İçindekiler
Bir yönetici olarak en önemli toplantınızın hangisi olduğunu düşünüyorsunuz? Ekibinizin performansı üzerinde en büyük, belki de en kalıcı etkiyi nerede yapabilirsiniz? Doğru, kahve molası sırasında. Haha, tamam, bu bir şakaydı. Elbette, çalışanlarınızla veya ekip üyelerinizle düzenli olarak yaptığınız bire bir check-in toplantılarından bahsediyorum. İşte bu noktada doğru check-in şablonları harikalar yaratabilir.
Bire bir toplantıların ekip toplantılarına göre büyük bir avantajı vardır: burada çok daha az sosyal baskı vardır. Mesele takım içinde iyi görünmek değil. Tartışmalı bir şey söylediğimde diğerleri beni hemen yargılamıyor.
Psikolojik güvenliğin sağlanması burada otomatik olarak biraz daha kolaydır (Devamı: Çevik ekiplerde psikolojik güvenlik). Elbette, bir amir olarak doğrudan raporlarınız için bire bir kontrollerde uygun bir atmosfer yaratmanız şartıyla.
Bu rehberde, bunu nasıl yapacağınızı ve başarılı check-in toplantılarını nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmenize yardımcı olmak istiyorum. Ayrıca size bazı ipuçları verecek ve ücretsiz check-in toplantı şablonları (farklı formatlarda bile: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) ve check-in toplantıları için iyi sorular önereceğim. Ancak kabaca bir tanımla daha basit bir şekilde başlayalım: Check-in toplantıları nedir?
Check-in toplantısı nedir?
Check-in toplantıları bir yöneticinin standart repertuarının bir parçasıdır. Temel fikir basittir: Çalışanlarımla düzenli toplantılar yaparım, örneğin haftalık, iki haftada bir, aylık veya üç ayda bir, güncel kalmak ve liderlik etmek için (yani tıkanıklıkları çözmek, talimatları belirlemek vb.) – ister uzaktan ister sahada.
Check-in toplantılarının somut bir tanımı söz konusu olduğunda işler zorlaşır. "Check-in toplantıları" ve "bire bir toplantılar" terimleri uygulamada genellikle birbirlerinin yerine kullanılmaktadır.
Teorik olarak, tamamen operasyonel görevlere odaklanan check-in toplantıları ile çalışana (örneğin eğitim) ve onunla olan ilişkime odaklanan bire bir toplantılar arasında ayrım yapabilirsiniz. Bu muhtemelen check-in toplantılarının tanımına en yakın olanıdır.
Check-in toplantılarının amacı ve hedefi
Check-in toplantılarının hem amacı hem de hedefi, yüz yüze bire bir toplantıların ne sıklıkta yapıldığına bağlı olarak uygulamada değişiklik göstermektedir.
- Daha sık check-in toplantılarının amacı: Tipik olarak, çok düzenli, örneğin günlük, haftalık veya iki haftada bir yapılan check-in toplantılarının daha operasyonel hedefleri vardır: Mevcut görevler tartışılır. Çalışanım şu anda ne üzerinde çalışıyor, neyin ayarlanması gerekebilir ve yönetici olarak nasıl yardımcı olabilirim?
- Daha az sıklıkta check-in toplantıları hedefleyin: Bire bir check-in toplantınızı yalnızca ayda bir, iki ayda bir, üç ayda bir veya hatta yılda bir yaparsanız, amacınız muhtemelen çok daha çeşitli olacaktır. Bu durumda toplantı, görevleri yönetmekle ilgili olmaktan çıkıp çalışana odaklanacaktır: Örneğin, çalışan nasıl gidiyor, çalışan nasıl daha fazla geliştirilebilir?
Buradaki açıklamalar, sanal veya dijital check-in'lerin yanı sıra ofiste yüz yüze yapılan check-in'ler için de geçerlidir.
Bire bir toplantılar hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz konuyla ilgili yazımıza göz atabilirsiniz: Bir rehber: Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu.
Ayrıca küçük araştırmamın sonuçlarını sunduğum bir YouTube videosu hazırladım: Nitel görüşmelerde 100 yöneticiye neden bire bir toplantı yaptıklarını sordum – bir göz atmaktan çekinmeyin.
İyi check-in toplantısı soruları
Daha sonra, size aylık check-in toplantılarınızda kullanabileceğiniz bazı ücretsiz soru şablonları vermek istiyorum. Bazıları klasik, bazıları yaratıcı, duygusal veya eğlenceli ve son olarak da yeni çalışanlarla yapılacak check-in toplantısı için bazı sorularım var. İster uzun ister hızlı bir check-in toplantısı planlıyor olun, en önemli check-in konularını ele almanıza yardımcı olacaklardır.
İşte bazı klasikler:
✅ Genel 1-1 toplantı soruları
- Şu anda (gerçekten) nasılsınız?
- Bir (çok kötü) ile on (çok iyi) arasında bir ölçekte, şu anda nasıl hissediyorsunuz?
- Şu anda 1'den 10'a kadar bir ölçekte ne kadar odaklanmış durumdasınız? Ve neden?
- Şu anda aklından neler geçiyor?
- Şu anda iş yerinde sizi engelleyen şey nedir?
- Şu anda sizin için iyi giden ne var?
- Şu anda iyi gitmeyen ne var?
Yukarıdaki sorular iyi bir başlangıç noktası sağlayacaktır. Biraz daha eğlenceli ve yaratıcı olmayı seviyorsanız, örneğin çalışanların ruh haline odaklanan aylık check-in'ler için özellikle yararlı olabilecek bazı eğlenceli check-in soruları aşağıda verilmiştir:
🧑🎨 Yaratıcı 1-1 Toplantı Soruları
- Projeyle, genel olarak işinizle ve görevlerinizle ilgili olarak ruh halinizi bir hava durumu tahmini olarak tanımlamanız gerekseydi, bu nasıl görünürdü?
- İş yerinde ne sıklıkla bunalmış veya stresli hissediyorsunuz? Hangi durumlarda?
- İyi bir mola sizin için neye benziyor (temiz hava, ekranlar...)?
- Şu anda sizi bir yere götürmeyen ne yapıyorsunuz?
- Elinizde sihirli bir değnek var ve işle ilgili tek bir dileğiniz var: Ne isterdiniz (daha yüksek bir maaş hariç)?
- Şu anda daha iyi olmak için neye ihtiyacınız var?
- Dün (veya geçen hafta vs.) yaşadığınız en büyük zorluk neydi?
⏩ 7 ücretsiz check-in toplantı şablonu
Check-in toplantıları, ne sıklıkta yapıldıklarına bakılmaksızın genellikle benzer bir yapıya sahiptir. Bu, proje yönetimi check-in toplantıları için genel bir şablon olarak görülebilir:
- Buz kırıcı, toplantıya yavaş varış, muhtemelen küçük konuşmalar yoluyla. Örneğin: Nasılsınız?
- Görevlerin tartışılması (eğer odak noktası bu ise). Örneğin: Şu anda görevlerinizin neresindesiniz?
- Metriklerin ve KPI'ların tartışılması ve incelenmesi (eğer odak noktası bu ise). Örnek soru: Metrikleriniz ve KPI'larınız açısından şu anda nerede duruyorsunuz?
- Ruh halinin tartışılması (eğer odak noktası bu ise). Örneğin: Genel olarak işinizden ne kadar memnunsunuz?
- Blokajlar ve destek. Örnek soru: Hedeflerinize ulaşmak için ihtiyacınız olan her şeye sahip misiniz? Patronunuz olarak size nasıl yardımcı olabilirim?
- Sonraki adımlar: Konuşmamıza dayanarak, bir sonraki bire bir check-in için hangi eylemleri veya hatırlatmaları yakalamalıyız?
Bu zaten temel bir şablon olarak size yardımcı olacaktır. Şimdi size 1'e 1 check-in'iniz için çeşitli formatlarda (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) başka ücretsiz şablonlar ve etkinlikler vermek istiyorum, bunları da indirebilir, düzenleyebilir, yazdırabilir ve yerinde (veya uzaktan) toplantınız için özelleştirebilirsiniz.
Haftalık çalışan check-in şablonu
Aşağıdaki form, haftalık çalışan durumu kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.
👋 Hoşgeldiniz & Buzkıran
- Bugün nasılsınız, haftanız şu ana kadar nasıl geçti?
📕 Konular Çalışan [isim]
- ...
👈 Liderlik konuları: Gözden geçirme
- Geçen hafta iyi giden neydi?
- Karşılaştığınız zorluklar nelerdi?
👈 Liderlik konuları: Öncelikler ve hedefler
- Önümüzdeki hafta için temel öncelikleriniz nelerdir?
- Desteğime nerede ihtiyacınız var?
🤚 Sonuç
- Tartışmak istediğiniz başka bir konu var mı?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google E-Tablolar olarak indirin
Önizleme: Google E-Tablolar Check-In Şablonu
Düzenlenebilir bir Google Sheet olarak haftalık kontroller için bir şablon istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu esnek bir şekilde düzenleyebilir ve örneğin yazdırabilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Excel veya XLXS olarak indirin
Önizleme: Excel veya XLXS şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir veya düzenlenebilir bir XLXS olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Bu arada, aşağıdaki YouTube videosunda ben varım. Aylık bire bir toplantılar için şablon hakkında biraz daha fazla bilgi edinmek isterseniz, videoya bir göz atın.
Bire bir görüşmenize mümkün olduğunca akıllıca yaklaşmak istiyorsanız, videoda birkaç aha anı yaşayacaksınız:
Aylık çalışan check-in şablonu
Aşağıdaki form, aylık çalışan durum kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.
Isınma
- Geçen ay sizin için nasıl geçti?
🗣️ Doğrudan çalışanın konuları (isim)
- ...
🏆 Yöneticinin konuları: başarılar ve ilerleme
- Geçen ayki en büyük başarılarınız nelerdi?
- Son bir ayda neler öğrendiniz ve hangi becerilerinizi geliştirdiniz?
⚠️ Yöneticinin konuları: Zorluklar ve destek
- Hangi engellerle uğraşmak zorunda kaldınız?
- İhtiyacınız olan herhangi bir kaynak veya destek var mı?
📈 Yöneticinin konuları: gelişim ve hedefler
- Geliştirmek istediğiniz yeni beceriler var mı?
- Kariyer hedeflerinize doğru küçük bir adım atmanıza nasıl yardımcı olabilirim?
Sonuç
- Geri bildirim: Size ve/veya ekibe liderlik etmek için neyi daha iyi yapabilirim?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Ruh hali kontrol şablonu - duygulara odaklanın
Aşağıdaki form, duygulara odaklanan çalışan ruh hali kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.
👋 Hoşgeldiniz & Buzkıran
- Şu anda 1 (çok kötü) ile 10 (çok iyi) arasında bir ölçekte kendinizi nasıl hissediyorsunuz?
📕 Konular Çalışan [isim]
- ...
👈 Yönetici konuları: Ruh hali ve memnuniyet
- İşinizden genel olarak ne kadar memnunsunuz ve neden?
- Ekibinizden ne kadar memnunsunuz?
- Şu anki görevinizden ne kadar memnunsunuz?
- Öğrenme eğrinizden ne kadar memnunsunuz?
👈 Yönetim konuları: Destek ve önlemler
Yukarıdaki kategorilerin her birinde: Geliştirmeye çalışalım.
- Anahtar soru: Önümüzdeki iki hafta içinde daha iyi bir duruma doğru adım atmak için hangi deneyleri yapabiliriz?
- Ekibinizde bu alanlarda zaten iyi olan kimler var? Kiminle konuşabilirsiniz?
- Düşünce deneyi: Şirketimizde nerede daha mutlu olurdunuz?
- Hangi toplantıları test olarak atlayabilirsiniz?
🤚 Sonuç
- Yardımcı olabileceğim başka bir şey var mı?
- Özetleyelim: Hangi görevlerden kim sorumlu? Bir sonraki kontrolümüz ne zaman gerçekleşecek?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google E-Tablolar olarak indirin
Önizleme: Google E-Tablolar Check-In Şablonu
Düzenlenebilir bir Google Sheet olarak haftalık kontroller için bir şablon istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu esnek bir şekilde düzenleyebilir ve örneğin yazdırabilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Excel veya XLXS olarak indirin
Önizleme: Excel veya XLXS şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir veya düzenlenebilir bir XLXS olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Bu arada, bir yönetici olarak düzenli çalışan check-in'iniz için Excel şablonunu tercih ediyorsanız, bu videoya bir göz atın. Orada nasıl kullanabileceğinizi açıklıyor ve size başka bir yararlı ipucu veriyorum.
Yaratıcı çalışan check-in şablonu
Aşağıdaki form, yaratıcı çalışan durum kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur. Prensip olarak, sorular haftalık, aylık veya daha seyrek kontroller için uygundur.
- Yukarıdaki resme bakın: Duygusal durumunuzu hava durumu olarak tanımlamak zorunda olsaydınız, şu anda projenizde veya görevlerinizde hava nasıl?
Hava durumunun işvereninizle, özel hayatınızla ve kişisel yaşamınızla ilişkisi nasıl?
📕 Konular Çalışan [isim]
- ...
👈 Liderlik konuları: Derin Dalış
- Son zamanlarda size ne ilham verdi?
- Son zamanlarda ne öğrendiniz?
- Bu şirketin CEO'su siz olsaydınız ne yapardınız?
- Toplantılarımız ve rutinlerimizle ilgili bir şeyi değiştirebilecek olsaydınız, bu ne olurdu?
- Çalışmalarımıza yeni fikirler katmak için neleri deneyebiliriz?
🤚 Sonuç
- Dürüstlüğünüzü gerçekten takdir ediyorum.
- Bugünkü check-in'den öğrendiğiniz en önemli şey nedir?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Üç aylık çalışan check-in şablonu
Aşağıdaki form, üç aylık çalışan durum kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.
👋 Hoşgeldiniz & Buzkıran
- Son çeyrek sizin açınızdan 1 (çok kötü) ile 10 (çok iyi) arasında bir ölçekte nasıldı?
👈 Liderlik konuları: Başarılar ve ilerleme
- Hedeflerinize bir göz atın: Şu anda nerede duruyorsunuz?
- Son çeyrekte en büyük başarılarınız neler oldu?
- Son çeyrekte neler öğrendiniz ve hangi becerilerinizi geliştirdiniz?
- Son 3 aydaki kişisel gelişiminizden ne kadar memnunsunuz?
- Ne planlandığı gibi gitmedi ve neden?
📕 Konular Çalışan [isim]
- ...
👈 Liderlik konuları: zorluklar ve destek
- Hangi engellerle uğraşmak zorunda kaldınız?
- İhtiyacınız olan herhangi bir kaynak veya destek var mı?
👈 Liderlik konuları: gelişim ve hedefler
- Geliştirmek istediğiniz yeni beceriler var mı?
- Önümüzdeki çeyrek için temel hedefleriniz nelerdir?
- Öncelikleriniz ekibin görevleriyle nasıl örtüşüyor?
- Kariyer hedeflerinize ulaşmanızda size nasıl destek olabilirim?
🤚 Sonuç
- Bu toplantıda not ettiğimiz görevleri özetleyelim.
- Geri bildirim: Size ve/veya ekibe liderlik etmek için neyi daha iyi yapabilirim?
- Konuşulacak başka bir şey var mı?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Bu arada bununla ilgili bir video da kaydettim: Verimli bir üç aylık bire bir toplantı için 7 ipucu dahil. Bir göz atmaktan çekinmeyin:
Çalışan İşe Giriş Kontrol Şablonu
Aşağıdaki form, çalışan işe alım check-in'iniz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.
👋 Hoşgeldiniz & Buzkıran
- Gününüz nasıl geçti?
👈 Liderlik konuları: Pozitif
- Şu ana kadar nasıl bir başlangıç yaptınız?
- Özellikle beğendiğiniz bir şey var mıydı?
- Sence neyi saklamalıyız?
👈 Yönetim konuları: İyileştirmeler
- Şu ana kadar kendinizi nasıl hissettiniz ve neden?
- Yeni çalışanlar için işe alım sürecini nasıl iyileştirebiliriz?
- Son birkaç gün içinde en çok hangi alanlarda soru aldınız? Ve bu sorulara nasıl cevap verdiniz?
👈 Liderlik konuları: Sonraki adımlar
- Önümüzdeki haftalarda hangi hedeflere ulaşmak istiyorsunuz?
- Ek bilgi veya kaynağa ihtiyaç duyduğunuz alanlar var mı?
🤚 Sonuç
- Bir kez daha şirketimize hoş geldiniz. Süreçlerimizi geliştirmemize yardımcı olma isteğiniz için teşekkür ederiz.
- Sizce bu işe alım görüşmelerinde başka neler sormalıyız?
- Aklında olan başka bir şey var mı?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
90 Günlük Çalışan Check-In Şablonu
Aşağıdaki form, yeni bir işte veya muhtemelen yeni bir rolde 90 gün sonra çalışan check-in'iniz için ücretsiz bir şablondur.
👋 Hoşgeldiniz & Buzkıran
- İşinizden 1 (hiç memnun değilim) ile 10 (çok memnunum) arasında bir ölçekte ne kadar memnunsunuz?
👈 90 günün değerlendirmesi: Olumlu
- Şu ana kadar nasıl bir başlangıç yaptınız?
- Şimdiye kadar en çok neyi beğendiniz?
- Sence neyi saklamalıyız?
👈 90 günlük inceleme: İyileştirmeler
- Yeni çalışanlar için ilk 90 günlük deneyimi nasıl iyileştirebiliriz?
- Hangi alanlarda hala emin değilsiniz?
👈 90 günlük gözden geçirme: Mevcut durum üzerine düşünme
- Şu ana kadarki performansınızdan ne kadar memnunsunuz? Neden?
- Mevcut hedeflerinize ulaşma konusunda kendinize ne kadar güveniyorsunuz? Neden?
- Ekibe entegrasyonunuz hakkında ne düşünüyorsunuz?
- Hangi beceriler veya kaynaklar ilerlemenize yardımcı olabilir?
- Sizi desteklemeye devam etmek için ne yapabilirim?
🤚 Sonuç
- Süreçlerimizi iyileştirmemize yardımcı olma isteğiniz için teşekkür ederiz.
- Bu tür 90 günlük kontrollerde başka neler sormamız gerektiğini düşünüyorsunuz?
- Aklında olan başka bir şey var mı?
⁉️ Ruh hali kontrolü (anket)
Şablonu yazdırılabilir PDF olarak indirin
Önizleme: PDF şablonu
Yukarıdaki şablonu yazdırılabilir bir PDF olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Word belgesi olarak indirin
Önizleme: Check-In Word Şablonu
Yukarıdaki şablonu bir Word belgesi olarak indirmek isterseniz, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu dilediğiniz gibi düzenleyebilir veya yazdırabilirsiniz.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Şablonu Google Docs olarak indirin
Önizleme: Google Docs Check-In Şablonu
Yukarıdaki şablonu Google Docs olarak düzenlemek istiyorsanız, aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Daha sonra şablonu kopyalayarak esnek bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
🚸 Dikkat: Sol üstteki menüde yer alan şablonu kopyalayabilmek (ve dolayısıyla düzenleyebilmek) için Google'da oturum açmış olmanız gerekmektedir.
⬇️ adresini açmak için resme tıklayın
Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu şablonu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce'dir. Check-in şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.
Umarım aradığınız şablonu bulmuşsunuzdur? Bulamadıysanız, Echometer çevrimiçi 1:1 aracımızda daha birçok şablon ve soru bulabilirsiniz. Başarılı çalışan kontrolleri için sizi kesinlikle ileriye götürecek beş ipucu ile devam edelim.
5 ipucu: Başarılı bir check-in toplantısı nasıl yapılır?
Aşağıdaki karikatür, bire bir check-in toplantılarının kötü gittiğinde nasıl görülebileceğini çok iyi özetliyor.
Ancak aşağıdaki ipuçlarıyla bu konuda bir şeyler yapabilirsiniz.
İpucu 1: Bir ilişki kurun
Yeni çalışanlarla ve genel olarak: rahat bir atmosfer yaratın ve toplantıya biraz mizah katın. İyi bir ilişki açıklığı ve güveni teşvik eder.
İpucu 2: Toplantıyı dayatmayın
Sohbetin anlamlı olarak algılandığından emin olun. Katılımı zorlamayın – bu, fikir alışverişi ve düşünme için gerçek bir fırsat olmalıdır. Şüpheniz varsa, toplantıyı daha seyrek yapmayı kabul edin, örneğin iki haftada bir yerine ayda bir.
İpucu 3: Çalışanlarınıza uyum sağlayın
İster içe dönük, ister dışa dönük veya statü odaklı olsun, çalışanlarınızın bireysel özelliklerini dikkate alın. Onlara mümkün olan en iyi desteği sağlamak için kişiliklerine hitap edin.
İpucu 4: Görüşmeyi yürütürken esnek olun
Duraklamalar veya sessizlikler olursa, çalışana yeterli alan tanımak için bunlara katlanmalısınız. Ancak bu çok sık oluyorsa, konuları veya sorularınızın niteliğini değiştirin. Dinamizm konuşmayı canlı tutar ve hayal kırıklığı veya sıkılmayı önler. Kötü bir toplantı rutininin uyarı işaretleri aşağıdaki gibidir: Konuşma sıkıcıysa, her iki taraf da dört gözle beklemiyorsa, tartışacak bir şeyiniz yoksa veya toplantı sık sık erteleniyorsa.
İpucu 5: Etkili araçlar kullanın
Bire bir toplantı aracımız Echometer gibi iyi araçlar, işlevsellik açısından check-in notlarının çok ötesine geçer: yararlı şablonlar sunar, takiplerin unutulmamasını sağlar ve hatta çalışan gelişimini ölçülebilir hale getirir – siz ve ekibiniz için büyük bir rahatlama sağlar. Konu hakkında daha fazlası: Karşılaştırmalı olarak en iyi 3 bire bir toplantı aracı.
"Çalışanımı seviyorum ama istediğim performansı gösteremiyor. Bunu 1:1'lerde nasıl ele alabilirim?""
"1:1'lerimde olumlu bir etki yaratmak için çok sert – mi yoksa çok yumuşak – mi olduğumu çoğu zaman bilemiyorum."
"1:1'lerimde herhangi bir kalıp veya eğilim fark edemiyorum. Her şey birbirinden bağımsız görünüyor."
Çalışan kontrolleri ile ilgili tipik zorluklar
Size birkaç ipucu daha vermek için, durum kontrollerinde karşılaşılan bazı tipik zorlukları ve bunları nasıl çözebileceğinizi anlatmak istiyorum:
Zorluk: Belirsiz gündem veya hedef
- Problem: Konuşmalar kaotiktir veya odaktan yoksundur.
- Çözüm: Önceden net bir gündem paylaşın ve öncelikleri belirleyin.
Zorluk: Tek taraflı iletişim
- Problem: Yönetici çalışandan daha çok konuşur.
- Çözüm: Açık sorular sorun ve aktif bir şekilde dinleyin.
Zorluk: Çok yüzeysel tartışmalar
- Problem: Önemli konular yeterli derinlikte ele alınmamıştır.
- Çözüm: Takip edin ve düşünmek için alan yaratın.
Zorluk: Zaman baskısı
- Problem: Toplantılar kısaltılır veya ertelenir.
- Çözüm: Öncelik verin ve düzenli, sabit randevuları koruyun.
Zorluk: Hazırlık eksikliği
- Problem: Her iki taraf da hazırlıksız görünüyor.
- Çözüm: Önceden bilgi alın ve beklentileri netleştirin.
Zorluk: Yalnızca sorunlara odaklanmak
- Problem: Konuşmalar tamamen olumsuz ve motivasyonu düşürücüdür.
- Çözüm: Sadece zorlukları değil, başarıları ve ilerlemeyi de vurgulayın.
Zorluk: Belirsiz takipler
- Problem: Tartışılan noktalar uygulanmamaktadır.
- Çözüm: Sonunda, sonraki adımları ve sorumlulukları net bir şekilde tanımlayın.
Şimdiye kadar bire bir toplantı check-in'iniz için gerçekten iyi hazırlanmış olmalısınız. Bir bileşen hala eksik olabilir: Check-in için gerçekte nasıl bir e-posta daveti gönderirsiniz ve e-posta için uygun konu satırları nelerdir? Elbette bunun için de şablonlar var.
Check-in e-posta davetiyeleri için iki şablon
Check-in toplantılarına davetler için aşağıdaki e-posta şablonu, çoğu durumda uygun olması gereken standart bir formülasyondur:
Çalışan check-in'i için standart e-posta daveti
Merhaba [çalışanın adı],
Konuştuğumuz gibi, mevcut projelerinizi, zorluklarınızı ve hedeflerinizi tartışmak ve ihtiyacınız olan desteği aldığınızdan emin olmak için sizinle düzenli 1: 1 toplantılar düzenlemek istiyorum. Bu toplantılar karşılıklı geri bildirim ve işbirliği için açık bir platform sağlayacaktır.
İlk görüşmemizi [tarih ve saat] tarihinde ayarlamak istiyorum. Randevu yaklaşık [süre] dakika sürer. Sizin için uygunsa lütfen bana bildirin. Daha sonra bir dizi tarihi takvime ekleyeceğim.
Her ikimizin de erişebilmesi için 1:1 toplantıların hazırlığı için ortak notlarımızı burada tutmamızı öneriyorum: [Bağlantı]
Seninle konuşmak için sabırsızlanıyorum!
Saygılarımla
[Adınız]
Konu satırlarına geçmeden önce, bazen kendinizi içinde bulabileceğiniz bir durum var: yeni çalışanlarla ilk check-in. Yeni bir çalışanınız varsa, durum kontrol toplantısı e-posta davetiyeleri için aşağıdaki şablon size yardımcı olabilir:
Yeni çalışanlarla ilk check-in için e-posta daveti
Merhaba [çalışanın adı],
Ekibimize hoş geldiniz! Umarım şimdiden bizimle emin ellerde olduğunuzu hissediyor ve ilk olumlu izlenimlerinizi edinebiliyorsunuzdur.
İşe başlama döneminiz boyunca size mümkün olan en iyi desteği sağlamak için sizinle düzenli olarak 1:1 toplantılar yapmak istiyorum. Bu toplantılar, sorularınızı açıklığa kavuşturmak, ilerlemeniz ve karşılaştığınız zorluklar hakkında konuşmak ve bize iyice alışmanıza yardımcı olmak için bir platform sağlar.
İlk görüşmemizi [tarih ve saat] tarihinde ayarlamak istiyorum. Randevu yaklaşık [süre] dakika sürer. Sizin için uygunsa lütfen bana bildirin. Daha sonra takvimlerimize bir dizi tarih ekleyeceğim.
1:1 toplantılarının hazırlanmasına ilişkin ortak notlarımızı ikimizin de erişebilmesi için burada tutmamızı öneriyorum: [link].
Sizi daha iyi tanımak ve sizinle birlikte çalışmak için sabırsızlanıyorum!
Saygılarımla
[Adınız]
Aşağıdaki örnekler e-posta için konu satırı olarak uygundur:
Yeni: Kişisel 1:1 toplantılarımız
Başlangıç: 1:1 toplantılar önümüzdeki hafta başlıyor
Önemli ön bilgi: 1:1 toplantılar önümüzdeki hafta başlıyor
Performans değerlendirmesi veya çatışma görüşmesi gibi bire bir toplantılar için daha fazla e-posta şablonu istiyorsanız, bu konudaki makalemize göz atın: Bire bir e-posta davetleri için 5 şablon.
Kontrol toplantıları ne sıklıkta yapılmalıdır?
İlk kez yönetici olan pek çok kişi 1-1 toplantısının ne sıklıkla yapılması gerektiğini sorduğu için, tipik toplantı temposu hakkında birkaç söz söylemek istiyorum:
- Günlük çalışan kontrolleri: Bunlar çok kısadır, takvimdeki engelleyici için 15 dakika yeterlidir ve mevcut görevleri tartışmaya odaklanır. Günlük bire bir check-in'ler özellikle ortak ekip toplantılarının seyrek yapıldığı ekiplerde faydalıdır. Ancak bunlar oldukça nadirdir.
- Haftalık çalışan kontrolleri: Bunlar genellikle 10-30 dakika sürer ve öncelikle görevleri tartışmaya odaklanır. Birbirlerine geri bildirim vermek için de zaman ayrılabilir (örneğin, yetersiz davranışlar hakkında). Bu arada: Eğer yazılım geliştiricilerin yöneticisiyseniz, aşağıdaki makale ilginizi çekebilir: 6 Yazılım geliştiriciler için geri bildirim örnekleri.
- İki haftada bir yapılan çalışan kontrolleri: Süre genellikle 30 dakikadır, içerik karışıktır, bu proje yönetimi kontrolleri dijital olarak gerçekleştirilebilir: Hem görevler hem de kişisel gelişim vb. tartışılır ve örneğin burada izin de talep edilebilir.
- Aylık çalışan kontrolleri: Bunlar genellikle 30 ila 60 dakika arasında sürer. Odak noktası da genellikle daha çok kuş bakışıdır: Şu anda nasılsınız veya ruh haliniz nasıl? Yıllık hedeflerinizin durumu nedir? Daha fazla gelişmeniz için size nasıl yardımcı olabilirim?
- Üç aylık çalışan kontrolleri: Buradaki süre yaklaşık 60 dakikadır. Odak noktası aylık kontrollere benzer.
- Yarı yıllık çalışan kontrolleri: Bu kontroller genellikle daha az hızlıdır. Bu kontroller 60 ila 90 dakika arasında sürer. Bir yandan, aylık kontrolde olduğu gibi benzer sorular sorulur. Öte yandan, maaş beklentileri gibi diğer idari konular da burada tartışılabilir. İK departmanı tarafından belirlenen performans anketleri de yanıtlanabilir veya tartışılabilir. Yani bir değerlendirme görüşmesinden de bahsedebiliriz.
- Yıllık çalışan kontrolleri: Burada kesinlikle klasik bir yıllık veya yıl sonu çalışan değerlendirmesi ve gözden geçirmesinden bahsedebiliriz. Yukarıdaki tanıma göre bunun hala bir check-in olarak adlandırılıp adlandırılamayacağından şüpheliyim.
- İşe alım kontrolleri: İşe alım kontrolünde, yeni çalışanlarla tipik işe alım soruları netleştirilir: Şu ana kadar nasıl yerleştiniz, tatil planlaması nasıl gidiyor, mentorunuz kim, kantin nerede vb... Ayrıca aşağıda işe alım kontrolü için ücretsiz bir şablon bulabilirsiniz.
- 90 günlük check-in: İşe alım check-in'ine benzer şekilde, 90 günlük check-in çalışanların yeni şirkete iyice yerleşmesini sağlamaya odaklanır. Mümkünse, 90 günlük check-in dijital olarak değil şahsen yapılmalıdır.
Bu arada, benim deneyimlerime göre, kişisel bire bir toplantıların sıklığı genellikle ekibin büyüklüğü ile ilgilidir. Ekip oldukça büyükse (yani sekiz kişiden fazlaysa), bir yönetici olarak farklı sorumluluklar arasında makul bir şekilde zaman ayırmak için daha az sıklıkta gerçekleşirler.
Bu, yıllık çalışan değerlendirmelerinin faydalı olabileceği anlamına mı geliyor? Bence hayır. Daha düzenli bir kontrol aynı zamanda daha hızlı öğrenme döngüleri anlamına gelme eğilimindedir. Ve karmaşık ve hızlı hareket eden iş dünyamızda, bunlar en azından bilgi çalışanları için – uygundur. Aşağıdaki grafik bu noktayı çok iyi açıklamaktadır:
Check-in toplantıları için alternatif, alışılmadık isimler
Bazı yöneticiler haklı olarak kendilerine dijital, sanal veya yüz yüze check-in toplantılarına daha çekici, akılda kalıcı bir isim verilip verilemeyeceğini soruyor. Bunun cevabı şudur: Evet, elbette! Burada size birkaç örnek vereceğim:
- Haftalık Yakalama
- Haftalık Kontrol
- Haftalık Bilgilendirme
- Görev-Konuşma
Daha da sıra dışı ve yaratıcı bir şey istiyorsanız, sizin için başka unutulmaz alternatifleri burada bir araya getirdim:
- Görev Salonu
- Sync & Solve
- Eylem Saati
- İş akışı atölyesi
- Görev Salı
- Açılan yuvarlak
- Kariyer kahve molası
- Güçlendirici Konuşması
Bu sizin için yeterli değilse, elbette daha birçok eğlenceli isim var. Konuyla ilgili blog yazımıza bir göz atmanız yeterli: Bire Bir Görüşmeler için 60 Unutulmaz ve Eğlenceli İsim.
Sonuç - Düzenli kontrol toplantıları
Yöneticiler ve çalışanlar arasında düzenli olarak yapılan kontrol toplantıları güven inşa etmek, zorlukların üstesinden gelmek ve kişisel ve mesleki gelişimi teşvik etmek için değerli bir araçtır. Ancak bu görüşmelerin gerçekten etkili olabilmesi için doğru yaklaşım şarttır.
Bu makaledeki ipuçları, bu toplantılardan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır: rahat, kişisel bir atmosfer, net bir yapı ve çalışanlarınızın bireysel ihtiyaçlarına göre özelleştirme, açık ve üretken tartışmalar için temel oluşturur. Aynı zamanda, aşağıdaki gibi iyi araçlar Echometer Süreci daha verimli hale getirin ve önemli takiplerin kaybolmamasını sağlayın. Umarız şablonlarımız size yardımcı olmuştur!
Sonuç olarak, check-in toplantıları takvimdeki bir randevudan daha fazlasıdır – ekibinizi güçlendirmek, motivasyonu artırmak ve uzun vadede daha iyi sonuçlar elde etmek için bir fırsattır. İyi şanslar!
Echometer aracımıza canlı olarak göz atmak isterseniz, aşağıdaki şablonu kullanarak doğrudan araca atlayabilirsiniz:
Havadan sudan konuşmak yok, garip duraklamalar yok. 🥱 Bu 1:1 şablonu basitçe her zaman işe yarar.
- Benim fark etmemiş olabileceğim hangi başarınızla gurur duyuyorsunuz?
- Hangi küçük değişiklik işinizi hemen iyileştirir?
- İş yerinde neye daha fazla zaman ayırmak isterdiniz?
...
