Chefer i retrospektiv? 5 tips och funderingar

Frågan om huruvida en chef bör eller kan delta i agila retrospektiver beror på olika faktorer och det finns olika åsikter i den agila communityn. Men vad händer om du inte har något val? Teamchefen vill delta i sprint-retrospektiven. Låt oss ta en närmare titt på allt detta.

Grundregeln är nog tydlig: Chefer bör helst hålla sig borta från retrospektiv, eftersom de med stor sannolikhet begränsar öppenheten i teamet. Samtidigt är chefer i en perfekt värld på sätt och vis en del av teamet, är tjänande ledare och har också ett förtroendeförhållande till sina medarbetare. Så vad ska man göra? 

Det finns också i vissa Scrum-certifieringar frågan: “Teamchefen vill delta i sprintretrospektiven. Vad bör du göra?”

Det rätta svaret enligt testet är: “Föreslå ett annat forum där chefen kan träffa teamet.” Detta bör också vara den första impulsen. Dessutom bör behovet ifrågasättas: Varför vill chefen överhuvudtaget delta i retrospektiven? Kanske kan kunskapstörsten stillas på annat sätt.

Samtidigt, om en chef vill delta i Retros, se det som en möjlighet. Han/hon kan säkert hjälpa dig med några av dina hinder. 

Dessutom, se det agilt: Ett experiment bör vara värt att han/hon kommer dit en gång. Vi får se hur det fungerar - det är precis så man lär sig empiriskt.

Så om teamledaren vill delta i sprintretrospektiven kan följande tips och mentala modeller användas för att maximera sannolikheten för framgång.

• Ställ tydliga förväntningar:

  • Öppenhet är ett centralt värde i agila metoder. När en chef deltar i retrospektivet kan detta påverka teammedlemmarnas öppenhet. Vissa medlemmar kan vara ovilliga att uttrycka sina åsikter eller farhågor om de är rädda för att chefen kan tolka deras bidrag negativt. Diskutera förväntningarna på chefens deltagande med teamet och chefen i förväg. Klargör vilken roll chefen ska spela och hur mycket inflytande de ska ha på diskussionen.

• Betona observatörens roll:

  • Om så önskas, betona chefens roll som observatör, som hjälper till att förstå och stödja dynamiken i teamet snarare än att aktivt ingripa i diskussionerna. Detta kan bidra till att upprätthålla teamets förtroende. Betona samtidigt observatörseffekten: det är tydligt att chefens närvaro i sig sannolikt kommer att påverka diskussionen. Effekten kan därför försvagas något.

• Ge feedback efter den retrospektiva utvärderingen:

  • Be chefen att dela med sig av sin feedback och sina observationer efter retrospektiven, istället för under mötet - eller kanske aldrig. Detta gör det möjligt för teamet att åtminstone få en känsla för vad exakt chefen nu i grunden kunde eller ville ta med sig från retrospektiven.

Det finns andra tips som du kan ta hänsyn till i detta sammanhang och när du överväger om chefer bör vara i retros.

• Betona självorganisering:

• • Betonar vikten av teamets självorganisering. Chefen bör förstå att det huvudsakliga syftet med retrospektivet är att teamet självt ska identifiera och genomföra förbättringar.
  • Samtidigt kan det naturligtvis också ses som en möjlighet att aktivt involvera chefen. Vissa argument stöder chefers deltagande för att ge ledarskapsstöd och coachning. En chef kan bidra med värdefull feedback och perspektiv från en högre nivå för att hjälpa teamet att förbättras: Vilka externa faktorer som ligger utanför vår kontroll som team håller oss tillbaka just nu? Vad skulle chefen kunna hjälpa oss med?
  • Motsvarande frågor kan också göra er retrospektiva workshop mer produktiv. Det bör dock inte sluta i en “rättfärdigande-monolog” från chefen. Istället måste chefen vara medveten om att det först och främst handlar om att förstå och ta med sig teamets spänningar för att eventuellt diskutera dem på en högre nivå.

• erbjuda workshops och utbildningskurser:

  1. Ger chefen möjlighet att delta i workshops eller utbildningar som syftar till att fördjupa förståelsen för agila principer och metoder. Detta kan bidra till att skapa en gemensam grund för samarbete.

• Påverka genom frågor, inte instruktioner

  • Om chefen eller chefen lägger sig i: Istället för att ge instruktioner, satsa på frågor som stimulerar reflektion. Ett exempel: Istället för att säga “Vi måste göra det här snabbare”, fråga: “Hur kan vi förbättra våra processer för att gå snabbare framåt?”. Det stärker fokus på självorganisation och engagemang.

Slutligen finns det ett specifikt verktyg som kan hjälpa dig med en retrospektiv med chefer, till exempel genom att hålla data anonyma och hjälpa till med datadriven kontinuerlig förbättring.

"Många medarbetare vågar inte säga vad de tycker!"

Lös denna utmaning

"Vi upptäcker för många oväntade problem och buggar i ett sent skede!"

Lös denna utmaning

"Varför tar det mig ibland flera timmar att förbereda en enkel retrospektiv?"

Lös denna utmaning

Agiles verktyg för retrospektiva sprintar kan också hjälpa dig att genomföra en konstruktiv retrospektiv med din chef. Chefer är till exempel ofta datadrivna. Det är just här som Echometer kan hjälpa dig genom att integrera en Health Check-undersökning i din retrospektiv. Det gör teamutvecklingen mer transparent och mätbar. Dessutom kan Echometer garantera att åsikterna förblir anonyma.

Echometer är ett digitalt verktyg som hjälper agila teamledare med agila retrospektiver och team Health Checks. Oavsett om det är på distans, hybrid eller på plats: det gör teamcoaching mätbart och professionaliserar därmed ditt arbete samtidigt som du sparar mycket arbete. Ta en titt på vår webbplats för att få reda på mer: www.echometerapp.com.

If you can hire or fire, stay out of the team’s retrospective.

Aino Vonge Corry, Retrospektiv Antipatterns

Så, kan eller bör en chef delta i sprint retrospektiv eller retro? Svårt: Att integrera chefer i retrospektiv kräver en känslighet för agila principer och observatörseffekten. Genom att fokusera på öppenhet, frågor och att stärka Scrums värderingar kan du mildra den potentiellt negativa effekten av chefer i retrospektiv. Chefer tenderar dock att vara malplacerade i retrosammanhang.

Slutligen, återigen påpekandet: Om du någon gång vill prova på hur det känns att vidareutveckla ditt team med vårt verktyg: Du kan starta en agil retrospektiv utan inloggning nedan, i det här fallet workshopen “Keep, Stop, Start”. 

Alternativt kan du helt enkelt vidarebefordra vår webbplats till de ansvariga kollegorna: www.echometerapp.com.

Hur man gör

Keep Stop Start Retro: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Fortsätt: Vad ska vi behålla?
   • Stopp: Vad ska vi sluta med?
   • Start: Vad ska vi börja med att göra?

4. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

5. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

6. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

7. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Keep Stop Start Retro

Fortsätt: Vad ska vi behålla?

Stopp: Vad ska vi sluta med?

Start: Vad ska vi börja med att göra?

Öppna denna retro nu Anpassa...