Vilka verktyg ska jag använda för hybrid-, fjärr- eller platsbaserade retrospektiv?

För bara några år sedan var det normalt att genomföra retrospektiv på plats. Men sedan trenden med distansarbete tog fart finns det många verktyg som kan användas för att genomföra retrospektiv online ( Tips för distansarbete ). Så vilka är de bästa verktygen att använda för hybrid-, fjärr- eller platsbaserade retrospektiv?

Låt oss gå igenom de olika förutsättningarna för retrospektiv en efter en:

Onlineverktyg är det bästa sättet att organisera en förstklassig retrospektiv på distans.
Med dessa kan alla få full tillgång till Retrospective från sin individuella arbetsplats.
Du bör dock vara uppmärksam på specifika krav när du väljer rätt online-retroverktyg.

Dessa krav är utformade för att maximera deltagarnas interaktion och engagemang samt för att stödja effektiv tidshantering och en öppen feedbackkultur. De viktigaste funktionerna som ett sådant verktyg bör erbjuda är

1. En integrerad timervilket underlättar tidsplaneringen och säkerställer att alla punkter på dagordningen tas upp.
2. Live-reaktionerAnvändaren kan också använda andra metoder, som att räcka upp handen, för att möjliggöra dynamisk interaktion och få snabb feedback eller godkännande.
3. Möjlighet att dela dolda klisterlapparsom är särskilt användbart för brainstorming-sessioner. Det gör det möjligt för deltagarna att dela idéer anonymt. Dessa kan senare avslöjas och diskuteras tillsammans, vilket främjar en öppen och opartisk diskussion.
4. En generator för incheckningsom innehåller en mängd olika isbrytare för att inleda varje möte på ett positivt och välkomnande sätt, vilket ökar deltagandet och öppenheten bland teammedlemmarna.

Ett verktyg som uppfyller alla dessa krav skapar en optimal grund för att genomföra retrospektiv på distans.

Echometer är ett exempel på en sådan lösning. Verktyget erbjuder inte bara de funktioner som nämns ovan, utan också många andra som är särskilt utformade för att göra fjärrsessioner interaktiva, effektiva och engagerande. För team som är redo att komma igång med sin retrospektiva granskning på distans erbjuder Echometer en enkel och direkt ingång, med omfattande information och vägledning tillgänglig på Echometer:s webbplats.

Exempel på fjärrstyrd retrospektiv - Retrospektiva teamåtaganden:

Hur man gör

🤝Retro för att reflektera och definiera teamåtaganden: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Health Check

   Alla teammedlemmar kan anonymt svara på hälsokontrollerna på en skala. Gå sedan igenom resultaten av hälsokontrollerna tillsammans och notera eventuella ytterligare kommentarer. Om ni använder samma hälsokontroller i flera retrospektiv kan ni också spåra trender över tid i Echometer.

   • I teamet delar vi en gemensam uppfattning om vad "bra arbete" är.

4. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Hantera motstridiga prioriteringar: "Om jag märker att det finns motstridiga prioriteringar, då ...
   • Kommunicera blockeringar: "Om jag fastnar i en uppgift delar jag med mig av det till ...
   • Hantera konflikter: "Om jag märker att en konflikt uppstår i vårt team, då ...

5. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

6. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

7. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

8. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

🤝Retro för att reflektera och definiera teamåtaganden

Hälsofrågor (skala)

I teamet delar vi en gemensam uppfattning om vad "bra arbete" är.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

Hantera motstridiga prioriteringar: "Om jag märker att det finns motstridiga prioriteringar, då ...

Kommunicera blockeringar: "Om jag fastnar i en uppgift delar jag med mig av det till ...

Hantera konflikter: "Om jag märker att en konflikt uppstår i vårt team, då ...

Öppna denna retro nu

I hybrida retrospektiv, som är en kombination av fysisk närvaro och onlinedeltagande, finns det en särskild utmaning i att effektivt involvera alla –-deltagare oavsett var de befinner sig. En viktig faktor för att lyckas med sådana sessioner är att välja ett verktyg som är särskilt anpassat till behoven i hybridformat. Verktyg som stöder en smartphone-app är idealiska eftersom de enkelt kan anpassas till de olika omständigheterna i hybridscenarier.

När du använder ett verktyg för hybridretrospektiv bör du vara särskilt uppmärksam på följande aspekter:

• Tillgänglighet: Deltagande i retrospektiven bör möjliggöras genom en enkel inbjudningslänk eller QR-kod så att deltagarna enkelt kan ansluta sig både på plats och på distans.
• Appens funktionalitet: Det är viktigt att smartphone-appen tillhandahåller alla nödvändiga funktioner. Detta inkluderar att skicka feedback, delta i omröstningar och möjligheten att uttrycka live-reaktioner.
  Dessa funktioner bidrar till att säkerställa att alla deltagare kan vara aktivt och lika delaktiga i processen, oavsett om de är fysiskt närvarande i rummet eller digitalt uppkopplade.

Förutom ett lämpligt verktyg är moderering en avgörande faktor för att hybridretrospektiver ska lyckas.
Särskilda modereringstekniker och -strategier krävs för att på bästa sätt integrera både online- och face-to-face-deltagare.

För fler tips och bästa praxis för att moderera hybrid retrospektiv, kan du också ta en titt på den här artikeln: Tips för hybrid retrospektiv

Exempel på hybrid retrospektiv - psykologisk säkerhet retro:

Hur man gör

Psykologisk säkerhet Health Check: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Health Check

   Alla teammedlemmar kan anonymt svara på hälsokontrollerna på en skala. Gå sedan igenom resultaten av hälsokontrollerna tillsammans och notera eventuella ytterligare kommentarer. Om ni använder samma hälsokontroller i flera retrospektiv kan ni också spåra trender över tid i Echometer.

   • Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.
   • Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.
   • I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.
   • I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.

4. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Vad mer vill vi prata om?

5. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

6. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

7. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

8. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Psykologisk säkerhet Health Check

Hälsofrågor (skala)

Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

Vad mer vill vi prata om?

Öppna denna retro nu

Vid retrospektiv på plats kan man använda traditionella verktyg som ett fysiskt blädderblock, whiteboard eller klisterlappar för att på ett intuitivt sätt ta tillvara feedback.
Även om dessa medier fortfarande är mycket populära för retrospektiv på plats, har de en stor nackdel.
För att kunna analysera den hållbara förbättringen av ett team är det nödvändigt att i efterhand omvandla de inspelade resultaten till ett digitalt format. Detta tar en avsevärd tid i anspråk.
Särskilt om retrospektiv på plats bara äger rum ibland, kan användningen av ett digitalt verktyg erbjuda ett effektivt alternativ redan från början.

Vissa kriterier måste beaktas när man noggrant väljer ut ett digitalt verktyg för retrospektiv på plats:

• Integration med smartphone: Verktyget bör erbjuda en enkel och okomplicerad möjlighet att delta via smartphones, helst med hjälp av en QR-kod eller en inbjudningslänk. På så sätt kan deltagarna snabbt och enkelt få tillgång till retrospektivet.
• Modererad vy för stora skärmar: En vy som är speciellt utformad för moderering och som kan visas på en stor skärm är nödvändig. Den bör vara utformad på ett sådant sätt att alla deltagare kan se innehållet tydligt, vilket gör det lättare att fokusera och diskutera tillsammans.
• Alternativ för förundersökningar: Om man inte vill använda smartphones under det retrospektiva mötet är det lämpligt att välja ett verktyg som gör det möjligt att genomföra undersökningar i förväg. På så sätt kan värdefull input från teamet samlas in i förväg och integreras effektivt i mötet.

Dessa punkter innebär att du inte behöver ge upp de traditionella fördelarna med ett möte på plats, men du kan njuta av hela utbudet av fördelar med ett digitalt verktyg.

Riktad användning av ett sådant verktyg kan därför inte bara stödja genomförandet av retrospektiv på plats, utan också avsevärt öka deras effektivitet.

Exempel på retrospektiv på plats - Retrospektiv med batteri:

Hur man gör

Batteri retrospektiv: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu?
   • Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden?
   • Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden?
   • Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna?

4. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

5. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

6. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

7. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Batteri retrospektiv

Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu?

Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden?

Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden?

Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna?

Öppna denna retro nu

Slutsats - Vilket verktyg ska jag använda om mitt team genomför retrospektiv både hybrid, på distans och på plats?

Sammanfattningsvis kan man säga att genomförandet av retrospektiver – vare sig det är hybrid, på distans eller på plats – spelar en central roll i den kontinuerliga förbättringen och sammanhållningen i ett team. Men eftersom dessa olika arbetssätt också medför olika utmaningar, har Echometer gjort det till sin uppgift att skapa ett verktyg som möter de ständigt föränderliga kraven i den moderna arbetsvärlden.

Echometer är utformat som ett holistiskt verktyg för teamutveckling för både hybrid-, distans- och platsretros

– Christian Heidemeyer, psykolog & medgrundare av Echometer

Förutom de grundläggande funktionerna för ett bra retroverktyg har vi också sett till att integrera följande:

• Ett interaktivt online-läge för retrospektiv på distansvilket möjliggör engagerat deltagande och aktiv feedback även över fysiska avstånd.
• Möjlighet att delta via smartphone vid hybrid-retrospektiverför att säkerställa lika deltagande av alla deltagare oavsett deras fysiska plats.
• Möjlighet att genomföra förhandsundersökningarvilket gör det möjligt att registrera viktig information och stämningar i teamet före den retrospektiva utvärderingen.

Om du vill testa det hela utan förpliktelser kan du prova en av de mer än 50 retro-mallarna inom de närmaste 2 minuterna och starta din första retro-testkörning: