Винесені уроки Семінар за 5 кроків

Як команда чи організація, ми всі прагнемо бути на вершині своєї гри як лідери якості чи інновацій. Можливо організація, що навчається ”%E2%80%9D. Щоб виправдати ці очікування, необхідно послідовно впроваджувати процес постійного вдосконалення. У цій статті ми розповімо все про «Семінар з вивчення уроків» і покажемо, як ви можете використовувати цей формат для постійного вдосконалення. Наш контрольний список вивчених уроків, безумовно, допоможе вам у цьому.

Що таке семінар з вивчення уроків?

Як випливає з англійського терміну Lessons Learned (українською «Вивчені уроки»), семінар Lessons Learned має на меті сприяти навчанню на основі досвіду. 

Під час воркшопу з вивчення уроків можна ретроспективно поглянути на минулу співпрацю в команді. Ось чому формат воркшопу також використовується в гнучких командах і в Scrum. Ретроспектива називається. У різних контекстах поширеним синонімом також є “командні дебрифінги”.

Метою семінарів з вивчення набутого досвіду або просто Ретроспективи (скорочено “ретро”) залишається незмінною: Отримати безперервний процес навчання з практичного досвіду, щоб постійно розвиватися далі.

Впровадити семінари з вивчення досвіду для моєї команди або проєкту

Якщо ваша мета - безперервний процес вдосконалення в проектах або командах, семінари з вивчення уроків - хороший варіант для вас. 

Частим приводом для вступу є досягнення віх проекту або його завершення. У такі моменти команді потрібно щонайменше від 60 до 180 хвилин, залежно від розміру команди, щоб обміркувати “як” і зробити висновки, а також, можливо, заходи на майбутнє.

У гнучких командах, які працюють разом на довгостроковій основі, такий формат навіть міцно інтегрований у щоденну робочу рутину і відбувається з періодичністю від тижня до місяця, залежно від ритму спринту.

Ми бачимо, що все більше і більше команд адаптують ці безперервні формати з великим успіхом.

Яка користь від семінарів з вивчення досвіду?

Багато менеджерів, ймовірно, зараз відреагували б так: “Інвестувати 60-90 хвилин у роздуми кожні 2 тижні? Який у цьому сенс?!”

На щастя, дослідження дають хорошу відповідь на це. Танненбаум і Черазолі (2013) змогли довести в мета-дослідженні, що ефективність команд через цю саморефлексію ( при правильному застосуванні ) в середньому між 20% і 25% збільшилася була.

Приклади з практики

Як відбувається підвищення продуктивності? Ось кілька прикладів того, які питання в поєднанні з правильними заходами можуть сприяти підвищенню продуктивності:

• Методи роботи: Досі ми записували кожен прогрес в Excel, оновлення якого різними версіями завжди спричиняло багато роботи і плутанини. Можливі дії: спробувати онлайн-інструменти, такі як Trello або Notion, щоб організувати проекти так, щоб версії більше не потрібно було об’єднувати вручну.
• Самоорганізація та процеси прийняття рішень: Ми навряд чи знаємо один про одного, наскільки далеко хтось знаходиться в роботі над своїм субпроектом на даний момент. Можливо, варто спробувати формат “щоденного стендапу”, щоб покращити координацію всередині команди?
• Комунікація всередині команди та зі стейкхолдерами: Проекти нових продуктів доводяться до відома зацікавлених сторін відносно пізно, коли в розробку вже вкладено багато зусиль. Як ми можемо отримувати зворотній зв’язок від наших стейкхолдерів раніше і більш регулярно?
• Визначення пріоритетів: Хоча в ході проекту ми отримали нові знання, ми дотримуємося нашої початкової розстановки пріоритетів. Як ми можемо гарантувати, що в майбутньому ми будемо краще використовувати можливості, отримані завдяки цим новим знанням, у нашому плануванні?

Звичайно, ці теми можна було б розпізнати та покращити без семінару Lessons Learned. Але завдяки структурованому процесу зворотного зв’язку – без щоденного стресу – такі теми часто стають усвідомленими.

Таким чином, семінар з вивчення уроків є дуже ефективним форматом, коли йдеться про визначення та реалізацію потенціалу для вдосконалення або блокуючих факторів. Ще одним позитивним аспектом є те, що цей процес самоорганізовується в командах, що ще більше підвищує відданість і задоволеність команди.

Як підготувати та провести семінар Lessons Learned? - шаблон

Впровадження цих семінарів, після того, як команда засвоїла їх, не є складним завданням. Процедура поєднує в собі найкращі практики Модерація воркшопу який багатьом здасться знайомим. Звичайно, існує незліченна кількість методів для проведення таких семінарів, але 5 кроків з Контрольного списку засвоєних уроків пропонують простий приклад успішного семінару:

Крок 1: Реєстрація з відкритим питанням

Семінар має бути максимально інтерактивним, тому найкраще починати з відкритого запитання, на яке кожен член команди по черзі коротко відповідає. Таким чином усі залучаються до розмови. Наприклад, можливі такі запитання:

• За шкалою від 0 до 10, наскільки ви впевнені, що ми досягнемо мети нашого проекту/команди, і чому?
• Яка була для вас найбільша невдача або найбільший успіх минулого тижня (або місяця…)?

Крок 2: Зберіть теми

Хоча першим кроком все ще є забезпечення того, щоб усі приїхали в режимі засвоєння уроків, наступним кроком є збір зворотного зв’язку в структурований спосіб. Для того, щоб Групове мислення Щоб уникнути цього, цей крок слід спочатку виконати в індивідуальній роботі, перш ніж ділитися темами в групі.

Знову ж таки, ви можете використовувати різні формати запитань, щоб стимулювати розмову. Особливо часто ми бачимо такі приклади:

• Добре-Погано (простий варіант для початківців): Що пройшло добре? Що пішло погано?
• Keep-Stop-Start (популярний, краще переходить від статус-кво до заходів, ніж «Start-Stop-Continue»): Що нам слід продовжувати робити в команді, як і раніше? Що нам слід припинити робити в команді? Що нам слід почати робити в команді або принаймні спробувати?
• Очікуване-неочікуване (для різноманітності): Що сталося, чого ви очікували заздалегідь? Що сталося позитивного, чого ви не очікували заздалегідь? Що пішло гірше, ніж ви очікували?

Метою нашого Echometer Інструменти допомагає проводити такі семінари Lessons Learned. Це допомагає підтримувати правильну структуру семінару, має таймер і робить семінар значно інтерактивнішим, якщо він проходить онлайн.

 

Ви можете створювати “Вивчені уроки” за допомогою нашого інструменту без входу від вас або вашої команди.

 

За допомогою цієї кнопки ви можете безпосередньо відкрити інструмент, вибрати свій метод Lessons Learned і запросити команду за посиланням – я рекомендую метод «Keep-Stop-Start»:

З цікавістю слухають  понад 30 засвоєних уроків  можливі методи – іноді це дуже креативно та грайливо.

Якщо ви все ще не впевнені, ви можете завантажити  Agile Досвід роботи тренера Хольгера з нашим інструментом  прочитай до кінця. 

І, до речі, наш інструмент також допомагає з пріоритезацією – але це вже наступний крок.

Крок 3: Визначте пріоритетні теми

Після того, як теми зібрані та згруповані за тематичним принципом, можна переходити до визначення пріоритетів. Метою тут є визначення найважливіших тем і висновків, за якими команда хотіла б вжити заходів.

В ідеалі кожен член команди має три клейкі крапки або щось подібне для визначення пріоритетів, які потім приклеюються до відкритих відгуків (які, наприклад, є на фліпчарті) залежно від особистих уподобань. Як варіант, кожен може просто зробити 3 позначки маркером. Відкриті відгуки, які мають найчастіші позначки, здаються найбільш терміновими – тут визначаються заходи.

Крок 4: Визначте показники

Тут команда вирішує, як вони хочуть застосувати отримані знання на практиці. Заходи повинні відповідати певним стандартам, наприклад SMART-формула відповідати.

Важливо: пам’ятайте, що не варто приймати занадто багато заходів. Зосередьтеся максимум на 3 найважливіших темах. Інакше буде складно охопити всі заходи, що змусить команду засумніватися у доцільності формату “Вивчених уроків” в цілому.

Краще робити короткий аналіз отриманих уроків з трьома заходами кожні 2-4 тижні, ніж “великий” кожні 6 місяців, але в реальності реалізуються лише 4 з 10 заходів.

Крок 5: Висновок

Наприкінці слід підбити підсумки того, що було вивчено і які заходи було зафіксовано. Цей етап також можна зробити інтерактивним, поставивши всім учасникам відкрите запитання:

• Що для вас стало найважливішим висновком із сьогоднішнього семінару з винесених уроків?
• Які ваші власні плани на наступний раз?

Семінар Lessons Learned – висновок

Звісно, такий формат потребує часу. Ось чому нам важливо підкреслити, що для семінарів з вивчення уроків слід виділити достатньо часу на самому початку. Особливо наприкінці проектної фази це може бути стресовим. Це не повинно спокушати нас пропустити цей важливий формат. 

Зрештою, це єдиний спосіб гарантувати, що наступного разу ви не потрапите в ті самі пастки і не залишитеся в пастці “хом’ячого колеса”. В екстрених випадках краще провести короткий семінар з винесення уроків, ніж не провести жодного взагалі.

За адресою наступна публікація У нас безпосередньо також є кілька Поради та інші найкращі практики для ваших семінарів з вивчення уроків!