Робочі договори: 10 прикладів, зразків та шаблонів

Ефективна співпраця в команді має вирішальне значення для успіху, особливо в контексті гнучких методів, таких як Scrum. Робочі угоди відіграють вирішальну роль у створенні чітких рамок для співпраці. І, звісно, типові робочі угоди можуть допомогти у створенні хороших ідей.

У цій статті я детальніше розглянув важливість робочих угод у гнучких та віддалених командах, а також оцінив, як регулярний перегляд та коригування допомагають постійно покращувати динамічне та продуктивне командне середовище. Почнемо зі вступного пояснення робочих угод.

Почнемо з самого початку: Як керівник, ви не впевнені, як виглядає систематичне та успішне управління людьми? Тоді у мене є дещо для вас: наш безкоштовний онлайн-курс з управління персоналом .

Зазирни сюди та дізнайся, наприклад, про трюк, як можна відносно легко підвищити продуктивність команди на 10-20% – ти можеш почати прямо зараз :) Але повернемося до теми.

“Working Agreements” (Робочі домовленості) стосуються угод або правил, які встановлюються всередині команди або організації для покращення співпраці та сприяння позитивному робочому середовищу. Ці домовленості слугують орієнтиром для поведінки членів команди та можуть допомогти мінімізувати непорозуміння, підвищити продуктивність і зменшити конфлікти.

Зазвичай робочі угоди складаються на початку проекту або співпраці і приймаються всіма членами команди. Ці угоди можуть охоплювати різні аспекти, зокрема

1. Спілкування: Визначення каналів, часу та стилю комунікації для сприяння ефективній та прозорій комунікації.

2. Робочі години: Уточнення робочого часу, перерв і доступності для забезпечення узгодженої структури роботи.

3. Обов’язки: Визначте ролі та завдання кожного члена команди, щоб створити чітке уявлення про відповідальність.

4. Повага та співпраця: Домовленість про поважну поведінку, сприяння командній роботі та вирішення конфліктів у конструктивний спосіб.

5. Метод роботи: Визначення процесів, методів та інструментів, які будуть використовуватися в команді для забезпечення ефективності та послідовності.

6. Зворотний зв’язок: Роз’яснення механізмів та культури зворотного зв’язку з метою сприяння відкритому та конструктивному зворотному зв’язку.

Мета робочих угод - створити спільне розуміння та забезпечити, щоб усі члени команди працювали однаково. Ці угоди можуть відрізнятися залежно від команди та проекту, їх слід регулярно переглядати та адаптувати за потреби.

Тож якими можуть бути конкретні приклади робочих угод? Наведені нижче приклади робочих угод допоможуть вам краще зрозуміти цю тему.

Ось кілька прикладів або зразків робочих угод, які можна укласти в команді чи організації:

1. Шанобливе спілкування:

• Ми поважаємо думки та ідеї всіх членів команди.
• Критика є конструктивною і спрямована на покращення співпраці.
• Ми уважно слухаємо і даємо можливість кожному висловитися.

2. Пунктуальність і доступність:

• Ми дотримуємося узгодженого робочого часу та вчасно інформуємо команду про відсутність на робочому місці.
• У нагальних випадках ми будемо вчасно інформувати команду про будь-які затримки.

3. Завдання та обов’язки:

• Кожен член команди розуміє свої ролі та обов’язки.
• Ми прозоро розподіляємо завдання і допомагаємо один одному, коли це необхідно.

4. Ефективна комунікація:

• Ми використовуємо зрозумілу і точну мову.
• Ми ділимося важливою інформацією через передбачений для цього канал зв’язку.

5. Методи та інструменти роботи:

• Ми використовуємо спільно визначені інструменти та методи для роботи над проектами.
• Зміни в інструментах або процесах обговорюються та узгоджуються всередині команди.

6. Культура зворотного зв’язку:

• Ми регулярно надаємо конструктивний зворотний зв’язок і знаходимо час на його обдумування.
• Зворотній зв’язок надається на фактичному та поважному рівні.

7. Самовідповідальність:

• Кожен член команди бере на себе відповідальність за свої завдання і за досягнення цілей команди.
• Ми активно шукаємо рішення, перш ніж допустити ескалацію проблем.

8. Конфіденційність:

• Інформація, позначена як конфіденційна, буде поважатися і не поширюватися без згоди.

Ці приклади або зразки слугують відправною точкою. Важливо, щоб робочі угоди відповідали конкретним потребам і динаміці команди. Домовленості мають обговорюватися відкрито і прийматися всіма членами команди.

Наприклад, ви можете працювати в Scrum-команді. Як би виглядали конкретні приклади робочих угод у Scrum?

Перш ніж перейти до цього, я хотів би звернути увагу на наші шаблони робочої угоди або воркшопу та ретроспективи Health Check: У Echometer ви можете відображати елементи Health Check (квазі-Робочі угоди) у вашій гнучкій ретроспективі. Ви можете поглянути на це безпосередньо (без входу), натиснувши на кнопку нижче:

У контексті Скраму робочі угоди можуть допомогти налагодити співпрацю в команді та забезпечити ефективну та результативну роботу всіх її членів. Нижче наведено кілька конкретних прикладів або зразків робочих угод у скрам-команді:

1. Пунктуальність на Scrum івентах:

• Всі члени команди зобов’язуються приходити вчасно на події Scrum, включаючи планування спринту, щоденний стенд-ап, огляд спринту та ретроспективу спринту.

2. Активна участь у Scrum-заходах:

• Кожен член команди бере активну участь у заходах Scrum, ділиться успіхами, перешкодами та шукає можливості для співпраці.

3. Обмеження на незавершене виробництво (WIP):

• Команда домовляється про максимальну кількість завдань, які можуть бути виконані одночасно, щоб уникнути перевантаження і заохотити виконання завдань.

4. Щоденні правила стендапа:

• Щоденний стендап залишається коротким і цілеспрямованим, кожен ділиться лише актуальною інформацією про свою роботу та будь-які перешкоди.
• Обговорення, які не мають прямого відношення до щоденного стендапу, проводяться поза межами зустрічі.

5. Визначення поняття “Готово”:

• Команда має чітке і взаємоприйняте визначення “Виконано” для кожного завдання, щоб гарантувати, що виконані завдання є якісними і завершеними.

6. Відповідальність за перешкоди:

• Члени команди зобов’язуються негайно повідомляти про перешкоди та активно долучатися до вирішення проблеми, якщо це можливо.

Окрім Scrum, існують й інші фреймворки, такі як Scaled Agile Framework SAFe, який використовується в масштабованих гнучких командах. Як можуть виглядати приклади або зразки робочих угод?

Перш ніж ми підемо далі, ось невелика примітка. Зрештою, однією з головних цілей трудових угод є підвищення ефективності роботи вашої команди. Але як ви насправді досягаєте цього цілісно? Я пояснюю важливу ментальну модель для відповіді на це питання у другій частині нашого безкоштовного онлайн-курсу “Розвиток персоналу”:

Play

Тут також є зразки робочих угод, які йдуть у схожих напрямках:

1. Планування приватного розшуку:

• Ми добре готуємося до планування збільшення програми SAFe (PI) і приносимо з собою всю необхідну інформацію.
• Кожен має можливість поділитися своєю точкою зору, і ми заохочуємо відкриту дискусію.

2. Постійне вдосконалення:

• Ми прагнемо до постійного вдосконалення та беремо активну участь у ретроспективах SAFe та командних заходах.
• Пропозиції щодо покращення документуються та впроваджуються в наступних ітераціях.

3. Чітке визначення понять “готовий” і “зроблено”:

• У нас є чіткі критерії для “Ready” (готовий до обробки) і “Done” (завершений) на рівні релізів.
• Визначення регулярно переглядаються та оновлюються за необхідності.

4. Обмін знаннями та співпраця:

• Ми сприяємо обміну знаннями між командами SAFe в рамках АРТ і робимо свій внесок у спільну базу знань.
• Команди тісно співпрацюють і підтримують одна одну для досягнення цілей ГР.

5. Повага до ролей та обов’язків:

• Кожна роль у системі SAFe поважається, а обов’язки кожної ролі чітко визначені.
• Конфлікти або неясності щодо ролей вирішуються проактивно.

Ось кілька прикладів або зразків робочих угод у SAFe. Важливо, щоб команди адаптували Робочі угоди SAFe до свого контексту і регулярно переглядали їх, щоб забезпечити їхню ефективність.

Зразки робочих угод допоможуть вам створити власні робочі угоди, щоб уникнути хаосу, який переслідує деякі гнучкі проектні команди.

Тепер, коли ми поговорили про Scrum та SAFe, як щодо прикладів робочих угод у віддалених командах?

Робочі угоди особливо важливі для віддалених команд, оскільки вони допомагають встановити чіткі очікування та оптимізувати співпрацю у віртуальному середовищі. Ось ще раз невеликий перелік ідей та прикладів або зразків робочих угод у віддалених командах:

1. Правила спілкування:

• Визначення бажаних каналів зв’язку (наприклад, чат, відеодзвінки, електронна пошта).
• Чіткі очікування щодо часу відповіді на повідомлення.

2. Графік роботи та доступність:

• Прозоре визначення робочого часу та доступності.
• Роз’яснення, як і коли можна робити перерви.

3. Оновлення статусу:

• Домовленість про регулярне оновлення статусу, щоб дати членам команди уявлення про поточні завдання.
• Використання інструментів для оновлення статусу роботи.

4. Етикет зустрічі:

• Чіткі правила участі у віртуальних зустрічах, включаючи пунктуальність та активну участь.
• Запис зустрічей для підтримки тих, хто не зміг бути присутнім.

5. Документація та обмін знаннями:

• Домовленість про документування рішень, обговорень та вжитих заходів.
• Використання спільних платформ документів або знань для легкої співпраці.

6. Готовність до спонтанних розмов:

• Ясність щодо того, коли члени команди доступні для спонтанних розмов, а коли ні (наприклад, через відображення статусів).

7. Допомога та підтримка:

• Відкрите спілкування про потребу в допомозі та послугах підтримки.
• Створення каналу для запитань і допомоги всередині команди.

8. Конфіденційність та захист даних:

• Угода про шанобливе ставлення до конфіденційної інформації та керівні принципи захисту даних.

9. Перерви та релаксація:

• Заохочуйте перерви для відновлення та уникнення перевтоми.
• Заохочуйте використання повідомлень про відсутність під час перерв або свят.

Ці приклади або шаблони розроблені для вирішення специфічних проблем віддаленої роботи та полегшення співпраці в розподіленій команді. Важливо, щоб ці угоди були складені спільно, адже тільки тоді команда дійсно прийме їх до серця!

Говорячи про –, як насправді працюватиме визначення ваших власних робочих угод? Для цього є шаблони!

Шаблон робочої угоди - це заздалегідь визначений формат або шаблон, який слугує відправною точкою для створення робочих угод у команді чи організації. Він допомагає структурувати процеси та забезпечити охоплення важливих аспектів співпраці. Ось деякі елементи, які можна включити в шаблон робочої угоди:

1. Заголовок:

• Чіткий заголовок, який вказує на те, що це робоча угода. Наприклад: “Робоча угода про співпрацю в команді” або “Робоча угода про співпрацю в скрам-команді”.

2. Вступ:

• Короткий вступ, що пояснює мету Робочої угоди та підкреслює, чому вона є важливою.

3. Дата і версія:

• Розділ, що містить дату створення або оновлення Робочої угоди та номер версії, щоб переконатися, що всі члени команди використовують останню версію.

4. Відповідальні сторони:

• Список відповідальних осіб, включаючи всіх членів команди і, можливо, також лідера команди або Скрам-майстра.

5. Сама Робоча угода:

• Саме тут слід шукати серцевину, конкретні дії для команди.

6. Постійне вдосконалення:

• Ця область підкреслює, що Робоча угода цілком може бути знову адаптована в майбутньому – на початку, так що вона цілком може бути ще порожньою.

7. Підписи:

• Місце для підписів усіх членів команди на підтвердження того, що вони прочитали, зрозуміли та прийняли Робочу угоду.

Такий шаблон може слугувати відправною точкою для обговорення в команді та сприяє активній участі всіх членів у визначенні їхніх робочих домовленостей.

Однак, основна увага в цьому шаблоні буде зосереджена на документації Робочих угод. Але як їх складати? Запитання “Зобов’язання команди” можуть бути відкритим методом для цього. Тут наведено 3 речення, які мають на меті відфільтрувати існуючі моделі поведінки в команді, щоб на їх основі визначити конкретні робочі угоди. Останнє, ймовірно, відбудеться лише на другому етапі.

Нижче ви знайдете речення для шаблону Working Agreement: мета полягає в тому, щоб команда просто доповнила ці речення, аби зрозуміти, які моделі поведінки існують зараз або які є бажаними. Частиною воркшопу на початку також є просте опитування Health Check, яке анонімно визначає, наскільки «узгодженим» є поточне розуміння командою хорошої роботи.

Ви також можете провести воркшоп безпосередньо в нашому інструменті для ретроспективи та командного розвитку Echometer, натиснувши кнопку.

Багато керівників проводять регулярні зустрічі віч-на-віч зі своїми співробітниками. Ця рутина зустрічей – поряд з гнучкими ретроспективами (див. нижче) – звичайно, також підходить для індивідуальної рефлексії над робочими домовленостями.

Ідея полягає в тому, що ви обираєте окремі робочі угоди, наприклад, раз на один-два місяці, і обговорюєте їх під час індивідуальних зустрічей.

Найцікавіше тут те, що це, звичайно, повинні бути робочі угоди, які мають особливе значення для людини. 

У наступному шаблоні наведено кілька прикладів тверджень, над якими ви можете поміркувати під час індивідуальної зустрічі. Ви навіть можете спробувати їх безпосередньо в нашому інструменті для індивідуальних зустрічей Echometer, натиснувши на зелену кнопку.

Слід визнати: Я поширюю термін “робоча угода” на сферу роботи за межами команди. Але я роблю це свідомо, тому що в індивідуальному розвитку працівників, очевидно, є великий потенціал.

Якщо вас цікавлять хороші шаблони для зустрічей 1 на 1, подивіться тут: Тут ви знайдете 129 запитань для індивідуальної зустрічі (або оціночної співбесіди) і Ось 3 найкращі інструменти для проведення індивідуальних зустрічей у порівнянні - включаючи Echometer, звичайно.

Досвід показує, що робочі домовленості можуть бути легко забуті в якомусь документі або на плакаті на стіні через кілька тижнів після завершення проекту. Що з цим можна зробити?

Моя пропозиція:

1. Регулярно включайте Робочі угоди до порядку денного ваших гнучких ретроспектив!
2. Використовуйте (можливо, анонімні) опитування, щоб у простий спосіб нагадати про робочі угоди. 

Перевага цього методу полягає в тому, що при цьому створюються навіть цікаві метрики для вашого постійного вдосконалення – і є ще більше позитивних моментів:

1. Вимірювані метрики:

• Опитування можуть надати кількісні показники для вимірювання ефективності Робочих угод, а також коучингу Agilen і виявлення тенденцій з плином часу.

2. Інтеграція в робочий процес:

• Інтеграція опитувань у звичайний робочий процес дозволяє команді працювати з Робочими угодами на постійній основі без необхідності проведення спеціальних зустрічей.

3. Анонімність та відкритість:

• Опитування можуть забезпечити анонімність, що може заохотити членів команди давати чесні відгуки, не турбуючись про те, що їхні думки будуть ідентифіковані.

Насправді саме описаний шлях є методологією інструменту Echometer: він поєднує гнучкі опитування Health Check – зокрема щодо робочих домовленостей – з гнучкими ретроспективами. Таким чином гнучкий коучинг стає значно ефективнішим і, нарешті, вимірюваним. Echometer вважається одним з найкращих програмних інструментів для ретроспективи.

Echometer - це цифровий інструмент, який допомагає гнучким лідерам команд з гнучкими ретроспективами та командами Health Check. Дистанційно, гібридно чи на місці: він робить командний коучинг вимірюваним і професіоналізує вашу роботу, заощаджуючи при цьому багато часу. Просто завітайте на наш сайт, щоб дізнатися більше: www.echometerapp.com.

Сподіваюся, мої роздуми про робочі угоди показали, що вони є не просто керівними принципами, а можуть бути живими інструментами командної співпраці. Постійна рефлексія, інтеграція зворотного зв’язку та адаптація до мінливих умов мають вирішальне значення для успіху робочих угод. 

Наостанок ще раз зауваження: якщо ви хочете спробувати, як це – регулярно рефлексувати над робочими домовленостями у ваших ретроспективах: нижче ви можете розпочати гнучку ретроспективу без реєстрації, у даному випадку воркшоп “Keep, Stop, Start”. 

Або ж просто перешліть наш сайт відповідальним колегам: www.echometerapp.com.