Niveau 1:1 vergaderingen overslaan: een agenda, 35 vragen en tips

Hoe meer stadia een bericht doorloopt, hoe – vervormder het wordt, zoals bij stille post. Eén-op-één gesprekken op overloopniveau tussen managers en medewerkers twee of meer niveaus onder u doorbreken dit patroon en stellen u in staat om ongefilterde feedback uit de eerste hand te krijgen.

Want uw strategie klinkt vaak goed op papier – maar hoe wordt deze echt geïmplementeerd in het dagelijks leven? Skip-level meetings helpen je de kloof te overbruggen tussen de glanzende presentatie en de werkelijke realiteit. Worden uw plannen geïmplementeerd in het dagelijkse teamleven? Hoe doen medewerkers het echt?

Mijn ervaring is dat kwantitatieve personeelsenquêtes nooit zo krachtig zijn als kwalitatieve personeelsinterviews met een goede agenda en vragen. Het belangrijkste verschil: emoties van dichtbij hebben een veel grotere impact op je dan het lezen van een paar cijfers over medewerkerstevredenheid.

Of het nu gaat om een persoonlijke, externe, digitale of virtuele één-op-één vergadering, één-op-één vergaderingen op overgeslagen niveau bieden ruimte voor belangrijke feedback en een vorm van communicatie die essentieel is in de hedendaagse werkwereld. En in dit artikel geef ik je de belangrijkste tips, goede vragen en een agendasjabloon die je kunt gebruiken in je één-op-één vergaderingen op overgeslagen niveau om goede gesprekken te voeren.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Eén-op-één gesprekken op overloopniveau zijn directe gesprekken tussen een manager en de medewerkers die één of meer managementniveaus onder hen werken –, d.w.z. zonder de directe lijnmanager als tussenpersoon. Ze dienen om ongefilterde feedback te krijgen van de teams, de bedrijfscultuur te versterken en transparantie te krijgen over uitdagingen en successen.

Eén-op-één vergadering op overgeslagen niveau Vragen & Agenda | Manager & Werknemer

Bedenk voordat je bijeenkomsten organiseert: Waarom doe ik dit? Wil je weten hoe goed bepaalde processen werken? De bedrijfscultuur begrijpen? Medewerkers een stem geven? Je doel bepaalt welke vragen je stelt, met wie je praat en welke onderwerpen relevant zijn.

2. selecteer specifiek je gesprekspartners 🎯

In plaats van willekeurige gesprekken te voeren, moet je jezelf afvragen: Wie kan mij waardevolle inzichten geven? Dit kunnen ervaren werknemers zijn, nieuwe teamleden of sleutelfiguren in projecten. Het doel is om een zo breed en eerlijk mogelijk perspectief op het bedrijf te krijgen.

3. neem de onzekerheid: stuur de agenda van tevoren 🤝

Veel medewerkers zijn in eerste instantie onzeker als een leidinggevende van een hoger niveau plotseling een gesprek plant. Communiceer duidelijk waarom je de meeting doet – bijvoorbeeld om feedback te verzamelen, de teamcultuur beter te begrijpen of processen te optimaliseren. Idealiter stuur je de globale agenda al van tevoren naar de medewerker - meer hierover hieronder. Maak duidelijk dat het geen prestatiecheck is, maar een open gesprek.

4. begin met waardering 🌟

Toon oprechte interesse in de werknemer. Als je jezelf van tevoren informeert, kun je bijvoorbeeld het succes of de bijdrage van een werknemer noemen. Een beetje erkenning legt door je positie veel gewicht in de schaal en kan de motivatie enorm verhogen.

5. Luister meer dan je praat 👂

Een vergadering op overgeslagen niveau is geen lezing, maar een luisterende vergadering. Laat de medewerker uitpraten, neem pauzes en stel vragen. Je doel is om echte inzichten te krijgen – niet om je eigen standpunt te presenteren.

6. neem kritiek niet persoonlijk – maar serieus ⚖️

Soms zul je feedback krijgen die ongemakkelijk is. Weersta de verleiding om jezelf te rechtvaardigen. In plaats daarvan: Vraag en begrijp. Een eenvoudige “Bedankt dat je daar open over bent. Vertel me er meer over.” laat zien dat je kritiek ziet als waardevolle input.

7. maak aantekeningen – en volg 📝

Als je iets belooft (bv. een probleem aanpakken of iets opvolgen), houd je dan aan je woord. Schrijf belangrijke punten op en stuur indien nodig een kort vervolgbericht na het gesprek. Dit laat zien dat je niet alleen luistert, maar ook handelt.

8. wees regelmatig aanwezig – maar overdrijf het niet ⏳

Vergaderingen op overloopniveau zijn waardevol –, maar ze mogen geen micromanagementsignaal afgeven. Plan ze met redelijke tussenpozen, bijvoorbeeld elk kwartaal met verschillende medewerkers, zodat je dicht bij de actie blijft maar niet de indruk wekt dat je je er te veel mee bemoeit.

9. creëer psychologische veiligheid 🛡️

Werknemers spreken alleen openlijk als ze zich veilig voelen. Maak duidelijk dat er geen negatieve gevolgen zijn voor eerlijke antwoorden. Als er onderwerpen naar voren komen die de directe leidinggevende aangaan, wees dan bijzonder gevoelig en discreet.

Zo, nu heb je als leidinggevende of manager een aantal tips gehoord voor je één-op-één gesprek. Laten we nu verder gaan met tips voor de werknemer(s).

De volgende tips zijn natuurlijk slechts richtlijnen die je moet aanpassen aan je eigenlijke vergadering. Na de tips komen we bij het sjabloon voor de agenda van de vergadering.

1. Besef: Dit is een kans, geen ondervraging!

Veel werknemers zijn nerveus wanneer een manager van een hoger niveau een vergadering plant. Maar het gesprek is geen functioneringsgesprek. De manager wil jouw perspectief horen, niet je op de proef stellen.

2. 2–3 onderwerpen voorbereiden die belangrijk voor je zijn

Denk er van tevoren over na: wat stoort je in je dagelijkse werk? Wat gaat er bijzonder goed? Welke ideeën heb je? Op die manier ben je voorbereid als de manager je om je mening vraagt.

3. wees eerlijk – maar tactisch slim

Ja, dit is een kans voor open feedback. Maar: probeer in plaats van alleen maar problemen te benoemen, constructieve suggesties te doen. Formuleer kritiek oplossingsgericht, bijv:

• Onze processen zijn chaotisch.
• ✅ “Ik denk dat we efficiënter kunnen werken met duidelijkere verantwoordelijkheden.”

4. stel zelf vragen – dat maakt een goede indruk

Vergaderingen op directieniveau zijn geen eenrichtingsverkeer! Goede vragen tonen interesse en helpen je om meer te weten te komen over de bedrijfsstrategie. Voorbeelden:

• “Wat zijn op dit moment de grootste uitdagingen vanuit uw perspectief?”
• “Wat zijn de prioriteiten van het bedrijf voor de komende maanden?”
• “Is er iets waar we als team meer aandacht aan moeten besteden?“

5. als je een gevoelig onderwerp wilt aansnijden, denk dan goed na over je woordkeuze

Soms wil je praten over iets kritisch – over bijvoorbeeld je directe leidinggevende. Als je twijfelt, vraag dan: “Hoe vertrouwelijk is dit gesprek?” En: blijf bij feiten, niet bij persoonlijke oordelen.

6. als je het niet zeker weet, vraag dan om context

Als je niet precies weet waarom de vergadering plaatsvindt, kun je het op een vriendelijke manier vragen:

• “Is er iets in het bijzonder waar ik me op moet voorbereiden?”
• “Zijn er onderwerpen die je bijzonder interesseren?”

Dit toont interesse en geeft je meer duidelijkheid.

7. leveren als je iets beloofd hebt

Als je tijdens het gesprek met een idee komt of als de manager om informatie vraagt, stuur dan achteraf een kort vervolgbericht. Dit toont professionaliteit en betrokkenheid.

8. rustig aan – je bent niet toevallig uitgenodigd!

Onthoud: de manager heeft deze vergadering bewust gepland om jouw mening te horen. Je hebt een waardevol perspectief, dus grijp je kans! 😊

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je ook op zoek bent naar een agendasjabloon voor één-op-één vergaderingen op laag niveau.

Daarom vind je hier eerst een sjabloon dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassieke maandelijkse of driemaandelijkse beoordeling van overgeslagen medewerkers.

Zoals je kunt zien, is het belangrijkste doel van zo’n één-op-één gesprek als supervisor om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.

Laat je overigens niet misleiden door de agenda: In principe moet je doel zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen op tafel brengt. Dit is precies waarom de tip hierboven zo belangrijk is: communiceer op voorhand wat je doel is met het één-op-één gesprek.

Na het agendasjabloon gaan we nu verder met een aantal vragen voor je één-op-één gesprek op het hoogste niveau als manager.

Zoals je hieronder kunt zien, heb ik de verschillende vraagsuggesties onderverdeeld in verschillende categorieën. Hier komt mijn tip hierboven weer om de hoek kijken: richt je op de gebieden en onderwerpen die voor jou relevant zijn.

Natuurlijk is het ook interessant om over het huidige project van de werknemer te horen. Maar als de primaire reden voor je één-op-één gesprekken op het hoogste niveau bijvoorbeeld is om je managementcultuur beter te begrijpen, dan moet je je vragen waarschijnlijk meer stellen over de directe manager van de werknemer.

Laten we beginnen met de lijst van 35 overslaande vragen voor supervisors en bazen.

Naast deze Skip Level Meeting vragen zijn er natuurlijk nog andere onderwerpen die je in je medewerkersgesprek kunt bespreken - en ook andere methoden.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt. 

Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je één-op-één gesprek op skip level. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke randvoorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

In onze één-op-één meeting software Echometer hebben we trouwens een geïntegreerde tool die de resultaten van dergelijke enquêtes in de loop van de tijd als een metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder in te loggen via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Hierboven staan enkele vragen die je kunnen helpen om na te denken over de directe manager van de werknemer.

Natuurlijk zijn er ook specifieke gezondheidsverklaringen voor dit onderwerp die je mee kunt nemen in je één-op-één gesprek. Specifiek zijn hier 4 vragen of gedragsankers waar je over na kunt denken tijdens een één-op-één gesprek op overslaand niveau.

Zoals je ziet, heb ik deze agenda templates trouwens ook opgeslagen als PDF, Microsoft Word document, Google Docs, Sheets en Excel - je kunt ze via de toggle onder de agenda template ook downloaden, bewerken en uitprinten.

Zo, nu zou je als supervisor of teamleider een goede basis moeten hebben voor het skip-level één-op-één gesprek met je direct report, of eigenlijk “indirect report”.

En, kun je bijna niet wachten om deze vragen te stellen? Heel goed, dat maakt me blij. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer agendasjablonen voor één-op-één vergaderingen die je vroeg of laat nodig zult hebben. 

Ik bespreek bijvoorbeeld agendasjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Je skip-level één-op-één meeting zou altijd een eenvoudig minimumdoel moeten hebben: een positieve indruk achterlaten bij de medewerker, waardering uiten en motiveren. Je invloed als senior manager op eventuele junior medewerkers is enorm - dus gebruik hem en verspreid goede energie.

De vele vragen en het agendasjabloon moeten je hierbij helpen.

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .

FAQ over één-op-één-bijeenkomsten op overhangend niveau

Hoewel je het belangrijkste over skip-level één-op-één meetings waarschijnlijk al lang weet. Maar omdat er enkele - soms vreemde - vragen over dit onderwerp op internet circuleren, wil ik hier nog eens op deze vragen ingaan in de vorm van een korte FAQ.

1. wat is een skip level één-op-één?

Een één-op-één gesprek op overloopniveau is een gesprek tussen een werknemer en een manager die twee of meer hiërarchische niveaus boven de werknemer staat, d.w.z. zonder dat de directe lijnmanager aanwezig is. Het doel is om direct inzicht te krijgen in de werkmethoden, uitdagingen en feedback van de medewerker.

Voorbeeld: Een teamlid praat met een managing director of een senior manager zonder dat de direct leidinggevende aanwezig is.

2. Zijn bijeenkomsten op overgeslagen niveau slecht?

Nee, bijeenkomsten op laag niveau zijn niet fundamenteel slecht, maar eerder goed. Ze bieden de mogelijkheid om informatie rechtstreeks van de “basis” te verzamelen en bevorderen een open communicatie tussen verschillende hiërarchische niveaus. Het is belangrijk dat deze bijeenkomsten goed gestructureerd zijn en respectvol worden geleid om vertrouwen te creëren.

3. Wat is een “skip level interview”?

Een gesprek op overgeslagen niveau is simpelweg een ander woord voor een één-op-één gesprek op overgeslagen niveau. Het verwijst naar dezelfde vorm waarin een manager, die boven de direct leidinggevende van een werknemer staat, een gesprek voert met die werknemer.

4. Hoe vaak moet je één-op-één gesprekken op overgeslagen niveau hebben?

De frequentie van de vergaderingen op overloopniveau hangt af van het bedrijf en de cultuur. Over het algemeen is het zinvol om deze bijeenkomsten ten minste elke 3 tot 6 maanden te houden om regelmatige communicatie te garanderen. In snel veranderende organisaties kan het ook frequenter.

Voorbeeld: Elke 4 maanden een bijeenkomst om updates te ontvangen en feedback te verzamelen. Dit kan betekenen dat je elke week een 1-op-1 vergadering hebt met een andere werknemer en 16 werknemers hebt gesproken in 16 weken.

5. Zijn bijeenkomsten op “skip level” effectief?

Ja, overloopvergaderingen kunnen heel effectief zijn als je ze op de juiste manier voert. Ze geven de manager direct inzicht in de behoeften en uitdagingen van werknemers en maken open en eerlijke communicatie mogelijk. Ze zijn bijzonder waardevol om de betrokkenheid en motivatie van werknemers te vergroten.

6. Zijn bijeenkomsten op overgeslagen niveau goed?

Ja, skip-level meetings zijn een goede manier om transparantie te creëren en een gezonde bedrijfscultuur te bevorderen. Ze kunnen helpen om barrières tussen verschillende hiërarchische niveaus af te breken en een sterkere band tussen de medewerkers en het management op te bouwen - dus een duidelijke aanbeveling.

7. Wat moet ik als werknemer zeggen in mijn vergadering op het overloopniveau?

In een vergadering op overloopniveau moet je openlijk praten over je ervaringen, uitdagingen en ideeën. Het is een kans om eerlijke feedback te geven, suggesties voor verbetering te doen en vragen te stellen die je bezighouden. Noem niet alleen problemen, maar probeer ook oplossingen aan te dragen.

Voorbeeld: “Ik vind het moeilijk om de prioriteiten van onze afdeling duidelijk te begrijpen. Ik zou me een driemaandelijkse ‘Ask the CEO’-meeting kunnen voorstellen, zoals bij het bedrijf Facebook - wat vind je daarvan?“

8. Moet ik als werknemer eerlijk zijn in een vergadering op overloopniveau?

Ja, je moet natuurlijk eerlijk zijn in je gesprek op het hoogste niveau. Het is een kans om je ware gedachten en zorgen te uiten. Eerlijke feedback kan helpen om problemen in een vroeg stadium te identificeren en oplossingen te vinden. Zorg er echter wel voor dat je respectvol en constructief blijft om het vertrouwen te behouden.

Voorbeeld: “Ik voel me vaak overbelast omdat we voortdurend nieuwe projecten krijgen zonder dat de oude zijn afgerond. Misschien kunnen we onze resourceplanning verbeteren.”