Зміст
Особисті зустрічі з безпосередніми працівниками
У сучасному робочому світі ефективна комунікація між керівниками та їхніми безпосередніми підлеглими має вирішальне значення. Зустрічі один на один стали незамінним інструментом для налагодження такої комунікації та підвищення залученості співробітників. У цій статті ми надаємо вичерпний посібник, який ознайомить вас з основами проведення успішних зустрічей один на один. Ви отримаєте все - від розуміння теми до впровадження ефективних стратегій за допомогою спеціальних шаблонів зустрічей у Word і Doc.
Шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)
Розуміння зустрічей один на один💡.
Тому що тільки з правильним наміром ці розмови можуть розкрити весь свій ефект.
Що таке один на один?
Під час зустрічі слід передбачити час для обговорення викликів, цілей і професійного розвитку працівника. Багато компаній використовують стандартизований шаблон індивідуальної зустрічі (доступний у форматах Word і Doc), щоб забезпечити послідовність і ефективність таких зустрічей.
Значення та мета індивідуальних зустрічей
Індивідуальні зустрічі мають кілька цілей. Ось деякі з них:
- Побудова довіри та зміцнення відносин між керівниками та працівниками
- Регулярний зворотній зв'язок
- Висловлення занепокоєння та тривоги
- Узгоджуйте індивідуальні цілі з корпоративними
- Сприяння зростанню та розвитку співробітників
- Ефективне утримання працівників
Дійсно добре структурований шаблон для оцінювання співробітників включає всі ці пункти в одному шаблоні.
Відносини між керівником і працівником
Як уже згадувалося в першому пункті, зустрічі віч-на-віч відіграють вирішальну роль у зміцненні відносин між керівниками та працівниками. Вони створюють безпечний простір для відкритого діалогу, допомагають зруйнувати ієрархічні бар'єри та сприяють розвитку культури прозорості.
Я хотів би ще раз підкреслити цей момент, тому що стосунки між керівником і працівником є основою для успішних індивідуальних зустрічей. Якщо стосунки між працівником та його керівником нестабільні, індивідуальні зустрічі можуть втратити свій вплив.
Саме тому ми в Echometer поспілкувалися з багатьма менеджерами та лідерами команд і зрозуміли, що існують постійні проблеми, коли йдеться про стосунки з працівниками.
Однією з таких проблем є те, що працівники не відкриваються своїм безпосереднім керівникам під час особистих зустрічей. Ми викристалізували загалом 6 таких проблем. Ми розглянемо їх далі в цій статті, щоб зустрічі один на один дійсно могли розкрити свій повний ефект.
Шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)
Як структурувати індивідуальні зустрічі💡.
Ефективна зустріч один на один зазвичай проходить за такою структурою. Будь-які шаблони запитань можуть бути легко інтегровані в цю структуру:
- Реєстрація (криголам) для налагодження потоку розмови (5 хвилин)
- Теми для обговорення, які працівник приносить з собою (10-20 хвилин)
- Зворотній зв'язок та теми для обговорення від наукового керівника (10-15 хвилин)
- Визначте цілі та розробіть конкретні дії (5-10 хвилин)
- Підсумки зустрічі (5 хвилин)
Багато керівників вважають корисним використовувати безкоштовний шаблон індивідуальної зустрічі у форматі Word або Doc, щоб переконатися, що вони охоплюють всі необхідні моменти для ефективної індивідуальної зустрічі.
Перша індивідуальна зустріч зі співробітником
Все колись буває вперше, і це також стосується зустрічей тет-а-тет. Важливо зазначити, що перша зустріч один на один має дещо іншу структуру, ніж наступні регулярні зустрічі.
Встановлення правильних очікувань
Скористайтеся першою зустріччю тет-а-тет зі своїм співробітником:
- Прояснити ролі та обов'язки
- Обговоріть комунікаційні вподобання
- Задати тон майбутнім індивідуальним зустрічам
- Встановіть цілі та ключові показники ефективності
Найкращі питання для першої індивідуальної зустрічі
- Які ваші короткострокові та довгострокові кар'єрні цілі?
- Як ви віддаєте перевагу отримувати зворотній зв'язок? (Тут може допомогти особистісний тест: Працівник абстрактний чи конкретний / стратегічний чи тактичний?)
- Що мотивує вас на роботі?
- З якими викликами ви зараз стикаєтесь?
- Як я можу найкраще підтримати вас у вашій ролі?
Включіть ці запитання до шаблону оціночної співбесіди у форматі Word / Doc для зручності. Крім того, ви можете завантажити наш шаблон безкоштовно далі в цій статті.
Шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)
Регулярні індивідуальні зустрічі
Після того, як ви провели першу індивідуальну зустріч з безпосереднім співробітником і встановили рамки, настав час планувати регулярні індивідуальні зустрічі.
Як часто повинні відбуватися індивідуальні зустрічі?
Частота індивідуальних зустрічей може бути різною. Важливо, щоб вони відбувалися регулярно. Опитування менеджерів показало, що 94% з усіх менеджерів проводять індивідуальні зустрічі, з яких близько 49% роблять це щотижня. Двічі на тиждень індивідуальні зустрічі також є класичним ритмом. Щоб з'ясувати, чи є щотижневі або двотижневі індивідуальні зустрічі ідеальними для вашого випадку, ви можете задати собі наступні питання:
- Наскільки велика ваша команда?
- Наскільки складним є поточний проект?
- Що відповідає особистим потребам ваших співробітників?
В принципі, це стосується наступного:
Щотижня один на один: Ідеально підходить для швидкозмінних середовищ або для роботи над централізованими проектами.
Раз на два тижні один на один: Підходить для більш сформованих команд або коли потрібні більш поглиблені обговорення.
Які теми варто обговорювати під час індивідуальних зустрічей (приклади)?
Прогрес у досягненні цілей та реалізації проектів
- "Як просувається проект клієнта XY? Де ви зараз знаходитесь порівняно з графіком?"
- "Яких результатів ви досягли з часу нашої останньої розмови?"
Виклики та перешкоди
- "Чи є якісь технічні проблеми, які наразі заважають вам впроваджувати нове програмне забезпечення?"
- "Які ресурси чи підтримка вам потрібні, щоб найкраще підготуватися до майбутньої презентації?"
Зворотній зв'язок (в обох напрямках)
- "Як ви сприйняли відгук на ваш останній проектний звіт? Чи був він корисним і конструктивним?"
- "Чи є щось у моєму стилі керівництва, що я можу покращити, щоб краще підтримувати вас?"
Розвиток кар'єри
- "Які навички ви хочете розвинути в найближчі півроку, щоб досягти своїх кар'єрних цілей?"
- "Чи зацікавлені ви в майбутній навчальній програмі? Як вона може допомогти вашому професійному розвитку?"
Баланс між роботою та особистим життям
- "Наскільки ви задоволені своїм нинішнім балансом між роботою та особистим життям? Чи є якісь сфери, які можна було б покращити?"
- "Чи відчуваєте ви підтримку від гнучкого графіку роботи? Як це впливає на ваше особисте життя?"
Командна динаміка
- "Як ви відчуваєте роботу в команді після реорганізації? Чи є якісь позитивні чи негативні зміни?"
- "Які у вас є ідеї щодо покращення комунікації між відділами?"
Безкоштовний шаблон для Word і Docs
Щоб допомогти вам, ми створили безкоштовний шаблон індивідуальної зустрічі, сумісний з Word і Docs.
Примітка: Шаблон для Docs та Word є англійською мовою і може потребувати перекладу для ваших цілей. перекласти для ваших цілей. Наприклад, ви можете використовувати DeepL..
Ви можете використовувати шаблон Word & Doc наступним чином:
- Відкрийте документ у Google Документах, натиснувши на кнопку (тут його не можна редагувати).
- Натисніть "Файл" -> "Завантажити" -> "Microsoft Word (.docx)" у верхньому лівому куті
- Тепер ви можете імпортувати завантажений документ у Word або Google Docs і редагувати його на свій розсуд.
Крім того, ви можете завантажити шаблон "Один на один" у форматі Word (.docx) безпосередньо тут:
Шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)
Один на один: Виклики та рішення💡.
Як уже згадувалося, існує шість поширених проблем в управлінні персоналом, які можна спостерігати, зокрема, під час особистих зустрічей. Зазвичай потрібно кілька зустрічей, щоб визначити, хто з працівників бореться з якими проблемами.
Ці шість проблем включають в себе:
- Емпатія до клієнта: "Моїм співробітникам важко зрозуміти перспективу клієнта і компанії".
- Побудова стосунків: "Мої співробітники не відкриваються мені під час зустрічей 1:1".
- Особистий розвиток: "Мої співробітники не мають внутрішніх цілей розвитку".
- Індивідуальний виступ: "Мої співробітники не оптимізують свої канали зворотного зв'язку та робочі процеси".
- М'які навички: "Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви з повагою і продуктивно" або "Вони відчувають себе легко атакованими, коли їх критикують".
- Відповідальність та участь у команді: "Мої співробітники не беруть на себе відповідальність за досягнення командної мети".
Стратегії подолання викликів
Вирішення цих проблем може бути складним завданням для керівників команд. Причини можуть бути складними, наприклад, якщо працівник мав негативний досвід відкритості в минулому (можливо, навіть в особистому житті або в дитинстві).
Щоб ефективно вирішити ці проблеми, можливо, вам доведеться змінити свій підхід до проведення індивідуальних зустрічей з відповідним співробітником. Оскільки це серйозний виклик, і звичайних шаблонів для таких зустрічей може бути недостатньо, ми в Echometer розробили спеціальні шаблони разом з психологами та експертами з проведення гнучких зустрічей.
Шаблони Echometer та інші ресурси
Оскільки ми вже створили понад 25 шаблонів, які вирішують вищезгадані проблеми, я хотів би представити тут два приклади:
Приклад проблеми #1:
"Мої співробітники не мають внутрішніх цілей розвитку".
Навіть якщо люди не мають конкретних цілей розвитку, безумовно, є аспекти їхньої роботи, які цікавлять їх більше, ніж інші. Якщо ви подивитеся на проблему таким чином, ви зможете вивести цілі розвитку з інтересів, які також мотивують працівника. Це також відомо як "створення роботи".
Шаблон індивідуальної зустрічі: розробка завдання
У кожного з нас є певні аспекти роботи, які нам подобаються більше, ніж інші. Зазвичай є певна свобода дій, щоб формувати наші ролі відповідно до наших уподобань. Корисно знати про ці вподобання і розповідати про них, щоб бути готовим, коли з'являться можливості для створення роботи. Запитання для шаблону "створення роботи" 1:1:
Відкриті питання зворотного зв'язку
Які аспекти вашої роботи вам подобаються найбільше?
Які аспекти вашої роботи вам подобаються найменше?
Якби ви могли делегувати одне зі своїх завдань комусь іншому, що б це було?
Якби ви могли додати до своєї ролі один обов'язок або повноваження щодо прийняття рішень, що б це було?
Внесіть своє ім'я до списку очікування
Наш інструмент для індивідуальних зустрічей наразі перебуває на стадії розробки. Якщо ви хочете отримувати інформацію про його появу, ви можете зареєструватися тут, вказавши свою електронну адресу:
Приклад проблеми #2:
"Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви".
або
"Вони відчувають себе легко атакованими, коли їх критикують".
З цієї фундаментальної проблеми часто випливає багато інших проблем. Одним із прикладів цього є те, що таким людям часто складніше встановити чіткі межі, що, в свою чергу, погано відображається на таких працівниках.
Для цього конкретного прикладу ми створили шаблон під назвою "Відмова", який ви можете використати в індивідуальній бесіді зі своїм співробітником:
Шаблон зустрічі один на один: як сказати "ні
Якщо людині важко сказати "ні", їй можуть давати все більше і більше завдань, поки вона не опиниться під загрозою вигорання. Цей формат допомагає людям подумати про те, як встановити правильні очікування і сказати "ні", коли це необхідно.
Відкриті питання зворотного зв'язку
Подумай: Які є вагомі причини сказати "ні", коли хтось просить вас щось зробити?
Збирайте приклади: Коли ви востаннє говорили "ні", коли вас просили щось зробити? У яких ситуаціях ви хотіли б сказати "ні", але не сказали?
Інструменти: Які фрази чи запитання можуть бути корисними, коли хтось хоче, щоб ви щось зробили?
Внесіть своє ім'я до списку очікування
Наш інструмент для індивідуальних зустрічей наразі перебуває на стадії розробки. Якщо ви хочете отримувати інформацію про його появу, ви можете зареєструватися тут, вказавши свою електронну адресу:
Шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)
Висновок – шаблони для індивідуальних зустрічей
Зустрічі один на один - це потужний інструмент для покращення комунікації, підвищення залученості співробітників і підвищення продуктивності. Впроваджуючи стратегії, викладені в цьому посібнику, і використовуючи добре розроблені шаблони зустрічей один на один, ви можете перетворити ці розмови на динамічні, продуктивні зустрічі, які принесуть користь як вашому співробітнику, так і організації.
Пам'ятайте, що ключ до успіху - це послідовність, підготовка та справжня прихильність до розвитку співробітників. Почніть впроваджувати ці практики вже сьогодні, скориставшись нашим безкоштовним шаблоном індивідуальних зустрічей зі співробітниками, і побачите, як продуктивність і задоволеність вашої команди стрімко зростуть.
Тут ви можете завантажити безкоштовний шаблон One on One Word або протестувати наш спеціально розроблений інструмент для проведення зустрічей:
Внесіть своє ім'я до списку очікування
Наш інструмент для індивідуальних зустрічей наразі перебуває на стадії розробки. Якщо ви хочете отримувати інформацію про його появу, ви можете зареєструватися тут, вказавши свою електронну адресу:
