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Em sua opinião, qual é a reunião mais importante para você como gerente? Onde você pode ter a maior e talvez mais duradoura influência sobre o desempenho da sua equipe? Certo, durante o intervalo para o café. Haha, tudo bem, foi uma piada. É claro que estou falando de reuniões regulares de check-in individuais com seus funcionários ou membros da equipe. É aqui que os modelos de check-in corretos podem fazer maravilhas.
As reuniões individuais têm uma grande vantagem sobre as reuniões de equipe: há muito menos pressão social. Não se trata de parecer bem na equipe. Os outros não me julgam imediatamente se eu disser algo controverso.
Alcançar a segurança psicológica é automaticamente um pouco mais fácil aqui (Mais informações): Segurança psicológica em equipes ágeis). Desde que, é claro, você, como supervisor, crie uma atmosfera apropriada nos check-ins individuais para seus subordinados diretos.
Neste guia, eu gostaria de ajudar você a descobrir como fazer isso e como organizar reuniões de check-in bem-sucedidas. Também darei a você algumas dicas e sugerirei modelos gratuitos de reuniões de check-in (mesmo em diferentes formatos: PDF, Excel, XLSX, Word, Planilhas Google, PPT) e boas perguntas para reuniões de check-in. Mas vamos começar de forma mais simples, com uma definição aproximada: O que são reuniões de check-in?
O que é uma reunião de check-in?
As reuniões de check-in fazem parte do repertório padrão de um gerente. A ideia básica é simples: realizo reuniões regulares com meus funcionários, por exemplo, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou trimestralmente, para me manter atualizado e liderar (ou seja, para resolver bloqueios, definir direções etc.) – seja remotamente ou no local.
Quando se trata de uma definição concreta de reuniões de check-in, as coisas ficam complicadas. Na prática, os termos "reuniões de check-in" e "reuniões individuais" costumam ser usados de forma intercambiável.
Teoricamente, você pode diferenciar entre reuniões de check-in, que se concentram puramente em tarefas operacionais, e reuniões individuais, que se concentram no funcionário (por exemplo, treinamento) e no meu relacionamento com ele. Provavelmente, isso é o que mais se aproxima de uma definição de reuniões de check-in.
O propósito e o objetivo das reuniões de check-in
Tanto a finalidade quanto o objetivo das reuniões de check-in variam na prática, dependendo da frequência com que as reuniões presenciais individuais são realizadas.
- Objetivo de reuniões de check-in mais frequentes: normalmente, as reuniões de check-in muito regulares, por exemplo, diárias, semanais ou quinzenais, têm objetivos mais operacionais: As tarefas atuais são discutidas. Em que meu funcionário está trabalhando atualmente, o que pode precisar ser ajustado e como posso ajudar como gerente?
- Procure realizar reuniões de check-in com menos frequência: se você realizar a reunião de check-in individual apenas uma vez por mês, a cada dois meses, trimestralmente ou até mesmo anualmente, seu objetivo provavelmente será muito mais diversificado. Assim, você terá menos a ver com o gerenciamento de tarefas e mais com o foco no funcionário: Por exemplo, como o funcionário está se saindo, como ele pode se desenvolver mais?
As explicações aqui se aplicam tanto aos check-ins virtuais ou digitais quanto aos check-ins que ocorrem pessoalmente no escritório.
Se você quiser obter mais informações sobre reuniões individuais, dê uma olhada em nosso post sobre o assunto: Um guia: 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.
Também fiz um vídeo no YouTube no qual apresento os resultados de minha pequena pesquisa: Perguntei a 100 gerentes em entrevistas qualitativas por que eles realmente realizam reuniões individuais – fique à vontade para dar uma olhada.
Boas perguntas para a reunião de check-in
A seguir, gostaria de apresentar alguns bons modelos gratuitos de perguntas que você pode usar em suas reuniões mensais de check-in. Algumas delas são clássicas, outras são criativas, emocionais ou divertidas e, por último, tenho algumas perguntas para a reunião de check-in com novos funcionários. Elas devem ajudá-lo a cobrir os tópicos mais importantes da reunião de check-in, quer você esteja planejando uma reunião de check-in longa ou rápida.
Aqui estão alguns clássicos:
Perguntas gerais da reunião 1-1
- Como você está (realmente) se saindo neste momento?
- Em uma escala de um (muito ruim) a dez (muito bom), como você está se sentindo agora?
- Em uma escala de 1 a 10, quão focado você está no momento? E por quê?
- O que está passando pela sua cabeça neste momento?
- O que está atrapalhando você no trabalho no momento?
- O que está indo bem para você neste momento?
- O que não está indo tão bem no momento?
As perguntas acima devem ser um bom ponto de partida para você. Se você gosta de coisas um pouco mais lúdicas e criativas, aqui estão algumas perguntas divertidas de check-in que podem ser especialmente úteis para check-ins mensais que se concentram no humor dos funcionários, por exemplo:
🧑🎨 Creative 1-1 Meeting Questions
- Se você tivesse que caracterizar o seu humor como uma previsão do tempo em relação ao projeto, ao seu trabalho em geral e às suas tarefas, como seria?
- Com que frequência você se sente sobrecarregado ou estressado no trabalho? Em quais situações você se sente estressado?
- Como é uma boa pausa para você (ar fresco, telas...)?
- O que você está fazendo agora que não está levando você a lugar nenhum?
- Você recebe uma varinha mágica e tem um desejo em relação ao trabalho: o que você desejaria (exceto um salário maior)?
- O que você precisa melhorar atualmente?
- Qual foi o maior desafio que você enfrentou ontem (ou na semana passada, etc.)?
Os 7 modelos gratuitos de reuniões de check-in
As reuniões de check-in geralmente têm uma estrutura semelhante, independentemente da frequência com que são realizadas. Isso pode ser visto como um modelo geral para reuniões de check-in de gerenciamento de projetos:
- Quebra-gelo, chegada lenta à reunião, possivelmente por meio de conversa fiada. Por exemplo: Como você está?
- Discussão de tarefas (se esse for o foco). Por exemplo: Em que pé você está atualmente com suas tarefas?
- Discussão e visualização de métricas e KPIs (se esse for o foco). Exemplo de pergunta: Onde você está atualmente em termos de suas métricas e KPIs?
- Discussão sobre o humor (se esse for o foco). Por exemplo: O quanto você está satisfeito com seu trabalho em geral?
- Bloqueios e apoio. Exemplo de pergunta: Você tem tudo o que precisa para atingir suas metas? Como posso ajudar você como seu chefe?
- Próximas etapas: Com base em nossa conversa, quais ações ou lembretes você deve registrar para o próximo check-in individual?
Isso já deve ajudar você como um modelo básico. Agora, gostaria de oferecer a você outros modelos e atividades gratuitos para seu check-in individual em vários formatos (PDF, Excel / XLSX, Word, Planilhas Google, PPT), que você também pode baixar, editar e imprimir e personalizar para sua reunião no local (ou remota).
Modelo de check-in semanal de funcionários
O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para a verificação semanal do status do funcionário.
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- Como você está hoje, como tem sido sua semana até agora?
📕 Tópicos Funcionário [nome]
- ...
👈 Tópicos de liderança: Revisão
- O que deu certo na semana passada?
- Quais foram os desafios?
Tópicos de liderança: prioridades e metas
- Quais são suas principais prioridades para a próxima semana?
- Onde você precisa do meu apoio?
🤚 Conclusão
- Há mais alguma coisa que você gostaria de discutir?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
Faça o download do modelo em PDF para impressão
Pré-visualização: Modelo em PDF
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um PDF para impressão, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como documento do Word
Pré-visualização: Modelo de check-in no Word
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um documento do Word, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como Google Docs
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Planilhas Google
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Sheets
Se você quiser um modelo para check-ins semanais como uma planilha editável do Google, basta clicar na imagem abaixo. Assim, você poderá editar o modelo com flexibilidade e imprimi-lo, por exemplo.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Excel ou XLXS
Visualização: Modelo Excel ou XLXS
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um XLXS editável ou imprimível, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Caso você ainda não o tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de check-in em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).
A propósito, este sou eu no vídeo do YouTube abaixo. Se você quiser um pouco mais de contexto sobre o modelo para reuniões mensais individuais, dê uma olhada no vídeo.
Se quiser abordar sua conversa individual da forma mais inteligente possível, você terá alguns momentos de reflexão no vídeo:
Modelo de check-in mensal dos funcionários
O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para a verificação mensal do status do funcionário.
Aquecimento
- Como foi o último mês para você?
🗣️ Tópicos do funcionário direto (nome)
- ...
Tópicos do gerente: sucessos e progresso
- Quais foram os maiores sucessos que você obteve no último mês?
- O que você aprendeu no último mês e quais habilidades desenvolveu?
⚠️ Tópicos do gerente: Desafios e suporte
- Com quais obstáculos você teve que lidar?
- Há algum recurso ou suporte de que você precisa?
Tópicos do gerente: Desenvolvimento e metas
- Há alguma nova habilidade que você gostaria de desenvolver?
- Como posso ajudar você a dar um pequeno passo em direção às suas metas de carreira?
Conclusão
- Feedback: O que posso fazer melhor para liderar você e/ou a equipe?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
Faça o download do modelo em PDF para impressão
Pré-visualização: Modelo em PDF
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um PDF para impressão, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como documento do Word
Pré-visualização: Modelo de check-in no Word
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um documento do Word, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como Google Docs
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Caso você ainda não o tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de check-in em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).
Modelo de check-in do humor - foco nas emoções
O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para o check-in do humor de seus funcionários com foco nas emoções.
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- Como você está se sentindo no momento, em uma escala de 1 (muito ruim) a 10 (muito bom)?
📕 Tópicos Funcionário [nome]
- ...
👈 Tópicos do gerente: Humor e satisfação
- Qual é o grau de satisfação geral que você tem com o seu trabalho e por quê?
- O quanto você está satisfeito com a sua equipe?
- O quanto você está satisfeito com sua função atual?
- Você está satisfeito com sua curva de aprendizado?
👈 Tópicos de gerenciamento: Suporte e medidas
Em cada uma das categorias acima: Vamos tentar melhorar.
- Pergunta-chave: Que experimentos poderíamos fazer nas próximas duas semanas para dar um passo em direção a uma situação melhor?
- Quem na sua equipe já é bom nessas áreas? Com quem você poderia conversar?
- Experimento mental: Em que parte de nossa empresa você poderia ser ainda mais feliz?
- Quais reuniões você poderia ignorar como teste?
🤚 Conclusão
- Há mais alguma coisa em que eu possa ajudar você?
- Vamos resumir: Quem é responsável por quais tarefas? Quando será o nosso próximo check-in?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
Faça o download do modelo em PDF para impressão
Pré-visualização: Modelo em PDF
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um PDF para impressão, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como documento do Word
Pré-visualização: Modelo de check-in no Word
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um documento do Word, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como Google Docs
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Planilhas Google
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Sheets
Se você quiser um modelo para check-ins semanais como uma planilha editável do Google, basta clicar na imagem abaixo. Assim, você poderá editar o modelo com flexibilidade e imprimi-lo, por exemplo.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Excel ou XLXS
Visualização: Modelo Excel ou XLXS
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um XLXS editável ou imprimível, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Caso você ainda não o tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de check-in em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).
A propósito, se você preferir o modelo do Excel para o check-in regular de seus funcionários como gerente, assista a este vídeo. Lá eu explico como você pode usá-lo e dou outra dica útil.
Modelo criativo de check-in de funcionário
O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para você fazer um check-in criativo do status do funcionário. Em princípio, as perguntas são adequadas para check-ins semanais, mensais ou até mesmo menos frequentes.
- Veja a figura acima: Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas neste momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
📕 Tópicos Funcionário [nome]
- ...
👈 Tópicos de liderança: Deep Dive
- O que inspirou você recentemente?
- O que você aprendeu recentemente?
- Se você fosse o CEO dessa empresa, o que faria?
- Se você pudesse mudar uma coisa em nossas reuniões e rotinas, o que seria?
- O que poderíamos experimentar para trazer novas ideias para o nosso trabalho?
🤚 Conclusão
- Eu realmente aprecio sua honestidade.
- Qual foi a coisa mais importante que você aprendeu com o check-in de hoje?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
Faça o download do modelo em PDF para impressão
Pré-visualização: Modelo em PDF
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Faça o download do modelo como documento do Word
Pré-visualização: Modelo de check-in no Word
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Faça o download do modelo como Google Docs
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Caso você ainda não o tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de check-in em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).
Modelo de check-in trimestral dos funcionários
O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para você fazer o check-in trimestral do status do funcionário.
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- Como foi o último trimestre do seu ponto de vista, em uma escala de 1 (muito ruim) a 10 (muito bom)?
👈 Tópicos de liderança: sucessos e progresso
- Uma olhada em suas metas: Onde você se encontra atualmente?
- Quais foram os maiores sucessos de vocês no último trimestre?
- O que você aprendeu no último trimestre e quais habilidades desenvolveu?
- O quanto você está satisfeito com seu desenvolvimento pessoal nos últimos 3 meses?
- O que não saiu como planejado e por quê?
📕 Tópicos Funcionário [nome]
- ...
Tópicos de liderança: desafios e apoio
- Com quais obstáculos você teve que lidar?
- Há algum recurso ou suporte de que você precisa?
Tópicos de liderança: desenvolvimento e metas
- Há alguma nova habilidade que você gostaria de desenvolver?
- Quais são seus principais objetivos para o próximo trimestre?
- Como as suas prioridades se encaixam nas tarefas da equipe?
- Como posso ajudar você a atingir suas metas de carreira?
🤚 Conclusão
- Vamos resumir as tarefas que anotamos nessa reunião.
- Feedback: O que posso fazer melhor para liderar você e/ou a equipe?
- Você tem mais alguma coisa para discutir?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
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Nesse meio tempo, também gravei um vídeo sobre isso: Incluindo 7 dicas para uma reunião trimestral individual produtiva. Fique à vontade para dar uma olhada:
Modelo de check-in para integração de funcionários
O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para o check-in de integração de funcionários.
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- Como tem sido o seu dia até agora?
👈 Tópicos de liderança: Positivo
- Como tem sido o seu início até agora?
- Houve algo de que você tenha gostado particularmente?
- O que você acha que devemos manter?
Tópicos de liderança: aprimoramentos
- Até agora, você se sentiu bem-vindo e por quê?
- Como podemos melhorar o processo de integração de novos funcionários?
- Em quais áreas você teve mais perguntas nos últimos dias? E como você respondeu a essas perguntas?
Tópicos de liderança: Próximas etapas
- Que metas você gostaria de atingir nas próximas semanas?
- Há alguma área em que você precisa de informações ou recursos adicionais?
🤚 Conclusão
- Mais uma vez, seja bem-vindo à nossa empresa. Agradecemos a sua disposição em nos ajudar a aprimorar nossos processos.
- O que mais você acha que devemos perguntar nessas entrevistas de integração?
- Há mais alguma coisa em que você esteja pensando?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
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Modelo de check-in de 90 dias para funcionários
O formulário a seguir é um modelo gratuito para o check-in do seu funcionário após 90 dias em um novo emprego ou possivelmente em uma nova função.
👋 Boas-vindas e quebra-gelo
- O quanto você está satisfeito com seu trabalho, em uma escala de 1 (nada) a 10 (muito satisfeito)?
👈 90 dias de revisão: Positivo
- Como tem sido o seu início até agora?
- Do que você mais gostou até agora?
- O que você acha que devemos manter?
90 dias de revisão: Melhorias
- Como podemos melhorar a experiência dos primeiros 90 dias para os novos funcionários?
- Em quais áreas você ainda não tem certeza?
Revisão de 90 dias: Reflexão sobre o status quo
- O quanto você está satisfeito com seu desempenho até agora? Por que você está satisfeito?
- Qual é o grau de confiança que você tem para atingir suas metas atuais? Por quê?
- Como você se sente em relação à sua integração à equipe?
- Que habilidades ou recursos poderiam ajudar você a progredir?
- O que posso fazer para continuar a apoiar você?
🤚 Conclusão
- Agradecemos a sua disposição em nos ajudar a melhorar nossos processos.
- O que mais você acha que deveríamos perguntar nesses check-ins de 90 dias?
- Há mais alguma coisa em que você esteja pensando?
⁉️ Verificação do humor (pesquisa)
Faça o download do modelo em PDF para impressão
Pré-visualização: Modelo em PDF
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Faça o download do modelo como documento do Word
Pré-visualização: Modelo de check-in no Word
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um documento do Word, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Faça o download do modelo como Google Docs
Pré-visualização: Modelo de check-in do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
Clique na imagem para abrir o site ⬇️
Caso você ainda não o tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de check-in em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).
Então, espero que você tenha encontrado o modelo que estava procurando. Caso contrário, você pode encontrar muitos outros modelos e perguntas em nossa ferramenta Echometer on-line 1:1. Vamos continuar com cinco dicas para check-ins bem-sucedidos de funcionários que certamente farão você progredir.
5 dicas: Como conduzir uma reunião de check-in bem-sucedida
O desenho animado a seguir resume bem como as reuniões de check-in individuais podem ser vistas quando não dão certo.
Mas você pode fazer algo a respeito com as dicas a seguir.
Dica 1: Crie um relacionamento
Com os novos funcionários e em geral: crie um ambiente descontraído e injete um pouco de humor na reunião. Um bom relacionamento promove a abertura e a confiança.
Dica 2: Não imponha a reunião
Certifique-se de que a conversa seja percebida como significativa. Não force a participação – ela deve ser uma oportunidade real de troca e reflexão. Em caso de dúvida, concorde em realizar a reunião com menos frequência, por exemplo, mensalmente em vez de quinzenalmente.
Dica 3: Adapte-se aos seus funcionários
Leve em conta as características individuais de seus funcionários, sejam eles introvertidos, extrovertidos ou orientados para o status. Atenda à personalidade deles para oferecer-lhes o melhor suporte possível.
Dica 4: Seja flexível ao conduzir a conversa
Se houver pausas ou silêncios, você deve suportá-los para dar espaço suficiente ao funcionário. Mas se isso acontecer com muita frequência, mude os tópicos ou a natureza de suas perguntas. O dinamismo mantém a conversa animada e evita a frustração ou o tédio. Os sinais de alerta de uma rotina de reunião ruim são os seguintes: Se a conversa for entediante, se ambos os lados não estiverem ansiosos, se você não tiver nada para discutir ou se a reunião for adiada com frequência.
Dica 5: Use ferramentas eficazes
Boas ferramentas, como a nossa ferramenta de reuniões individuais Echometer, vão muito além das anotações de check-in em termos de funcionalidade: elas oferecem modelos úteis, garantem que os acompanhamentos não sejam esquecidos e até mesmo tornam o desenvolvimento dos funcionários mensurável – um grande alívio para você e sua equipe. Mais sobre o assunto: Comparação das 3 melhores ferramentas para reuniões individuais.
"Gosto do funcionário, mas ele não está se saindo tão bem quanto eu gostaria. Como posso lidar com isso nas reuniões individuais?""
"Muitas vezes não sei se fui muito duro ou muito brando em minhas aulas individuais para ter um impacto positivo."
"Não consigo reconhecer nenhum padrão ou tendência em minhas reuniões individuais. Tudo parece isolado."
Desafios típicos dos check-ins de funcionários
Para lhe dar mais algumas dicas, gostaria de apresentar alguns desafios típicos dos check-ins de status e como você pode resolvê-los:
Desafio: agenda ou objetivo pouco claros
- Problema: As conversas são caóticas ou sem foco.
- Solução: Compartilhe uma agenda clara com antecedência e defina prioridades.
Desafio: comunicação unilateral
- Problema: O gerente fala mais do que o funcionário.
- Solução: Faça perguntas abertas e ouça ativamente.
Desafio: discussões muito superficiais
- Problema: Tópicos importantes não são abordados com profundidade suficiente.
- Solução: Faça o acompanhamento e crie um espaço para reflexão.
Desafio: pressão de tempo
- Problema: As reuniões são abreviadas ou adiadas.
- Solução: Priorizar e manter compromissos regulares e fixos.
Desafio: falta de preparação
- Problema: Ambos os lados parecem não estar preparados.
- Solução: Obtenha informações com antecedência e esclareça as expectativas.
Desafio: Concentrar-se apenas nos problemas
- Problema: As conversas são puramente negativas e desmotivadoras.
- Solução: Enfatize os sucessos e o progresso, não apenas os desafios.
Desafio: acompanhamento pouco claro
- Problema: Os pontos discutidos não são implementados.
- Solução: No final, defina claramente as próximas etapas e responsabilidades.
A esta altura, você deve estar muito bem preparado para o check-in da reunião individual. Um ingrediente ainda pode estar faltando: como você realmente envia um convite por e-mail para o check-in e quais são as linhas de assunto apropriadas para o e-mail? É claro que também existem modelos para isso.
Dois modelos de convites por e-mail para check-in
O modelo de e-mail a seguir para convites para reuniões de check-in é uma formulação padrão que deve ser adequada na maioria dos casos:
Convite padrão por e-mail para o check-in do funcionário
Olá [nome do funcionário],
Conforme discutido, gostaria de marcar reuniões individuais regulares com você para discutir seus projetos, desafios e metas atuais e para garantir que você receba o apoio de que precisa. Essas reuniões proporcionarão uma plataforma aberta para feedback e colaboração mútuos.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, colocarei a série de datas no calendário.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas para a preparação das reuniões 1:1 aqui, para que ambos possamos acessá-las: [Link]
Estou ansioso para falar com você!
Atenciosamente
[Seu nome]
Antes de chegarmos às linhas de assunto, aqui está uma situação em que você pode se encontrar às vezes: o primeiro check-in com novos funcionários. Se você tem um novo funcionário, o modelo a seguir para convites por e-mail de reunião de verificação de status pode ajudá-lo:
Convite por e-mail para o primeiro check-in com novos funcionários
Olá [nome do funcionário],
Bem-vindo à equipe! Espero que você já sinta que está em boas mãos conosco e que tenha conseguido obter suas primeiras impressões positivas.
Para oferecer a você o melhor suporte possível durante o seu período de indução, gostaria de apresentar reuniões regulares individuais com você. Essas reuniões são uma plataforma para esclarecer suas dúvidas, falar sobre seu progresso e quaisquer desafios e ajudar você a se adaptar bem a nós.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, adicionarei a série de datas aos nossos calendários.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas sobre a preparação das reuniões 1:1 aqui para que ambos possamos acessá-las: [link].
Estou ansioso para conhecê-lo ainda melhor e trabalhar com você!
Atenciosamente
[Seu nome]
Os exemplos a seguir são adequados como linhas de assunto para o e-mail:
Novo: Nossas reuniões pessoais 1:1
Início: reuniões 1:1 a partir da próxima semana
Informações antecipadas importantes: reuniões 1:1 a partir da próxima semana
Se você quiser mais modelos de e-mail para reuniões individuais, por exemplo, para uma avaliação de desempenho ou discussão de conflitos, dê uma olhada em nosso artigo sobre isso: 5 modelos de convites individuais por e-mail.
Com que frequência você deve realizar reuniões de check-in?
Como muitos gerentes de primeira viagem se perguntam com que frequência uma reunião individual deve ser realizada, gostaria de dizer algumas palavras sobre as cadências típicas:
- Check-ins diários dos funcionários: são muito curtos, 15 minutos são suficientes para o bloqueador no calendário, e se concentram na discussão das tarefas atuais. Os check-ins diários individuais são particularmente úteis em equipes que não realizam reuniões conjuntas frequentes. Entretanto, eles são bastante raros.
- Check-ins semanais dos funcionários: geralmente duram de 10 a 30 minutos e também se concentram principalmente na discussão de tarefas. Você também pode reservar um tempo para dar feedback uns aos outros (por exemplo, sobre comportamentos não ideais). A propósito: se você é gerente de desenvolvedores de software, o artigo a seguir pode ser de seu interesse: 6 Exemplos de feedback para desenvolvedores de software.
- Check-ins quinzenais dos funcionários: a duração também costuma ser de 30 minutos, o conteúdo é misto e esses check-ins de gerenciamento de projetos podem ocorrer digitalmente: Tanto as tarefas quanto o desenvolvimento pessoal etc. são discutidos, e as licenças também podem ser solicitadas aqui, por exemplo.
- Check-ins mensais dos funcionários: costumam durar de 30 a 60 minutos. O foco também costuma ser a visão geral: como você está se saindo no momento ou como está seu humor? Qual é o status de suas metas anuais? Como posso ajudar você a se desenvolver mais?
- Check-ins trimestrais de funcionários: a duração aqui é de cerca de 60 minutos. O foco é semelhante ao dos check-ins mensais.
- Check-ins semestrais de funcionários: esses check-ins geralmente são menos rápidos. Duram entre 60 e 90 minutos. Por um lado, são feitas perguntas semelhantes às do check-in mensal. Por outro lado, outros tópicos administrativos podem ser discutidos aqui, como expectativas salariais. Os questionários de desempenho especificados pelo departamento de RH também podem ser respondidos ou discutidos. Em outras palavras, também podemos falar sobre uma entrevista de avaliação.
- Check-ins anuais dos funcionários: aqui podemos definitivamente falar de uma avaliação e revisão clássica anual ou de fim de ano dos funcionários. Tenho dúvidas se isso ainda pode ser chamado de check-in de acordo com a definição acima.
- Check-ins de integração: Em um check-in de integração, as perguntas típicas de integração são esclarecidas com os novos funcionários: como você se adaptou até agora, como está o planejamento das férias, quem é o seu mentor, onde fica a cantina etc. Você também pode encontrar um modelo gratuito para o check-in de integração abaixo.
- Check-in de 90 dias: semelhante ao check-in de integração, o check-in de 90 dias se concentra em garantir que os funcionários tenham se adaptado bem à nova empresa. Se possível, o check-in de 90 dias deve ser feito pessoalmente e não digitalmente.
Aliás, na minha experiência, a frequência das reuniões pessoais individuais geralmente está relacionada ao tamanho da equipe. Se a equipe for muito grande (ou seja, mais de oito pessoas), elas simplesmente acontecem com menos frequência para que o tempo seja alocado de forma sensata entre as diferentes responsabilidades como gerente.
Isso significa que as avaliações anuais dos funcionários podem ser úteis? Na minha opinião, não. Um check-in mais regular também tende a significar ciclos de aprendizagem mais rápidos. E em nosso mundo de trabalho complexo e em rápida evolução, eles são apropriados, pelo menos para os trabalhadores do conhecimento. O gráfico a seguir ilustra muito bem esse ponto:
Nomes alternativos e incomuns para reuniões de check-in
Alguns gerentes se perguntam, com razão, se as reuniões de check-in digitais, virtuais ou presenciais poderiam receber um nome mais atraente e memorável. A resposta é a seguinte: Sim, com certeza! Vou dar a você alguns exemplos aqui:
- Atualização semanal
- Check-in semanal
- Análise semanal
- Tarefa-Fala
Se você quiser algo ainda mais incomum e criativo, reuni algumas outras alternativas memoráveis para você aqui:
- Salão de tarefas
- Sincronizar e resolver
- Hora da ação
- Workshop de fluxo de trabalho
- Tarefa de terça-feira
- Roda de desdobramento
- Coffee break para a carreira
- Conversa sobre o Booster
Se isso não for suficiente para você, é claro que há muitos outros nomes divertidos. Dê uma olhada no artigo do nosso blog sobre o assunto: 60 nomes memoráveis e divertidos para conversas individuais.
Conclusão - Reuniões regulares de controle
Reuniões regulares de check-in entre gerentes e funcionários são uma ferramenta valiosa para criar confiança, superar desafios e promover o desenvolvimento pessoal e profissional. Mas para que essas discussões sejam realmente eficazes, a abordagem correta é essencial.
As dicas deste artigo ajudarão você a tirar o melhor proveito dessas reuniões: um ambiente descontraído e pessoal, uma estrutura clara e a personalização de acordo com as necessidades individuais dos funcionários criam a base para discussões abertas e produtivas. Ao mesmo tempo, boas ferramentas, como Echometer Você pode usar os modelos para tornar o processo mais eficiente e garantir que nenhum acompanhamento importante seja perdido. Esperamos que nossos modelos tenham ajudado você!
No final das contas, as reuniões de check-in são mais do que apenas um compromisso no calendário –, são uma oportunidade de fortalecer sua equipe, aumentar a motivação e obter melhores resultados a longo prazo. Boa sorte!
Se quiser dar uma olhada na nossa ferramenta Echometer ao vivo, você pode simplesmente ir diretamente para a ferramenta usando o seguinte modelo:
Sem conversa fiada, sem pausas incômodas. Esse modelo 1:1 simplesmente sempre funciona.
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