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One-on-One Meetings mit direkten Mitarbeitern
In der heutigen Arbeitswelt ist eine effektive Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren direkten Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. One on One Meetings sind dabei zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um diese Kommunikation zu fördern, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. In diesem Artikel zeigen wir einen umfassenden Leitfaden auf, der dich durch die Grundlagen der erfolgreichen Durchführung von Einzelgesprächen führt. Hier bekommst du alles, vom Verständnis der Thematik, bis hin zur Umsetzung effektiver Strategien unter Verwendung maßgeschneiderter Gesprächsvorlagen in Word und Doc.
Vorlage für One on One Meetings (Word & Doc)
One-on-One Meetings verstehen💡
Denn nur mit der richtigen Intention entfalten diese Gespräche ihre volle Wirkung.
Was ist ein One-on-One?
Das Meeting soll Zeit schaffen, Diskussionen über die Herausforderungen, Ziele und berufliche Entwicklung des Mitarbeiters zu führen. Viele Unternehmen verwenden dafür eine standardisierte One-on-One-Vorlage (verfügbar in Word- und Doc-Formaten), um Konsistenz und Effektivität in diesen Meetings zu gewährleisten.
Bedeutung und Zweck von One-on-Ones
Einzelgespräche dienen mehreren Zwecken. Diese sind:
- Vertrauensaufbau und Beziehungspflege zwischen Manager und Mitarbeiter
- Regelmäßiges Feedback
- Bedenken und Sorgen äußern
- Individuelle Ziele mit den Unternehmenszielen abgleichen
- Förderung von Mitarbeiterwachstum und -entwicklung
- Effektive Mitarbeiterbindung
Eine wirklich gut strukturierte Templates für Mitarbeitergespräche inkludiert all diese Punkte in einer Vorlage.
Manager-Mitarbeiter Beziehung
Wie bereits im ersten Punkt erwähnt, spielen Einzelgespräche eine entscheidende Rolle bei der Stärkung der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Sie schaffen einen sicheren Raum für einen offenen Dialog und helfen dabei, hierarchische Barrieren abzubauen und eine Kultur der Transparenz zu fördern.
Diesen Punkt möchte ich nochmal gesondert betonen, weil die Manager-Mitarbeiter Beziehung die Grundlage für erfolgreiche Einzelgespräche herstellt. Ist die Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und seiner Führungskraft wackelig, können Einzelgespräche ihre Wirkung verlieren.
Genau deshalb haben wir bei Echometer mit vielen Managern und Teamleitern gesprochen und festgestellt, dass es wiederkehrende Probleme gibt, wenn es um die Mitarbeiter-Beziehung geht.
Eines dieser Probleme besteht darin, dass sich die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten in Einzelgesprächen nicht öffnen. Insgesamt haben wir 6 dieser Probleme herauskristallisiert. Auf diese werden wir später in diesem Artikel eingehen, sodass die One-on-One Meetings auch wirklich ihre volle Wirkung entfalten können.
Vorlage für One on One Meetings (Word & Doc)
Wie man One-on-One Meetings strukturiert💡
Ein effektives One-on-One Meeting folgt normalerweise dieser Struktur. In diese kann man beliebige Frage-Vorlagen problemlos integrieren:
- Check-in (Icebreaker) um einen Gesprächsfluss aufzubauen (5 Minuten)
- Gesprächsthemen die der Mitarbeiter mitbringt (10-20 Minuten)
- Feedback und Gesprächsthemen des Vorgesetzten (10-15 Minuten)
- Ziele definieren und konkrete Handlungen ableiten (5-10 Minuten)
- Zusammenfassung des Meetings (5 Minuten)
Viele Führungskräfte finden es hilfreich, eine kostenlose Vorlage für Einzelgespräche im Word- oder Doc-Format zu verwenden, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Punkte für ein effektives One-on-One Meeting berücksichtigen.
Das erste Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter
Es gibt immer ein erstes Mal, und das ist auch bei Einzelgesprächen der Fall. Es ist wichtig zu beachten, dass das erste One-on-One etwas anders strukturiert ist als die folgenden regelmäßigen Meetings.
Die richtigen Erwartungen festlegen
Nutze das erste One-on-One Meeting mit deinem Mitarbeiter um:
- Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären
- Kommunikationspräferenzen zu besprechen
- Den Ton für zukünftige Einzelgespräche festzulegen
- Ziele und Leistungskennzahlen festzulegen
Die besten Fragen für ein erstes One-on-One Meeting
- Was sind deine kurz- und langfristigen Karriereziele?
- Wie bevorzugen du es, Feedback zu erhalten? (Hier kann ein Persönlichkeitstest helfen: Ist der Mitarbeiter abstrakt vs. konkret / strategisch vs. taktisch?)
- Was motiviert dich bei der Arbeit?
- Welchen Herausforderungen stehst du derzeit gegenüber?
- Wie kann ich dich am besten in deiner Rolle unterstützen?
Nimm diese Fragen in deine Word- / Doc-Vorlage für Mitarbeitergespräche auf, damit du sie leicht nachschlagen kannst. Alternativ kannst du unsere Vorlage später in diesem Artikel kostenlos herunterladen.
Vorlage für One on One Meetings (Word & Doc)
Regelmäßige One-on-One Meetings
Nachdem du ein erste One-on-One Meeting mit einem direkten Mitarbeiter abgehalten und einen Rahmen festgelegt hast, ist es nun an der Zeit, regelmäßige One-on-Ones zu planen.
Wie oft sollten One-on-One Meetings stattfinden?
Die Frequenz von One-on-Ones kann variieren. Wichtig ist, dass diese regelmäßig stattfinden. Bei Befragungen von Führungskräften ist herausgekommen, dass 94% aller Manger One-on-Ones halten und davon ca. 49% auf einer wöchentlichen Basis. Auch zweiwöchentliche One-on-Ones sind ein klassischer Rhythmus. Um herauszufinden, ob wöchentliche oder zweiwöchentliche Einzelgespräche für deinen Fall ideal sind, kannst du dir folgende Fragen stellen:
- Wie groß ist dein Team?
- Wie komplex ist das aktuelle Projekt?
- Was passt zu den persönlichen Bedürfnissen deiner Mitarbeiter?
Grundsätzlich gilt:
Wöchentliche One-on-Ones: Ideal für schnelllebige Umgebungen oder bei der Arbeit an zentralen Projekten.
Zweiwöchentliche One-on-Ones: Geeignet für etabliertere Teams oder wenn tiefgreifendere Diskussionen erforderlich sind.
Welche Themen sollten in einem One-on-One behandelt werden (Beispiele)?
Fortschritte bei Zielen und Projekten
- „Wie läuft es mit dem Kundenprojekt XY? Wo stehst du aktuell im Vergleich zum Zeitplan?“
- „Welche Meilensteine hast du seit unserem letzten Gespräch erreicht?“
Herausforderungen und Hindernisse
- „Gibt es technische Probleme, die dich derzeit bei der Implementierung der neuen Software behindern?“
- „Welche Ressourcen oder Unterstützung benötigst du, um die anstehende Präsentation optimal vorzubereiten?“
Feedback (in beide Richtungen)
- „Wie empfandest du das Feedback zu deinem letzten Projektbericht? War es hilfreich und konstruktiv?“
- „Gibt es etwas in meinem Führungsstil, das ich verbessern könnte, um dich besser zu unterstützen?“
Karriereentwicklung
- „Welche Fähigkeiten möchtest du in den nächsten sechs Monaten entwickeln, um deine Karriereziele zu erreichen?“
- „Interessierst du dich für das anstehende Weiterbildungs-Programm? Wie könnte es deine berufliche Entwicklung fördern?“
Work-Life-Balance
- „Wie zufrieden bist du mit deiner aktuellen Work-Life-Balance? Gibt es Bereiche, die verbessert werden könnten?“
- „Fühlst du dich durch die flexiblen Arbeitszeiten unterstützt? Wie wirkt sich das auf dein Privatleben aus?“
Teamdynamik
- „Wie erlebst du die Zusammenarbeit im Team seit der Neustrukturierung? Gibt es positive oder negative Veränderungen?“
- „Welche Ideen hast du, um die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern?“
Kostenloses One-on-One Template für Word und Docs
Um dir zu helfen, haben wir ein kostenloses One-on-One Meeting Template erstellt, welches mit Word und Docs kompatibel ist.
Achtung: Die Vorlage für Docs und Word ist in Englisch und muss für deinen Zweck ggf. übersetzt werden. Dafür kannst du bspw. DeepL nutzen.
Du kannst die Word & Doc Vorlage folgendermaßen nutzen:
- Öffne das Dokument in Google Docs, indem du auf den Button klickst (hier kannst du es nicht bearbeiten).
- Klicke oben links auf „Datei“ -> „Herunterladen“ -> „Microsoft Word (.docx)“
- Du kannst das heruntergeladene Dokument nun bei dir in Word oder Google Docs importieren und es nach belieben bearbeiten.
Du kannst alternativ auch das Word (.docx) One-on-One Template direkt hier herunterladen:
Vorlage für One on One Meetings (Word & Doc)
One-on-Ones: Herausforderungen und Lösungen💡
Wie bereits angesprochen, gibt es sechs häufig vorkommende Probleme im People Management, die man vor allem in One-on-One Meetings beobachten kann. Es benötigt normalerweise ein paar Meetings um feststellen zu können, welcher Mitarbeiter mit welchen Problemen zu kämpfen hat.
Diese sechs Probleme umfassen:
- Kundenempathie: „Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die Perspektive des Kunden und des Unternehmens zu verstehen.“
- Beziehungsaufbau: „Meine Mitarbeiter öffnen sich mir in 1:1-Gesprächen nicht.“
- Persönliche Entwicklung: „Meine Mitarbeiter haben keine intrinsischen Entwicklungsziele.“
- Individuelle Leistung: „Meine Mitarbeiter optimieren ihre Feedback-Schleifen und Arbeitsabläufe nicht.“
- Soft-Skills: „Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Zweifel respektvoll und produktiv zu äußern.“ oder „Sie fühlen sich leicht angegriffen, wenn sie kritisiert werden.“
- Verantwortung und Teilnahme im Team: „Meine Mitarbeiter übernehmen keine Verantwortung für unser Teamziel.“
Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen
Der Umgang mit diesen Problemen kann für Team Leads eine Herausforderung darstellen. Die Ursachen können komplex sein, z. B. wenn ein Mitarbeiter in der Vergangenheit negative Erfahrungen mit Offenheit gemacht hat (vielleicht sogar in seinem Privatleben oder in seiner Kindheit).
Um diese Probleme wirksam anzugehen, musst du möglicherweise deinen Ansatz umstellen, wie du mit dem jeweiligen Mitarbeiter Einzelgespräche führst. Da dies eine große Herausforderung ist und normale Vorlagen für diese One-on-One Meetings möglicherweise nicht ausreichen, haben wir von Echometer zusammen mit Psychologen und Experten für agile Meetings spezielle Vorlagen dafür entwickelt.
Echometer Templates und weitere Ressourcen
Da wir bereits mehr als 25 Vorlagen erstellt haben, die die oben genannten Probleme adressieren, möchte ich dir hier zwei Beispiele vorstellen:
Problem Beispiel #1:
„Meine Mitarbeiter haben keine intrinsischen Entwicklungsziele.“
Auch wenn Menschen möglicherweise keine spezifischen Entwicklungsziele haben, gibt es sicherlich Aspekte ihrer Arbeit, die sie mehr interessieren als andere. Wenn du das Problem auf diese Weise betrachtest, kannst du Entwicklungsziele aus den Interessen ableiten, die den Mitarbeiter auch motivieren. Dies wird auch als „Job Crafting“ bezeichnet.
One-on-One-Meeting-Vorlage: Job Crafting
Wir alle haben bestimmte Aspekte unserer Arbeit, die wir mehr mögen als andere. Normalerweise gibt es einen gewissen Spielraum, unsere Rollen nach unseren Vorlieben zu gestalten. Es ist gut, sich dieser Vorlieben bewusst zu sein und sie zu kommunizieren, um vorbereitet zu sein, wenn sich Gelegenheiten zum Job Crafting ergeben. Fragen für ein „Job Crafting“ 1:1-Template:
Open Feedback Questions
Welche Aspekte deiner Arbeit gefallen dir am meisten?
Welche Aspekte deiner Arbeit gefallen dir am wenigsten?
Wenn du eine deiner Aufgaben an jemand anderen delegieren könntest, welche wäre das?
Wenn du eine Verantwortung oder Entscheidungsbefugnis zu deiner Rolle hinzufügen könntest, welche wäre das?
In die Warteliste eintragen
Unser One-on-One Meeting Tool steht gerade in der Entwicklung. Wenn du eine Information bekommen möchtest, wenn dieses verfügbar ist, kannst du dich hier mit deiner Email eintragen:
Problem Beispiel #2:
„Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Zweifel zu äußern.“
oder
„Sie fühlen sich leicht angegriffen, wenn sie kritisiert werden.“
Aus diesem grundlegenden Problem entstehen oft viele andere Probleme. Ein Beispiel hierfür ist, dass es diesen Personen oft schwerer fällt, klare Grenzen zu ziehen, was wiederum schlecht auf diese Mitarbeiter zurückfällt.
Für dieses spezifische Beispiel haben wir eine Vorlage namens „Saying ‘No’“ erstellt, die du in einem One-on-One-Gespräch mit deinem Mitarbeiter verwenden kannst:
One-on-One-Meeting-Vorlage: Saying ‘No’
Wenn jemand Schwierigkeiten hat, „Nein“ zu sagen, könnte es passieren, dass ihm immer mehr Aufgaben übertragen werden, bis er schließlich Gefahr läuft, auszubrennen. Dieses Format hilft den einzelnen Mitarbeitern, darüber nachzudenken, wie sie angemessene Erwartungen setzen und „Nein“ sagen, wenn es nötig ist.
Open Feedback Questions
Reflektieren: Was sind gute Gründe, „Nein“ zu sagen, wenn dich jemand um etwas bittet?
Beispiele sammeln: Wann hast du das letzte Mal „Nein“ gesagt, als dich jemand um etwas gebeten hat? In welchen Situationen hättest du gerne „Nein“ gesagt, hast es aber nicht getan?
Werkzeuge: Welche Phrasen oder Fragen können hilfreich sein, wenn jemand möchte, dass du etwas tust?
In die Warteliste eintragen
Unser One-on-One Meeting Tool steht gerade in der Entwicklung. Wenn du eine Information bekommen möchtest, wenn dieses verfügbar ist, kannst du dich hier mit deiner Email eintragen:
Vorlage für One on One Meetings (Word & Doc)
Fazit – Vorlagen für One-on-One Meetings
One-on-Ones sind ein wirkungsvolles Instrument zur Verbesserung der Kommunikation, zur Erhöhung des Engagements der Mitarbeiter und zur Leistungssteigerung. Durch die Umsetzung der in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien und die Verwendung gut gestalteter Vorlagen für Einzelgespräche kannst du diese Gespräche in dynamische, produktive Meetings verwandeln, von denen sowohl dein Mitarbeiter als auch das Unternehmen profitieren.
Denke daran, dass der Schlüssel zum Erfolg in der Beständigkeit, der Vorbereitung und einem echten Engagement für die Entwicklung der Mitarbeiter liegt. Beginne noch heute mit der Umsetzung dieser Praktiken, indem du unsere kostenlose Vorlage für Einzelgespräche mit Mitarbeitern verwendest und beobachte, wie die Produktivität und Zufriedenheit deines Teams in die Höhe schießt.
Hier kannst du die kostenlose One on One Word Vorlage downloaden oder unser speziell entwickeltes Meeting-Tool testen:
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Unser One-on-One Meeting Tool steht gerade in der Entwicklung. Wenn du eine Information bekommen möchtest, wenn dieses verfügbar ist, kannst du dich hier mit deiner Email eintragen:
