Agile bedrijven proberen altijd verschillende projectmanagementmethoden uit om producten zo efficiënt mogelijk te ontwikkelen. Des te verrassender is het dat veel van hen nog steeds vergaderingen houden die allesbehalve productief zijn. Het resultaat: ze duren te lang, medewerkers vervelen zich en verliezen tijd die ze eigenlijk nodig hebben voor productontwikkeling.
Timeboxed events hebben zich daarom gevestigd als een oplossing in Scrum. Met name retrospectives, die vaak veel meningen, gegevens en feedback opleveren, kunnen sneller en met betere resultaten worden uitgevoerd. Ik zal je laten zien hoe timeboxed sprint retrospectives werken en hoe je er je voordeel mee kunt doen in je dagelijkse werk.
Met andere woorden, ik leg uit hoe je retrospectives efficiënter kunt maken en hoe je team met meer tijd en cruciale inzichten terug kan gaan naar productontwikkeling.
Wat is een Time Box Sprint Retrospective?
Om uit te leggen hoe een Time Box Sprint Retrospective werkt, wil ik eerst de afzonderlijke termen van de uitdrukking definiëren:
Wat is een sprint?
In projectmanagement is een sprint een korte periode van een paar dagen of weken. Elke sprint wordt gedefinieerd door een reeks taken die aan teamleden worden toegewezen en die ze binnen een bepaalde tijd afmaken. Sprints verdelen grotere werkstappen in kleinere, beter te volgen fases. Als je in detail wilt weten hoe sprints werken, bekijk dan de Sprint definitie van Atlassian.
Wat is een retrospectief?
Met een retrospectief kijken teams eerlijk terug op het werk dat ze tot nu toe hebben gedaan. Ze onderzoeken wat goed en minder goed ging en wat ze in de toekomst beter kunnen doen. De retrospectieve is daarom waarschijnlijk de belangrijkste gebeurtenis van agile werkmethoden en dient het doel van voortdurende verbetering. Het is bedoeld om mogelijke obstakels uit de weg te ruimen om de algemene doelen te bereiken. In ons artikel laten we je zien hoe je retrospectives moet benaderen zodat ze je maximaal succes opleveren. "Retrospectives in Scrum en daarna"..
Wat is timeboxing?
Timeboxing verwijst naar het toekennen van een vaste tijdslimiet aan een specifieke taak. Dit zorgt ervoor dat de taak binnen het gedefinieerde tijdsbestek – zonder vertraging wordt afgerond. Timeboxing is vooral een hulpmiddel voor projectmanagers en Scrum Masters. Het is de enige manier waarop ze de strikte tijdlijnen van hun projecten kunnen halen. Deze gedetailleerde kijk op timeboxing laat je zien welke soorten timeboxing er zijn en hoe je timeboxing kunt gebruiken. Timeboxing als tijdmanagementstrategie.
Wat is een Timebox Sprint Retrospective?
Een timebox sprint retrospective is de retrospective van een sprint waarvan de uitvoering duidelijk is gedefinieerd en beperkt in de tijd. Op deze manier verliezen teams zich niet in een eindeloze evaluatie van hun werk. In plaats daarvan concentreren ze zich op het uitwerken van de cruciale learnings en het daaruit afleiden van concrete maatregelen voor de volgende sprint.
Sprint Retrospective Timebox: Hoe lang moet een typische retro duren?
Tot nu toe is dit erg theoretisch geweest. Laten we naar de praktijk gaan: Hoe lang zou een typische sprint retrospective moeten duren? In principe hangt dat af van hoe lang je nog geen retrospective hebt gedaan. Dat hangt weer af van de lengte van de sprint. Om je een vuistregel te geven:
Plan 30 minuten retrospectief voor elke "sprintweek" in het team.
Dat betekent dus voor de praktijk:
-
- Wekelijkse sprints: Terugblik van 30 minuten
-
- Tweewekelijkse sprints: Terugblik van 60 minuten
-
- Maandelijkse sprints: Terugblik van 120 minuten
Betekent dat ook dat je een retrospective van 6 uur nodig hebt na een sprint van een kwartaal? Ik kan dat heel duidelijk met "nee" beantwoorden. Want: Een timebox retrospective richt zich op het ontwikkelen van hypotheses voor mogelijke kleine verbeteringen. Het zet geen veranderplan voor de lange termijn op met veel grote maatregelen. Dus als 6 uur te veel is, hoeveel tijd moet je dan maximaal besteden aan een Timebox Retrospective?
Wat is de maximale lengte van een Timebox Retrospective?
Onze ervaring is dat het tijdsbestek voor een sprint retrospective niet langer dan 3 uur mag duren. Het bevat ook een pauze van 15 minuten in het midden. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat je de aandacht en productiviteit van je personeel vasthoudt.
Als je vindt dat 3 uur niet genoeg is, dan moet je gewoon vaker retrospectives houden. Want de basisregel voor retrospectives is:
Liever korter en vaker dan langer en minder vaak.
Korte frequenties hebben het voordeel dat ze snelle leerprocessen creëren. Dit betekent: teams kunnen in een vroeg stadium beoordelen hoe effectief de maatregelen zijn die in eerdere retrospectieven zijn gedefinieerd en hoe ze deze eventueel moeten aanpassen. En: teams zijn beter bekend met het proces en de werking van een Time Box Sprint Retrospective. Ze kunnen dus elke keer effectiever deelnemen.
Hoe werkt een Sprint Retrospective met Timebox?
Je weet nu welk tijdsbestek je moet gebruiken voor een Sprint Retro. Hoe werkt de retro in de praktijk? En hoeveel tijd moet je voor elke fase nemen?
1. inchecken
In fase 1 van een Sprint Retrospective Meeting met Timebox leg je de teamleden uit wat het doel van de meeting is, wat je wilt bespreken en hoeveel tijd je hebt. Als je een bepaalde volgorde van toespraken hebt gepland, communiceer dit dan van tevoren. Als niet alle Sprint Retrospective Timebox deelnemers elkaar kennen, begin dan met een kennismakingsronde waarin iedereen zich kort voorstelt met zijn naam en rol in het project.
Als je maar een korte Sprint Retro Timebox hebt gepland, bijvoorbeeld 45 minuten, moet je nog steeds niet zonder de check-in. De check-in is een essentieel onderdeel van de retrospective als "setting the stage". Het bereidt de weg voor op de rest van het proces. Zonder deze check-in zal je team het moeilijk vinden om zich actief in te zetten tijdens de retrospective, en dat is een van de belangrijkste redenen waarom je de retrospective uitvoert.
Om de check-in kort te houden, kun je bij een goed gecoördineerd team bijvoorbeeld een eenvoudige, open vraag als deze stellen:
-
- Wat is jouw hoogte- of dieptepunt van de afgelopen week?
-
- Op een schaal van 0 voor slecht tot 10 voor geweldig – hoe voel je je op dit moment?
Als vuistregel voor je tijdsplanning: in een retro van 45 minuten mag je niet meer dan 5 minuten besteden aan inchecken.
2. gegevens en feedback verzamelen
In de tweede fase van de sprint retrospective meeting met Timebox verzamel je alle belangrijke gegevens en uitgebreide feedback over de laatste sprint met je team. Zorg ervoor dat je hier geen maatregelen bespreekt. In eerste instantie gaat het alleen om het innemen van veel verschillende perspectieven en het vastleggen van de feedback. Als je in fase 2 acties gaat afleiden met je team, verstoort dat de dynamiek. Het wordt moeilijk om nieuwe perspectieven in te nemen.
3. inzichten genereren
Afhankelijk van hoe groot je team is en hoe lang de sprint duurde, kan de feedback overweldigend uitgebreid zijn. Het is daarom belangrijk dat je in fase 3 van de Sprint Retro met Timebox beslist welke onderwerpen bijzonder relevant zijn om er maatregelen uit af te leiden.
Qua timing moet je beginnen met het prioriteren van feedback vanaf ongeveer halverwege de retro. Op die manier is er genoeg tijd om de problemen te analyseren en acties te genereren. In een retro van 45 minuten is het bijvoorbeeld goed om 20 tot 30 minuten feedback te verzamelen en de belangrijkste onderwerpen uit te werken.
4. maatregelen afleiden
Het is geen kunst om 10 acties af te leiden uit een retrospectieve timebox. De echte uitdaging is om 1 tot 3 echt belangrijke acties te identificeren. Waarom niet gewoon 10 maatregelen? Met zoveel acties zal je team ze nooit allemaal uitvoeren. Ze hebben noch de tijd noch de motivatie.
In plaats daarvan richten ze zich op de paar maatregelen die het proces echt verbeteren. In de praktijk betekent dit dat je alleen deze maatregelen direct kunt definiëren. Dit is je taak in fase 4 van de Timebox Sprint Retrospective.
Ook belangrijk: Verbind je niet meteen met je team aan de eerste oplossing die in je opkomt. Neem de tijd om 1-2 alternatieve oplossingen voor elk aandachtsonderwerp te bespreken. Onze ervaring is dat teams vaak een oplossing kiezen die niet als eerste bij hen opkwam. In een 45 minuten durende Sprint Retro zou je in 10-15 minuten de juiste actiepunten moeten vinden.
Bekijk onze bijdrage om effectieve actiepunten te definiëren "8 tips voor goede actie uit retrospectives".. Daar vind je veel praktische tips en voorbeelden.
5. uitchecken
In fase 5 heb je een korte check-out. Er zijn hier verschillende filosofieën. Je kunt bijvoorbeeld controleren of iedereen weet wat hij moet doen. Onderwerpen die nog open staan omdat er niet genoeg tijd was, kun je in je check-out uitstellen tot de volgende Retro. En: Je kunt vragen om basisfeedback op de Retro. Dit helpt je om de juiste vorm en tijd te vinden voor een Sprint Retro.
Timebox Sprint Retrospective: Het juiste hulpmiddel helpt
Om sprint retrospectives met Timebox succesvol uit te voeren, is het de moeite waard om een tool te gebruiken. Onze tool geeft je alle belangrijke hulpmiddelen die je nodig hebt om een efficiënte sprint retrospective met een tijdslimiet uit te voeren.
Onze tool Echometer richt zich op de holistische ontwikkeling van je team en je organisatie in de retros. De retros gaan daarom zowel in op de productiviteit van de samenwerking als op de stemming in het team. Hoe Echometer precies werkt, leggen we je uit in deze heldere video – neem gerust een kijkje.
Timebox Sprint Retrospective: Voordelen van duidelijke timing
Een goede timing in een sprint retrospective geeft je deze voordelen:
Verhoogt de concentratie
Timeboxing van sprint retros dwingt je team om zich volledig te concentreren op de evaluatie van de laatste sprint. Dit betekent dat je productiever bent.
Leert prioriteiten stellen voor taken
Een concreet tijdschema leert je team om taken te prioriteren. Ze leren te beslissen welke zaken echt belangrijk zijn voor de voortgang van een project. Dit helpt ze om hun werk effectief vooruit te helpen.
Verbetert de teamcommunicatie
Een timeboxed sprint retro zorgt er niet alleen voor dat je de laatste sprint met je team op tijd evalueert. Het leert je team ook hoe ze efficiënter en beter kunnen communiceren. Want: In de retros leren ze hoe ze communicatie moeten opzetten en gebruiken om binnen een bepaalde tijd resultaten te kunnen leveren. Dit helpt hen fundamenteel bij hun werk in het team en in het project.
Verscherpt focus op productlancering
Een Time Box Sprint Retrospective gebruikt slechts een klein tijdsvenster in de drukke dagelijkse routine van een Scrum team. Dit helpt om de focus op het grote geheel te houden en de algemene doelen nooit uit het oog te verliezen.
Bron: Wat is Timeboxing? | Hoe wordt Timeboxing gebruikt in Scrum? | Scrum Inc.
Welke andere Scrum-gebeurtenissen kun je ook timen?
Naast de Sprint Retrospective kun je ook de 4 andere Scrum-events efficiënt uitvoeren binnen een tijdslimiet:
Tijdbox Sprint
Een sprint timebox bepaalt van tevoren hoe lang een sprint moet duren. Je team moet dan de sprintdoelen binnen de gegeven tijdslimiet bereiken. Meestal is de termijn minder dan een maand.
Timebox Sprint Planning
Een timebox voor sprintplanning specificeert een vaste tijdsperiode voor hoe lang de planning voor een sprint mag duren. In principe hangt deze tijd af van de geplande duur van de sprint. Als er bijvoorbeeld een korte sprint van een week is gepland, moet je niet meer dan twee uur aan planning besteden. Voor langere sprints is navenant meer planningstijd nodig. Je moet echter niet meer dan 8 uur gebruiken voor de planning van de sprint in de timebox.
Dagelijkse Scrum Timebox
Een dagelijkse Scrum Timebox geeft jou en je team ongeveer 15 minuten per dag om de belangrijkste doelstellingen in herinnering te brengen en je opnieuw te richten op de voortgang van het project.
Sprint Review Tijdsbestek
In de timebox voor een sprint review controleer je de opgeleverde backlog elementen. Je bespreekt ze en verwerkt de feedback die tot nu toe is gegeven. Na een sprint van een maand zou je hier niet meer dan 4 uur aan moeten besteden. Na een sprint van twee weken zou er niet meer dan 2 uur op de klok moeten staan.
Conclusie
Het is onmisbaar voor dienende leiders om time box sprint retrospectives te gebruiken. Alleen zo kunnen ze het werk dat tot nu toe is gedaan evalueren en er maatregelen uit afleiden voor de volgende sprint. De tijdslimiet helpt jou en je team om de noodzakelijke resultaten efficiënt uit te werken zonder te veel tijd weg te nemen van de actieve projectontwikkeling.
Ons eBook laat je zien welke trucs je ook kunt gebruiken in retrospectives.20+ tips voor het modereren van retrospectives". Dit dient als een uitgebreide gids voor teamontwikkelmethoden. De verzameling tips is gebaseerd op meer dan 100 interviews met agile experts. Neem een kijkje, het eBook is gratis.
