Jour Fixe: Reuniões de equipe mais eficazes graças à Retro Agenda

Para a maioria das empresas, reuniões de equipe semanais ou mensais regulares são padrão há muito tempo. Nessas reuniões regulares, você deve se manter atualizado e discutir as dificuldades em conjunto. As soluções para os problemas são elaboradas de modo que, ao final de cada reunião, todos estejam bem informados sobre os últimos acontecimentos na empresa ou no respectivo departamento.

Também realizamos reuniões de equipe regularmente na minha start-up. No entanto, durante muito tempo, não tínhamos uma estrutura concreta (uma agenda ou modelo) para organizar essas reuniões de forma eficaz e estruturá-las. O resultado foi uma abordagem bastante intuitiva, na qual demos muito espaço a alguns tópicos, enquanto outros pontos importantes receberam pouca atenção.

No entanto, esses desafios mudaram radicalmente quando descobri o Método Retro –, uma abordagem usada com sucesso por organizações líderes como a Spotify e outras grandes empresas de tecnologia. Esse método há muito tempo se tornou o padrão em muitas das principais empresas e, combinado com uma ferramenta on-line que dá suporte a todo o processo de reunião, permitiu que eu reduzisse significativamente a duração das reuniões semanais da equipe e, ao mesmo tempo, obtivesse mais resultados do que nunca.

Neste artigo, gostaria de apresentar esse método e guiá-lo pelo processo de uma reunião para que você possa aplicar o conceito diretamente em sua equipe.

Um dos principais problemas das nossas primeiras reuniões de equipe foi a falta de preparação. No entanto, uma preparação eficaz não significa necessariamente passar horas planejando uma pauta ou preparando apresentações em PowerPoint. Com o método retro, é suficiente que os participantes dediquem cerca de 5 a 10 minutos antes da reunião para responder a algumas perguntas básicas. As perguntas específicas podem variar, mas há catálogos de perguntas testadas e aprovadas para vários tópicos. No cenário retrô, eles são conhecidos como modelos retrô:

Depois que essas perguntas forem respondidas, você terá criado uma base sólida para a reunião da equipe. Com uma ferramenta como o Echometer, você pode simplesmente selecionar um dos mais de 50 modelos de perguntas e enviá-lo a todos os membros da equipe por e-mail um dia antes da reunião. Dessa forma, todos podem responder às perguntas em um horário que lhes seja conveniente.

Assim que todos os membros da equipe tiverem respondido às perguntas preparatórias, a reunião da equipe poderá começar. Para envolver todos os participantes e incentivar o engajamento durante a reunião, é aconselhável usar os primeiros 5 minutos para uma pergunta introdutória. Essa pergunta não precisa ser necessariamente relevante em termos de conteúdo; em vez disso, o objetivo é que cada participante se torne ativo e contribua com algo. Isso promove uma atmosfera aberta e envolvente desde o início.

Aqui está um exemplo de uma entrada desse tipo:

Após um início bem-sucedido, voltamos nossa atenção para as respostas às perguntas preparadas. Há duas opções aqui: Ou cada membro da equipe apresenta suas próprias respostas e acrescenta um breve comentário, ou o moderador apresenta todas as respostas, caso se deseje o anonimato. Essa abordagem pode ser particularmente útil ao lidar com tópicos delicados em que os membros da equipe podem relutar em falar abertamente.

Em seguida, são discutidos os chamados “itens de ação” da semana anterior. “Itens de ação” são tarefas específicas com as quais os membros da equipe se comprometeram na reunião anterior. Por exemplo, um item de ação poderia ser “revisar a página inicial”. Isso envolve verificar se os itens de ação foram concluídos com êxito. Se uma tarefa não foi concluída, o motivo é analisado para decidir se a tarefa deve ser continuada ou descartada. Por exemplo, se a revisão da página inicial não foi possível devido às férias da pessoa autorizada a acessá-la, essa tarefa será continuada. Entretanto, se for determinado que a revisão da homepage não é necessária, o item de ação poderá ser descartado.

É importante não sobrecarregar você com muitas tarefas, mas sim definir itens de ação centrais e realizáveis. A revisão desses itens é uma excelente oportunidade para você saber se e como as metas definidas podem ser alcançadas e o que pode ser melhorado no futuro.

Na minha opinião, essa etapa é o ponto central da nossa reunião de equipe. Aqui, cada membro da equipe tem a oportunidade de votar para decidir quais respostas e tópicos devem ser discutidos mais intensamente por toda a equipe. Todos recebem um determinado número de votos que podem alocar às várias respostas.
Esse método evita o desenvolvimento de discussões descontroladas. Em vez disso, concentramo-nos nos tópicos que são considerados particularmente relevantes por toda a equipe.

No passado, a nossa equipa tendia a falar aleatoriamente sobre diversos temas, o que muitas vezes tornava as nossas reuniões pouco eficazes. Desde a introdução do método Retro, isso mudou fundamentalmente: As nossas discussões são agora mais estruturadas e focadas - uma verdadeira virada de jogo! As reuniões duram apenas metade do tempo, mas são pelo menos duas vezes mais eficazes.

Depois de priorizar os pontos mais importantes, começa a discussão e a análise conjunta da equipe. Fazemos um brainstorming de soluções para os problemas identificados e desenvolvemos abordagens eficazes.

A partir destas abordagens de solução, derivamos então passos de ação concretos – os nossos chamados “Action Items”.

Esse processo simples, mas eficaz, nos permite abordar os problemas mais importantes da reunião e desenvolver soluções viáveis para o futuro.

No final da reunião, realizamos uma breve pesquisa na qual cada membro da equipe pode avaliar, em uma escala de 1 a 10, a eficácia e o valor do tempo investido na reunião.

Essa fase oferece uma oportunidade para você discutir brevemente as avaliações feitas e obter insights valiosos para reuniões futuras. O objetivo é melhorar continuamente nossas reuniões de equipe e torná-las mais eficazes.

Seguir esse esquema mostra como o processo pode ser tranquilo e instrutivo. O método retro é mais do que apenas uma ferramenta para reuniões de equipe eficazes; é um meio de aprender continuamente, desenvolver-se constantemente como equipe e crescer juntos.

A introdução do método retro em nossa start-up revolucionou fundamentalmente nossas reuniões de equipe. Com a estruturação sistemática e o foco nos tópicos realmente importantes, melhoramos drasticamente a produtividade e a eficácia de nossas reuniões.

Se você quiser tirar o máximo proveito das reuniões de sua equipe, recomendo que experimente esse método. A maneira mais eficiente de fazer isso é com uma ferramenta especializada como o Echometer. Com a ajuda dela, você pode acompanhar facilmente o fluxo perfeito de suas reuniões e só precisa investir de 1 a 2 minutos na preparação. Essa ferramenta o orienta durante todo o processo e permite que você se concentre totalmente no conteúdo e na participação ativa da sua equipe.

 

Experimente agora!