3 tips + sjablonen voor agile procesdocumentatie

Elke retrospectieve moet op de een of andere manier worden gedocumenteerd. Daarom geef ik je het sjabloon dat ik gebruik om retrospectives met mijn team te documenteren. Het laat zien hoe ik dingen documenteer tijdens de retrospectieve en vervolgens hoe ik de resultaten van mijn retrospectieve aan het einde vastleg, zodat je het in de toekomst nog steeds voor jezelf kunt gebruiken.

Bevor we bespreken hoe ik mijn retrospectieven documenteer, wil ik u een kort overzicht geven van hoe een typische retro-agenda eruitziet. Daarna kunnen we dieper ingaan op de afzonderlijke punten van de agenda en bekijken hoe je ze correct documenteert. Als u meer wilt weten over mijn ideale sjabloon voor een retro-agenda, lees dan dit artikel: “ Gebruiksvriendelijk sjabloon voor Sprint Retrospective Agenda ”

De agenda van de Retro:

1. retro checkin: Hier worden alle teamleden één keer door elkaar geschud en wordt iedereen één keer meegenomen in de retro-check.

Action Item Review: In de tweede stap worden alle actiepunten van de vorige sprint onderworpen aan een korte review: Done-Continue-Discard.

3. gegevens verzamelen: Als je dat nog niet hebt gedaan, kunnen alle teamleden nu de retrospectieve vragen beantwoorden om er later over te praten. (Als je meer dan 50 retrospectieve sjablonen wilt bekijken, klik dan op deze link).

4. Analyseer + creëer actiepunten: Kijk nu nauwkeuriger naar de antwoorden op de vragen en prioriteer ze. Voor de belangrijkste vragen ontwikkel je meestal actiepunten om aan te werken.

Nu we gezien hebben wat de belangrijkste bouwstenen van de retrospectieve zijn, kunnen we kijken naar wat er gedocumenteerd moet worden en hoe.

1. retro check-in: De check-in is bedoeld om de retrospectieve op gang te brengen. Voor de rest van de retrospectieve is hij echter niet belangrijk. Hier is het meestal prima om gewoon een eenvoudig whiteboard, post-its of zelfs helemaal geen documentatie te gebruiken. Check-in of ijsbreker ideeën vindt u in dit artikel: “ 21 Creatieve terugblik-ins die elk ijs zullen breken ”.
Zo zou een check-in eruit kunnen zien:

2. evaluatie van de actiepunten: In deze stap heb je de relevante actiepunten meestal al gedocumenteerd in de laatste retrospective, zodat je ze nu kunt controleren. Persoonlijk gebruik ik hiervoor onze Echometer software. Als je dit echter zelf wilt doen, stel ik voor om het op een canbanbaan te doen, zodat je gemakkelijk de status van de actie kunt zien.
Het is meestal goed om over deze punten te praten en te verduidelijken of er obstakels zijn, of het actiepunt in korte tijd kan worden uitgevoerd. Soms is het ook raadzaam om het actiepunt terzijde te schuiven. Houd niet te veel vast aan actiepunten als uit nieuwe informatie blijkt dat het niet de moeite waard is om hier nog meer tijd in te steken. Wees ook voorzichtig met een grote productachterstand. Hoewel dit een populair mechanisme is om punten naar de toekomst te verschuiven, haalt de product backlog de effectiviteit uit agile werken.

3. gegevens verzamelen: Normaal gesproken rangschik je de verschillende retrospectieve vragen in kolommen waaraan de teamleden hun antwoorden kunnen bevestigen. Dit wordt meestal gedaan in de vorm van post-its of iets dergelijks.
Hier heb je een goed overzicht van alle te bespreken punten.
Expert Tip: Laat alle deelnemers hun antwoorden op de retrospectieve vragen een paar uur voordat de retrospectieve begint inleveren. Op deze manier zijn de deelnemers bedachtzamer en opener over hun standpunten.
Met Echometer kun je met één muisklik een eenvoudige enquête naar alle deelnemers sturen voordat een retrospectief begint.

4. evalueren + actiepunten creëren: In de laatste stap moet je alleen de post-its op het whiteboard laten staan waar je echt dieper op in wilt gaan. Je kunt erachter komen welke post-its dat zijn door alle deelnemers een paar keuzestemmen te geven om aan de post-its toe te wijzen.
Als u de afzonderlijke punten uitgebreider bespreekt, kunt u zelfs een nieuw whiteboard openen om aantekeningen te maken of een betere structuur te krijgen van de dingen die u bespreekt. Als u een gemeenschappelijke basis hebt gevonden en van uw belangrijkste retro-punten actiepunten maakt, is het belangrijk dat u deze voor later bewaart, zodat u ze zoals in “Stap 2 - Controle van de actiepunten” in de komende retro kunt controleren.

Documentatie van retroresultaten is een belangrijk onderdeel van het agile proces. Het helpt teams om hun voortgang bij te houden, verbeterpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat acties worden opgevolgd. Een hulpmiddel dat hierbij kan helpen is Echometer.

Echometer biedt verschillende functies die teams kunnen helpen bij het documenteren van hun retroresultaten. Eén daarvan is de Retro Archiefwaarmee teams retrospectives uit het verleden kunnen opslaan en opvragen. Dit kan handig zijn om de voortgang in de tijd te volgen en patronen of terugkerende problemen te identificeren.

Een andere handige functie is de Dashboards voor gezondheidscontrole. Deze dashboards geven teams een overzicht van hun prestaties en kunnen helpen bij het identificeren van verbeterpunten. Teams kunnen deze dashboards gebruiken om hun voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat ze hun doelen bereiken.

Tot slot biedt Echometer ook een Actie-items bijhoudendie de teams kunnen gebruiken om de acties uit de retrospectives op te volgen. Dit kan ervoor zorgen dat deze punten worden opgevolgd en dat er vooruitgang wordt geboekt.

Over het geheel genomen biedt Echometer teams een reeks hulpmiddelen om de resultaten van hun retrospectives te documenteren en hun voortgang bij te houden.
Als je geïnteresseerd bent in het verbeteren van je documentatie, moet je het zeker uitproberen! 😊