetzt wurde oder nicht.
Etwas strukturierter ausgedrückt könnte das Schema für das Maßnahmen-Review so aussehen:
| Ziel erreicht | Ziel nicht erreicht | |
| Maßnahme noch offen | Maßnahme verwerfen | Maßnahme auf Wiedervorlage legen |
| Maßnahme erledigt | Maßnahme abschließen | Ggf. Folgemaßnahme planen |
Wie kann also ein gut formuliertes Ziel für eine Maßnahme aussehen? Hier wieder ein paar passende Beispiele für Maßnahmen und dazugehörige Ziele:
| Maßnahme | Ziel |
| In der nächsten Woche: Ein Check-out nach jedem Termin, um Wertschätzung auszudrücken und Diskussion zu reflektieren. | Angenehmeres Arbeitsklima in Diskussionen schaffen |
| Nächste Woche machen alle ihre Kamera an. | Bessere Einbindung aller Gesprächsteilnehmer in Video-Calls |
| Nächste Woche einen Workshop zur Erweiterung unser “Definition of Ready” einstellen. | Weniger Rückfragen und Wartezeiten bei der Umsetzung von Aufgaben. |
| Timeboxing von 2 Minuten pro Person im Daily ausprobieren | Kürzere Dailys mit ausgewogenen Gesprächsanteilen. |
Tipp 5: Das Maßnahmen-Review als fixen Agendapunkt in Retrospektiven etablieren
Wenn ihr euch nun also schon die Mühe macht, konkrete Maßnahmen und das dazugehörige Ziel zu formulieren, dann solltet ihr auch das I-Tüpfelchen nicht auslassen: Einen regelmäßigen Maßnahmen-Review in eurem Sprintzyklus zu etablieren.
Persönlich wundert es mich, dass das Review von Maßnahmen (noch) kein fixer Agendapunkt für Sprint Retrospektiven im Scrum Guide ist. Meine Empfehlung wäre das jedenfalls, es hier zu ergänzen: Scrum Guide.
Je nach Frequenz eurer Retrospektiven kann es darüber hinaus sinnvoll sein, schon im Daily / Weekly des Teams das Maßnahmen-Review zu thematisieren.
Tipp 6: Mit Timeboxing in der Retro den nötigen Raum für die Definition von guten Maßnahmen schaffen
Die Retrospektive zieht häufig viel Energie und nach 60-minütigen Diskussionen fällt es Teams häufig schwer, sich nochmal aufzuraffen und die nötige Energie aufzubringen, um gute Maßnahmen zu definieren.
Als Moderator*in einer Retrospektive solltest du daher das Timeboxing gut im Blick behalten und nach dem Priorisieren / Voting noch ausreichend Zeit für das Ableiten von Maßnahmen vorsehen. 5 Minuten zum Schluss einer Retro sind nicht genug, um gute Maßnahmen abzuleiten. Vor allem, wenn Teammitglieder dann schon im Kopf im Folgetermin sind.
Meine persönliche Meinung: Verzichte auf Retro-Marathons von 90 Minuten, oder mehr. Ich kann keinem Teammitglied verübeln nach so langen Terminen nicht mehr genug Konzentration für das Ableiten guter Maßnahmen zu haben. Retros können auch in 30, 45, oder 60 Minuten sehr wertschöpfend sein. Gleichzeitig sind meiner Erfahrung nach dann auch die Maßnahmen besser.
Persönlich würde ich es immer bevorzugen, alle zwei Wochen 45 Minuten in eine Retro zu investieren, als einmal im Monat 90 Minuten. Das hängt natürlich auch mit dem Sprintzyklus des Teams zusammen. Vielleicht geht es deinem Team auch so. Frag sie mal – und wenn ihr euch unsicher seid, probiert es aus 🙂
Eine Sache möchte ich einschieben, unabhängig von Retros: Regelmäßige 1 zu 1 Meetings bzw. Coachings mit deinen Kolleg*innen können den entscheidenden Effekt auf deine Team-Performance haben. Und sie können sogar datengetrieben durchgeführt werden! Wenn dich das Thema weitergehend interessiert, schau mal hier: Hier findest du 129 Eins-zu-Eins Meeting (bzw. Mitarbeitergespräch) Fragen und hier sind die 3 besten One-on-One Meeting Tools im Vergleich.
Tipp 7: In Retrospektiven keinen Backlog für Maßnahmen anlegen
“Oh, wir hatten noch so viele schöne Ideen für Maßnahmen, die es nicht in die Top 3 geschafft haben – soll ich uns dafür mal einen Backlog anlegen?” – Nein.
Retrospektiven beginnen aus gutem Grund immer damit, neues Feedback aus dem Team einzuholen. Wenn also ein Thema wirklich wichtig ist, wird es automatisch über das Feedback im Team erneut auf die Agenda einer Retrospektive gebracht. Das Führen eines separaten Backlogs ist aus unserer Erfahrung kontraproduktiv. In der Retro möchte man seine neuen Ideen und Feedbacks in der Runde platzieren. Niemand hat Lust sich bei einer Retro erstmal eine lange Liste vergangener Ideen für Maßnahmen anzuschauen, die häufig wenig mit den aktuellen Herausforderung des Teams zu tun haben.
Es gilt: Was dem Team wichtig ist, kommt durch das Feedback des Teams alleine wieder auf die Agenda einer Retrospektive. Es braucht bei Retrospektiven keinen Backlog für Maßnahmen.
Tipp 8: Reflektiere die Qualität von Action Items mit dem Team
Du solltest regelmäßig, zum Beispiel einmal im Quartal, die Qualität von Action Items und Retros bewusst gemeinsam mit dem Team reflektieren.
Haben die Action Items und Retros insgesamt uns voran gebracht? Wenn nein, wieso nicht? Wo liegen die Ursachen (dafür bietet sich die 5 Why Methode an)?
Außerdem kann auch eine Health Check Retrospektive zu diesem Thema praktisch sein. In Health Check Retrospektiven fragst du das Team kurz und knackig nach der Zustimmung zu einer Aussage auf einer Skala von 1 bis 7. Du brauchst nur präzise Aussagen, um valides Feedback aus dem Team zu ziehen.
In unserem Tool (mehr dazu unten) zum Beispiel sieht das etwa so aus. Du kannst die Aussagen natürlich auch anpassen. Schau gerne mal rein – vielleicht probierst du es ja mal mit deinem Team aus: Echometer – ohne Login
Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.
- Kontinuierliche Verbesserung: In unserem Team setzen wir bedeutsame kontinuierliche Verbesserungen um.
- RO(T)I: Der Aufwand und die Zeit, die wir für unsere Retros aufbringen, sind gut investiert.
- Fokus: Die in der Retro besprochenen Themen sind für alle relevant und Themen, die nur wenige betreffen, werden konsequent ausgelagert.
- Prozess: Wir schaffen es, Maßnahmen aus Retrospektiven umzusetzen.
Tipp 9: Probiere Echometer aus
Eine einfache Unterstützung dabei, gute Maßnahmen abzuleiten, sind Retro Tools. Sie können dir einiges an Arbeit abnehmen – inkl. Maßnahmen Review, Timeboxing, aber auch qualitative Ableitung von Maßnahmen. Die Retro ist kein Monolog mehr sondern eine angeregte Diskussion – und du kannst als Moderator*in glänzen 
Wir geben dir konkrete Hinweise im Tool, wie man gute Maßnahmen ableitet – und es kann sowohl online remote als auch offline genutzt werden. Wenn du noch mehr Infos brauchst, schau gerne mal in unseren Artikel über „7 Smarte Retro Boards im Vergleich„.
Du kannst übrigens ohne einen Login deinerseits oder deines Teams eine Retro mit unserem Tool durchführen.
Über diesen Button kannst du das Tool direkt öffnen, deine Retro Methode wählen und ein Team via Link einladen:
Es sind bei Interesse viele verschiedene Methoden möglich: Mehr als 30 Retrospektive Methoden.
Wenn ihr euch noch unsicher seid, könnt ihr euch hier von einem unserer User überzeugen lassen: Erfahrungen von Agile Coach Holger mit unserem Tool.
Fazit: Gute Maßnahmen, gute Retrospektiven
Wenn du und dein Team die Kunst meistern, gute Maßnahmen aus Retrospektiven abzuleiten, wirst du überrascht sein, wie sehr dein Team die Retros schätzen wird.
In Echometer fragen wir Teams nach jeder Retro nach dem “Return on Time Invest” und können feststellen: Wohlformulierte Maßnahmen erhöhen die Zufriedenheit der Teams mit Retrospektiven deutlich.
Wenn du den Tipps oben folgst, kann eigentlich nichts mehr schief gehen! Gutes Gelingen also beim Ableiten von Maßnahmen in deiner nächsten Retrospektive!
Eine der besten Methoden, das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln, ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen – klick dich einfach mal durch: Team-Health Check Baukasten
Credits
Foto von „Luis Villasmil on Unsplash„
