Als teamleider neem je veel verantwoordelijkheid op je voor je medewerkers en je team. Deze checklist voor teamleiders maakt het makkelijker voor je om het overzicht te bewaren en ervoor te zorgen dat er niets fout gaat.
Ons sjabloon is geschikt als referentie voor zowel oude rotten als nieuwe teamleiders. Met name teamleiders die nieuw zijn in hun team kunnen de lijst gebruiken als basis om een geweldige eerste indruk te maken op het team – ongeacht of je werkt volgens Scrum, Agile of waterval.
Trouwens, als je geïnteresseerd bent, kun je de checklist ook als manager downloaden als gratis PDF hieronder. Laten we aan de slag gaan!
Checklist voor teamleiders #1: Het gemeenschappelijke teamdoel
Als meerdere mensen alleen parallel werken, maar geen gemeenschappelijk doel hebben, wordt dit een werkgroep – genoemd en geen team. Een werkgroep wordt pas een team als ze ook aan een gemeenschappelijk doel werken.
Jouw taak als teamleider is om het teamdoel in de algemene context van het bedrijf zo snel mogelijk te begrijpen. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat elke Direct Report het huidige doel begrijpt en dat er overeenstemming is binnen het team. Zo niet, dan kan het ook nuttig zijn om het doel ter discussie te stellen.
Afhankelijk van de context kan het teamdoel een specifiek projectdoel zijn of betrekking hebben op bepaalde kengetallen (bijv. nieuwe klanten of klanttevredenheid) die belangrijk zijn voor het bedrijf.
Als je dit eenmaal van je checklist hebt afgevinkt, komen we bij het tweede punt, dat er nauw mee samenhangt.
Checklist voor teamleiders #2: Relaties opbouwen – 1-op-1 vergaderingen
Door regelmatig één-op-één te vergaderen versterk je je persoonlijke relatie met alle teamleden en creëer je ruimte voor feedback in twee richtingen. Het maakt niet uit of deze digitaal of virtueel op afstand of persoonlijk op locatie worden gehouden.
Vooral in het begin zijn één-op-één gesprekken goud waard om elkaar te leren kennen, vertrouwen op te bouwen en de juiste verwachtingen te scheppen. Eén-op-één vergaderingen helpen ook om het teamdoel en veel andere punten op deze checklist te realiseren, bijvoorbeeld.
Voor nieuwe directieleden, of als je nieuw bent in het team als teamleider, moet je de frequentie in eerste instantie instellen op wekelijks of tweewekelijks. Later, of met ervaren medewerkers, is tweewekelijks of maandelijks vaak voldoende als frequentie voor één-op-één gesprekken. Hier zijn 5 tips voor de eerste één-op-één met nieuwe werknemersen Hier zijn 6 algemene tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.
Onze Echometer tool helpt ook om productieve 1-op-1 gesprekken te voeren. Hier is een voorbeeldsjabloon dat managers kunnen gebruiken om hun medewerkers gericht te ontwikkelen. We hebben nog veel meer op psychologie gebaseerde sjablonen in onze tool:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
Checklist voor teamleiders #3: Verantwoordelijkheid delegeren
De rol van teamleider kan overweldigend zijn, vooral als je alles zelf probeert te doen. Maar dat is niet het doel van de rol. Als teamleider moet je leren om verantwoordelijkheid te delegeren.
Stel je team in staat om zoveel mogelijk beslissingen zelf te nemen. Geef teamleden het vertrouwen om bepaalde verantwoordelijkheden op zich te nemen en maak duidelijk dat het je doel is om een zelforganiserend – team op te bouwen en niet een team dat maximaal afhankelijk is van jou als teamleider.
Ook hier is het belangrijk om één-op-één gesprekken te voeren om te begrijpen hoe de rollen in het team al verdeeld zijn en welke teamleden al expertise hebben op welke gebieden. Op basis hiervan kan bij wijze van experiment verantwoordelijkheid aan teamleden worden gegeven, vooral in het begin als je nog aan het wennen bent. Misschien kunnen deze teamleden de taken zelfs permanent op zich nemen, zodat jij je kunt richten op strategische onderwerpen?
Checklist voor teamleiders #4: Actief feedback krijgen
Natuurlijk zal niet alles altijd perfect verlopen in het team. Sta ervoor open dat Direct Reports je feedback geven of gewoon hun mening delen.
Sommige teamleden zullen eerder bereid zijn om hierover te praten. Voor anderen moet je de ruimte creëren voor feedback en er actief om vragen. Gebruik je 1-op-1 gesprekken om steeds opnieuw actief te vragen naar feedback en het perspectief van de medewerker.
Feedback betekent overigens niet dat je het eens moet zijn met alle feedback en het één op één moet proberen te implementeren. Het gaat er eerder om dat je medewerkers laat zien dat je geïnteresseerd bent in hun mening en naar ze luistert. Of je het als teamleider eens bent met de feedback en hoe je ermee omgaat, is een andere vraag.
Je belangrijkste doel als nieuwe leider in het begin is om te begrijpen hoe teamleden jouw initiatieven als leider – zien in vergelijking met de status quo voordat je – om ook hier actief verwachtingen te managen.
Checklist voor teamleiders #5: Creëer duidelijke rolverwachtingen
Weet elke Direct Report wat er van hem of haar wordt verwacht?
Alleen wie de verwachtingen van zijn eigen rol kent en begrijpt, kan eraan voldoen. Het creëren van duidelijke rolverwachtingen is daarom altijd een van de eerste stappen als teamleider. Natuurlijk hoort daar ook bij dat je duidelijk communiceert over de eisen die je stelt aan de prestaties van je medewerkers.
Gebruik je één-op-één gesprekken om de rolverwachtingen individueel met werknemers uit te leggen, vragen te verduidelijken en regelmatig feedback te geven over de mate van vervulling.
Checklist voor teamleiders #6: Reflecteren op processen in team retrospectives
Team retrospectives zijn een vorm van teamvergaderingen waarin het team als geheel 30 tot 90 minuten bij elkaar komt om na te denken over recente samenwerking en daaruit verbetermaatregelen af te leiden. Ze zijn vooral bekend geworden door het Scrum framework.
Team retrospectives spelen een belangrijke rol bij het versterken van de teamcultuur en het creëren van een open feedbackcultuur. Vooral als nieuwe manager kunnen ze een fantastisch hulpmiddel zijn om bottom-up veranderingen in het team op een constructieve en positieve manier in gang te zetten. Meer informatie over agile retrospectives vind je hier.
Ik raad aan om elke twee tot maximaal vier weken herhalingen uit te voeren om van het principe van voortdurende verbetering een gewoonte te maken.
Checklist voor teamleiders #7: Een foutencultuur bevorderen
Praat zelf over je fouten! Moedig teamleden aan om ook over hun fouten te praten. Misschien wil je eerst in de veilige ruimte van een één-op-één gesprek over fouten praten, voordat je ze eventueel aan het team doorgeeft.
Als de foutencultuur in het team sterk genoeg is, maak er dan een gewoonte van dat het team leert van fouten uit het verleden – in bijvoorbeeld team retrospectives. Zorg er altijd voor dat het nooit gaat om het hekelen van de schuldige, maar om het vieren van het feit dat ze hun fouten toegeven en ervan leren.
Waarom is een goede foutencultuur zo krachtig? Het is een indicator van hoe gezond je team is en hoe veilig het zich voelt. Simpel gezegd: alleen als je team gezond is, zal het vrijelijk ideeën uiten. Alleen dan kun je een echt high performance team worden.
Checklist voor teamleiders #8: Actief teamroutines ontwerpen
Welke routines zijn echt nodig in het team? Welke teambijeenkomsten voegen momenteel weinig waarde toe (al is het maar voor individuen)?
Als teamleider ben je er primair verantwoordelijk voor dat je team effectieve routines en vergaderingen heeft.
Tip: Gebruik je team retrospectives om je teamroutines en vergadervormen in vraag te stellen. Zo kan je team verantwoordelijkheid nemen voor het helpen vormgeven van hun eigen routines en formats. Je kunt hier meer te weten komen over de 5 fasen van een retrospectieve workshop.
Een extreme maatregel zou zelfs kunnen zijn om alle vergaderingen 1 tot 2 weken te schrappen en er dan eens naar te kijken: Welke vergaderingen hebben we echt nodig? Ja, we hebben dit intern al met succes geprobeerd 🙂
Checklist voor teamleiders #9: Conflicten aanpakken en obstakels uit de weg ruimen
Als jij als teamleider niet de moed hebt om een conflict openlijk aan te pakken, zal waarschijnlijk niemand dat doen. Het conflict zal de teammoraal ondermijnen en in het ergste geval zul je door de frustratie belangrijke teamleden verliezen.
Als teamleider moet je daarom in staat zijn om alle conflicten open – aan te pakken, zelfs of vooral als ze jou raken. Je doel is om een werkomgeving te creëren waarin de direct reports optimaal kunnen presteren. Dit is echter niet mogelijk als conflicten ieders aandacht vertroebelen.
Checklist voor teamleiders #10: Teamsuccessen vieren en individuele bijdragen benadrukken
Waardige mijlpalen en doelen die samen met het team zijn bereikt. Medewerkers zijn nu meer dan ooit op zoek naar voldoening in hun werk en het gevoel iets belangrijks te hebben gecreëerd. Als teamleider draag je hieraan bij door successen te vieren.
Richt je vooral op de prestaties van het team, maar benadruk ook individuen als zij een bijzondere bijdrage hebben geleverd aan het resultaat. Er mag geen "free-rider effect" optreden waarbij een paar mensen een onevenredige inspanning leveren voor het team, maar uiteindelijk krijgt iedereen evenveel eer.
Prijs de bijzondere inspanningen van individuen in het bijzijn van het hele team, zodat iedereen ziet en begrijpt waar jij als teamleider waarde aan hecht (op een gezonde en eerlijke manier, natuurlijk). Dit dient om individuele prestaties te erkennen, voorkomt dat toppresteerders zich niet gewaardeerd voelen en moedigt andere teamleden aan om in de toekomst ook in aanmerking te willen komen voor lof. Bij twijfel moet feedback eerst in een één-op-één dialoog worden gecommuniceerd. Hier vind je meer informatie over hoe je effectieve feedback kunt geven.
Checklist voor teamleiders #11: Zelfmanagement
Als teamleider is het belangrijk om je eigen tijd efficiënt in te plannen door prioriteiten te stellen en vaste tijdslots te maken voor leiderschapstaken, strategisch denken en persoonlijke reflectie.
Zorg ervoor dat je je stressniveaus onder controle houdt door middel van technieken zoals regelmatige pauzes, mindfulness of lichaamsbeweging om op de lange termijn productief te blijven. In het beste geval zoek je actief naar ondersteuning, of dat nu is door in gesprek te gaan met andere teamleiders, feedback te krijgen of samen te werken met een mentor om jezelf voortdurend te ontwikkelen.
Hopelijk heeft onze checklist voor managers je een goed idee gegeven van waar je op moet letten als teamleider. Als je geïnteresseerd bent, kun je hem gratis downloaden als PDF via de volgende link.
Conclusie: De top 10 checklist voor teamleiders
Natuurlijk zijn er talloze andere dingen die je als teamleider zou kunnen of moeten doen. Maar als je de top 10 op deze checklist bewust implementeert, ben je waarschijnlijk al een van de top agile teamleiders in je bedrijf.
Als je het nog steeds niet zeker weet, kan de digitale online softwaretool Echometer je helpen om de belangrijkste leiderschapsroutines zoals agile retrospectives en 1-op-1 vergaderingen met je medewerkers te introduceren. Je kunt hier meer te weten komen over de Echometer app.
Als je geïnteresseerd bent, kun je hier ook spelen met een van onze sjablonen voor één-op-één gesprekken en deze binnenkort gratis uitproberen met een van je teamleden:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
