Hur skapar du större engagemang i retrospektiver med team på distans? 5 tips
Olika åtgärder är möjliga och olika faktorer är relevanta för att skapa högre engagemang i dina agila sprintretrospektiver i ditt virtuella team eller distansteam.
Jag har sammanfattat de möjliga åtgärderna i följande tabell och sedan tilldelat poäng efter åtgärdernas effektivitet och betydelse.
Effektivitet och betydelse av olika åtgärder
I följande tabell listas olika åtgärder för att främja teammedlemmarnas och medarbetarnas engagemang i retrospektiv. De är kategoriserade efter effektivitet och betydelse.
| Mått | Utvärdering av effektivitet (1-3) | Sammanhang |
| Välja rätt mall | 2: Medelhög effektivitet | Bra mallar kan förvisso leda till roligare retro, men bara i begränsad omfattning. |
| Välja rätt mjukvaruverktyg | 3: Hög effektivitet | Bra programvara som Echometer kan öka glädjen och engagemanget i Retros genom lekfulla element. |
| Psykologisk trygghet i teamet | 3: Hög effektivitet | Utan psykologisk trygghet och en förtroendefull relation vågar inte medarbetarna öppna sig. |
| Kunskap om och anpassning till teamet | 2: Medelhög effektivitet | Det är bra, men inte nödvändigt, att anpassa retrospektivet till teamet – de flesta team reagerar liknande på åtgärder som främjar engagemang. |
| Tidigare psykologiska kunskaper | 1: Låg effektivitet | Psykologiska förkunskaper är inte nödvändiga för att öka engagemanget i Retros. |
| Teamets storlek | 2: Medelhög effektivitet | Ett team som är för stort (börjar med fler än 8 teammedlemmar) gör det svårare att få ett större engagemang. |
| Lekfulla element | 2: Medelhög effektivitet | Lekfulla inslag (roliga isbrytare, väntrumsspel som Echometer) är bra för att aktivera även introverta teammedlemmar. |
| Aktiv moderering | 3: Hög effektivitet | Genom att till exempel aktivt fråga tystare teammedlemmar kan man i hög grad utjämna fördelningen av tal. |
| Fokus på åtgärder | 3: Hög effektivitet | Bra åtgärder (inklusive genomförande) är en avgörande egenskap för framgångsrika retros och ökar därmed motivationen att delta. |
Effektivitetsbedömningen baseras på min personliga erfarenhet som Scrum Master och psykolog.
Bra mallar och tekniker för högre engagemang i retrospektiver
Följande mallar, idéer och tekniker är utmärkta för att skapa mer engagerande och roliga retrospektiv för agila sprintar i distansteam eller virtuella team.
Mall 1: WRAP Retrospektiv
WRAP Retrospektiv: Så här går retrospektiven till
-
Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)
Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.
-
Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)
Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.
-
Diskutera retro-ämnen
Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.
- Önskningar: Vad önskar du dig?
- Risker: Vilka risker ser du?
- Uppskattning: Vem eller vad förtjänar uppskattning?
- Pussel: Vad är för närvarande ett pussel för dig?
-
Catch-all fråga (Rekommenderas)
Så att även andra ämnen har en plats:
- Vad mer vill du prata om i retrospektiven?
-
Prioritering / Omröstning (5 minuter)
På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.
-
Definiera åtgärder (10-20 minuter)
Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.
-
Checkout / Avslutning (5 minuter)
Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.
WRAP Retrospektiv
Den första mallen jag kan rekommendera för mer engagemang i din sprintretrospektiv i avlägsna eller virtuella team: WRAP Retrospektiv.
- Var kan jag hitta mallen? I det retrospektiva verktyget Echometer
- Varför fungerar mallen? De fyra bokstäverna och den enkla strukturen gör det lätt att ge svar.
| Retrospektiva frågor | Önskningar: Vad önskar du dig? | Risker: Vilka risker ser du? | Uppskattning: Vem eller vad förtjänar uppskattning? | Pussel: Vad är för närvarande ett pussel för dig? |
| Exempel på svar | Färre möten | Är projektmålet tidsmässigt realistiskt? | Chris fixade buggen super snabbt! | Varför var produktionen nere förra veckan? |
Mall 2: Batteri i efterhand
Batteri retrospektiv: Så här går retrospektiven till
-
Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)
Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.
-
Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)
Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.
-
Diskutera retro-ämnen
Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.
- Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu?
- Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden?
- Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden?
- Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna?
-
Catch-all fråga (Rekommenderas)
Så att även andra ämnen har en plats:
- Vad mer vill du prata om i retrospektiven?
-
Prioritering / Omröstning (5 minuter)
På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.
-
Definiera åtgärder (10-20 minuter)
Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.
-
Checkout / Avslutning (5 minuter)
Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.
Batteri retrospektiv
Den kanske bästa retrospektivtekniken eller mallen för att skapa engagemang och roliga retrospektiv i distansteam eller virtuella team är batteriretrospektivet.
- Var hittar jag mallen för retrospektiv? I det retrospektiva verktyget Echometer
- Varför fungerar mallen? Batterimetaforen bör kännas mycket bra för varje teammedlem.
| Retrospektiva frågor | Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu? | Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden? | Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden? | Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna? |
| Exempel på svar | 70%: Att arbeta med samma uppgift för länge | Snarare negativ feedback från vår kund | Teamevenemanget var jättekul | Låt oss bara göra Daily tre gånger i veckan |
Mall 3: Tre små grisar retrospektiv
Tre små grisar Retro 🐷: Så här går retrospektiven till
-
Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)
Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.
-
Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)
Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.
-
Diskutera retro-ämnen
Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.
- Hus av halm: Vad har vi byggt som fortfarande håller ihop men som kan välta när som helst?
- Hus byggt av pinnar: Vad har vi byggt som är relativt stabilt men som ändå kan förbättras?
- Stenhus: Vad har vi byggt som är bergfast?
-
Catch-all fråga (Rekommenderas)
Så att även andra ämnen har en plats:
- Vad mer vill du prata om i retrospektiven?
-
Prioritering / Omröstning (5 minuter)
På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.
-
Definiera åtgärder (10-20 minuter)
Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.
-
Checkout / Avslutning (5 minuter)
Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.
Tre små grisar Retro 🐷
Öppna frågor
Följande mallar, idéer och tekniker är utmärkta för att skapa mer engagerande och roliga retrospektiv för agila sprintar i distansteam eller virtuella team.
- Var hittar jag mallen för retrospektiv? I det retrospektiva verktyget Echometer
- Varför fungerar mallen? Den hjälper dig att se på din agila sprint på ett annat sätt.
| Retrospektiva frågor | Hus av halm: Vad har vi byggt som fortfarande håller ihop men som kan välta när som helst? | Hus byggt av pinnar: Vad har vi byggt som är relativt stabilt men som ändå kan förbättras? | Stenhus: Vad har vi byggt som är bergfast? |
| Exempel på svar | Registreringsprocessen är baserad på “Vibe-Coding” - bör kontrolleras | Dialogen om användarintroduktion har inte testats ordentligt | Backend utvecklades och implementerades på ett väl genomtänkt sätt, med liten teknisk skuld! |
Steg-för-steg-guide: Mer engagemang i retrospektiv
Om du vill ha mer engagemang i dina retrospektiver av agila sprintar skulle jag rekommendera följande steg baserat på tabellen ovan och min erfarenhet.
- Uppbyggnad av psykologisk säkerhetFokusera på att bygga upp psykologisk trygghet, förtroende och goda relationer inom teamet! Detta är grunden för en öppen diskussion i efterhand.
- Upprätta mening eller syfteKontrollera om era teammål är attraktiva och relevanta för alla. Ser alla poängen? Om dina teammedlemmar inte bryr sig om projektets framgång kommer de inte att delta i retrospektiven.
- Olika typer av retrospektiva mallarNu kan du börja testa nya tekniker, mallar och programvaruverktyg för sprintretrospektiv.
- Variationsrikedom i retrospektiva programvaruverktygDen retrospektiva programvaran Echometer är särskilt utformad för att leda till mer engagemang i virtuella team eller team på distans.
- Alternerande moderatorDu kan också låta andra teammedlemmar förbereda och moderera återblicken. Kanske särskilt de som inte har deltagit så mycket hittills.
Om du har provat allt detta och fortfarande inte har mer engagemang i ditt retrospektiv, hör gärna av dig till mig – jag hjälper dig gärna.
VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR Regelbundet ställda frågor
Vad är viktigast för att skapa mer engagemang i retrospektiven?
Tre ingredienser är viktigast för att öka engagemanget i retrospektiven: Psykologisk säkerhet, ett motiverat team och omväxlande, lekfulla retrospektiva format, tekniker, mallar och idéer är också till hjälp. Du kan till exempel hitta dessa i det retrospektiva programvaruverktyget Echometer, som är speciellt utvecklat för retrospektiv på distans. Du kan också läsa mer i tabellen ovan.
Vår process för ständiga förbättringar fungerar inte - varför?
Det kan finnas olika skäl till att din process för ständiga förbättringar inte fungerar. För att ta reda på orsakerna är det värt att titta närmare på följande punkter och besvara dem:
- Känner sig mitt team psykologiskt tryggt?
- Är ditt team verkligen motiverat – förstår alla meningen med ert nuvarande, gemensamma mål?
- Tar du regelbundet med nya mallar och tekniker till dina retrospektiv för att skapa mer variation?
Vad behöver man tänka på i team på distans, särskilt vid retrospektiv?
Team på distans bör ägna särskild uppmärksamhet åt följande punkter i retrospektiven:
- Välja rätt verktyg (Echometer är t.ex. perfekt för retrospektiv på distans med stort engagemang från medarbetarna)
- Skapa psykologisk trygghet och ett förtroendefullt förhållande inom teamet
- Se till att åtgärder registreras och genomförs. Detta måste göras transparent, särskilt i team som arbetar på distans, för att främja teamets självtillit.
