Inhoudsopgave
Wat is volgens jou je belangrijkste vergadering als manager? Waar kun je de grootste, misschien wel blijvende invloed hebben op de prestaties van je team? Juist, tijdens de koffiepauze. Haha, oké, dat was een grapje. Ik heb het natuurlijk over regelmatige één-op-één check-in meetings met je medewerkers of teamleden. Dit is waar de juiste check-in sjablonen wonderen kunnen doen.
Eén-op-één vergaderingen hebben een groot voordeel ten opzichte van teamvergaderingen: er is hier veel minder sociale druk. Het gaat er niet om om er goed uit te zien in het team. Anderen veroordelen me niet meteen als ik iets controversieels zeg.
Het bereiken van psychologische veiligheid is hier automatisch iets gemakkelijker (Meer op: Psychologische veiligheid in agile teams). Op voorwaarde natuurlijk dat jij als manager de juiste sfeer creëert in de 1-op-1 check-ins voor je directieleden.
In deze gids wil ik je helpen om erachter te komen hoe je dit kunt doen en hoe je succesvolle incheckbijeenkomsten kunt organiseren. Ik geef je ook wat tips en stel gratis sjablonen voor check-in vergaderingen voor (zelfs in verschillende formaten: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) en goede vragen voor check-in vergaderingen. Maar laten we eenvoudiger beginnen met een ruwe definitie: Wat zijn check-in vergaderingen?
Wat is een incheckbijeenkomst?
Check-in meetings maken deel uit van het standaardrepertoire van een manager. Het basisidee is eenvoudig: ik voer regelmatig gesprekken met mijn medewerkers, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of per kwartaal, om op de hoogte te blijven en om leiding te geven (d.w.z. om blokkades op te lossen, aanwijzingen te geven, enz.
Als het aankomt op een concrete definitie van incheckbijeenkomsten, wordt het lastig. De termen "check-in meetings" en "één-op-één meetings" worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt.
Theoretisch kun je onderscheid maken tussen check-in meetings, die puur gericht zijn op operationele taken, en 1-op-1 meetings, die gericht zijn op de medewerker (bijv. training) en mijn relatie met hen. Dit komt waarschijnlijk het dichtst in de buurt van een definitie van check-in meetings.
Het doel van incheckbijeenkomsten
Zowel het doel als het doel van check-in bijeenkomsten variëren in de praktijk, afhankelijk van hoe vaak de face-to-face 1-op-1 bijeenkomsten worden gehouden.
- Doel van frequentere incheckbijeenkomsten: Doorgaans hebben zeer regelmatige, bijv. dagelijkse, wekelijkse of tweewekelijkse incheckbijeenkomsten meer operationele doelstellingen: Huidige taken worden besproken. Waar werkt mijn medewerker op dit moment aan, wat moet er misschien worden aangepast en hoe kan ik als manager helpen?
- Streef naar minder frequente check-in meetings: Als je je één-op-één check-in meeting maar eens per maand, elke twee maanden, elk kwartaal of zelfs jaarlijks houdt, dan zal je doel waarschijnlijk veel diverser zijn. Het zal dan minder gaan over het managen van taken en meer gericht zijn op de werknemer: Bijvoorbeeld, hoe gaat het met de medewerker, hoe kan de medewerker verder ontwikkeld worden?
De uitleg hier geldt zowel voor virtuele of digitale check-ins als voor check-ins die persoonlijk op kantoor plaatsvinden.
Als je meer informatie wilt over één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.
Ik heb ook een YouTube-video gemaakt waarin ik de resultaten van mijn onderzoekje presenteer: Ik heb 100 managers in kwalitatieve interviews gevraagd waarom ze eigenlijk één-op-één gesprekken voeren – neem gerust een kijkje.
Goede vragen voor check-in vergaderingen
Vervolgens wil ik je een aantal goede gratis sjablonen geven voor vragen die je kunt gebruiken in je maandelijkse check-in meetings. Sommige zijn klassiekers, andere zijn creatief, emotioneel of leuk, en als laatste heb ik een aantal vragen voor de incheckbijeenkomst met nieuwe medewerkers. Ze zouden je moeten helpen om de belangrijkste check-in onderwerpen te behandelen, of je nu een lange of snelle check-in vergadering plant.
Hier zijn een paar klassiekers:
✅ Algemene 1-1 vergadering vragen
- Hoe gaat het nu (echt) met je?
- Op een schaal van één (heel slecht) tot tien (heel goed), hoe voel je je nu?
- Hoe gefocust ben jij op dit moment op een schaal van 1 tot 10? En waarom?
- Wat gaat er nu door je hoofd?
- Wat houdt je op dit moment tegen op je werk?
- Wat gaat er op dit moment goed voor je?
- Wat gaat er momenteel niet zo goed?
Bovenstaande vragen zouden een goed uitgangspunt moeten zijn. Als je het graag wat speelser en creatiever hebt, zijn hier een aantal leuke check-in vragen die vooral nuttig kunnen zijn voor bijvoorbeeld maandelijkse check-ins, die zich richten op de stemming van medewerkers:
🧑🎨 Creatieve 1-1 vergadervragen
- Als je je stemming zou moeten karakteriseren als een weersvoorspelling met betrekking tot het project, je werk in het algemeen en je taken, hoe zou die er dan uitzien?
- Hoe vaak voel je je overweldigd of gestrest op je werk? In welke situaties?
- Hoe ziet een goede pauze er voor jou uit (frisse lucht, schermen...)?
- Wat doe je op dit moment dat je nergens brengt?
- Je krijgt een toverstaf en mag één wens doen met betrekking tot je werk: Wat zou je wensen (behalve een hoger salaris)?
- Wat heb je op dit moment nodig om beter te worden?
- Wat was je grootste uitdaging gisteren (of vorige week enz.)?
⏩ De 7 gratis sjablonen voor incheckbijeenkomsten
Check-in vergaderingen hebben over het algemeen een vergelijkbare structuur, ongeacht hoe vaak ze plaatsvinden. Dit kan worden gezien als een algemeen sjabloon voor projectmanagement check-in bijeenkomsten:
- IJsbreker, langzame aankomst op de vergadering, eventueel door middel van een praatje. Bijvoorbeeld: Hoe gaat het?
- Bespreking van taken (als dit de focus is). Bijvoorbeeld: Waar sta je op dit moment met je taken?
- Bespreking en weergave van metrics en KPI's (als dit de focus is). Voorbeeldvraag: Waar sta je op dit moment met betrekking tot je metrics en KPI's?
- Bespreking van de stemming (als dit de focus is). Bijvoorbeeld: Hoe tevreden ben je over het algemeen met je werk?
- Blokkades & ondersteuning. Voorbeeldvraag: Heb je alles wat je nodig hebt om je doelen te bereiken? Hoe kan ik jou als baas helpen?
- Volgende stappen: Welke acties of herinneringen moeten we op basis van ons gesprek vastleggen voor de volgende één-op-één check-in?
Dit zou je al moeten helpen als basissjabloon. Nu wil ik je graag andere gratis sjablonen en activiteiten geven voor je 1-op-1 check-in in verschillende formaten (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT), die je ook zelf kunt downloaden, bewerken en afdrukken en aanpassen voor je vergadering op locatie (of op afstand).
Wekelijks werknemer inchecken sjabloon
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe gaat het vandaag met je, hoe was je week tot nu toe?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen voor leiderschap: Beoordelen
- Wat ging er vorige week goed?
- Wat waren de uitdagingen?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Prioriteiten & doelen
- Wat zijn je belangrijkste prioriteiten voor de komende week?
- Waar heb je mijn steun nodig?
🤚 Conclusie
- Is er nog iets anders dat je wilt bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets Check-In sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel of XLXS-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLXS, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Dit ben ik trouwens in de YouTube-video hieronder. Als je wat meer context wilt over het sjabloon voor maandelijkse één-op-één gesprekken, bekijk dan de video.
Als je je één-op-één gesprek zo slim mogelijk wilt aanpakken, zul je in de video een paar aha-momenten ervaren:
Sjabloon voor maandelijkse controle van werknemers
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de maandelijkse controle van de status van je werknemers.
Opwarmen
- Hoe was de afgelopen maand voor jou?
🗣️ Onderwerpen van de directe werknemer (naam)
- ...
🏆 Onderwerpen van de manager: successen & vooruitgang
- Wat waren je grootste successen in de afgelopen maand?
- Wat heb je de afgelopen maand geleerd en welke vaardigheden heb je ontwikkeld?
⚠️ Onderwerpen van de manager: Uitdagingen & ondersteuning
- Met welke obstakels had je te maken?
- Zijn er hulpmiddelen of ondersteuning die je nodig hebt?
📈 Onderwerpen van de manager: Ontwikkeling & doelen
- Zijn er nieuwe vaardigheden die je zou willen ontwikkelen?
- Hoe kan ik je helpen om een kleine stap in de richting van je carrièredoelen te zetten?
Conclusie
- Feedback: Wat kan ik beter doen om jou en/of het team te leiden?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Sjabloon voor stemmingscontrole - focus op emoties
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de stemmingscheck-in van je werknemer met de nadruk op emoties.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe voel je je op dit moment, op een schaal van 1 (heel slecht) tot 10 (heel goed)?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Manager onderwerpen: Stemming & tevredenheid
- Hoe tevreden ben je over het algemeen over je werk en waarom?
- Hoe tevreden ben je over je team?
- Hoe tevreden ben je met je huidige functie?
- Hoe tevreden ben je met je leercurve?
👈 Managementonderwerpen: Ondersteuning en maatregelen
In elk van de bovenstaande categorieën: Laten we proberen te verbeteren.
- Centrale vraag: Welke experimenten kunnen we de komende twee weken uitproberen om een stap in de richting van een betere situatie te zetten?
- Wie in je team is al goed op deze gebieden? Met wie zou je kunnen praten?
- Gedachte-experiment: Waar in ons bedrijf zou je nog gelukkiger zijn?
- Welke vergaderingen zou je als test kunnen overslaan?
🤚 Conclusie
- Is er nog iets anders waarmee ik je kan helpen?
- Laten we het even samenvatten: Wie is verantwoordelijk voor welke taken? Wanneer vindt onze volgende check-in plaats?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets Check-In sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel of XLXS-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLXS, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Trouwens, als je als manager de voorkeur geeft aan het Excel-sjabloon voor het regelmatig inchecken van je medewerkers, kijk dan eens naar deze video. Daar leg ik uit hoe je het kunt gebruiken en geef ik je nog een handige tip.
Creatieve werknemer check-in sjabloon
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor het inchecken van je creatieve werknemersstatus. In principe zijn de vragen geschikt voor wekelijkse, maandelijkse of zelfs minder frequente check-ins.
- Zie de afbeelding hierboven: Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer op dit moment in je project of in je taken?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen over leiderschap: Diep duiken
- Wat heeft je de laatste tijd geïnspireerd?
- Wat heb je onlangs geleerd?
- Als jij de CEO van dit bedrijf was, wat zou je dan doen?
- Als je één ding zou kunnen veranderen aan onze bijeenkomsten en routines, wat zou dat dan zijn?
- Wat kunnen we uitproberen om frisse ideeën in ons werk te brengen?
🤚 Conclusie
- Ik waardeer je eerlijkheid echt.
- Wat is het belangrijkste dat je hebt geleerd van de check-in van vandaag?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Driemaandelijkse werknemer check-in sjabloon
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de driemaandelijkse controle van de status van je werknemers.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe was je laatste kwartaal vanuit jouw perspectief, op een schaal van 1 (heel slecht) tot 10 (heel goed)?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Successen & vooruitgang
- Een blik op je doelen: Waar sta je op dit moment?
- Wat waren je grootste successen in het afgelopen kwartaal?
- Wat heb je het afgelopen kwartaal geleerd en welke vaardigheden heb je ontwikkeld?
- Hoe tevreden ben je met je persoonlijke ontwikkeling in de afgelopen 3 maanden?
- Wat ging er niet zoals gepland en waarom?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen over leiderschap: uitdagingen & ondersteuning
- Met welke obstakels had je te maken?
- Zijn er hulpmiddelen of ondersteuning die je nodig hebt?
👈 Onderwerpen over leiderschap: ontwikkeling & doelen
- Zijn er nieuwe vaardigheden die je zou willen ontwikkelen?
- Wat zijn je belangrijkste doelstellingen voor het volgende kwartaal?
- Hoe komen jouw prioriteiten overeen met de taken van het team?
- Hoe kan ik je ondersteunen bij het bereiken van je carrièredoelen?
🤚 Conclusie
- Laten we de taken samenvatten die we in deze vergadering hebben genoteerd.
- Feedback: Wat kan ik beter doen om jou en/of het team te leiden?
- Is er nog iets anders te bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Ik heb hier inmiddels ook een video over opgenomen: Inclusief 7 tips voor een productief één-op-één kwartaalgesprek. Neem gerust een kijkje:
Check-in sjabloon voor inwerken werknemer
Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor het inchecken van je werknemers.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe was je dag tot nu toe?
👈 Onderwerpen voor leiderschap: Positief
- Hoe is je start tot nu toe geweest?
- Was er iets dat je bijzonder leuk vond?
- Wat moeten we volgens jou houden?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Verbeteringen
- Hoe welkom heb je je tot nu toe gevoeld en waarom?
- Hoe kunnen we het inwerkproces voor nieuwe medewerkers verbeteren?
- Op welke gebieden heb je de afgelopen dagen de meeste vragen gehad? En hoe heb je deze vragen beantwoord?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Volgende stappen
- Welke doelen wil je de komende weken bereiken?
- Zijn er gebieden waar je aanvullende informatie of hulpmiddelen nodig hebt?
🤚 Conclusie
- Nogmaals, welkom bij ons bedrijf. We waarderen je bereidheid om ons te helpen onze processen te verbeteren.
- Wat moeten we volgens jou nog meer vragen in deze inwerkgesprekken?
- Is er nog iets anders waar je aan denkt?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
90-dagen werknemer check-in sjabloon
Het volgende formulier is een gratis sjabloon voor de check-in van je werknemer na 90 dagen in een nieuwe baan of eventueel in een nieuwe functie.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe tevreden ben je met je baan op een schaal van 1 (helemaal niet) tot 10 (zeer tevreden)?
👈 90 dagen terugblik: Positief
- Hoe is je start tot nu toe geweest?
- Waar heb je tot nu toe het meest van genoten?
- Wat moeten we volgens jou houden?
👈 90 dagen herzien: Verbeteringen
- Hoe kunnen we de eerste 90 dagen voor nieuwe medewerkers verbeteren?
- Op welke gebieden ben je nog onzeker?
👈 90 dagen terugblik: Reflectie op de status quo
- Hoe tevreden ben je met je prestaties tot nu toe? Waarom?
- Hoe zeker ben je dat je je huidige doelen zult bereiken? Waarom?
- Wat vind je van je integratie in het team?
- Welke vaardigheden of hulpmiddelen zouden je vooruit kunnen helpen?
- Wat kan ik doen om je te blijven steunen?
🤚 Conclusie
- We waarderen je bereidheid om ons te helpen onze processen te verbeteren.
- Wat zouden we volgens jou nog meer moeten vragen in zulke 90-dagen-check-ins?
- Is er nog iets anders waar je aan denkt?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Check-In Word Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs Incheck Sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).
Ik hoop dat je de sjabloon hebt gevonden die je zocht? Zo niet, dan kun je nog veel meer sjablonen en vragen vinden in onze Echometer online 1:1 tool. Laten we verder gaan met vijf tips voor succesvolle werknemer check-ins die je zeker vooruit zullen helpen.
5 tips: Hoe je een succesvolle incheckbijeenkomst houdt
De volgende cartoon vat goed samen hoe één-op-één check-in meetings gezien kunnen worden als ze slecht verlopen.
Maar je kunt er iets aan doen met de volgende tips.
Tip 1: Bouw een relatie op
Met nieuwe medewerkers en in het algemeen: zorg voor een ontspannen sfeer en breng wat humor in de vergadering. Een goede relatie bevordert openheid en vertrouwen.
Tip 2: Leg de vergadering niet op
Zorg ervoor dat het gesprek als zinvol wordt ervaren. Dwing deelname niet af – het moet een echte gelegenheid zijn voor uitwisseling en reflectie. Als je twijfelt, spreek dan af om de bijeenkomst minder frequent te houden, bijvoorbeeld maandelijks in plaats van tweewekelijks.
Tip 3: Pas je aan je werknemers aan
Houd rekening met de individuele kenmerken van je werknemers, of ze nu introvert, extravert of statusgericht zijn. Speel in op hun persoonlijkheid om hen zo goed mogelijk te ondersteunen.
Tip 4: Wees flexibel bij het voeren van het gesprek
Als er pauzes of stiltes zijn, moet je die verdragen om de medewerker voldoende ruimte te geven. Maar als dit te vaak gebeurt, verander dan de onderwerpen of de aard van je vragen. Dynamiek houdt het gesprek levendig en voorkomt frustratie of verveling. Waarschuwingssignalen van een slechte vergaderroutine zijn de volgende: Als het gesprek saai is, beide partijen er niet naar uitkijken, als je niets te bespreken hebt of als de vergadering vaak wordt uitgesteld.
Tip 5: Gebruik effectieve hulpmiddelen
Goede tools zoals onze één-op-één vergadertool Echometer gaan qua functionaliteit veel verder dan check-in notities: ze bieden handige sjablonen, zorgen ervoor dat follow-ups niet worden vergeten en maken zelfs de ontwikkeling van medewerkers meetbaar – een hele opluchting voor jou en je team. Meer over dit onderwerp: De 3 beste tools voor één-op-één vergaderingen in vergelijking.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
Typische uitdagingen bij het inchecken van werknemers
Om je nog een paar tips te geven, geef ik je graag een paar typische uitdagingen van status check-ins en hoe je die kunt oplossen:
Uitdaging: Onduidelijke agenda of doelstelling
- Probleem: Gesprekken zijn chaotisch of niet gefocust.
- Oplossing: Deel vooraf een duidelijke agenda en stel prioriteiten.
Uitdaging: eenzijdige communicatie
- Probleem: De manager praat meer dan de medewerker.
- Oplossing: Stel open vragen en luister actief.
Uitdaging: te oppervlakkige discussies
- Probleem: Belangrijke onderwerpen worden niet diep genoeg behandeld.
- Oplossing: Volg op en creëer ruimte voor reflectie.
Uitdaging: tijdsdruk
- Probleem: Vergaderingen worden ingekort of uitgesteld.
- Oplossing: Stel prioriteiten en houd je aan regelmatige, vaste afspraken.
Uitdaging: Gebrek aan voorbereiding
- Probleem: Beide partijen lijken onvoorbereid.
- Oplossing: Win van tevoren informatie in en verduidelijk de verwachtingen.
Uitdaging: Alleen focussen op problemen
- Probleem: Gesprekken zijn puur negatief en demotiverend.
- Oplossing: Benadruk successen en vooruitgang, niet alleen uitdagingen.
Uitdaging: Onduidelijke follow-ups
- Probleem: Besproken punten zijn niet geïmplementeerd.
- Oplossing: Bepaal aan het eind duidelijke vervolgstappen en verantwoordelijkheden.
Je zou nu echt goed voorbereid moeten zijn op je één-op-één vergadering check-in. Er ontbreekt misschien nog één ingrediënt: Hoe stuur je eigenlijk een e-mailuitnodiging voor de check-in en wat zijn geschikte onderwerpregels voor de e-mail? Daar zijn natuurlijk ook sjablonen voor.
Twee sjablonen voor e-mailuitnodigingen voor inchecken
De volgende e-mailsjabloon voor uitnodigingen voor incheckbijeenkomsten is een standaardformulering die in de meeste gevallen geschikt zou moeten zijn:
Standaard e-mailuitnodiging voor werknemer check-in
Hallo [naam werknemer],
Zoals besproken wil ik regelmatig 1:1 gesprekken met je opzetten om je huidige projecten, uitdagingen en doelen te bespreken en ervoor te zorgen dat je de ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Deze bijeenkomsten bieden een open platform voor wederzijdse feedback en samenwerking.
Ik wil graag onze eerste ontmoeting afspreken op [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zal dan de reeks data in de agenda zetten.
Ik stel voor dat we onze gezamenlijke aantekeningen voor de voorbereiding van de 1:1 bijeenkomsten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [Link]
Ik kijk ernaar uit om met je in gesprek te gaan!
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
Voordat we naar de onderwerpregels gaan, is hier een situatie waarin je je soms kunt bevinden: de eerste check-in met nieuwe werknemers. Als je een nieuwe werknemer hebt, kan de volgende sjabloon voor e-mailuitnodigingen voor statuscontrolebijeenkomsten je helpen:
Uitnodiging per e-mail voor eerste check-in met nieuwe medewerkers
Hallo [naam werknemer],
Welkom bij het team! Ik hoop dat je nu al het gevoel hebt dat je bij ons in goede handen bent en je eerste positieve indrukken hebt kunnen opdoen.
Om je tijdens je introductieperiode zo goed mogelijk te ondersteunen, wil ik graag regelmatige 1:1-bijeenkomsten met je organiseren. Deze bijeenkomsten bieden een platform om je vragen te verduidelijken, over je vooruitgang en eventuele uitdagingen te praten en je te helpen om goed bij ons te wennen.
Ik wil graag onze eerste ontmoeting afspreken op [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zal de reeks data dan toevoegen aan onze agenda's.
Ik stel voor dat we onze gezamenlijke aantekeningen over de voorbereiding van de 1:1-bijeenkomsten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [link].
Ik kijk ernaar uit om je nog beter te leren kennen en met je samen te werken!
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
De volgende voorbeelden zijn geschikt als onderwerpregel voor de e-mail:
Nieuw: Onze persoonlijke 1:1 bijeenkomsten
Kick-off: 1:1-bijeenkomsten vanaf volgende week
Belangrijke informatie vooraf: 1:1 bijeenkomsten vanaf volgende week
Als je meer e-mailsjablonen wilt voor één-op-één gesprekken, bijvoorbeeld voor een functioneringsgesprek of conflictgesprek, bekijk dan ons artikel hierover: 5 sjablonen voor één-op-één e-mailuitnodigingen.
Hoe vaak moeten check-in bijeenkomsten worden gehouden?
Omdat veel managers die voor het eerst leidinggeven zich afvragen hoe vaak een 1-1 vergadering moet worden gehouden, wil ik graag iets zeggen over de typische kaders:
- Dagelijkse werknemer check-ins: Deze zijn heel kort, een snelle 15 minuten is genoeg voor de blokker in de agenda, en richten zich op het bespreken van de huidige taken. Dagelijkse 1-op-1 check-ins zijn vooral nuttig in teams waar niet vaak gezamenlijke teamvergaderingen plaatsvinden. Ze zijn echter vrij zeldzaam.
- Wekelijkse controlegesprekken met medewerkers: Deze duren meestal 10-30 minuten en zijn ook voornamelijk gericht op het bespreken van taken. Er kan ook tijd worden genomen om elkaar feedback te geven (bijvoorbeeld over suboptimaal gedrag). Overigens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars.
- Tweewekelijkse werknemer check-ins: De duur is ook meestal 30 minuten, de inhoud is gemengd, deze projectmanagement check-ins kunnen digitaal plaatsvinden: Zowel taken als persoonlijke ontwikkeling etc. worden besproken en hier kan bijvoorbeeld ook verlof worden aangevraagd.
- Maandelijkse controlegesprekken met medewerkers: Deze duren meestal tussen de 30 en 60 minuten. De focus ligt meestal ook meer op de vogelvlucht: Hoe gaat het op dit moment met je of hoe is je stemming? Wat is de status van je jaarlijkse doelen? Hoe kan ik je helpen met je verdere ontwikkeling?
- Driemaandelijkse werknemers check-ins: De duur is hier ongeveer 60 minuten. De focus is vergelijkbaar met de maandelijkse check-ins.
- Halfjaarlijkse werknemers check-ins: Deze check-ins zijn meestal minder snel. Ze duren tussen de 60 en 90 minuten. Enerzijds worden vergelijkbare vragen gesteld als bij de maandelijkse check-in. Anderzijds kunnen hier andere administratieve onderwerpen worden besproken, zoals de salarisverwachtingen. Door de HR-afdeling gespecificeerde functioneringsvragenlijsten kunnen ook worden beantwoord of besproken. Met andere woorden, we kunnen ook spreken van een beoordelingsgesprek.
- Jaarlijkse werknemer check-ins: Hier kunnen we het zeker hebben over een klassieke jaarlijkse of eindejaarsbeoordeling van een werknemer. Ik betwijfel of dit nog wel een check-in genoemd kan worden volgens de bovenstaande definitie.
- Onboarding check-ins: In een onboarding check-in worden typische onboarding vragen verduidelijkt met nieuwe werknemers: Hoe ben je tot nu toe ingewerkt, hoe gaat het met de vakantieplanning, wie is je mentor, waar is de kantine enz... Je kunt hieronder ook een gratis sjabloon vinden voor de onboarding check-in.
- 90-dagen check-in: Net als de onboarding check-in is de 90-dagen check-in erop gericht om ervoor te zorgen dat werknemers zich goed hebben ingewerkt in het nieuwe bedrijf. Indien mogelijk moet de 90-dagen check-in persoonlijk plaatsvinden in plaats van digitaal.
Overigens is mijn ervaring dat de frequentie van persoonlijke één-op-één gesprekken vaak samenhangt met de grootte van het team. Als het team vrij groot is (d.w.z. meer dan acht mensen), vinden ze gewoon minder vaak plaats om de tijd zinvol te verdelen tussen de verschillende verantwoordelijkheden als manager.
Betekent dit dat jaarlijkse personeelsbeoordelingen nuttig kunnen zijn? Naar mijn mening niet. Regelmatigere check-ins betekenen ook snellere leerprocessen. En in onze complexe en snel veranderende werkwereld zijn deze – geschikt, in ieder geval voor kenniswerkers –. De volgende grafiek illustreert dit punt heel goed:
Alternatieve, ongebruikelijke namen voor incheckbijeenkomsten
Sommige managers vragen zich terecht af of digitale, virtuele of face-to-face incheckbijeenkomsten een aantrekkelijkere, memorabelere naam kunnen krijgen. Het antwoord is als volgt: Ja, natuurlijk! Ik geef je hier een paar voorbeelden:
- Wekelijks bijpraten
- Wekelijkse check-in
- Wekelijkse nabespreking
- Taak-gesprek
Als je iets nog ongebruikelijkers en creatievers wilt, heb ik hier een paar andere gedenkwaardige alternatieven voor je op een rijtje gezet:
- Taak Lounge
- Synchroniseren en oplossen
- Actie Uur
- Workflow workshop
- Taak Dinsdag
- Rond uitklappen
- Koffiepauze
- Booster Praten
Als dat nog niet genoeg voor je is, zijn er natuurlijk nog veel meer leuke namen. Kijk maar eens naar ons blogartikel over dit onderwerp: 60 Memorabele & Leuke Namen voor Eén-op-één Gesprekken.
Conclusie - Regelmatige controlebijeenkomsten
Regelmatige check-in gesprekken tussen managers en medewerkers zijn een waardevol hulpmiddel om vertrouwen op te bouwen, uitdagingen te overwinnen en persoonlijke en professionele ontwikkeling te bevorderen. Maar om deze gesprekken echt effectief te laten zijn, is de juiste aanpak essentieel.
De tips in dit artikel helpen je om het beste uit deze bijeenkomsten te halen: een ontspannen, persoonlijke sfeer, een duidelijke structuur en afstemming op de individuele behoeften van je medewerkers creëren de basis voor open en productieve discussies. Tegelijkertijd zijn goede hulpmiddelen zoals Echometer Maak het proces efficiënter en zorg ervoor dat er geen belangrijke follow-ups verloren gaan. Hopelijk hebben onze sjablonen je geholpen!
Uiteindelijk zijn check-in meetings meer dan alleen een afspraak in de agenda – ze zijn een kans om je team te versterken, de motivatie te verhogen en op de lange termijn betere resultaten te behalen. Veel succes!
Als je onze Echometer tool live wilt bekijken, kun je gewoon rechtstreeks naar de tool springen met behulp van het volgende sjabloon:
Geen geklets, geen ongemakkelijke pauzes. Deze 1:1 sjabloon werkt gewoon altijd.
- Op welke prestatie ben je trots die mij misschien nog niet is opgevallen?
- Welke kleine verandering zou je werk onmiddellijk verbeteren?
- Waar zou je meer tijd voor willen nemen op je werk?
...
