In een toprestaurant vertrouwt de chef niet op toeval. Elke gang is perfect bereid, de ingrediënten zijn op elkaar afgestemd en de processen zijn geoptimaliseerd. Zo kan het ook gaan met één-op-één gesprekken: Met een goed gestructureerde vorm zorg je ervoor dat elk gesprek zijn volle waarde krijgt – en niet overkomt als een haastig in elkaar gezet gerecht. Zie jij jezelf als een topmanager?
Als dat zo is, dan verdienen gesprekken met medewerkers voor jou als manager – een dagboeknotitie. Ze zitten vol inzichten, ontwikkelingen en aha-momenten. Maar zonder documentatie gaan details verloren. Hetzelfde geldt hier: Een goed doordacht 1:1 formulier helpt om patronen te herkennen, vooruitgang zichtbaar te maken en echte toegevoegde waarde uit elk gesprek te halen.
Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een goede, eenvoudige vorm die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren.
Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.
Eén-op-één vergaderingen houden - een paar praktische tips
Volgens de Harvard Business Review beoordeelt bijna de helft van de Direct Reports hun één-op-één gesprekken met hun manager als suboptimaal.
Ben jij een van hen? Ik denk het niet –, want je bent slim genoeg om je te laten inspireren door een 1-op-1-gespreksvorm. Toch wil ik je een paar eenvoudige tips geven die het één-op-één gesprek met je medewerker beter maken:
- Verander af en toe je perspectief en vraag: "Als je je eigen 1:1 zou runnen, wat zou je dan anders doen?"
- Open vergaderingen af en toe met een totaal onverwachte vraag om de ander aan het denken te zetten ("Als jouw baan een film was – welk genre zou het dan zijn op dit moment?"). Hieronder heb ik nog meer suggesties voor je.
- Laat bewust kleine openingen in het gesprek om ruimte te geven voor echte gedachten in plaats van je door de vergadering te haasten.
- Documenteer niet alleen to-dos, maar ook stemmingen en ontwikkelingen, zodat je emotionele trends in de loop van de tijd kunt herkennen.
- Praat over langetermijnproblemen voordat ze acuut worden, zodat er niet meteen grote problemen ontstaan.
- Geef aan het einde van de vergadering een samenvatting in je eigen woorden om eventuele misverstanden meteen op te helderen.
- Plan buffers voor en na de vergadering zodat je niet gehaast overkomt en je gesprekspartner je volledige aandacht heeft.
Als je rekening houdt met deze tips, zal het volgende 1-op-1 formulier je nog beter van dienst zijn.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
Een eenvoudig, interactief formulier voor één-op-één gesprekken
Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je een manager bent die op zoek is naar een formulier voor één-op-één gesprekken.
Daarom vind je hier eerst een doc-formulier, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek tweewekelijks beoordelingsgesprek.
U kunt het formulier opslaan als een document onder de huidige sjabloon, maar ook als een PDF- of Word-document. Klik gewoon op de knop "Plus". U kunt het ook openen met de knop in de Echometer tool, waarmee u en uw medewerker het formulier interactief – kunnen bewerken en u zelfs wordt ondersteund door een AI-assistent.
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe gaat het vandaag met je, hoe was je week tot nu toe?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen voor leiderschap: Beoordelen
- Wat ging er goed in de afgelopen 2 weken?
- Wat waren de uitdagingen?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Prioriteiten & doelen
- Wat zijn je belangrijkste prioriteiten voor de komende weken?
- Waar heb je mijn steun nodig?
🤚 Conclusie
- Is er nog iets anders dat je wilt bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je ziet is het belangrijkste doel van zo'n één-op-één gesprek om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.
Laat je overigens niet misleiden door het formulier: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen zelf ter tafel brengt.
Laten we nu verder gaan met plan B: goede individuele vragen voor je één-op-één gesprek.
Goede individuele vragen die je 1-op-1 gespreksvorm aanvullen
Vragen die flexibel in het gesprek kunnen worden ingebracht zijn vaak nuttig voor een goede dialoog.
Als je van het onderwerp afdwaalt of als het formulier niet diep genoeg gaat, kunnen deze helpen om het gesprek in een productieve richting te sturen. Hier zijn enkele voorbeelden.
✅ Algemene vragen over één-op-één vergaderingen
- Hoe gaat het nu (echt) met je?
- Op een schaal van één (heel slecht) tot tien (heel goed), hoe voel je je nu?
- Hoe gefocust ben jij op dit moment op een schaal van 1 tot 10? En waarom?
- Wat gaat er nu door je hoofd?
- Wat houdt je op dit moment tegen op je werk?
- Wat gaat er op dit moment goed voor je?
- Wat gaat er momenteel niet zo goed?
🧑🎨 Creatieve één-op-één gespreksvragen
- Als je je stemming zou moeten karakteriseren als een weersvoorspelling met betrekking tot het project, je werk in het algemeen en je taken, hoe zou die er dan uitzien?
- Hoe vaak voel je je overweldigd of gestrest op je werk? In welke situaties?
- Hoe ziet een goede pauze er voor jou uit (frisse lucht, schermen...)?
- Wat doe je op dit moment dat je nergens brengt?
- Je krijgt een toverstaf en mag één wens doen met betrekking tot je werk: Wat zou je wensen (behalve een hoger salaris)?
- Wat heb je op dit moment nodig om beter te worden?
- Wat was je grootste uitdaging gisteren (of vorige week enz.)?
Een van de belangrijkste doelen van één-op-één vergaderingen is, zoals gezegd, om regelmatig uit te zoomen. Daarom zijn vragen die het dagelijkse werk in een grotere context plaatsen nuttig.
Ik heb ook 17 vragen meegebracht voor jou als manager die je één-op-één dialoog zouden moeten verrijken.
🧘♀️ Eén-op-één vragen met de nadruk op positieve punten
- Als je één verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid aan je rol zou kunnen toevoegen, wat zou dat dan zijn?
- Welke vaardigheid zou de grootste invloed hebben op je persoonlijke prestaties als je die onder de knie zou krijgen?
- Welke nieuwe dingen heb je onlangs geleerd (privé of professioneel)?
- Wanneer heb je voor het laatst een ander teamlid geholpen zich te ontwikkelen?
- Wat zijn de 3 beste dingen die je jezelf professioneel toewenst in de komende 1-2 jaar?
- Wanneer heb je op je werk voor het laatst een staat van flow ervaren? Hoe makkelijk is het voor jou om in flow te komen?
- Hoe zou je de informele rol die je in het team hebt noemen en waarom? (bijv. "Hoofd Geluk")
- Wat inspireert jou op dit moment? Waar krijg je op dit moment energie van?
Eén-op-één vragen over verbeteringen
- Als jij de CEO van deze organisatie was, wat zou je dan anders doen?
- Wat zijn dingen die je energie wegzuigen?
- Wat mis je op dit moment in je werk?
- Als je één ding aan je baan zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?
- Wanneer vond je het moeilijk om de context tussen taken te veranderen?
- Wanneer heb je voor het laatst bijgedragen aan een procesverbetering in ons team?
- Als je één van je verantwoordelijkheden aan iemand anders zou kunnen delegeren, wat zou dat dan zijn?
- Welke dingen vertragen je of blokkeren regelmatig je werk?
- Welke vraag zou jij jezelf stellen als jij je coach was?
Oké. Als dat nog steeds niet genoeg voor je is... Laten we nu overgaan op een interactieve vorm die een nog creatievere benadering van één-op-één dialoog biedt.
2 extra interactieve formulieren voor één-op-één gesprekken (Doc)
Ik heb de afgelopen maanden met zo'n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.
Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.
Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:
- Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
- Nieuwe perspectieven aannemen
- Meetbaarheid van (zachte) KPI's zoals tevredenheid over een langere periode
En natuurlijk kun je dit idee ook onderdeel maken van je één-op-één gesprekken. Ik heb vijf stellingen samengesteld die gericht zijn op het weergeven van belangrijke voorwaarden voor elke succesvolle medewerker.
Je kunt dit formulier ook als doc downloaden, maar nog beter is het volgende: In onze één-op-één vergadersoftware hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten over de tijd visualiseert als metriek en je tips geeft met een AI-assistent – voel je vrij om een kijkje te nemen zonder in te loggen via onderstaande knop.
⁉️ Stemmingscheck (akkoord van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werktaken vorderen meestal heel snel, zelfs als er externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag waarneem, weet ik hoe ik mijn collega's daar constructief op kan wijzen."
- "Ik ontvang constructieve Feedback zowel voor mijn werk als voor mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me in het bedrijf." #Groei
- "De afgelopen weken heb ik vaak mijn Sterke punten aan het werk."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer.
Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou.
En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je deel kunt laten uitmaken van je één-op-één-formulier. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers die het ook waard zijn om elke paar maanden bij stil te staan.
⁉️ Stemmingscheck (overeenkomst van 1-7): Leiderschapskwaliteit
- "Ik ben heel blij met mijn ploegleider." #Beroepstevredenheid
- "Mijn teamleider zoomt regelmatig uit om het hogere niveau te zien Team doelende strategie en de visie uit te leggen."
- "Mijn teamleider stelt dingen op een constructieve manier ter discussie." #Feedback #Leiderschap
- "Mijn teamleider geeft het goede voorbeeld van wat hij van ons als team verwacht." #Leiderschap
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om.
Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog).
15 extra formulieren voor één-op-één vergaderingen (als Doc, PDF etc.)
Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer formulieren voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben.
Ik heb het bijvoorbeeld over formulieren voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.
We hebben aanvullende formulieren voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)
Conclusie: Een eenvoudig formulier voor één-op-één gesprekken
Welnu, zoals je kunt zien, hoewel je kunt beginnen met een eenvoudig vergaderformulier –, zijn er veel andere dingen die belangrijk zijn voor een succesvolle vergadering of voor een succesvolle ontwikkeling van medewerkers.
Een stukje wijsheid mag je niet vergeten: Er zijn talloze vragen die je – kunt stellen, maar het belangrijkste is dat je het gesprek afstemt op je werknemer.
Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
