Indywidualne spotkanie z subiektywnie postrzeganym trudnym pracownikiem może przypominać grę w szachy: każdy ruch musi być dobrze przemyślany, w przeciwnym razie można znaleźć się w defensywie.
Nikt nie oczekuje tak trudnych spotkań w cztery oczy. Rozmowy te mają jednak potencjał do tworzenia prawdziwych przełomów. Zamiast unikać konfliktów, menedżerowie powinni postrzegać je jako szansę: na jasność, rozwój i lepszą współpracę – nawet z najtrudniejszymi pracownikami.
Dzięki odpowiedniej strategii – empatii, inteligentnym pytaniom i jasnym oczekiwaniom – możesz prowadzić rozmowę w taki sposób, aby obie strony ostatecznie wygrały.
Czy to w formie cyfrowej, czy wirtualnej, spotkania 1 na 1 oferują przestrzeń na informacje zwrotne, a tym samym rozwój osobisty, który jest niezbędny w dzisiejszym świecie pracy. W tym artykule przedstawię kilka dobrych pytań, które można wykorzystać podczas spotkania w cztery oczy, aby przeprowadzić jak najbardziej produktywną rozmowę.
Po pierwsze: jeśli nadal nie wiesz, jak wyglądają dobre spotkania indywidualne, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Przewodnik z 6 wskazówkami dotyczącymi udanych rozmów indywidualnych.
Zacznijmy od siedmiu pomocnych i praktycznych wskazówek dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej.
7 praktycznych wskazówek dotyczących indywidualnych rozmów z trudnymi pracownikami
1. "Usiądź inaczej – dosłownie".
Wskazówka: Zmień sposób siedzenia. Zamiast siedzieć twarzą w twarz (co często ma efekt konfrontacyjny), spróbuj pozycji 90 stopni lub rozmowy podczas spaceru ("spacer i rozmowa"). To rozluźnia atmosferę i zdejmuje presję.
Dlaczego? Ludzie czują się mniej atakowani, jeśli nie siedzą bezpośrednio "naprzeciwko" siebie. To sprawia, że rozmowa jest bardziej zrelaksowana.
2. "Mów mniej, pytaj więcej –, ale inaczej".
Wskazówka: Zadawaj pytania, które wzbudzają ciekawość. Zamiast "Dlaczego tego nie zrobiłeś?", zapytaj "Jak rozwiązałbyś ten problem, gdybyś miał całkowicie wolną rękę?".
Dlaczego? Trudni pracownicy często blokują się lub przechodzą do defensywy. Zadając otwarte, wybiegające w przyszłość pytania, dajesz im możliwość aktywnego samodzielnego opracowywania rozwiązań.
3. "Zmień oczekiwania w projekt współprojektowania".
Wskazówka: Zamiast po prostu ustalać oczekiwania, poproś pracownika o sformułowanie własnych oczekiwań dotyczących współpracy. "Jak idealnie zorganizowałbyś naszą współpracę?"
Dlaczego? Kiedy ludzie formułują własne oczekiwania, automatycznie biorą na siebie większą odpowiedzialność – i trudniej jest im całkowicie odmówić.
4. "Przełącz z trybu problemów do trybu możliwości".
Wskazówka: Zamień negatywne sytuacje w wyzwanie: "Załóżmy, że jesteś swoim własnym doradcą –, jakiej rady byś sobie udzielił?".
Dlaczego? Trudni pracownicy często opierają się sugestiom innych. Przedstawiając im nową perspektywę, można skierować rozmowę z dala od problemów w stronę rozwiązań.
5 "Mów mniej, pozwól ludziom pisać więcej".
Wskazówka: Jeśli rozmowy są naładowane emocjonalnie, poproś pracownika o podsumowanie jego punktu widzenia na piśmie – przed lub po spotkaniu.
Dlaczego? Pomaga to uniknąć impulsywnych reakcji i zmusza do bardziej przejrzystej strukturyzacji. To, co napisałeś, może również służyć później jako wspólny punkt odniesienia.
6. "Słuchaj niuansów –, a nie tylko słów".
Wskazówka: Zwracaj uwagę na mowę ciała, ton głosu i drobne reakcje. Czasami wzruszenie ramion lub krótka pauza zawierają więcej informacji niż słowa. Zamiast interpretować bezpośrednio, zapytaj: "Mam wrażenie, że jest więcej –, mam rację?".
Dlaczego? Trudni pracownicy nie zawsze mówią wprost to, co myślą. Ale kiedy zdają sobie sprawę, że jesteś świadomy ich niewerbalnych sygnałów, często otwiera to nowe poziomy rozmowy.
7. "Powiedz, czego NIE zrobisz".
Wskazówka: Niektórzy pracownicy obawiają się krytyki lub negatywnych konsekwencji. Aktywnie usuń ten strach z pokoju: "Nie martw się, nie chodzi o to, żebyś źle wyglądał. Chcę zrozumieć, co ci przeszkadza".
Dlaczego? Tworzy to psychologiczne bezpieczeństwo i obniża obronę.
Zasadniczo dotyczy to zarówno Ciebie, jak i pracownika: Miej realistyczne oczekiwania co do rozmowy kwalifikacyjnej i realistyczny cel. Możesz również określić ten cel na początku rozmowy kwalifikacyjnej. Na przykład, może to być całkiem proste:
- Przejrzysty cel na początku rozmowyNiestety, nie będziemy w stanie spełnić Twojej prośby ani rozwiązać konfliktu w jednym kroku. Moim celem podczas tej rozmowy jest przede wszystkim zrozumienie sytuacji z Twojej perspektywy.
To powinno dać ci kilka ważnych podstaw do indywidualnego spotkania z trudnym pracownikiem. Przejdźmy do następnego kroku.
Szablon indywidualnych spotkań z trudnymi pracownikami
Fakt, że kliknąłeś na ten artykuł mówi mi, że potrzebujesz czegoś w rodzaju przewodnika do rozmowy w cztery oczy z trudnym pracownikiem.
Dlatego znajdziesz tutaj szablon, który powinien dobrze towarzyszyć takiej rozmowie. Jednocześnie dokładny format będzie oczywiście w dużej mierze zależał od celu –, więc weź pod uwagę powyższe wskazówki podczas projektowania rozmowy z bezpośrednim raportem.
Szablon można zapisać jako dokument pod właściwym szablonem, ale alternatywnie także jako dokument PDF lub Word. Wystarczy kliknąć przełącznik "Plus".
Rozpoczęcie pracy z empatią
- Jak się masz? Czy jest coś, co zaprząta twoje myśli i czym chciałbyś się podzielić?
- Chcę, aby był to otwarty i konstruktywny dialog.
🗣️ Omówienie obaw
- Chciałbym porozmawiać o [konkretny temat]. Czy możesz podzielić się swoją perspektywą na ten temat?
- Jak myślisz, co przyczynia się do tej sytuacji?
- Jak myślisz, jak [członek zespołu X] postrzega tę sytuację?
Poznaj rozwiązania
- Wierzę w małe, iteracyjne ulepszenia. Jak myślisz, jak możemy wspólnie rozwiązać ten problem? Co może być pierwszym krokiem w kierunku lepszego status quo?
- Czy istnieją jakieś narzędzia, wsparcie lub inne dostosowania, które mogłyby pomóc w poprawie sytuacji?
Ustal oczekiwania
- Jak mogę najlepiej wesprzeć cię w osiągnięciu pożądanych zmian?
- Tego właśnie oczekuję od ciebie w przyszłości.
- Ustalmy plan i harmonogram, aby rozwiać te obawy.
- Podsumowanie: Kiedy znów się spotkamy?
- Podsumowanie: Kto jest odpowiedzialny za jakie zadania?
Wnioski
- Doceniam twoją gotowość do wspierania nas w ulepszeniach.
- O co jeszcze powinienem był zapytać podczas tej rozmowy?
- Czy jest coś jeszcze, o czym myślisz?
Pobierz szablon w formacie PDF do druku
Podgląd: Szablon PDF
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon w formacie PDF, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako dokument Word
Podgląd: Szablon Microsoft Word spotkania indywidualnego
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako dokument Word, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Dokumenty Google
Podgląd: Szablon spotkania indywidualnego w Dokumentach Google
Jeśli chcesz edytować powyższy szablon jako Dokumenty Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon, kopiując go.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Przy okazji, nie daj się zwieść agendzie: Jeśli twój trudny współpracownik ma potok słów, powinieneś pozwolić mu skończyć i oczywiście być przygotowanym na wyrzucenie przygotowanych pytań za burtę.
Chociaż poniższy obrazek odnosi się do zdrowych zespołów –, nie ma on zastosowania do rozmowy w cztery oczy. Twoim celem powinno być zadawanie pytań i pozwalanie trudnemu pracownikowi na mówienie.
12 pomocnych pytań na indywidualne spotkania z trudnymi pracownikami
Jeśli jesteś przełożonym w środku bitwy na słowa, możesz mieć trudności z zadawaniem dobrych pytań.
Ale oczywiście są też pytania, o których chciałbym tutaj wspomnieć.
Jak można zauważyć, wiele z nich ma jeden cel: zrozumieć perspektywę pracownika – i jednocześnie ją poszerzyć.
Pytania 1 do 1 w trakcie rozmowy
- Dziękuję, że się tym ze mną podzieliłeś. Pomyślę o tym i odezwę się do Ciebie, dobrze?
- Czy mam pozwolenie, by ci w tym pomóc?
- Jak bardzo jesteś gotów zrobić to, co konieczne, aby zmienić tę sytuację?
- Jaką masz kontrolę nad tą sytuacją?
- Skąd wiesz, że problem, o którym myślisz, że go masz, jest rzeczywiście problemem –?
- Co powiedziałbyś przyjacielowi, który ma podobne wyzwania do twoich?
- Jaki byłby alternatywny sposób patrzenia na sprawy?
- Co byś zrobił, gdybyś nie osiągnął swojego celu?
- Czy chcesz rozwiązać swój problem teraz? Teraz czy w tym miesiącu?
- Jakiej rady udzieliłaby ci najmądrzejsza osoba w twojej obecnej sytuacji?
- Co już próbowałeś zrobić, aby rozwiązać to wyzwanie?
- Oto mój największy wniosek z dzisiejszej sesji: [...]. Jaki jest Twój?
Szablon 1 do 1 do pracy prewencyjnej
Oprócz tych pytań, inny rodzaj szablonu może być również pomocny w budowaniu długoterminowej relacji zaufania z pracownikiem. Nie nadaje się on do samej rozmowy kwalifikacyjnej, ale tym bardziej jako środek zapobiegawczy. Chciałbym przedstawić ci specjalną technikę do tego celu.
Po rozmowach z około 100 menedżerami w ciągu ostatnich kilku miesięcy zauważyłem pewien wzorzec.
Wielu szefów od czasu do czasu przeprowadza małe ankiety podczas indywidualnych spotkań. Oznacza to, że po prostu przechodzą przez kilka pytań w zrelaksowany sposób i pytają pracownika a) czy zgadza się ze stwierdzeniem (na przykład od 1 do 7), a następnie b) dlaczego odpowiedział w ten sposób.
Oczekują oni od tych mikrosondaży następujących wyników w skali 1:1:
- Większa różnorodność i zaangażowanie w dialog 1 na 1
- Przyjmowanie nowych perspektyw
- Mierzalność (miękkich) wskaźników KPI, takich jak zadowolenie w czasie
Oczywiście możesz również wykorzystać ten pomysł podczas indywidualnych spotkań z trudnymi pracownikami. Zebrałem cztery stwierdzenia, które koncentrują się na tobie: Twojej jakości przywództwa. W końcu ma to oczywiście duży wpływ na to, jak zachowują się twoi pracownicy.
Można również pobrać ten szablon jako dokument, ale jeszcze lepszym rozwiązaniem jest poniższe: W naszym oprogramowaniu do spotkań one-to-one mamy zintegrowane narzędzie, które wizualizuje wyniki w czasie jako metrykę i daje wskazówki z asystentem AI – zapraszamy do spojrzenia bez logowania za pomocą przycisku poniżej.
⁉️ Sprawdź nastrój (zgoda od 1 do 7): Jakość przywództwa
- "Jestem naprawdę zadowolony z mojego lidera zespołu". #JobSatisfaction
- "Lider mojego zespołu regularnie przybliża widok, aby zobaczyć wyższy poziom Cele zespołuwyjaśnij strategię i wizję".
- "Mój lider zespołu zadaje pytania w konstruktywny sposób". #Feedback #Przywództwo
- "Mój lider zespołu daje przykład tego, czego oczekuje od nas jako zespołu". #Przywództwo
Tak wygląda ta ankieta w Echometer:
Pobierz szablon w formacie PDF do druku
Podgląd: Szablon PDF
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon w formacie PDF, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako dokument Word
Podgląd: Szablon Microsoft Word spotkania indywidualnego
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako dokument Word, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Dokumenty Google
Podgląd: Szablon spotkania indywidualnego w Dokumentach Google
Jeśli chcesz edytować powyższy szablon jako Dokumenty Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon, kopiując go.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Arkusze Google
Podgląd: Szablon spotkania jeden na jeden w Arkuszach Google
Jeśli chcesz otrzymać szablon cotygodniowych odpraw w formie edytowalnego arkusza Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon i na przykład go wydrukować.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon w formacie Excel lub XLXS
Podgląd: Szablon Excel lub XLSX
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako plik XLSX do wydrukowania lub edycji, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować lub wydrukować szablon.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
I nie możesz się doczekać, aby zadać te pytania na spotkaniu indywidualnym? Bardzo dobrze, cieszę się.
Jeśli chcesz bardziej kreatywnego wkładu, mogę polecić nasz odpowiedni artykuł: 129 Pomysłowe pytania na spotkanie jeden na jeden (od psychologa).
15 dodatkowych szablonów spotkań indywidualnych (w formacie Doc, PDF itp.)
Prawdopodobnie już prawie zgadłeś. Oczywiście istnieje wiele innych szablonów spotkań indywidualnych, których prędzej czy później będziesz potrzebować.
Na przykład, mówię o szablonach na indywidualne spotkanie w sprawie wynagrodzenia, rozmowę z trudnym pracownikiem lub z zupełnie nowym pracownikiem.
Mamy dodatkowe szablony dla wszystkich tych przypadków użycia, które można znaleźć w tym artykule: Spotkania 1:1: 15 sprawdzonych szablonów do edycji (za darmo).
Wniosek: Postrzegaj trudne rozmowy jako szansę
Po odbyciu trudnego spotkania jest bardzo prawdopodobne, że poczujesz ulgę. A jeśli rozmowa przebiegnie pomyślnie, może nawet pojawi się coś w rodzaju nadziei. Poniższe pytania powinny ci pomóc. Życzę powodzenia!
Nie można jednak zapomnieć o jednej mądrości: Istnieje niezliczona ilość pytań, które można zadać –, ale najważniejsze jest to, aby dostosować rozmowę do pracownika.
Nasz asystent spotkań AI do spotkań indywidualnych może również pomóc, jeśli regularnie organizujesz spotkania indywidualne z członkami zespołu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową: Najlepsze oprogramowanie do spotkań 1 na 1.
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
"Lubię pracownika, ale nie radzi sobie tak dobrze, jak bym chciał. Jak mogę sobie z tym poradzić w rozmowach 1:1?""
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
