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Reuniões individuais com funcionários diretos
No mundo do trabalho atual, a comunicação eficaz entre os gerentes e seus subordinados diretos é fundamental. As reuniões individuais se tornaram uma ferramenta indispensável para promover essa comunicação e aumentar o envolvimento dos funcionários. Neste artigo, fornecemos um guia abrangente para orientar você sobre os princípios básicos da realização de reuniões individuais bem-sucedidas. Você terá acesso a tudo, desde a compreensão do tópico até a implementação de estratégias eficazes usando modelos de reunião personalizados no Word e no Doc.
Modelo para reuniões individuais (Word e Doc)
Entendendo as reuniões individuais💡 Você pode entender as reuniões individuais.
Porque somente com a intenção certa é que essas conversas podem produzir todos os seus efeitos.
O que é uma reunião individual?
A reunião deve criar tempo para que você discuta os desafios, as metas e o desenvolvimento profissional do funcionário. Muitas empresas usam um modelo padronizado de reunião individual (disponível nos formatos Word e Doc) para garantir a consistência e a eficácia dessas reuniões.
Significado e finalidade das reuniões individuais
As reuniões individuais têm várias finalidades. São elas:
- Criar confiança e promover relacionamentos entre gerentes e funcionários
- Feedback regular
- Expressar preocupações e inquietações
- Alinhar as metas individuais com as metas da empresa
- Promoção do crescimento e desenvolvimento dos funcionários
- Retenção eficaz de funcionários
Um modelo realmente bem estruturado para avaliações de funcionários inclui todos esses pontos em um único modelo.
Relacionamento entre gerente e funcionário
Conforme mencionado no primeiro ponto, as reuniões individuais desempenham um papel fundamental no fortalecimento do relacionamento entre gerentes e funcionários. Elas criam um espaço seguro para o diálogo aberto e ajudam a quebrar as barreiras hierárquicas e a promover uma cultura de transparência.
Gostaria de enfatizar esse ponto novamente porque o relacionamento entre gerente e funcionário forma a base para reuniões individuais bem-sucedidas. Se o relacionamento entre o funcionário e seu gerente for instável, as reuniões individuais podem perder seu impacto.
É exatamente por isso que nós da Echometer conversamos com muitos gerentes e líderes de equipe e percebemos que há problemas recorrentes quando se trata de relações com os funcionários.
Um desses problemas é que os funcionários não se abrem com seus gerentes de linha em reuniões individuais. Cristalizamos um total de 6 desses problemas. Abordaremos esses problemas mais adiante neste artigo para que as reuniões individuais possam realmente surtir todo o seu efeito.
Modelo para reuniões individuais (Word e Doc)
Como estruturar reuniões individuais💡.
Uma reunião individual eficaz geralmente segue essa estrutura. Qualquer modelo de pergunta pode ser facilmente integrado a essa estrutura:
- Faça o check-in (quebra-gelo) para estabelecer um fluxo de conversa (5 minutos)
- Tópicos de discussão que o funcionário traz consigo (10 a 20 minutos)
- Feedback e tópicos de discussão do supervisor (10 a 15 minutos)
- Definir metas e derivar ações concretas (5 a 10 minutos)
- Resumo da reunião (5 minutos)
Muitos líderes acham útil usar um modelo gratuito de reunião individual em formato Word ou Doc para garantir que eles cubram todos os pontos necessários para uma reunião individual eficaz.
A primeira reunião individual com um funcionário
Sempre há uma primeira vez, e esse também é o caso das reuniões individuais. É importante observar que a primeira reunião individual é estruturada de forma ligeiramente diferente das reuniões regulares que se seguem.
Definir as expectativas corretas
Aproveite a primeira reunião individual com seu funcionário:
- Esclarecer funções e responsabilidades
- Discutir as preferências de comunicação
- Definir o tom para futuras reuniões individuais
- Definir metas e indicadores-chave de desempenho
As melhores perguntas para uma primeira reunião individual
- Quais são suas metas profissionais de curto e longo prazo?
- Como você prefere receber feedback? (Um teste de personalidade pode ajudar aqui: O funcionário é abstrato ou concreto / estratégico ou tático?)
- O que motiva você no trabalho?
- Que desafios você está enfrentando atualmente?
- Qual é a melhor forma de apoiar você em sua função?
Inclua essas perguntas em seu modelo de entrevista de avaliação do Word/Doc para facilitar a consulta. Como alternativa, você pode fazer o download gratuito do nosso modelo mais adiante neste artigo.
Modelo para reuniões individuais (Word e Doc)
Reuniões individuais regulares
Depois que você tiver realizado uma reunião individual inicial com um funcionário direto e estabelecido uma estrutura, agora é hora de planejar reuniões individuais regulares.
Com que frequência você deve realizar reuniões individuais?
A frequência das reuniões individuais pode variar. O importante é que elas ocorram regularmente. Pesquisas com gerentes mostraram que 94% de todos os gerentes realizam reuniões individuais, das quais cerca de 49% o fazem semanalmente. As reuniões individuais quinzenais também são um ritmo clássico. Para saber se as reuniões individuais semanais ou quinzenais são ideais para o seu caso, você pode se fazer as seguintes perguntas:
- Qual é o tamanho da sua equipe?
- Qual é a complexidade do projeto atual?
- O que atende às necessidades pessoais de seus funcionários?
Em princípio, aplica-se o seguinte:
Reuniões semanais individuais: Ideal para ambientes de ritmo acelerado ou para trabalhar em projetos centralizados.
Aulas particulares quinzenais: Adequado para equipes mais estabelecidas ou quando são necessárias discussões mais aprofundadas.
Quais tópicos devem ser abordados em uma reunião individual (exemplos)?
Progresso com metas e projetos
- "Como está indo o projeto XY do cliente? Onde você está atualmente em relação ao cronograma?"
- "Que marcos você alcançou desde a última vez que conversamos?"
Desafios e obstáculos
- "Há algum problema técnico que esteja impedindo você de implementar o novo software?"
- "De quais recursos ou suporte você precisa para se preparar da melhor forma possível para a próxima apresentação?"
Feedback (em ambas as direções)
- "O que você achou do feedback sobre o seu último relatório de projeto? Ele foi útil e construtivo?"
- "Há alguma coisa em meu estilo de liderança que eu possa melhorar para dar mais apoio a você?"
Desenvolvimento de carreira
- "Quais habilidades você deseja desenvolver nos próximos seis meses para atingir suas metas de carreira?"
- "Você está interessado no próximo programa de treinamento? Como ele poderia beneficiar seu desenvolvimento profissional?"
Equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- "Quão satisfeito você está com seu atual equilíbrio entre trabalho e vida pessoal? Há alguma área que poderia ser melhorada?"
- "Você se sente apoiado pelas horas de trabalho flexíveis? Como isso afeta sua vida privada?"
Dinâmica da equipe
- "Como você percebe o trabalho em equipe desde a reorganização? Você percebeu alguma mudança positiva ou negativa?"
- "Que ideias você tem para melhorar a comunicação entre os departamentos?"
Modelo individual gratuito para Word e Docs
Para ajudar você, criamos um modelo gratuito de reunião individual que é compatível com o Word e o Docs.
Observação: o modelo para Docs e Word está em inglês e pode precisar ser traduzido para você. Você pode precisar traduzir o modelo para o seu propósito. Por exemplo, você pode usar DeepL..
Você pode usar o modelo do Word & Doc da seguinte forma:
- Abra o documento no Google Docs clicando no botão (você não pode editá-lo aqui).
- Clique em "File" (Arquivo) -> "Download" (Download) -> "Microsoft Word (.docx)" no canto superior esquerdo
- Agora você pode importar o documento baixado para o Word ou Google Docs e editá-lo como desejar.
Como alternativa, você pode fazer o download do modelo One-on-One do Word (.docx) diretamente aqui:
Modelo para reuniões individuais (Word e Doc)
Um a um: Desafios e soluções
Conforme já mencionado, há seis problemas comuns na gestão de pessoas que podem ser observados especialmente em reuniões individuais. Normalmente, são necessárias algumas reuniões para determinar qual funcionário está enfrentando quais problemas.
Esses seis problemas incluem:
- Empatia com o cliente: "Meus funcionários têm dificuldade de entender a perspectiva do cliente e da empresa."
- Construção de relacionamentos: "Meus funcionários não se abrem comigo em reuniões individuais."
- Desenvolvimento pessoal: "Meus funcionários não têm metas intrínsecas de desenvolvimento."
- Desempenho individual: "Meus funcionários não estão otimizando seus ciclos de feedback e processos de trabalho."
- Habilidades interpessoais: "Meus funcionários têm dificuldade de expressar suas dúvidas de forma respeitosa e produtiva" ou "Eles se sentem facilmente atacados quando são criticados".
- Responsabilidade e participação na equipe: "Meus funcionários não assumem a responsabilidade pela meta de nossa equipe."
Estratégias para superar os desafios
Lidar com esses problemas pode ser um desafio para os líderes de equipe. As causas podem ser complexas, por exemplo, se um funcionário tiver tido experiências negativas com a abertura no passado (talvez até mesmo em sua vida privada ou na infância).
Para lidar com esses problemas de forma eficaz, talvez você precise mudar sua abordagem em relação à forma de conduzir reuniões individuais com o funcionário em questão. Como esse é um grande desafio e os modelos normais para essas reuniões individuais podem não ser suficientes, nós da Echometer desenvolvemos modelos especiais em conjunto com psicólogos e especialistas em reuniões ágeis.
Modelos Echometer e outros recursos
Como já criamos mais de 25 modelos que abordam os problemas mencionados acima, gostaria de apresentar dois exemplos aqui:
Exemplo de problema #1:
"Meus funcionários não têm metas intrínsecas de desenvolvimento."
Mesmo que as pessoas não tenham metas de desenvolvimento específicas, certamente há aspectos de seu trabalho que as interessam mais do que outros. Se você analisar o problema dessa forma, poderá derivar metas de desenvolvimento dos interesses que também motivam o funcionário. Isso também é conhecido como "elaboração do trabalho".
Modelo de reunião individual: Elaboração de trabalho
Todos nós temos certos aspectos de nosso trabalho que gostamos mais do que outros. Normalmente, há alguma margem de manobra para moldar nossas funções de acordo com nossas preferências. É bom que você esteja ciente dessas preferências e que as comunique para estar preparado quando surgirem oportunidades de trabalho. Perguntas para um modelo 1:1 de "job crafting":
Retrospectiva Scrum Perguntas:
De quais aspectos do seu trabalho você mais gosta?
De quais aspectos do seu trabalho você menos gosta?
Se você pudesse delegar uma de suas tarefas a outra pessoa, qual seria?
Se você pudesse acrescentar uma responsabilidade ou poder de decisão à sua função, qual seria?
Insira seu nome na lista de espera
Nossa ferramenta de reunião individual está sendo desenvolvida no momento. Se quiser ser informado quando ela estiver disponível, você pode se inscrever aqui com seu endereço de e-mail:
Exemplo de problema #2:
"Meus funcionários têm dificuldade de expressar suas dúvidas."
ou
"Eles se sentem facilmente atacados quando são criticados."
Muitos outros problemas geralmente decorrem desse problema fundamental. Um exemplo disso é que essas pessoas costumam ter mais dificuldade para estabelecer limites claros, o que, por sua vez, reflete negativamente sobre esses funcionários.
Para este exemplo específico, criamos um modelo chamado "Saying 'No'" (Dizer 'Não') que você pode usar em uma conversa individual com seu funcionário:
Modelo de reunião individual: como dizer "não
Se alguém tiver dificuldade em dizer "não", poderá receber mais e mais tarefas até que corra o risco de se esgotar. Esse formato ajuda as pessoas a pensar sobre como definir expectativas adequadas e dizer "não" quando necessário.
Retrospectiva Scrum Perguntas:
Reflita: Quais são os bons motivos para dizer "não" quando alguém pede para você fazer algo?
Colete exemplos: Quando foi a última vez que você disse "não" quando alguém lhe pediu para fazer algo? Em quais situações você gostaria de ter dito "não", mas não o fez?
Ferramentas: Que frases ou perguntas podem ser úteis quando alguém quer que você faça algo?
Insira seu nome na lista de espera
Nossa ferramenta de reunião individual está sendo desenvolvida no momento. Se quiser ser informado quando ela estiver disponível, você pode se inscrever aqui com seu endereço de e-mail:
Modelo para reuniões individuais (Word e Doc)
Conclusão Modelos – para reuniões individuais
As reuniões individuais são uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação, aumentar o envolvimento dos funcionários e impulsionar o desempenho. Ao implementar as estratégias descritas neste guia e usar modelos de reuniões individuais bem elaborados, você pode transformar essas conversas em reuniões dinâmicas e produtivas que beneficiam tanto o funcionário quanto a organização.
Lembre-se de que a chave para o sucesso é a consistência, a preparação e um compromisso genuíno com o desenvolvimento dos funcionários. Comece a implementar essas práticas hoje mesmo usando nosso modelo gratuito de reunião individual com o funcionário e veja a produtividade e a satisfação da sua equipe dispararem.
Aqui você pode baixar o modelo gratuito do One on One Word ou testar nossa ferramenta de reunião especialmente desenvolvida:
Insira seu nome na lista de espera
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