Retrospektiven sollen kurzweilig und abwechslungsreich sein, aber sie sollen vor allem eins: Teams weiterbringen. In dieser Reihe von Artikeln teilen wir einige Tipps, wie das gelingen kann.

Ziel ist es, dir praktische Hinweise zu geben, wie du dein Team für Retros begeistern kannst, um frischen Wind in die Teamdynamik zu bringen und die Lust an Retros (neu) zu entfachen.

First things first: Gute Retros brauchen engagierte Teams.

Ich, immer wieder.

1. Die Sinnfrage stellen

„Start with why“

Damit Retrospektiven wirklich funktionieren, braucht es ein engagiertes Team, das einen Mehrwert für sich in den Retros sieht. Ist diese grundlegende Sinnfrage nicht beantwortet, wird es sich in stressigen Phasen immer wieder so anfühlen, als ob man dem Team mit den Retros sogar Zeit stehlen würde – kein gutes Gefühl.

Was ist also der Sinn eurer Team-Retrospektiven? Und warum ist eure Zeit in die Retros gut investiert? Diese Frage sollte ganz offen im Team zur Diskussion gestellt werden. Dazu eignen sich erfahrungsgemäß folgende Denkanstöße:

• Was ist unser gemeinsames Teamziel?
• Welche kritischen Erfolgsfaktoren können vom Team beeinflusst werden, um dieses Ziel zu erreichen? Oder: Wenn wir als Team scheitern, woran würde das liegen? (siehe Methode Pre-Mortem)

Ziel dieser Fragen ist es, den Teammitgliedern bewusst zu machen, dass die Erreichung des Teamziels nicht durch Einzelleistungen zu erreichen ist, sondern dass es Abhängigkeiten untereinander gibt, die Kooperation bedürfen.

Überall wo Kooperation zwischen mehreren Personen oder Teams notwendig ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Schnittstellen der Zusammenarbeit zu gestalten. Jede Gestaltungsvariante bringt sowohl Vorteile als auch Nachteile/ “Sollbruchstellen” mit sich. 

Beispiel: Wenn alle Teams ihre Todos in einem gemeinsamen Kanban-Board festhalten, hat das den Vorteil einer guten Übersicht von teamübergreifenden Abhängigkeiten. Gleichzeitig haben einzelne Teams weniger Gestaltungsfreiräume über ihre Kanban-Boards: Beispielsweise Spalten und Farbgebungen sind dann ggf. zentral vorgegeben.

Die Axt schärfen

Konflikte sind also vorprogrammiert und lassen sich im Zweifel nicht verhindern. Deswegen ist es so wichtig, in den Retrospektiven Raum für das Abwägen von Vor- und Nachteilen und auch für Entscheidungen bzgl. Action Items (und Experimente) im Team zu schaffen.

Am Ende geht es darum, die Werkzeuge (im weitesten Sinne eben auch das Arbeitsumfeld) zu hinterfragen und auf seine Bedürfnisse anzupassen, um die Teamziele besser erreichen zu können. Im Alltag ist man häufig so auf seinen Beitrag und seine Aufgaben fokussiert, dass es schwer fällt, diese Optimierungspotenziale auszumachen. Dieser Comic illustriert diese Philosophie anschaulich:

2. Commitment im Team

Im besten Fall hat die Beantwortung der Sinnfrage einige Erfolgsfaktoren und Rahmenbedingungen offenbart, die man nur durch gemeinsame Reflexion im Team sinnvoll beeinflussen bzw. gestalten kann. Die Retrospektiven geben dem Team einen Raum für die Reflexion. Gleichzeitig sollten sich alle Teammitglieder dazu verpflichten, aktiv beizutragen.

Verbindlichkeit durch Entscheidung im Team

Generell ist es sinnvoll, die Entscheidung über die Einführung von Retrospektiven im Team zu treffen und dabei auch die Dauer und Frequenz der Retrospektiven gemeinsam im Team festzulegen. Egal, ob man diese wöchentlich, alle 2 Wochen oder 3-wöchentlich ansetzt – das wichtigste ist, dass sich alle Teammitglieder darauf committen, diesen Rhythmus zumindest für einen Testzeitraum einzuhalten.

Ganz im agilen Sinne sollte nämlich auch dieser Rhythmus regelmäßig in Frage gestellt werden. Kommuniziere deswegen den ausgewählten Rhythmus aktiv als „zu überprüfendes Experiment“. Das wird Abwehrhaltungen im Team verringern und zeigt, dass Wert auf die aktive Mitbestimmung im Team gelegt wird.

Mit Einwänden umgehen

Wichtig: Es könnten Rückmeldungen kommen wie „Brauchen wir Retrospektiven? Unser Team ist doch zu gut für Retrospektiven“. Nein. Kein Team ist zu gut für Retrospektiven! In diesem englischsprachigen Artikel gibt es einige gute Antworten auf die klassischen Zweifel, wie „Brauchen wir in jedem Sprint eine Retrospektive?“ etc.