Як тімлід модерує ретроспективу? 10 ключових порад

Привіт, шановні Team Leads гнучких команд! Як психолог і Scrum Master, сьогодні я поділюся кількома важливими порадами щодо модерації гнучких ретроспектив, коли ви самі не є Scrum Master, а скоріше Team Lead або в якійсь формі “бос”. Як лідер і servant leader, ви можете отримати максимум від цього важливого моменту в гнучкому процесі? Давайте разом шукати відповіді!

Перш за все: само собою зрозуміло, що не ідеально, якщо ви модеруєте гнучку ретроспективу як керівник команди, тобто (залежно від вашої конкретної організаційної форми) потенційно навіть як офіційна особа, яка приймає рішення в компанії. Чому це так? 

Звісно, це пов’язано з тим, що це може суттєво перешкоджати створенню абсолютно необхідної відкритої атмосфери в колективі. Чим менше ви готові ділитися чесними відгуками, тим менш плідною буде ваша ретроспектива. Це може навіть закінчитися так званим зомбуванням.

У зв’язку з цим, якщо це можливо, намагайтеся знайти якомога нейтральнішого модератора для вашої ретроспективи. Однак, якщо з якихось причин це неможливо, ось принаймні кілька порад, які допоможуть вам отримати найкращий результат у цій ситуації.

1. Підготовка має вирішальне значення:

   • Добре підготуйте ретроспективу, заздалегідь склавши порядок денний. Переконайтеся, що на кожен етап заплановано достатньо часу.
   • Заздалегідь зберіть відгуки або теми від членів команди, щоб зробити обговорення більш цілеспрямованим. Такі інструменти, як Echometer, наприклад, можуть допомогти вам зробити це за допомогою опитування.

2. Створіть позитивну атмосферу:

   • Підкресліть конструктивний характер ретроспективи. Мета полягає в тому, щоб визначити покращення, а не перекладати провину. Коротше кажучи, не забудьте включити питання “Що пройшло добре?”
   • Використовуйте “криголами” або короткі ігри, щоб створити невимушену атмосферу і зблизити команду.

3. Слідкуйте за часом:

   • Переконайтеся, що ретроспектива не виходить за рамки визначених часових рамок. Поважайте час членів команди та дотримуйтесь запланованого порядку денного.

4. Використовуйте різні ретроспективні техніки:

   • Використовуйте різні методи, щоб урізноманітнити та підкреслити різні аспекти співпраці. Ось 50 гнучких ретроспективних ідей для кожної команди .

5. Зосередьтеся на конкретних заходах:

   • Переконайтеся, що під час ретроспективи визначено конкретні дії та заходи для вирішення визначених областей для покращення - тільки тоді команда відчує, що ви, як лідер, ставитеся до них серйозно.

6. Заохочуйте активну участь:

   • Заохочуйте всіх членів команди до активної участі. Переконайтеся, що кожен має можливість висловити свою точку зору.

7. Будьте нейтральними та об’єктивними - ваша думка висловлюється останньою:

   • Як модератор, намагайтеся залишатися нейтральним і об’єктивним. Уникайте надмірного втручання в дискусію або домінування вашої думки. Як лідер, ви можете сильно впливати на інших своєю думкою і масово сприяти “Group Think”. Просте основне правило: ваша думка має бути висловлена останньою.

8. Отримання зворотного зв’язку щодо процесу:

   • Після ретроспективи запитайте відгук, щоб покращити також вашу модерацію. Це показує, що ви відкриті до пропозицій і підтримуєте постійне вдосконалення. Наприклад, в Echometer добре зарекомендував себе “ROTI-Score”: просте питання про те, наскільки добре час був інвестований у ретро, “Return On Time Invested”.

9. Запишіть результати:

   • Задокументуйте результати ретроспективи, включно з визначеними діями. Це допомагає відстежувати і показує прогрес у часі.

10. Сприяти самоорганізації:

    • Заохочуйте команду до самостійного пошуку рішень. Дайте їм свободу вдосконалювати власні процеси та підтримайте їх у взятті на себе відповідальності.

11. Увімкніть анонімний зворотній зв’язок:

    • Якщо необхідно, запропонуйте можливість анонімного зворотного зв’язку. Іноді члени команди почуваються вільніше висловлювати свої думки, якщо впевнені, що їхня особистість захищена. Особливо, якщо ви модеруєте ретро як лідер команди. Такі інструменти, як Echometer, також можуть вам дуже допомогти.

"Багато членів команди не наважуються висловитися!"

Вирішіть цю проблему

"Ми виявляємо занадто багато несподіваних проблем і помилок на пізньому етапі!"

Вирішіть цю проблему

"Чому іноді на підготовку простої ретроспективи я витрачаю години?"

Вирішіть цю проблему

Багато з вищезгаданих пунктів можна вирішити за допомогою хорошого ретро-інструменту для командної розробки, такого як Echometer. Він був спеціально розроблений для тих випадків, коли в команді немає штатного Scrum-майстра.

Echometer - це цифровий інструмент, який допомагає гнучким лідерам команд з гнучкими ретроспективами та командами Health Check. Дистанційно, гібридно чи на місці: він робить командний коучинг вимірюваним і професіоналізує вашу роботу, заощаджуючи при цьому багато часу. Просто завітайте на наш сайт, щоб дізнатися більше: www.echometerapp.com.

Варто також поекспериментувати: ви, як Team Lead, дозволяєте команді провести ретро без вас і запитуєте, чи це буде краще для команди.

Крістіан Хайдемайєр, психолог та скрам-майстер

Модерування гнучкої ретроспективи - це більше, ніж просто розмова. Активне слухання, різноманітність точок зору, конкретні плани дій та багато іншого (див. вище) є запорукою їхнього успіху в середньостроковій перспективі.

Наостанок, ще раз нагадування: якщо ви хочете спробувати, як це - розвивати свою команду за допомогою нашого інструменту: ви можете розпочати гнучку ретроспективу без входу в систему, в даному випадку воркшоп “Keep, Stop, Start”. 

Або ж просто перешліть наш сайт відповідальним колегам: www.echometerapp.com.

Як це зробити

Keep Stop Start Retro: Як проходить ретроспектива

1. Випадковий Icebreaker (2-5 хвилин)

   Echometer надає вам генератор випадкових питань для реєстрації.

2. Огляд відкритих заходів (2-5 хвилин)

   Перш ніж почати з новими темами, слід поговорити про контроль ефективності того, що сталося з заходами з минулих ретроспектив. Echometer автоматично перераховує всі відкриті пункти дій з минулих ретроспектив.

3. Обговорення ретро-тем

   Використовуйте наступні відкриті питання, щоб зібрати ваші найважливіші висновки. Спочатку кожен окремо. Echometer дозволяє відкривати кожен стовпець ретро-дошки окремо, щоб потім представити та згрупувати відгуки.

   • Продовження: Що ми повинні зберегти?
   • Зупинка: На чому ми повинні зупинитися?
   • Початок: Що ми повинні почати робити?

4. Універсальне питання (рекомендовано)

   Щоб інші теми також мали місце:

   • Про що ще ви хочете поговорити на ретроспективі?

5. Пріоритезація / Голосування (5 хвилин)

   На ретро-дошці в Echometer ви можете легко розставити пріоритети для відгуків за допомогою голосування. Голосування, звичайно, є анонімним.

6. Визначення заходів (10-20 хвилин)

   За допомогою символу "плюс" на відгуку можна створити пов'язаний захід. Ще не впевнені, який захід буде правильним? Тоді відкрийте дошку для обговорення з цієї теми за допомогою символу "плюс", щоб провести мозковий штурм щодо основних причин і можливих заходів.

7. Виїзд / Закриття (5 хвилин)

   Echometer дозволяє збирати анонімні відгуки від команди про те, наскільки корисною була ретроспектива. Це створює оцінку ROTI ("Retrun On Time Invested"), яку ви можете відстежувати з часом.

Keep Stop Start Retro

Продовження: Що ми повинні зберегти?

Зупинка: На чому ми повинні зупинитися?

Початок: Що ми повинні почати робити?

Відкрийте це ретро зараз Пристосуватися...