4 tips til teambuilding i distribuerede fjernteams
En ting på forhånd: Du vil have din Teamkultur med workshops på afstand til et nyt niveau?
Så er vores værktøj måske interessant for dig. Se, hvad brugerne siger om det:
Såkaldte “remote teams”, dvs. distribuerede teams, der arbejder sammen fra forskellige steder og måske endda forskellige tidszoner, er på mode: Mange virksomheder ønsker at drage fordel af muligheden for at tiltrække talenter til deres virksomhed over hele verden eller drage fordel af lokale lønomkostningsfordele. Aktuel Studier viser også, at 99% af arbejdstagerne som minimum gerne vil have mulighed for at arbejde hjemmefra eller i kontorfællesskaber.
Faktisk er fjernarbejdere i gennemsnit tilsyneladende 80% mindre stresset og 57% mere tilfreds med deres job end kolleger, der altid arbejder på stedet. Det forklarer, hvorfor medarbejderne sætter så stor pris på denne mulighed.
Men denne tendens medfører også nye udfordringer for teams. Så hvordan kan man koordinere og lede teams, der er spredt over flere lokationer?
Den gode nyhed på forhånd:
Google var i stand til at komme med en Intern undersøgelse demonstrere, hvad distribuerede teams også kan gøre i Undersøgelser kan hævde: Distribuerede fjernteams kan i princippet være lige så succesfulde som teams på samme sted. Samtidig har Google offentliggjort sine bedste praksisser i en engelsksproget Playbook delt.
For at kommunikation og produktivitet kan fungere i et fjernteam, er der et par ting, man skal huske på. Interessant nok er psykologiske faktorer, som f.eks. psykologisk sikkerhed holdånden og den Tillid en vigtig rolle.
Her er vores tips til, hvordan dit fjernteam kan frigøre sit potentiale:
Tip 1: Remote-first betyder overkommunikation
Kommunikation skal gentænkes i fjernteams. Ledere er sandsynligvis allerede bekendt med begrebet overkommunikation, da mange ledelsesbøger antyder, at man ikke kan overkommunikere virksomhedens strategi. Dette begreb om overkommunikation er også relevant for fjernteams.
Eksempel: Et team er grundlæggende baseret på ét sted, og kun nogle få teammedlemmer arbejder eksternt fra et andet sted. Det truer med at skabe et todelt samfund, som kan underminere teamfølelsen: En stor del af kommunikationen foregår ansigt til ansigt på kontoret, og som eksternt teammedlem er du regelmæssigt den sidste, der modtager information. Nemlig kun når det næste videoopkald (f.eks. dagligt eller ugentligt) skal finde sted, eller nogen registrerer disse oplysninger skriftligt (f.eks. via e-mail, Slack, Confluence, Trello/Jira-billetter og så videre).
Derfor er anbefalingen: En stor del af den formelle såvel som den uformelle kommunikation bør proaktivt gemmes online, så alle kan se den i henhold til tommelfingerreglen “remote-first”. Selv om det nogle gange føles, som om informationen allerede er kendt, bør man gøre en indsats for at registrere alle beslutninger digitalt i detaljer for at gøre afledningen forståelig for tredjeparter.
I fjernteams er det endnu en gang sandt, at der ikke er noget, der hedder overkommunikation. Og selv hvis der er: Det er det værd!
Tip 2: Tilpassede rutiner i hverdagen
Især i fjernteams er det vigtigt, at man som teammedlem, leder eller Scrum Master skaber en ramme for regelmæssig udveksling. Det betyder ikke en månedlig opdatering, men en meget tættere udveksling, der gør teamfølelsen mulig i første omgang.
En best practice, der efter vores erfaring fungerer godt: Kortlæg simpelthen dagens opgaver online i tekstform. Hver dag starter hvert teammedlem med at skrive sine vigtigste emner og den tid, de har til rådighed for dagen, ned i en chat eller Slack-kanal. Det gør det gennemsigtigt for alle, hvem der i øjeblikket arbejder på hvad. Ikke desto mindre giver det alle friheden til ikke at skulle ringe ind til en videokonference kl. 9:00 sharp til det daglige møde. Denne form for dialog er især fordelagtig i forskellige tidszoner.
Man bør f.eks. supplere den daglige chat med en ugentlig videokonference. På den måde får man en runde, hvor alle teammedlemmer også kan se hinanden (i det mindste digitalt). Dette videoopkald bør bevidst ikke blive et formelt statusopdateringsmøde, da det så vil miste sin effekt i forhold til teambuilding. Brug måske endda mødet til en fælles frokost for at understrege den uformelle karakter - ja, en fælles frokost foran skærmen er bedre end ingen fælles frokost. Denne frokost kan så kombineres med åbne udvekslingsformater som f.eks. “Brun taske” / “Frokost og læring” kan tilsluttes.
Tip 3: Planlæg plads til uformel udveksling med check-ins & co.
Muligheder for uformel udveksling, f.eks. i køkkenet ved kaffemaskinen, ved bordfodboldbordet osv., elimineres i distribuerede fjernteams. For at skabe den nødvendige tillid mellem teammedlemmer fra forskellige steder, skal der derfor aktivt gives plads. På den måde kan teammedlemmerne også lære hinanden at kende på et menneskeligt plan og komme tættere på hinanden.
I alle bestræbelser på at gøre møder effektive er det derfor vigtigt at reservere mindst de første 5 minutter til en afslappet udveksling som en “icebreaker”, før man går i gang med det egentlige emne for mødet.
Afhængigt af runden kan et check-in, ud over en åben udveksling, også være en best practice, hvor alle på skift kommer til orde. Den sidste person, der ankommer til mødet, starter check-in. Følgende spørgsmål kan være velegnede til check-in-runden:
- På en skala fra 1 (= elendigt) til 10 (= super), hvordan har du det lige nu? Og hvorfor?
- Hvad skal der ske, for at du er på 10 i aften?
Besvarelsen af disse spørgsmål kan også omhandle private ting - det bør være op til den enkelte. Man kan naturligvis variere check-in-spørgsmålene fra møde til møde. Det kan være vigtigt at påpege, at spørgsmålene ikke bør blive for personlige, hvis det kan være ubehageligt for enkelte teammedlemmer.
Et godt eksempel, som understreger vigtigheden: For et par uger siden var vi på retro hos en kunde, og det viste sig, at en person, som svarede 3 på check-in-skalaen, ikke havde sovet hele natten og var plaget af hovedpine. Denne information er naturligvis afgørende for at kunne klassificere og tage hensyn til personens adfærd.
Tip 4: Teambuilding gennem retrospektiver som best practice
Dette er nok det vigtigste tip til alle dem, der Retrospektiver (eller “retros” forkortet) i deres fjernteams. Især når en stor del af kommunikationen foregår i digital tekstform, er der en øget risiko for misforståelser, som kan bringe tilliden og holdånden i fare.
En ting på forhånd: Du vil have din Teamkultur med workshops på afstand til et nyt niveau?
Så er vores værktøj måske interessant for dig. Se, hvad brugerne siger om det:
Denne risiko på grund af den manglende ansigt-til-ansigt-kommunikation kan ikke undgås. Derfor er det så meget desto vigtigere at skabe en ramme, hvor hvert teammedlem har mulighed for at placere sine observationer og opfattelser af samarbejdet, sammenligne dem inden for teamet og dermed afværge potentielle konflikter. Retrospektivet er blevet en etableret best practice til dette.
Et eksempel til afklaring
Tom har lavet et forslag til løsning af et teknisk problem (metode A) i en Jira ticket. Erwin læste forslaget, koordinerede det med en anden kollega og kom frem til, at metode B ville give mere mening som alternativ løsning og svarer kort og kontant i Jira-ticket “Vi har nu alligevel gjort det efter metode B”. Tom har læst beskeden og undrer sig over, om hans forslag overhovedet blev diskuteret seriøst. Da det korte svar generer ham, vil han gøre opmærksom på sin utilfredshed med det i den kommende retro.
Da Erwin hører om det i Retro, bliver han forbløffet og forklarer, at forslaget faktisk blev diskuteret seriøst, forklarer kort grundene til det og undskylder for ikke at have koordineret proceduren med Tom på forhånd. Tom er tilfreds og kan forstå beslutningen. Læringen: I fremtiden bør vi enten tage telefonen til sådanne beslutninger eller i det mindste optage diskussionens forløb digitalt.
Faktisk er mange konflikter eller utilfredsheder ikke meget mere komplekse end dette enkle eksempel, og alt, hvad der skal til for at forhindre dem, er en åben feedbackkultur og plads til at rejse spørgsmålene.
Remote rocks!
Som konklusion kan man sige, at fjernteams ikke grundlæggende ville være mindre succesfulde end teams på stedet. Det er teambuilding og tillid, der skal lægges vægt på, og eksisterende rutiner og vaner skal tilpasses.
Også i en remote kontekst kan man altså videreudvikle folk - også selvom man Den fantastiske sandhed bag den agile tankegang bør bemærke.
Sidst, men ikke mindst, skal man tage højde for den højere risiko for misforståelser. Efter vores mening er det uundgåeligt at indføre teamretrospektiver i distribuerede fjernteams. Find ud af, om vores retroværktøj kan hjælpe. her.
Hvis du er interesseret i at lære mere om, hvordan man leder fjernteams på en god måde, så tag et kig på denne video: Den første video i et kursus i fjernledelse for ledere af virtuelle teams.
