Du hast einen neuen Mitarbeitenden in deinem Team, ein neues Teammitglied oder einen neuen Direct Report, der an dich berichtet und jetzt planst du dein erstes One-On-One-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch? Hier findest du alle Tipps für die Einladung, die Agenda, die Moderation deines 1-1-Gesprächs und alles was dazu gehört!
Eines vorweg: Wenn dich eine allgemeine Einführung zu regelmäßigen Eins-zu-Eins-Meetings interessiert, schau gerne mal in unseren Post dazu: Ein Guide: 6 Tipps für erfolgreiche 1-zu-1-Gespräche.
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Eine Studie hat gezeigt, dass sich über 50% von neuen Mitarbeitenden auch nach ihrem Onboarding noch nicht ausreichend vorbereitet für ihre Rolle fühlen. Gerade in kleinen Unternehmen und Remote Teams sind es sogar über 60%.
Die Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergespräche sind also auch nach Abschluss des Onboardings weiterhin extrem wichtig.
Quelle: Der Effekt von schlechtem Onboarding auf neue Mitarbeitende
Tipp 1 für das erste 1-zu-1-Meeting mit neuen Mitarbeitenden: Die Einladung und das Vorgespräch
Gerade Personen, die als neue Mitarbeitende im Unternehmen oder als neue Teammitglieder in einem neuen Team ankommen, sind häufig mit der Flut an neuen Informationen überfordert. Daher sollte das erste Eins-zu-Eins-Meeting mit neuen Mitarbeitenden bzw. Teammitgliedern immer auch im persönlichen Gespräch besprochen und via Email-Einladung angekündigt werden.
Spricht man die neue 1-On-1-Meeting-Routine nicht vorab persönlich an, hat die*der neue Mitarbeitende bzw. das Teammitglied kaum eine Möglichkeit, sich entsprechend vorzubereiten und eventuell geht die Termineinladung in der Flut an Emails und Benachrichtigungen unter.
Tue dir und deiner*m Direct Report also den Gefallen und spreche die 1:1-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche persönlich an und gib der*dem Mitarbeitenden so die Chance, sich auf das erste Eins-zu-Eins-Meeting vorzubereiten.
Im Vorgespräch für das erste Eins-zu-Eins-Meeting mit deinem Direct Report kannst du folgende Punkte adressieren:
- Was ist der Sinn und Zweck der Eins-zu-Eins-Serie?
- Wie häufig soll das Eins-zu-Eins-Gespräch stattfinden (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) und wie lange soll der Termin dauern?
- An welchem Wochentag und zu welcher Zeit soll der Termin stattfinden?
- Was ist die Erwartungshaltung an den Direct Report für das erste Eins-zu-Eins-Gespräch?
- Wann genau wird das erste Eins-zu-Eins-Gespräch stattfinden?
Nach dem Gespräch kannst du auch eine Einladungs-Email für das erste Eins-zu-Eins-Gespräch an deinen Mitarbeitenden schicken. So kann der*die Mitarbeitende auch nochmal schriftlich in Ruhe alles nachlesen, was es zu dem 1:1 zu wissen gibt. Hier ein Artikel mit Beispielen dazu: 5 Templates und Beispiele für Einladungs-Email zu Eins-zu-Eins-Meetings.
Tipp 2 für das erste Eins-zu-Eins-Meeting mit neuen Mitarbeitenden: Die Vorbereitung und Schaffung des Rahmens
Das erste Eins-zu-Eins-Gespräch gibt die Richtung für alle weiteren One-On-One-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche vor. Daher ist es wichtig, als Führungskraft gut vorbereitet für das erste 1:1-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch zu sein.
Im ersten 1:1-Meeting sollte die Führungskraft zu Anfang sowohl die Erwartungshaltung als auch den Nutzen für den Mitarbeitenden wiederholen, um den Rahmen zu schaffen:
- Erwartungshaltung an den Mitarbeitenden:
- Offene Kommunikation: Der Mitarbeitende sollte bereit sein, ehrlich über Herausforderungen, Erfolge und Feedback zu sprechen.
- Aktive Vorbereitung: Der Mitarbeitende sollte sich auf die Gespräche vorbereiten, indem sie*er Themen, Fragen oder Anliegen mitbringt.
- Proaktives Mitgestalten: Das 1:1-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch ist ein gemeinsamer Raum, um über Ideen, Ziele oder Probleme zu sprechen. Es liegt am Mitarbeitenden, diesen Raum aktiv zu nutzen.
- Verantwortung für persönliche Entwicklung: Der Mitarbeitende sollte das 1:1 auch als Gelegenheit sehen, Verantwortung für seine Weiterentwicklung zu übernehmen, indem sie*er Feedback einfordert und Ziele definiert.
- Nutzen für den Mitarbeitenden:
- Individuelle Unterstützung: Der Mitarbeitende erhält eine klare Plattform, um seine Bedürfnisse, Herausforderungen und Ziele mit der Führungskraft zu besprechen.
- Karriereentwicklung: Die Gespräche bieten eine Chance, die berufliche Weiterentwicklung zu planen und gezielte Unterstützung zu erhalten.
- Klarheit und Feedback: Der Mitarbeitende erhält regelmäßig Rückmeldung zur eigenen Arbeit und Orientierung zu Erwartungen.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Durch regelmäßige Kommunikation wird ein stärkeres Verständnis und Vertrauen zwischen Mitarbeitendem und Führungskraft aufgebaut.
- Problemlösungen: Anliegen oder Hindernisse können in einem vertraulichen Rahmen frühzeitig besprochen und gelöst werden.
Erst wenn diese Rahmenbedingungen klar sind und alle Fragen des Mitarbeitenden zu dem 1-zu-1-Format geklärt sind, sollte man mit der eigentlichen Agenda starten.
Tipp 3 für das erste Mitarbeitergespräch mit neuen Mitarbeitenden: Die Agenda (inkl. Beispielagenda)
Die eigentliche Agenda für 1-zu-1-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche ist häufig sehr konstant. Trotzdem sollte man neben den wiederkehrenden Agendapunkten auch immer Raum lassen, um individuelle Themen zu platzieren und von dem gewohnten Format abzuweichen.
Die Agenda für das erste 1-zu-1-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch kann beispielhaft so aussehen:
- Einleitung – Erwartungshaltung und Nutzen des 1-1s (speziell für das erste Mitarbeitergespräch)
- Fortschritt: Woran hast du gearbeitet?
- Blocker & Herausforderungen: Mit welchen Blockern oder Herausforderungen hast du zu kämpfen?
- Ziele für die nächste(n) Woche(n)
- Weitere Punkte des Mitarbeitenden (z.B. Feedback oder Ideen)
- Weitere Punkte der Führungskraft (z.B. Feedback oder persönlicher Austausch zu Updates aus dem Unternehmen)
Die letzten beiden Punkte in der Vorlage sind wichtig als Auffangbecken für alle Themen, die nicht zu den vorherigen Themen passen. So stellst du sicher, dass der Mitarbeitende immer weiß, wo sie oder er eigene Themen anbringen kann. Sollte es mal keine “Weiteren Punkte” geben, könnt ihr diesen Teil im Meeting einfach überspringen.
Natürlich kann man die Agenda des Eins-zu-Eins-Gesprächs gemeinsam mit dem Direct Report fortlaufend anpassen. Für das erste One-On-One bzw. Mitarbeitergespräch sollte man allerdings vermeiden, die Agenda zu kompliziert zu halten. Es empfiehlt sich, einfach zu starten und dann mit den Erfahrungswerten aus der Praxis die Agenda kontinuierlich anzupassen und zu individualisieren.
Falls dich weitere detaillierte Vorlagen für verschiedene Eins-zu-Eins-Meetings (z.B. wöchentlich, jährlich, 1-1 mit schwierigen Mitarbeitenden…) interessieren, schau übrigens mal in den entsprechenden Artikel: 15 bewährte 1-1-Meeting Vorlagen zum bearbeiten (Gratis).
Tipp 4 für das erste 1-zu-1-Meeting mit neuen Mitarbeitenden: Gemeinsame geteilte Notizen / 1-zu-1-Tool
Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass es sich immer unverbindlich und unprofessionell anfühlt, ein Meeting zu haben, zu dem es keine schriftlichen Aufzeichnungen gibt. Ohne Notizen ist schnell vergessen, was man überhaupt das letzte Mal in einem Eins-zu-Eins besprochen hat.
Um dieses Problem von vorab zu vermeiden, empfehle ich direkt zum Start mit dem ersten 1-zu-1 bzw. Mitarbeitergespräch auch festzulegen, wo man die Agendapunkte und Notizen für das Eins-zu-Eins-Gespräch festhalten möchte. Am besten nutzt man dafür ein Tool, was kollaborative Notizen erlaubt, die ihr beide einsehen und gleichzeitig bearbeiten könnt.
Die Nutzung eines 1:1-Tools macht es euch einfacher, auch direkt Maßnahmen gemeinsam zu formulieren und zu tracken. Insbesondere möchte ich hier unsere 1-1-Meeting Software Echometer nennen. Sie hilft dir dabei, 1-1 Meetings zeiteffizienter, spaßiger und produktiver zu gestalten. Auf dieser Website findest du mehr Informationen dazu. Alternativ kannst du aber auch gleich über die folgende 1-1 Meeting Vorlage in das Tool starten:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
Neben den gemeinsamen Notizen kann man natürlich auch nochmal private Notizen aufschreiben, die nicht mit dem Mitarbeitenden geteilt werden. Die meisten Tools für 1:1-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche bieten allerdings auch dafür eine integrierte Funktion.
Tipp 5 für das erste Eins-zu-Eins-Meeting mit neuen Mitarbeitenden: Mitarbeitende aktiv einbeziehen
Es sollte ja bereits im ersten Eins-zu-Eins-Meeting klar geworden sein, dass dir als Führungskraft das Feedback deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin wichtig ist.
Um das nochmal zu unterstreichen, solltest du am Ende des ersten Eins-zu-Eins-Meetings nochmal deine Mitarbeiterin/deinen Mitarbeiter nach Feedback fragen. Zum Beispiel:
- Fällt dir etwas ein, wie wir unsere Eins-zu-Eins-Meetings anders gestalten könnten, um sie für dich noch angenehmer zu machen?
- Sollen wir uns mal eine Erinnerung für in 2 Monaten einstellen, um dann gemeinsam zu reflektieren, ob das Eins-zu-Eins-Format für uns passt, was Frequenz, Meetingdauer und die Agenda angeht?
- Welchen Fokus sollten wir aus deiner Sicht für die nächsten 1-1-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche setzen?
Apropos: Wenn du Führungskraft von Software-Entwicklern bist, könnte folgender Artikel für dich interessant sein: 6 Feedback-Beispiele an Softwareentwickler.
Es gibt nun einige Sondersituationen, in denen Eins-zu-Eins-Gespräche stattfinden können. Die bisherigen Beispiele sind davon ausgegangen, dass du die 1-zu-1- bzw. Mitarbeitergespräche in deinem bestehenden Team mit bestehenden Direct Reports neu einführst. Was ist aber, wenn ein neuer Mitarbeiter in ein bestehendes Team kommt? Oder wie kannst du dich als Führungskraft verhalten, wenn du die einzige Person bist, die neu ist, der Rest sich aber schon kennt? Darauf möchte ich nun eingehen.
Das erste Mitarbeitergespräch mit einem neuen Teammitglied in einem bestehenden Team
Wenn ein neuer Direct Report im Team startet, gibt es bei deinem ersten Eins-zu-Eins-Meeting als Führungskraft des Teams ein paar Dinge zu berücksichtigen, um das Teammitglied erfolgreich im Team onzuboarden.
Hier die 3 wichtigsten Tipps:
Tipp 1 für das erste Eins-zu-Eins-Meeting mit einem neuen Teammitglied: Rolle & Erwartungshaltung klären
Für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist es wichtig, dass der neue Direct Report genau versteht, was die Erwartungshaltung ist.
Beantworte daher im ersten 1-1-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch folgende Frage: Wie genau wird die Rolle der neuen Mitarbeiterin / des neuen Mitarbeiters im Team aussehen?
Tipp 2 für das erste 1-zu-1-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch mit einem neuen Teammitglied: Team und Kultur erklären
Als neues Teammitglied muss man sich in die bestehenden Strukturen einfinden. Als Führungskraft hast du einen guten Überblick darüber, wie das Team funktioniert. Hilf also dem neuen Mitarbeitenden im ersten 1-zu-1- bzw. Mitarbeitergespräch, besser zu verstehen, wer im Team an was arbeitet und wie die typischen Kommunikationswege und Routinen aussehen.
Auch die Teamkultur ist dabei ein wichtiger Faktor. Teile daher mit dem neuen Direct Report, worauf ihr als Team in der Zusammenarbeit wert legt. Vielleicht gibt es ja sogar bestimmte Arbeitsvereinbarungen, die ihr besprechen könnt (mehr dazu: Working Agreements: 10 Beispiele und Vorlagen).
Biete dem neuen Teammitglied außerdem Unterstützung dabei ein, sie oder ihn mit anderen Teammitgliedern zu vernetzen und in gemeinsame Termine einzuladen. Es ist natürlich auch sinnvoll, anzubieten einen “Mentor” außerhalb des eigenen Teams zu organisieren.
Tipp 3 für das erste 1-zu-1-Meeting mit einem neuen Teammitglied: Raum für Fragen lassen
Als Führungskraft trägst du die Verantwortung für die erfolgreiche Einarbeitung des neuen Direct Reports. Schaffe daher in deinem ersten Eins-zu-Eins-Meeting mit dem neuen Teammitglied auch genug Raum für Fragen und biete Unterstützung an:
- Was brauchst du gerade am meisten für deine Einarbeitung?
- Was ist für dich der nächste wichtigste Meilenstein für deine Einarbeitung?
- Bis wann würdest du gerne von dir aus sagen können, dass die Einarbeitung für dich abgeschlossen ist?
- Wann sollen wir das nächste Mal den Status deiner Einarbeitung gemeinsam überprüfen?
Halte die Fragen und die Antworten des neuen Teammitglieds am besten auch in den Notizen eures 1-zu-1-Meetings bzw. Mitarbeitergesprächs fest. So kannst du später darauf referenzieren.
Die ersten Eins-zu-Eins-Meetings als Führungskraft in einem komplett neuen Team
Wenn du als Führungskraft neu in ein bestehendes Team kommst, sind Eins-zu-Eins-Meetings eine gute Möglichkeit, um die persönliche Beziehung mit allen Teammitgliedern aufzubauen und die verschiedenen Stärken und Perspektiven kennenzulernen.
Für diese Situation habe ich ein paar spezielle Tipps für dich:
Tipp 1 für Führungskräfte in neuen Teams: Erste Eins-zu-Eins-Meetings nutzen, um zuerst die Beziehung aufzubauen
Die wichtigste Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine vertrauensvolle Beziehung. Nutze die ersten Eins-zu-Eins-Gespräche daher vor allem dafür, deine neuen Teammitglieder kennenzulernen.
Nutze dazu Fragen wie:
- Was hat dich zu dieser Rolle geführt?
- Was macht dir an deiner Arbeit besonders Spaß, was motiviert dich?
- Was machst du so außerhalb der Arbeit? (Stelle diese Frage am besten erst, nachdem du selber etwas über deine privaten Hobbies geteilt hast)
- Was ist dir bei einer Führungskraft und bei der Zusammenarbeit im Team besonders wichtig?
Achte darauf, auch selbst persönliche Details von dir zu teilen. Beziehungsaufbau ist schließlich keine Einbahnstraße.
Bitte tue dir einen Gefallen und überspringe diesen Schritt nicht. Glaub mir, die Zeit für den Beziehungsaufbau ist gut investiert.
Tipp 2 für Führungskräfte in neuen Teams: Stärken und Schwächen ansprechen
Auch wenn zu Anfang noch alles rosig erscheint, wird es irgendwann klar, dass dein Team sowohl Stärken als auch Schwächen hat – genau wie du als Führungskraft auch.
Es ist wichtig, Fehler und Schwächen im Team offen ansprechen zu können. Als Führungskraft solltest du mit gutem Beispiel vorangehen.
Nachdem du bewiesen hast, auch über eigene Fehler und Schwächen offen reden zu können, kannst du auch mit Mitarbeitenden und mit dem Team viel einfacher über Fehler sprechen.
Wiederhole immer wieder, wie wichtig dir eine offene Fehlerkultur ist und gehe dann mit gutem Beispiel voran, indem du eigene Fehler teilst oder Verhaltensweisen und Situationen, bei denen du mit dir selbst unzufrieden warst.
Tipp 3 für Führungskräfte in neuen Teams: Integrität bei Konflikten
Bei Konflikten in Teams hast du in Eins-zu-Eins-Gesprächen die Chance, die verschiedenen Perspektiven der Teammitglieder kennenzulernen. Du musst allerdings immer sachlich und neutral bleiben. Schlage dich in den 1-1s bzw. Mitarbeitergesprächen niemals auf die Seite einer Person, sondern mache klar, dass es dir darum geht, eine sachlich vernünftige Lösung zu finden.
Es darf dir nicht passieren, dass du bei einem Konflikt zwischen Peter und Sabine im 1-zu-1-Meeting Einzelpersonen Recht gibst.
Dieser Widerspruch wird früher oder später auffliegen und deine Integrität als Führungskraft in Frage stellen. Im schlimmsten Fall verlierst du das Vertrauen deines Teams.
Also: Bleibe auch in 1-zu-1-Meetings bzw. Mitarbeitergesprächen immer neutral.
Der bessere Weg bei Konflikten im Team: Redet mit allen Betroffenen über den Konflikt (z.B. in eurer Team-Retrospektive) und nicht in 1-zu-1-Meetings.
Bereit für das erste Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Mitarbeitergespräch mit deinem neuen Direct Report
Alleine, dass du diesen Artikel gelesen hast, zeigt, dass es dir wichtig ist, deine Rolle als Führungskraft gut auszufüllen. Deine Mitarbeitende können dankbar sein, Eins-zu-Eins-Meetings mit dir zu haben! 😊
Wenn du auf einfache Weise deine 1-1 Meetings verbessern möchtest, kann ich dir folgendes ans Herz legen: Probiere das Echometer Tool kostenlos aus, indem du zum Beispiel die Vorlage hier unten verwendest:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
