Få dobbelt så meget ud af din Lessons Learned Workshop

I vores sidste indlæg Vi præsenterede Lessons Learned-workshoppen som et format, der forklarede både processen og den (faktisk målbare) merværdi.

Denne artikel fokuserer nu på tips til implementering og facilitering og henvender sig til alle dem, der afholder sådanne lessons learned-workshops i praksis eller planlægger at gøre det.

Lad os gøre det!

Tip 1: Brug “5x hvorfor”-metoden i Lessons Learned-workshoppen

Der er to scenarier, når man diskuterer problemer: Enten har man en livlig diskussion om teammedlemmernes forskellige perspektiver. Eller også bliver man relativt hurtigt enige og går slet ikke i dybden med årsagen. Det ville bare være spild af tid, ville det ikke?

Enighed om et emne kan føles godt, men det kan være forræderisk. Især i diskussionspunkter, hvor en tredjepart (ofte andre afdelinger) identificeres som årsagen til problemet, gøres der for lidt for at forstå kerneårsagerne og deres virkningskæder ordentligt. Uden denne forståelse bliver det vanskeligt at udlede en effektiv handling.

Som facilitator kan du bruge den såkaldte “5x Why-metode” og sætte spørgsmålstegn ved konsensus i gruppen ved at stille “Why-spørgsmålet” 5x og kræve et seriøst svar. Det giver stof til eftertanke og åbner ofte op for nye perspektiver. Her er et eksempel Eksempel på Jefferson Memorial som en forklaring af metoden - en klassiker:

• Moderator: “Hvorfor er Jefferson Memorial så dyrt at vedligeholde?”
• Team: “Fordi den skal rengøres så ofte med en højtryksrenser.”
• Moderator: “Hvorfor?”
• Team: “Fordi så mange fugle efterlader deres ekskrementer på den.”
• Moderator: “Hvorfor?”
• Team: “Fordi fuglene lever af de mange insekter, der er der.”
• Moderator: “Hvorfor er der så mange insekter der?”
• Team: “Fordi de tiltrækkes af lyset tidligt om aftenen.”
• Teammedlem: “Lad os prøve at tænde lyset lidt senere!”

Så tag søgningen efter årsager alvorligt. Se på, hvilke muligheder der er for at blive aktive som et team i stedet for at acceptere årsagerne til problemer som “eksterne forhold”.

Tip 2: Gør workshoppen “Lessons Learned” til en rutine

Der er også en indlæringskurve for erfaringerne i teamet: De første møder kan stadig være lidt ujævne: Tidsrammen bliver ikke overholdt, emnerne bliver ikke bragt til torvs, tiltagene er ikke velformulerede osv.

Først når du har gennemført dette workshopformat et par gange i teamet, bliver det en rutine, og merværdien stiger:

• Teammedlemmerne er bedre forberedt, fordi de kender dagsordenen.
• Teammedlemmer har færre forbehold over for at tage fat på kritiske spørgsmål (se Den vigtigste forudsætning for succesfulde teams )
• Problemer analyseres i dybden
• Målinger og resultater udarbejdes og registreres omhyggeligt.

Men du kan kun opnå disse fordele, hvis du gør en rutine ud af det. Så se, om der er regelmæssige milepæle, hvor du vil etablere workshops om erfaringer, eller fastlæg selv en frekvens. Afhængigt af hvor tæt teamet arbejder sammen, anbefaler vi en frekvens på to gange om ugen til en gang om måneden.

Tip 3: Registrér og revider foranstaltninger på en gennemsigtig måde

De tiltag, der kommer ud af erfaringsworkshopperne, skal selvfølgelig gøres gennemsigtige for teamet bagefter.

Desuden er det lige så vigtigt at tage dem op igen på de næste workshops. Så gør gennemgangen af eksisterende tiltag til et fast punkt på dagsordenen for hver erfaringsworkshop.

Det handler ikke kun om at afgøre, om de ansvarlige har gjort deres arbejde. Det er meget vigtigere at lære af resultaterne af foranstaltningerne - det hedder jo Lessons LEARNED :-)

Kun hvis man genoptager foranstaltningerne, kan man lære, om de vedtagne foranstaltninger kunne løse problemets kerne - eller ej. Det kan lige så godt vise sig, at den formodede kerneårsag slet ikke er hovedårsagen til et problem. Så er det så meget desto vigtigere at tale om dette, dele erkendelsen i teamet og reagere med en ny foranstaltning - eller et nyt “eksperiment”.

Et tiltag, forudsat at det bliver implementeret og evalueret, har en garanti for succes: nemlig at man lærer af implementeringen. Enten lærer man, at de underliggende hypoteser var korrekte, og at tiltaget virkede. Eller også lærer man, at den formodede kerneårsag eller løsningstilgangen er forkert. Betragt derfor tiltag som eksperimenter.

Her kan man om nødvendigt Værktøj som Echometer hjælpe dig. For med Echometer har du integreret handlingssporing til alle dine tilbagevendende aftaler om læring.

Prøv værktøjet uden forpligtelse

Tip 4: Fremme en fejlkultur - ud over Lessons Learned-workshoppen

Den bedste måde at lære på er ved at begå fejl. Derfor er det så vigtigt at være i stand til åbent at adressere fejl i teamet. Det er den eneste måde at gøre enhver fejl og ethvert uheld til en mulighed for at lære. Det er ikke uden grund, at fejlkulturen er en af komponenterne i vigtigste forudsætning for succesfulde teams .

For at fremme denne fejlkultur i teamet er den såkaldte “Det vigtigste direktiv” (på dansk “Øverste direktiv”) opstået i forbindelse med agilt arbejde. Bag dette gemmer der sig et ledende princip, som teams bør internalisere i enhver Lessons Learned-workshop og derudover:

“Vi går ud fra, at alle de involverede handlede efter bedste viden, overbevisning og forståelse på alle tidspunkter.”

Den, der følger dette princip, kan skabe en teamkultur, hvor teammedlemmer støtter hinanden i at udføre deres job bedst muligt - uden “finger pointing” og skyldfordeling.

Lessons Learned Workshop - Kom i gang nu

Lessons learned-workshops er derfor en integreret del af lærende organisationer . Samtidig fremmer de teams selvorganisering og muliggør en kontinuerlig medarbejderdrevet “bottom-up” forbedringsproces.

Så god fornøjelse med at komme i gang med formatet! 

Og hvis dit team beslutter sig for at integrere Lessons Learned-workshops, også kaldet Team Retrospectives, som et fast format, så Tag et kig på Echometer-værktøjet.. Det sparer dig ikke kun en masse tid med vores skabeloner og skabeloner til regelmæssig implementering af Lessons Learned Workshops, men understøtter også din teamudvikling fra et psykologisk perspektiv.