Welke stappen horen bij een retrospectieve?

Retrospectieven zijn geschikt voor elk team dat zijn samenwerking wil verbeteren - ongeacht of het agile werkt of niet.

Retros zijn vooral nuttig als:

• er regelmatige samenwerking en gemeenschappelijke doelen zijn
• teams openlijk over problemen kunnen praten of eraan willen werken
• de wens bestaat om processen zichtbaar te maken en te verbeteren

Ook nieuwe teams kunnen retro’s uitvoeren. Cruciaal zijn een veilige omgeving en een duidelijke moderatie.

Het succes van retrospectieven blijkt uit het feit dat overeengekomen maatregelen worden uitgevoerd en meetbare verbeteringen ontstaan. Teams gebruiken hiervoor, naast productiviteitskengetallen (waar men voorzichtig mee moet zijn), bijvoorbeeld de opvolging van actiepunten, trends op feedbackschalen in team health-check- / pulse-check-enquêtes.

Retrospectieven helpen teams om problemen vroegtijdig te herkennen, oorzaken te begrijpen en gezamenlijk verbeteringen te besluiten. Daardoor nemen transparantie, teamtevredenheid en de kwaliteit van de resultaten toe.

Nee, je hoeft niet in te loggen op Echometer of je te registreren om het Retro Board en de Retro Tool te testen in Echometer.

Je kunt het Retro Board van Echometer uitproberen via de volgende link zonder in te loggen: Proefdraaien starten

Een retrospectief is een gestructureerde teambijeenkomst waarin een team de samenwerking van een afgelopen periode evalueert en concrete verbeteringen overeenkomt. Het vindt regelmatig plaats (bijv. na een sprint of projectonderdeel) en dient de continue verbetering.

Een van de sterkste punten van de Echometer Retro Tool zijn de verschillende sjablonen voor retrospectieven, die kunnen worden gebruikt als patronen voor het creatieve ontwerp van je eigen retrospectieven.

Hier volgt een korte lijst met voorbeelden als inzicht in de retrospectieve sjablonen:

• Blij, verwonderd, verdrietig
• Drie biggetjes
• Teammoreel Health Check
• Sjablonen met terugblik op Pasen en Kerstmis
• DORA Terugblik
• 5 flexibele waarden Health Check
• Spotify Squad Health Check Radar
• Psychologische veiligheid Health Check
• DORA Terugblik
• Unieke retrospectieve sjablonen zoals het “7 Dwergen Retrospectief” of het “Voetbal Retrospectief”.

Als je geïnteresseerd bent in de sjablonen van Retrospective Tools, bekijk dan snel de tool: Echometer Retro Sjablonen & Sjablonen

Een retrospectief verloopt meestal in de volgende fasen:

1. IJsbreker: korte vraag- en antwoordsessie of activiteit om op gang te komen
2. Feedback verzamelen (heimelijk brainstormen)
3. Bevindingen verzamelen: Dus presenteer, groepeer en prioriteer de feedback
4. Beslis over maatregelen: Zo concreet mogelijke verbeteringen die in de komende weken kunnen worden doorgevoerd
5. Conclusie: Samenvatting en korte check-out van de deelnemers

Speciale kenmerken van het retrospectieve proces in Echometer:

• Feedback kan ook voorafgaand aan de terugblik worden verkregen via een enquête. Enerzijds bespaart dit tijd tijdens de terugblik en anderzijds kunnen alle deelnemers er van tevoren over nadenken en in alle rust hun feedback formuleren, wat de kwaliteit van de terugblik kan verbeteren.
• In Echometer is er bovendien de stap “Maatregelen-Review”. Hier beoordeelt het team alle openstaande maatregelen uit eerdere retrospectieven, past de status van de maatregelen aan en geeft er commentaar op.
• Bij het afsluiten van de retrospectieve in Echometer verzamelt de tool automatisch de “ROTI” (Return On Time Invested) en geeft je daarmee een kwantitatieve basis om de effectiviteit van je retrospectieven in de loop van de tijd te analyseren.

Een retrospectief vindt doorgaans plaats op teamniveau. Dergelijke agile teams hebben doorgaans minstens 3 en maximaal 10 leden. Alle teamleden nemen dus deel aan het retrospectief - ongeacht de specifieke rol van de teamleden binnen het team.

Of de teamleider meetelt als teamlid hangt af van de context en moet uiteindelijk door het team zelf worden besloten. Hoe meer teamleiders betrokken zijn bij het dagelijkse werk van het team, hoe logischer het is dat ze ook deelnemen aan de retrospectives van het team.

Er moet een moderator worden aangesteld om ervoor te zorgen dat het proces zo georganiseerd en efficiënt mogelijk verloopt. Deze taak kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd door de Scrum Master, maar ook door een ander teamlid. Je kunt de moderatorrol ook gewoon laten rouleren binnen het team – iedereen om de beurt in een bepaalde volgorde.

Vooral voor teams die weinig of geen ervaring hebben met retrospectives, moeten de volgende fouten worden vermeden:

• Fout nr. 1: retrospectief als chatgesprek. Niet elk stukje feedback in een retrospective hoeft besproken te worden. Alleen de onderwerpen die samen prioriteit hebben gekregen verdienen extra aandacht. Alle discussies over details voor de stemming moeten daarom worden geannuleerd en uitgesteld tot na de stemming.
• Fout nr. 2: Terugblik als schuldige. De retrospective is er niet om verantwoordelijkheid af te schuiven of anderen de schuld te geven van negatieve gebeurtenissen of ontwikkelingen. Het verbeteren van de status-quo is in handen van alle teamleden!
• Fout nr. 3: Retrospectief als klachtenbus. Retrospectives gaan niet alleen over noteren wat niet goed werkt. De meeste energie moet gaan naar vooruitdenken en het definiëren van bindende maatregelen.

Voor de eerste retrospectief is het raadzaam om een speciale retro-tool te gebruiken ter ondersteuning. Echometer is met zijn intuïtieve en begeleide modus zeer geschikt voor onervaren teams. Hier kun je een retrospectief in Echometer uitproberen: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agile (team-) retrospectieven (kortweg “retro’s”) zijn regelmatige teamworkshops waarin teams hun samenwerking evalueren en verbeteren.

Retros bieden teams de mogelijkheid om te reflecteren op de huidige werkresultaten en vooral op hun samenwerking, communicatie en werkmethoden in korte, iteratieve (sprint) cycli (bijv. elke 2 weken).

In essentie beantwoordt de retro de volgende 3 vragen:

• Wat heeft de afgelopen weken goed gewerkt? Deze dingen moeten worden voortgezet of uitgebreid als team.
• Wat werkte niet zo goed? Deze dingen moeten worden verbeterd of weggelaten.
• Wat gaan we vanaf nu anders doen? Met andere woorden, leg concrete maatregelen vast.

Tools voor retrospectives zoals Echometer vereenvoudigen en structureren dit proces van reflectie en verbetering.