Переважна більшість літератури про лідерство передбачає, що командами керують віч-на-віч, а не віртуально на відстані. У найближчі роки це, ймовірно, зміниться, оскільки віддалена робота і глобально розподілені команди з розподіленими локаціями або з віддаленою роботою з дому стануть більш поширеним явищем у сфері інтелектуальної праці. Тому менеджерам потрібно буде освоїти нові або інші навички, щоб ефективно керувати командами дистанційно.
У цій статті я покажу вам, як менеджеру, які 5 порад ви можете використати, щоб стати видатним віддаленим лідером вашого прямого підлеглого –, незалежно від того, чи працюєте ви за методикою Scrum, Agile або традиційним водоспадом.
Лідерство в домашньому офісі: що таке розподілена команда?
Щоб створити загальне розуміння, я хотів би спочатку відповісти на питання, що ми маємо на увазі під управлінням віддаленою командою. Якщо коротко, то це команда, яка розподілена між кількома локаціями. Це можуть бути різні сайти компанії або домашні офіси окремих співробітників. Звичайно, вони також можуть знаходитися в різних часових поясах.
Існує багато сучасних практичних прикладів віртуального лідерства: Команди у сфері розробки програмного забезпечення, продажів, а також у державному секторі майже за замовчуванням працюють розподілено або гібридно, тобто лише частково в головному офісі. Це створює низку викликів для віддаленого лідерства, які ми розглянемо трохи згодом.
Чому все більше компаній мають розподілені команди?
Питання: Пропозиція віддаленої роботи все частіше стає важливим аргументом для компаній, щоб бути привабливим роботодавцем. Розподілена робота також дозволяє компаніям потенційно залучати таланти з усього світу. Іншою метою часто є використання місцевих переваг у витратах на робочу силу.
Для того, щоб ці переваги дійсно матеріалізувалися, потрібні сильні віддалені менеджери, які також здатні ефективно керувати цими розподіленими командами або віддаленими прямими підлеглими: З довірою та психологічною безпекою, зберігаючи при цьому продуктивність.
Віддалене управління командою: виклики віртуального лідерства
Перш ніж ми перейдемо до цього рівня рішень, давайте ще раз коротко опишемо проблемний простір: які типові виклики стоять перед віртуальним віддаленим лідерством? Ось короткий список найбільших викликів:
- Комунікаційні бар'єриВідсутність невербальних сигналів ускладнює розуміння та підтримку стосунків
- Ізоляція та командний духСпівробітники часто відчувають себе менш зв'язаними та залученими
- Побудова довіриБез прямої взаємодії може виникнути недовіра або невпевненість
- Контроль продуктивностіСкладний баланс між автономією та оцінкою результатів діяльності
- Часові пояси та робочий часКоординація між різними часовими поясами ускладнює координацію
- Технічні викликиНестабільний зв'язок, різні інструменти та цифрова експертиза
Я впевнений, що дещо з цього вам знайоме. Тож як ви відповідаєте на ці виклики віддаленого лідерства? Це підводить нас до наступного розділу.
Як керувати розподіленою командою на відстані?
На жаль, початок 2020-х років показав, що багатьом керівникам важко ефективно керувати розподіленими командами на відстані. Часто це відбувається тому, що менеджери практикують застарілі методи і стилі керівництва – незалежно від того, чи працюють вони в державному секторі, чи в інноваційному інтернет-стартапі. Див. також Класичне наведення проти Agile наведення – 5 порад.
Тож чи потрібен вам семінар, щоб навчитися керувати командами в домашньому офісі або розподілених локаціях? Напевно, не завадить, але й не обов'язково. Перш за все, потрібна відкритість, досвід та цикли ітерацій всередині команди, щоб знайти правильний режим для віддаленої роботи.
Керуючи віртуальною командою, менеджери покладаються на високий рівень довіри, оскільки вони не можуть наглядати чи "контролювати" роботу на місці. Тому все більш гнучкий стиль управління має важливе значення. Див. також Посібник Agile і Лідерство служіння – 8 Їжа для роздумів.
Навіть якщо ви не перебуваєте на робочому місці, це не означає, що ви не можете візуалізувати результати роботи окремих співробітників. Зокрема, у сфері інтелектуальної праці зазвичай можна ділитися інформацією про хід роботи і, за необхідності, ключовими показниками принаймні щотижня або навіть щодня.
Завдяки прозорості виконуваної роботи та швидкому зворотному зв'язку щодо власного прогресу, ви можете ефективно керувати віртуальними командами – навіть на відстані.
Лідерство на відстані: найважливіші інструменти для віддалених лідерів
Петлі швидкого зворотного зв'язку у віддаленій роботі можуть бути реалізовані на практиці за допомогою наступних методів та інструментів:
💡
- Робота в паріСпільна робота над темою. Цей метод вже широко використовується в розробці програмного забезпечення як "парне програмування", але також корисний у роботі над знаннями для термінових і особливо важливих тем, щоб запобігти часу очікування в циклах зворотного зв'язку і прискорити обмін знаннями.
- Асинхронний зворотний зв'язок...використовуючи функцію коментування у вашому чаті або робочому інструменті (наприклад, Jira, Asana, Microsoft...). Для тем, які не є особливо критичними за часом, асинхронні цикли зворотного зв'язку часто є найзручнішим засобом комунікації. Кожен відповідає тоді, коли йому зручно – вас не витягують з тунелю концентрації. Для цього можна також визначити робочі домовленості (наприклад, на коментарі слід відповідати раз на день; детальніше про: Робочі угоди: 10 прикладів).
- Щоденні стендапиКоротка зустріч команди (зазвичай 15 хвилин, незалежно від розміру команди), яка відбувається щодня або принаймні кілька разів на тиждень, щоб узгодити прогрес, скоординувати роботу в команді та усунути перешкоди.
- Ретроспективи командиЗустріч команди, на якій ви обговорюєте вашу співпрацю в цілому кожні два тижні (докладніше про це: Що таке ретроспектива? Все, що вам потрібно знати).
Якщо команда ще не звикла до розподіленої роботи, може бути розумним першим кроком спробувати ці інструменти розвитку команди один раз на ранній стадії, щоб показати, що є достатньо місця для командного розвитку та неформального спілкування навіть при віддаленій роботі.
Лідерство на відстані: найважливіші інструменти для віддалених лідерів
Віртуальні лідери потребують певних компетенцій. Видатний віддалений лідер будує довіру в команді, створюючи прозорі процеси і проводячи регулярні перевірки – як в команді, так і індивідуально. Це включає особисті зустрічі один на один, а також командні зустрічі (особливо щоденні стендапи та командні ретроспективи, на додаток до класичних оновлень статусу).
Великі віддалені лідери також заохочують особисту відповідальність, підтримують особистий розвиток членів команди та допомагають їм знайти здоровий баланс між роботою та особистим життям. Вони цілеспрямовано використовують цифрові інструменти для посилення асинхронної співпраці та забезпечують ефективне модерування зустрічей.
Підсумовуючи, можна сказати, що наступні компетенції є ключовими для віртуального лідерства:
💡
- Чітка комунікація: прозорі очікування та регулярний діалог
- Довіра та особиста відповідальність: уникайте мікроменеджменту, результати мають значення
- Культура зворотного зв'язку: відкритий, конструктивний зворотний зв'язок в обох напрямках
- Зміцнення згуртованості команди: сприяння віртуальній соціальній взаємодії
- Ефективний тайм-менеджмент та самоменеджмент: баланс структури та гнучкості
- Мотивація та натхнення: підтримка та розвиток співробітників
Тепер перейдемо до найважливіших порад для віддалених лідерів.
Порада 1 для віддалених менеджерів: Регулярні перевірки
Хороші, особисті зустрічі команди є ключем до створення командного духу. Наступна рутина дуже корисна, це простий практичний приклад, який ми також практикуємо як стиль управління в Echometer. Спочатку його популяризував Google:
🧠
На першій зустрічі команди після вихідних кожен спочатку відповідає на реєстраційне питання:
- Що для вас стало найяскравішою подією минулих вихідних?
Позитивні ефекти:
- Позитивний настрій: кожен може почати тиждень з позитивного повідомлення.
- Побудова стосунків: члени команди краще пізнають один одного (приватно), стосунки поглиблюються.
- Початок розмови: І ви, як керівник, і кожен член команди маєте відправні точки для подальших обговорень або подальших запитань протягом наступних кількох днів.
Також заплануйте двотижневі зустрічі 1 на 1 з кожним членом команди, щоб обговорити прогрес, виклики та особисті проблеми. До речі, питання про реєстрацію на вихідних може бути корисним, щоб розпочати зустріч у невимушеній і необов'язковій формі (наприклад: Ви вигулюєте свого собаку –, чи давно він у вас?).
Для решти ваших індивідуальних зустрічей, ось приклад шаблону, який ви можете використовувати для таких розмов:
Ніяких світських розмов, ніяких незручних пауз. Цей шаблон 1:1 просто завжди працює.
- Яким досягненням ви пишаєтеся, яке я, можливо, не помітив?
- Яка невелика зміна одразу покращила б вашу роботу?
- На що б ви хотіли приділяти більше часу на роботі?
...
Звичайно, ви можете провести зустріч 1 на 1 в цифровому або віртуальному форматі, або на місці. Якщо це можливо, бажано провести зустріч віч-на-віч, оскільки це дозволить вам швидше побудувати довірливі відносини. Якщо вас цікавлять інші шаблони індивідуальних зустрічей, дивіться тут: 15 перевірених шаблонів індивідуальних зустрічей.
Доповнюйте ці зустрічі командними зустрічами, такими як щоденні стендапи (див. вище) або ретроспективи, щоб сприяти діалогу та співпраці в команді. Якщо ви все ще не знаєте, як проводити ретроспективи, перегляньте нашу статтю в блозі тут: 6 порад для модерації ретроспективи. Більше інформації про ретро я перерахував нижче.
Порада 2 для віддалених лідерів: зосередьтеся на результатах, а не на витратах часу
"Чи працює зараз мій співробітник Кевін?"
Типовий Кевін... веселий.
Якщо ви часто ставите собі це питання, це тривожний знак. Як керівник, ви повинні зосередитися не на тому, чи працює хтось, а на тому, чи правильні результати.
Якщо результати правильні, не має значення, чи ваш співробітник подрімає 20 хвилин після обіду, чи йде на шопінг. Робота з дому має багато переваг для організації особистого життя та кращого балансу між роботою та особистим життям. Використання цих переваг не повинно бути табу.
Довіра тут є ключовим фактором. Якщо ви можете довіряти своїй команді, що вона досягне очікуваних результатів, вам не доведеться турбуватися про робочий час.
Однак важливо чітко сформулювати свої очікування і прямо говорити про це, якщо очікування не виправдовуються. Свобода гнучкої організації робочого часу ґрунтується на задоволенні цих очікувань. Якщо з цим виникають труднощі, поговоріть з працівником про це і разом з'ясуйте, в чому полягає проблема.
Знову ж таки, може бути дуже корисно спільно визначити робочі домовленості для віддаленої співпраці. Дізнайтеся більше: Робочі угоди: 10 прикладів.
Порада 3 для керівників віртуальних команд: практикуйте асинхронну комунікацію
Асинхронна робота не означає піднімати слухавку щоразу, коли ставлять запитання, тим самим відриваючи інших від фази концентрації. Замість цього менеджер повинен забезпечити наявність асинхронних каналів зв'язку в команді (наприклад, каналів Slack або командних кімнат). Чати мають велику перевагу над електронною поштою, оскільки їх можуть переглядати всі, а сповіщення для окремих чатів можна легше налаштувати.
Однак для деяких сценаріїв чат не є правильним вибором для асинхронного спілкування. Багато інструментів також пропонують функцію коментування безпосередньо в документі (наприклад, Google Docs або Microsoft Word). Тоді ці коментарі набагато легше призначити в контексті. Тому важливо завжди залишати коментарі якомога ближче до фактичної роботи.
Обговоріть у команді, які асинхронні канали зв'язку ви б хотіли використовувати для відповідних сценаріїв. Регулярно аналізуйте прийняті рішення в командній ретроспективі.
"Мені подобається співробітник, але він працює не так добре, як мені хотілося б. Як я можу вирішити цю проблему в режимі 1:1?""
"Я часто не знаю, чи був я занадто твердим – або занадто м'яким – в моїх 1:1, щоб мати позитивний вплив".
"Я не можу розпізнати жодних закономірностей чи тенденцій у моїх знімках 1:1. Все здається ізольованим".
Порада 4 для лідерства на відстані: визначте очікування від спілкування
Асинхронна комунікація практична, але іноді вам потрібен швидкий зворотній зв'язок. Щоб уникнути розчарувань і невизначеності, варто визначити чіткі правила або робочі домовленості для комунікації всередині команди.
Приклад:
- Коли можна дзвонити колегам? Коли щось є надзвичайною ситуацією? Час фокусування можна позначити в календарі, щоб звести до мінімуму перерви.
- Як швидко слід відповідати на повідомлення? Загальне правило, наприклад, протягом 3 годин у робочий час, допомагає обом сторонам у плануванні.
Якщо команда працює в різних часових поясах, врахуйте це у своїх домовленостях. Чіткі правила створюють надійність і покращують співпрацю. Тут знову можуть стати в нагоді робочі угоди (детальніше про: Робочі угоди): Вони роблять ваші очікування зрозумілими, що полегшує їх обговорення та покращення.
Порада 5 для керівників віртуальних команд: ретроспектива Agile
Про це вже багато разів згадувалося раніше, але тут ми нагадаємо ще раз: Віртуальні ретроспективи Agile - це чудовий спосіб розвинути командний дух у віртуальних командах за допомогою веселощів і швидких моментів успіху.
Основна ідея проста: кожні два-чотири тижні ви проводите спільний командний воркшоп онлайн, на якому обмірковуєте кілька запитань. Типові питання в Retros: Що пройшло добре за останні кілька тижнів? Що було не дуже добре за останні кілька тижнів? Що ми можемо зробити краще?
Ці питання можна змінювати, щоб з часом зробити ретро більш креативним і веселим (див. також: 54 веселі ретроспективні методи). На початку, однак, достатньо наведених вище запитань.
Багато членів команди думають лише про дуже конкретні фактичні теми під час командної ретроспективи. Їм складно прийняти ширшу перспективу і поміркувати про команду в цілому. Наше програмне забезпечення Echometer може допомогти з впровадженням та покращенням ретроспективи. Ви можете спробувати його безкоштовно. Ось приклад шаблону, який ви також можете переглянути в нашому інструменті для віддаленого лідерства без входу в систему:
Відкриті питання зворотного зв'язку
Зберігати: що ми повинні зберігати?
Зупинка: На чому ми повинні зупинитися?
Початок: Що ми повинні почати робити?
Висновок Лідерство на відстані: будь-хто може стати хорошим дистанційним лідером!
Успішне лідерство у віртуальних командах чи віддаленій роботі - це не магія, а результат свідомих рішень та постійного розвитку. Найкраще почати вже сьогодні:
- Які петлі зворотного зв'язку та комунікації повинні відбуватися асинхронно? Які зустрічі не мають для нас додаткової цінності?
- Де все ще бракує прозорості щодо прогресу роботи в команді?
- Яке мислення мені потрібно прийняти як менеджеру, щоб стати хорошим віддаленим лідером?
- Чи достатньо я проводжу індивідуальних зустрічей, щоб побудувати довірливі стосунки з моїми безпосередніми підлеглими?
- Як часто потрібно проводити ретроспективу команди?
Якщо ви все ще не впевнені, цифровий онлайн інструмент Echometer може допомогти вам запровадити найважливіші лідерські процедури, такі як гнучкі ретроспективи та зустрічі 1 на 1 з вашими співробітниками. Ви можете дізнатися більше про додаток Echometer тут.
Якщо вам цікаво, ви також можете погратися з одним із наших шаблонів для індивідуальних зустрічей тут і незабаром безкоштовно випробувати його з одним із членів вашої команди:
Ніяких світських розмов, ніяких незручних пауз. Цей шаблон 1:1 просто завжди працює.
- Яким досягненням ви пишаєтеся, яке я, можливо, не помітив?
- Яка невелика зміна одразу покращила б вашу роботу?
- На що б ви хотіли приділяти більше часу на роботі?
...
