Privacybeleid van de Echometer App

Echometer is een browser-gebaseerde online tool (hierna ook "Dienst", of "Echometer Tool"), die organisaties ondersteunt bij de implementatie van een gezonde feedbackcultuur door middel van teamretrospectieven een continu verbeterproces te initiëren en te begeleiden.

Ons privacybeleid legt in detail uit welke persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van het gebruik van onze dienst via  my.echometerapp.com en op welke manier.

Verantwoordelijk in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG) voor de verwerking van persoonsgegevens is

Echometer GmbH
Tondernstraße 1
48149 Münster
E-mail:  info[at]echometer.de

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als dit wettelijk is toegestaan. Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan ontvangers die wij uitdrukkelijk in dit privacybeleid noemen.

Zodra het doel van de verwerking wegvalt, worden persoonsgegevens verwijderd of door technische en organisatorische maatregelen geblokkeerd voor verder gebruik. Dit gebeurt ook als een voorgeschreven bewaartermijn afloopt, tenzij er een noodzaak is om de persoonsgegevens verder op te slaan voor het sluiten of uitvoeren van een contract.

Tenzij we wettelijk verplicht zijn tot een langere opslag of doorgifte aan derden (in het bijzonder wetshandhavingsinstanties), hangt de beslissing over welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, hoe lang ze worden opgeslagen en in welke mate u ze eventueel moet openbaar maken, af van welke functies van onze website of onze dienst in het individuele geval worden gebruikt.

Links op onze internetpagina's en in onze diensten kunnen doorverwijzen naar andere internetpagina's en diensten die niet door ons, maar door derden worden beheerd. Dergelijke links worden door ons ofwel duidelijk gemarkeerd, of zijn herkenbaar aan een verandering in de adresregel van de browser. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de naleving van de gegevensbeschermingsbepalingen en een veilige omgang met persoonsgegevens op deze door derden beheerde internetpagina's en diensten.

Dit privacybeleid gebruikt de termen van de wettekst van de AVG. De definities (Art. 4 AVG) kunnen bijvoorbeeld worden ingezien onder https://dejure.org/gesetze/DSGVO/4.html.

We verzamelen verschillende soorten gegevens wanneer u onze website en dienst gebruikt.

Het eerste type zijn gegevens die u rechtstreeks en bewust aan ons verstrekt. Dit omvat de informatie die u invoert bij het aanmaken van een account voor de dienst (naam, e-mailadres en wachtwoord), evenals gegevens die u aanmaakt tijdens het gebruik van de dienst, zoals feedback, interacties in de retrospectieve, aangemaakte acties, enz. Deze gegevens zijn van u. Echometer kan het e-mailadres en de naam gebruiken om rechtstreeks contact op te nemen voor doeleinden van probleemoplossing, verkoopbenadering, feedbackverzameling en proactieve ondersteuning.

Het tweede type zijn gegevens die we automatisch verzamelen terwijl u onze website en diensten gebruikt. Deze gegevens worden alleen gebruikt om onze service te beheren en te verbeteren. Dit is tevens ons gerechtvaardigd belang, waardoor de verwerking volgens art. 6 lid 1 letter f AVG is toegestaan.

Door gebruik te maken van onze dienst geeft u ons toestemming om deze gegevens op te slaan en te verwerken in het kader van deze privacyverklaring. U kunt er te allen tijde voor kiezen om deze toestemming in te trekken, wat echter de bruikbaarheid van onze service voor u kan verminderen of zelfs verhinderen.

In overeenstemming met de Europese AVG volgens hoofdstuk 3 gelden de volgende “rechten van betrokkenen”:

Betrokkenen hebben het recht...

• op informatie over de gegevensverwerking conform art. 15 AVG
• op rectificatie van gegevens conform art. 16 AVG
• om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit conform art. 77 AVG
• op verwijdering (ook bekend als het “recht om vergeten te worden”) conform art. 17 AVG
• op beperking van de verwerking conform art. 17 AVG
• op gegevensoverdraagbaarheid conform art. 20 AVG
• Op bezwaar tegen de verwerking, voor zover deze plaatsvindt op basis van art. 6 lid 1 letter e of f AVG.

Ons privacybeleid kan veranderen. Updates worden direct op deze pagina beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we ook op het aanmeldscherm of per e-mail. Indien betrokkenen niet akkoord gaan met toekomstige wijzigingen van dit privacybeleid, moeten ze het gebruik van onze diensten staken en hun account verwijderen. We zijn verplicht om betrokkenen te informeren over de rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of de beperking van de verwerking.

Cookies zijn tekstbestanden die door een website op eindapparaten worden geplaatst of daarvan worden uitgelezen. Ze bevatten letter- en cijfercombinaties om bijvoorbeeld bij een hernieuwde verbinding met de cookie-plaatsende website de betrokkene te herkennen, de eerdere instellingen te herstellen, het ingelogd blijven in een klantenaccount mogelijk te maken of een bepaald gebruiksgedrag statistisch te analyseren.

We gebruiken cookies om:

• Voorkeuren voor onze website op te slaan
• De login-status op te slaan

Bij vragen over ons privacybeleid, veiligheidsmaatregelen of de uitoefening van de rechten van betrokkenen, zijn we bereikbaar via e-mail op info (at) echometer.de.

Telekom Deutschland GmbH

Wij gebruiken voor onze app de Telekom Open Cloud, die wordt geleverd door:

Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn

Functionaris voor gegevensbescherming: Herrn Dr. Claus D. Ulmer, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, [email protected]

De Open Telekom Cloud biedt Infrastructure as a Service vanuit Duitse hoogbeveiligde datacenters aan.

Doeleinden van de verwerking

Beschikbaar stellen van de hostinginfrastructuur waarop Echometer draait.

Rechtsgrondslag

Uitvoering van de overeenkomst conform art. 6 lid 1 letter b AVG.

Ontvanger / Categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Telekom Deutschland GmbH.

Doorgifte naar derde landen

Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.

PostHog

Wij gebruiken in onze app de productanalysetool “PostHog”, die wordt geleverd door:

PostHog Inc, 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114

Functionaris voor gegevensbescherming: Charles Cook (VP Operations), [email protected]

PostHog is een platform voor productontwikkeling en -analyse dat het mogelijk maakt om in het kader van release management nieuwe features sequentieel uit te rollen, hun stabiliteit te waarborgen en hun gebruik te analyseren. Voor de analyse van het gebruiksgedrag worden zogenaamde Session Replays gemaakt, zonder daarbij input van de gebruikers te tracken. Bovendien worden gegevens voor support- en analysedoeleinden verwerkt.

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van PostHog vindt plaats ten behoeve van release management, productondersteuning en productanalyse.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 letter f AVG.

Ontvanger / Categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is PostHog Inc., waarbij Echometer uitsluitend de EU-hosting gebruikt.

Doorgifte naar derde landen

Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.

Wij bieden optionele Google-functies aan die door Google LLC worden aangeboden:

Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Aanmelden of registreren via Google

Gebruikers kunnen zich met hun Google-account bij Echometer aanmelden. De aanmelding verloopt via een doorverwijzing naar de website van Google, waar gebruikers zich met hun inloggegevens kunnen aanmelden.

Verwerkte gegevens

Wij ontvangen van Google naam, voornaam en uw e-mailadres om het gebruikersaccount in Echometer aan te maken.

Doel en gebruik

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om het Echometer-account aan te maken en de login van het Echometer-account aan het Google-account te koppelen.

Doorgifte van gegevens

Wij geven deze gegevens niet aan derden door.

Opslag & bescherming

De verwerking vindt plaats op onze infrastructuur in Duitsland (Telekom Open Cloud). De overdracht tussen het eindapparaat en onze systemen verloopt versleuteld (TLS).

Opslagduur & verwijdering

De gegevens worden zolang opgeslagen als het Echometer-account bestaat, of de Google-login wordt gedeactiveerd.

Google Agenda-integratie voor 1:1s

In de 1:1-tool in Echometer kunnen gebruikers optioneel een Google Agenda-integratie activeren. Daarbij kunnen gebruikers hun Google Agenda-series met 1:1-series in Echometer verbinden, zodat de afspraken uit de Google Agenda in Echometer worden gesynchroniseerd en ze direct in Echometer de passende Google Meet kunnen openen.

Verwerkte gegevens

Wij hebben toegang tot de kalenderlijst en tot kalender- en gebeurtenisgegevens. Daartoe behoren met name kalender-ID's en afspraakdetails zoals titel, datum/tijd, seriedetails, locatie, beschrijving en videoconferentie-links (bijv. Google Meet), voor zover deze in de geselecteerde kalenders aanwezig zijn.

Doel en gebruik

Wij gebruiken deze gegevens om 1:1-afspraken in Echometer weer te geven, afspraakseries met Google Agenda te synchroniseren en gebruikers de directe toegang tot de bijbehorende videoconferentie mogelijk te maken.

Doorgifte van gegevens

Wij geven Google Agenda-gegevens niet aan derden door.

Opslag & bescherming

Wij slaan alleen de voor de synchronisatie noodzakelijke gegevens op. De verwerking vindt plaats op onze infrastructuur in Duitsland (Telekom Open Cloud) en de gegevensoverdracht is versleuteld (TLS).

Opslagduur & verwijdering

De gegevens worden alleen opgeslagen zolang de integratie actief is. Gebruikers kunnen de kalender-integratie deactiveren en de verbinding van meetings met Google Agenda-items handmatig verbreken.

U kunt in het kader van uw aanmelding instemmen met de uitgebreide productcommunicatie. Deze communicatie wordt afgehandeld via de CRM-tool HubSpot, die wordt aangeboden door:

HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 United States

Functionaris voor gegevensbescherming: Nicholas Knoop, Data Protection Officer

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van HubSpot dient voor de geïndividualiseerde klantencommunicatie en voor marktonderzoek.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 letter f AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is HubSpot Inc.

Doorgifte naar derde landen

De gegevens worden overeenkomstig HubSpots Data Processing Agreement aan HubSpot Inc. doorgegeven.

Gebruikers kunnen zich te allen tijde weer via de "Unsubscribe"-knop in de productmails afmelden voor deze optionele communicatie.

Op sommige plaatsen biedt Echometer KI-ondersteunde functies aan. Deze functies worden geleverd door een integratie met OpenAI Ireland Ltd (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland, [email protected]).

Bij deze functies wordt expliciet aangegeven dat bepaalde invoer en gegevens door OpenAI worden verwerkt. Buiten deze invoer en gegevens worden geen verdere gegevens aan OpenAI overgedragen.

Alle KI-ondersteunde functies in Echometer zijn optioneel en vereisen elk een expliciete activering en toestemming.

Doeleinden van de verwerking

Levering van KI-ondersteunde functies op aanvraag van een gebruiker

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een contractuele uitvoering met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 sub a en b AVG

Ontvanger en doorgifte aan derde landen

De gegevens worden conform de Data Processing Addendum van OpenAI in de VS verwerkt (zie https://openai.com/policies/data-processing-addendum). Meer info over de verwerking is te vinden in de OpenAI Privacy Policy: https://openai.com/policies/privacy-policy

Men kan op verschillende manieren klant worden van Echometer. In het kader van de self-checkout wordt onder andere de dienstverlener Stripe ingezet. Stripe wordt geleverd door:

Stripe Inc., Corporation Trust Center, 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE 19801, USA

Functionaris voor gegevensbescherming: [email protected], Privacy: [email protected]

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van Stripe vindt plaats ten behoeve van de afwikkeling van het aankoopproces en de facturering.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een contractuele uitvoering met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 sub a en b AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Stripe Inc.

Doorgifte naar derde landen

De gegevens worden verwerkt overeenkomstig de gegevensverwerkingsovereenkomst van Stripe (zie Stripe Data Processing Agreement).

Men kan op verschillende manieren klant worden van Echometer. In het kader van de self-checkout wordt onder andere de dienstverlener Paddle ingezet. Paddle wordt geleverd door:

Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29, Mora Street, England, London, EC1V 8BT

Functionaris voor gegevensbescherming: Michael Cox, [email protected]

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van Paddle vindt plaats ten behoeve van de afwikkeling van het aankoopproces en de facturering.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een contractuele uitvoering met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 sub a en b AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Paddle.com Market Limited

Doorgifte naar derde landen

De gegevens worden verwerkt overeenkomstig de gegevensverwerkingsovereenkomst van Paddle (zie Paddle Data Processing Addendum).

De uitgebreide productcommunicatie met gebruikers van de gratis variant van Echometer wordt deels via de tool MixMax afgehandeld, die wordt aangeboden door:

Mixmax Inc., 548 Market Street, PMB 60764, San Francisco, CA, 94104-5401, United States

Functionaris voor gegevensbescherming: Jonathan Grant, Data Protection Officer ([email protected])

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van Mixmax vindt plaats ten behoeve van geïndividualiseerde gebruikerscommunicatie en ten behoeve van marktonderzoek.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 letter f AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Mixmax Inc.

Doorgifte naar derde landen

De gegevens worden overeenkomstig MixMaxs Data Processing Agreement aan Mixmax Inc. doorgegeven.

Als betrokkenen de betaalde versie van de Echometer-app gebruiken, verwerken we hun gegevens, naast de informatie in dit privacybeleid, in opdracht van de eigenaar van de Echometer-werkruimte (meestal de werkgever). Deze gegevensverwerking wordt geregeld door het SaaS-contract en de overeenkomst voor gegevensverwerking die zijn ondertekend tussen Echometer en de eigenaar van de werkruimte.

In deze context fungeert Echometer uitsluitend als gegevensverwerker, terwijl de eigenaar van de werkruimte fungeert als gegevensbeheerder. Voor meer informatie over deze gegevensverwerking kunnen betrokkenen daarom contact opnemen met hun werkruimte-eigenaar/werkgever, aangezien deze de verantwoordelijke instantie is voor de verwerking van de gegevens binnen de werkruimte.