Inhoudsopgave
Ervaren Scrum Masters en Agile Coaches weten vaak intuïtief hoe ze goede retrospectives moeten faciliteren. Veel onervaren facilitators, die misschien zelfs vanuit hun rol als teamlid of teamleider een retrospective voorbereiden, uitvoeren en faciliteren, stellen zichzelf de vraag: Hoe kan ik ervoor zorgen dat onze retrospective een succes wordt? Met welke stappen moet ik rekening houden tijdens de moderatie?
Ik ga ervan uit dat je de basis kent Proces en fasen van een retrospectief die je al kent. Zo niet, bekijk dan de Basisprincipes achteraf nogmaals bij voorbaat. Bovendien de 10 eenvoudige basisregels voor een agile retrospective nuttig zijn als opfrisser.
Hier is onze stap-voor-stap handleiding voor het uitvoeren van goede retrospectives - voor beginners maar ook voor gevorderden...
Stap 1: Creëer de voorwaarden voor een goede retro
Om ervoor te zorgen dat de kans op goede retrospectives niet bij voorbaat verpest wordt, zorg je voor de volgende dingen:
- Alle teamleden zijn uitgenodigd en kunnen deelnemen. Het is OK als er één persoon ontbreekt, maar als er meerdere teamleden ontbreken, wordt het problematisch. Dan moet je de vergadering eventueel uitstellen.
- Alle teamleden weten wat een retrospectief is. Als ze dat niet weten, stuur dan onze uitleg "Wat is een retrospectief" en zorg ervoor dat alle vragen van het team over het format van tevoren worden opgehelderd.
Beslis over een hulpmiddel om de retrospectieve uit te voeren. Natuurlijk kunnen we het volgende van harte aanbevelen Echometer als hulpmiddel voor de retro aanbevelen. Je kunt echter een breder overzicht vinden in ons artikel "14 Retro Tools in vergelijking".
Stap 2: Selecteer de juiste check-in voor de retro
De check-in of ijsbreker creëert de noodzakelijke sfeer en het kader voor de retro. Elk teamlid beantwoordt een korte vraag om de sfeer op te warmen.
Zorg ervoor dat alle teamleden op Retro aankomen en actief kunnen deelnemen aan het inchecken.
Afhankelijk van de situatie kun je kiezen voor een korte of langere, serieuze of speelsere check-in. Het enige belangrijke is dat je de check-in niet overslaat.
Als je team niet actief deelneemt aan het inchecken, heb je misschien de verkeerde incheckvorm gekozen.
Ter inspiratie zijn hier een paar Check-in formaten voor retrospectives samengevat.
Stap 3: Creëer ruimte voor het delen van feedback
Zodatalle teamleden genoeg rust hebben om hun feedback te formuleren, moet je ervoor zorgen dat feedback niet direct hardop wordt gedeeld. In plaats daarvan moet je iedereen de kans geven om hun feedback te formuleren.
Ruimte" betekent hier zowel de tijd om feedback te formuleren als later bij het delen: Elk teamlid moet een even grote Timebox (d.w.z. een vooraf afgesproken periode) beschikbaar zijn om hun feedback aan de groep te presenteren.
Om dit te laten werken, moet je als begeleider natuurlijk voorkomen dat het team tijdens de eerste presentatie van de feedback meteen overgaat tot de analyse of de identificatie van maatregelen. Dit gebeurt later in de Procedure van de retrospectieve.
Sta daarom bij het geven van feedback voorlopig alleen begripsvragen toe en onderbreek discussies vroeg en resoluut met de mededeling dat hier later nog genoeg tijd voor is.
Met name een directe kritiek op feedback uit de ronde kan de sfeer en de psychologische veiligheid schade op de lange termijn. Nogmaals, het is jouw verantwoordelijkheid als begeleider om het team hiervan bewust te maken.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
Stap 4: Genoeg tijd voor actie aan het einde van de retro
Het is veeleisend om goede maatregelen te formuleren. Dit is natuurlijk vooral moeilijk als je aan het eind van een retrospectief weinig tijd over hebt. Daarom moet je Timeboxing in de retrospectieve een goed overzicht hebben en voldoende tijd inplannen voor het definiëren van maatregelen.
Vraag je je af hoe je goede maatregelen genereert in retrospectives in het algemeen? Kijk dan hier: Meer Tips voor betere actie uit retrospectives.
Stap 5: Controleer tevredenheid met Retro & meet ROTI
Niets is onbevredigender dan na een terugblik niet te weten hoe de deelnemers de terugblik hebben ervaren. Dat hoeft niet zo te zijn.
Vraag regelmatig, als check-out van een retrospective, hoe tevreden je team is.
In Echometer als gratis hulpmiddel voor retrospectives Deze query vindt automatisch plaats aan het einde via de "Return On Time Invest" (ROTI). Met ROTI kunnen teamleden op een schaal van 0 – 10 beoordelen hoe goed ze vinden dat de tijd is geïnvesteerd.
Het enige wat je hoeft te doen is het publiek vragen: Wat vond je goed aan deze retro en wat moeten we anders doen?
Door deze vraag te stellen bij het afrekenen, laat je het team zien dat ze actief vorm kunnen geven aan de retrospectives en dat hun mening belangrijk is. Win-win!
Stap 6: Varieer het retroformaat
Uiterlijk na de derde terugblik met dezelfde indeling neemt het team contact op: Hm, de terugblikken worden eenzijdig.
Maar dat is geen probleem, want er zijn oplossingen. Er wordt geschat dat wereldwijd meer dan 20 miljoen softwareontwikkelaars retrospectives gebruiken, en er is een overeenkomstig groot aantal retrospectieve formats ontstaan. Het is dus geen probleem om variatie aan te brengen in je retrospectives. Neem hier gerust een kijkje: 32 Retrospectieve methoden voor beginners en professionals.
In het gelinkte artikel vind je klassiekers zoals het Zeilboot Retrospectief, Keep Stop Start of Mad Sad Glad. Maar we hebben ook een paar zogenaamde Health Check retrospectieven.
Hier zie je bijvoorbeeld onze Health Check terugblik op teamgeest. Neem een kijkje – misschien wil je het zelfs uitproberen met je team:
Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.
- Waardering: We waarderen de prestaties en bijdragen van onze collega's.
- Teamgeest: Er heerst een vertrouwensvolle werksfeer in ons team.
- Transparantie: In mijn team weet iedereen wie waar aan werkt.
- Ontspanning & pauzes: Ik heb genoeg ruimte voor pauzes waarin ik nieuwe energie kan putten.
- Vergadercultuur: Onze vergaderingen zijn goed gestructureerd en laten toch ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën.
- Ondersteuning: In mijn team deelt elk teamlid zijn eigen kennis en ervaring.
Voer goede retrospectives uit: Met dit eBook werkt het!
Heb je de ambitie om je team te ontwikkelen door middel van echt goede retrospectives? Dan is dit eBook echt iets voor jou:
eBook: 20+ facilitatietips voor geweldige retrospectieven
Ik heb al mijn ervaring als Scrum Master samengevat in 20 tips in het eBook. En de feedback van mijn lezers is behoorlijk goed – zowel nieuwkomers als ervaren Scrum Masters.
