Inhoudsopgave
Wil je dat je baas van je houdt? Breng je team dan naar nieuwe hoogten van prestatie. Breng het van een gemiddelde auto – naar een explosieve raket!
Hoe? Download mijn gratis en psychologisch verantwoorde eBook over het onderwerp "In eenvoudige 12 stappen naar teamflow"En lees het door. Tot zover bij voorbaat – maar nu naar het eigenlijke onderwerp van deze tekst.
Er wordt veel gepraat in retrospectives – maar leidt het team ook goede acties af uit de discussie in de retrospective? Het afleiden van goede acties bepaalt vaak of retrospectives door het team worden gezien als een "kletsbijeenkomst", of als tijd die waarde toevoegt in de sprint van het team. Ze hangen dus nauw samen met de mate waarin het team baat heeft bij agile methoden: Het agile team en de organisatiecultuur.
Daarom willen we in dit artikel 7 praktische tips met je delen over hoe je echt zinvolle acties kunt genereren uit je retros die je team echt helpen. En welke fouten je beter kunt vermijden. Eén ding eerst:
Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).
Tip 1 voor goede maatregelen uit retrospectives: Voor maatregelen geldt kwaliteit in plaats van kwantiteit
Het doel van een retrospective is niet dat elk teamlid er minstens één todo van meeneemt. In plaats daarvan zou het doel van een retrospective moeten zijn om in het team een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen van wat de meest centrale kwesties zijn voor het team.
Naarmate de hoeveelheid maatregelen toeneemt, neemt ook het risico toe dat de maatregelen alleen interessant zijn voor individuen, maar relatief onbelangrijk voor het team als geheel. In dergelijke gevallen neemt de kans af dat het team de tijd neemt om samen de implementatie en effectiviteit te monitoren. Na verloop van tijd vallen de maatregelen weg en ontstaat het gevoel dat de maatregelen uit retrospectives geen bindende kracht hebben.
De betere aanpak: Probeer in je retrospectief de top 3 belangrijkste kwesties te identificeren waarvoor het de moeite waard is om actie te ondernemen en formuleer ze zo dat de implementatie ervan echt relevant is voor het team.
Tip 2: In de retrospectieven eerst prioriteiten stellen, dan acties definiëren
Dus hoe krijg je het voor elkaar om de kwaliteit van maatregelen te verhogen?
Een retrospectief bestaat niet voor niets uit verschillende fasen: De 5 fasen van een retro. Het is geen toeval dat het afleiden van maatregelen aan het eind komt. Toch komen ook wij regelmatig in de verleiding om al vroeg in de verheldering van feedback in termen van maatregelen te denken en deze vast te willen leggen.
Het te vroeg opnemen van maatregelen in een retro kan al snel een probleem worden. Dit komt omdat de belangrijke stap van het prioriteren van de verzamelde feedback en onderwerpen niet wordt genomen. Pas na het prioriteren weet je welke onderwerpen het meest urgent zijn voor het team en kun je een geschikte top 3 prioriteitenlijst vormen.
Daarom is onze tip om in de eerste helft van de retro ideeën voor maatregelen te noteren ZONDER een definitieve maatregel te definiëren. Het definiëren van maatregelen zou pas na het stellen van prioriteiten moeten plaatsvinden. Een welkom neveneffect: consequent weigeren om maatregelen te bespreken in de eerste helft van de retro is ook een groot voordeel voor timeboxing.
Tip 3: Alleen concrete maatregelen (zie voorbeelden)
Misschien heb je wel eens hetzelfde gehoord: "Nou, laten we als maatregel opschrijven 'Iedereen let op aardiger zijn'". Geen wonder dat retrospectives als niet waardevol worden ervaren als de formulering van maatregelen zo vaag en onbarmhartig is.
Als een kwestie echt belangrijk genoeg is om in de top 3 van de prioritering te belanden, dan moet je ook de moeite nemen om de maatregel SMART te formuleren. Iedereen kent het inmiddels en het zou de standaard moeten zijn om het ook toe te passen op de maatregelen uit retrospectives: De SMART-criteria.
Bij sommige onderwerpen kan het moeilijk lijken om concrete maatregelen te formuleren. Hier volgen een paar voorbeelden van do's en don'ts bij het formuleren van maatregelen:
Niet dus: | Maar zo: |
Iedereen doet aardiger tegen elkaar. | Volgende week: Een check-out na elke afspraak om waardering uit te spreken en na te denken over de discussie. |
Meer empathie in videogesprekken | Volgende week zet iedereen zijn camera aan. |
Betere functiebeschrijving | Zet volgende week een workshop op om onze "Definitie van Klaar" uit te breiden. |
Kom sneller ter zake in de Daily | Tot de volgende retro, probeer een timeboxing van 2 minuten per persoon in de Daily |
Belangrijk bij het formuleren van de maatregelen:
- De maatregelen moeten niet te ambitieus zijn. Je ziet bijvoorbeeld dat het voorbeeld alleen gaat over "het inhuren van een workshop". Het blijft dus volledig open welke beslissing er in deze workshop wordt genomen. De tijd in de retro moet worden gebruikt om de belangrijkste kwesties te identificeren, niet om ze meteen op te lossen. Het coördineren van een vervolgbijeenkomst (in ons geval een "breakout sessie" genoemd) kan ook een goede maatregel zijn – 10x beter dan "Betere taakomschrijving" in elk geval 😉
- De maatregelen kunnen ook kleine experimenten zijn: misschien is niet iedereen het erover eens of de maatregel vruchten afwerpt. Hier geldt: "The proof of the pudding is in the eating". Als er geen belangrijke redenen zijn om het niet te doen, formuleer de maatregel dan zo dat een verandering pas de volgende week of de volgende maand wordt uitgeprobeerd.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
Tip 4: Definieer doel en meet apart (met voorbeeld)
Vaak is het team het snel eens over wat het gemeenschappelijke doel is. De ideeën over hoe dit doel bereikt moet worden kunnen natuurlijk nog steeds sterk uiteenlopen.
Daarom is het vaak nuttig om het eerst eens te worden over een gemeenschappelijk doel. Pas als er een duidelijk doel is gedefinieerd, kun je beginnen met het ontwerpen van mogelijke maatregelen.
Bij de latere evaluatie van de maatregel helpt het doel als anker om de effectiviteit van een maatregel te evalueren. Als een doel is bereikt, kan een maatregel worden afgesloten. Als de maatregel is geïmplementeerd maar het doel nog niet is bereikt, kan het nuttig zijn om een vervolgmaatregel te definiëren. Als een doelstelling achterhaald is door nieuwe randvoorwaarden, kan een maatregel worden verwijderd – ongeacht of deze al geïmplementeerd is of niet.
In meer gestructureerde termen zou het schema voor de actiebeoordeling er als volgt uit kunnen zien:
| Doel bereikt | Doel niet bereikt | |
| Maatregel nog open | Maatregel afwijzen | Maatregel op herindiening plaatsen |
| Maatregel voltooid | Volledige maatregel | Plan zo nodig een vervolgmaatregel |
Hoe kan een goed geformuleerd doel voor een maatregel er dan uitzien? Hier volgen weer een paar geschikte voorbeelden van maatregelen en bijbehorende doelen:
| Maatregel | Bestemming |
| Volgende week: Een check-out na elke afspraak om waardering uit te spreken en na te denken over de discussie. | Een aangenamere werksfeer creëren in discussies |
| Volgende week zet iedereen zijn camera aan. | Betere integratie van alle deelnemers aan videogesprekken |
| Zet volgende week een workshop op om onze "Definitie van Klaar" uit te breiden. | Minder vragen en wachttijden bij het uitvoeren van taken. |
| Probeer een timeboxing van 2 minuten per persoon in het Dagelijkse | Kortere dailies met evenwichtige gespreksonderdelen. |
Tip 5: Zet de measure review als vast agendapunt in retrospectives.
Als je al de moeite neemt om concrete maatregelen en het bijbehorende doel te formuleren, dan moet je de kers op de taart niet achterwege laten: Stel een regelmatige actiebeoordeling op in je sprintcyclus.
Persoonlijk verbaast het me dat het beoordelen van acties (nog) geen vast agendapunt is voor sprint retrospectives in de Scrum Guide. Mijn aanbeveling zou in ieder geval zijn om het hier toe te voegen: Scrum Handleiding.
Afhankelijk van de frequentie van je retrospectives, kan het ook nuttig zijn om de actiebeoordeling te bespreken in de dagelijkse/wekelijkse teamvergadering.
Tip 6: Gebruik timeboxing in retro om de ruimte te creëren die nodig is om een goede actie te definiëren.
De retrospectieve vergt vaak veel energie en na discussies van 60 minuten vinden teams het vaak moeilijk om hun zaakjes weer op orde te krijgen en de nodige energie op te brengen om goede acties te definiëren.
Als moderator van een retrospectief moet je daarom de tijdsindeling in de gaten houden en na het prioriteren/stemmen voldoende tijd nemen om acties af te leiden. 5 minuten aan het einde van een retrospectief is niet genoeg om goede maatregelen af te leiden. Vooral niet als teamleden al aan de volgende vergadering denken.
Mijn persoonlijke mening: vermijd retro marathons van 90 minuten of meer. Ik kan het geen enkel teamlid kwalijk nemen dat hij of zij na zo'n lange afspraak niet genoeg concentratie heeft om goede maatregelen af te leiden. Retros kunnen ook heel waardevol zijn in 30, 45 of 60 minuten. Tegelijkertijd zijn de maatregelen beter, is mijn ervaring.
Persoonlijk zou ik altijd liever elke twee weken 45 minuten investeren in een retro dan één keer per maand 90 minuten. Dit heeft natuurlijk ook te maken met de sprintcyclus van het team. Misschien denkt jouw team er net zo over. Vraag het ze – en als je twijfelt, probeer het dan eens 🙂 .
Ik wil graag één ding toevoegen, ongeacht de retros: regelmatige 1-op-1 gesprekken of coachingsessies met je collega's kunnen een doorslaggevend effect hebben op de prestaties van je team. En ze kunnen zelfs gegevensgestuurd zijn! Als je meer wilt weten over dit onderwerp, kijk dan hier: Hier vind je 129 vragen voor één-op-één gesprekken (of beoordelingsgesprekken) en Hier zijn de 3 beste tools voor één-op-één vergaderingen in vergelijking.
Tip 7: Maak in retrospectives geen achterstand voor acties
"Oh, we hadden zoveel leuke ideeën voor maatregelen die niet in de top 3 terecht zijn gekomen – moet ik daar een backlog voor ons voor aanmaken?" – Nee.
Retrospectives beginnen niet voor niets altijd met het krijgen van nieuwe feedback uit het team. Dus als een onderwerp echt belangrijk is, komt het automatisch weer op de agenda van een retrospective via de feedback in het team. Onze ervaring is dat het bijhouden van een aparte backlog averechts werkt. In de retro wil je je nieuwe ideeën en feedback in de ronde plaatsen. Bij een retrospective wil niemand kijken naar een lange lijst met ideeën uit het verleden voor maatregelen die vaak weinig te maken hebben met de huidige uitdagingen van het team.
De regel is: wat belangrijk is voor het team komt alleen door de feedback van het team terug op de agenda van een retrospective. Retrospectives hebben geen backlog van maatregelen nodig.
Tip 8: Reflecteer met het team op de kwaliteit van actiepunten
Je moet regelmatig, bijvoorbeeld eens per kwartaal, samen met het team bewust stilstaan bij de kwaliteit van actiepunten en retros.
Hebben de actiepunten en de retros ons als geheel vooruitgebracht? Zo nee, waarom niet? Wat zijn de oorzaken (hiervoor kan de 5 Waarom-methode worden gebruikt)?
Een Health Check retrospective over dit onderwerp kan ook nuttig zijn. In Health Check retrospectives vraag je het team om hun instemming met een stelling op een schaal van 1 tot 7. Je hebt alleen precieze uitspraken nodig om geldige feedback van het team te krijgen.
In onze tool (waarover hieronder meer) ziet het er bijvoorbeeld zo uit. Natuurlijk kun je de verklaringen ook aanpassen. Neem een kijkje – misschien probeer je het uit met je team: Echometer – zonder login
Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.
- Continue verbetering: In ons team voeren we belangrijke continue verbeteringen door.
- RO(T)I: De moeite en tijd die we besteden aan onze retros zijn goed geïnvesteerd.
- Focus: De onderwerpen die in Retro worden besproken zijn relevant voor iedereen en onderwerpen die slechts enkelen aangaan worden consequent uitbesteed.
- Proces: Het lukt ons om maatregelen uit retrospectives te implementeren.
Tip 9: Probeer Echometer
Retro tools zijn een eenvoudige ondersteuning voor het afleiden van goede maatregelen. Ze kunnen je veel werk uit handen nemen – waaronder het beoordelen van maatregelen, timeboxing, maar ook het kwalitatief afleiden van maatregelen. De retro is niet langer een monoloog maar een levendige discussie – en je kunt schitteren als moderator. 
We geven je in de tool concreet advies over hoe je goede acties kunt afleiden – en de tool kan zowel online op afstand als offline gebruikt worden. Als je meer informatie nodig hebt, bekijk dan ons artikel over "7 Slimme Retro Borden in een vergelijking".
Je kunt trouwens een retro uitvoeren met onze tool zonder dat jij of je team hoeven in te loggen.
Met deze knop kun je de tool direct openen, je retromethode kiezen en een team uitnodigen via een link:
Er zijn veel verschillende methoden mogelijk als je geïnteresseerd bent: Meer dan 30 retrospectieve methoden.
Als je nog steeds twijfelt, kun je je hier laten overtuigen door een van onze gebruikers: Ervaringen van Agile Coach Holger met onze tool.
Conclusie: Goede maatregelen, goede retrospectives
Als jij en je team de kunst beheersen om goede acties uit retrospectives af te leiden, zul je verbaasd zijn hoeveel je team de retrospectives zal waarderen.
In Echometer vragen we teams na elke retrospectieve naar de "Return on Time Invest" en kunnen we concluderen: Goed geformuleerde maatregelen verhogen de tevredenheid van teams over retrospectives aanzienlijk.
Als je bovenstaande tips opvolgt, kan er niets misgaan! Veel succes met het afleiden van maatregelen voor je volgende retrospectief!
Overigens is een van de beste manieren om de agile mindset van teamleden duurzaam te ontwikkelen het implementeren van een agile Health Check. Onze gratis team Health Check kit kan je helpen de juiste vragen te stellen – klik maar door: Team-Health Check Bouwpakket
Credits
Foto door "Luis Villasmil op Unsplash"
