Iedereen die wel eens een marathon heeft gelopen weet waarom een duurzaam tempo een kritische succesfactor is: als je eenmaal te snel bent gegaan, kost het onevenredig veel tijd om te herstellen van uitputting. Duurzaam tempo speelt ook een belangrijke rol in agile teams.
Laten we gaan!
Wat is Duurzaam Tempo?
Sustainable Pace is de snelheid die theoretisch oneindig lang volgehouden kan worden. Voor agile teams verwijst dit tempo specifiek naar de output die een team kan leveren binnen een sprintcyclus – zonder technische schuld op te bouwen of teamleden op te branden.
In de kern gaat het er bij Sustainable Pace om dat je elke dag fris kunt beginnen en het beste van jezelf kunt geven.
Waarom is Duurzaam Tempo belangrijk in agile teams?
Duurzaam tempo is belangrijk voor agile teams omdat alleen met een duurzaam tempo het welzijn en de productiviteit van de teams op de lange termijn kunnen worden gewaarborgd.
Het overwerken van teams over een langere periode heeft ernstige gevolgen:
- Regelmatig overwerken, verhoogde stressniveaus en een verslechterende teammoraal
- Verslechterde communicatie en minder wederzijdse steun
- Weinig tijd om vertrouwd te raken met nieuwe of innovatieve onderwerpen
- "Beste werkwijzen worden verwaarloosd
- Minder impuls voor verandering vanuit het team
- Technische schuld opbouwen
- Meer slordige fouten en een hoger foutenpercentage
Het handhaven van duurzame snelheid moet daarom alle betrokkenen in een team na aan het hart liggen.
Waarom is het in de praktijk moeilijk om je aan Duurzaam Tempo te houden?
In de praktijk is het heel gemakkelijk om in een ongezonde werkmodus te komen en te "overpauzeren". De triggers hiervoor komen vaak voor:
- Onrealistische verwachtingen (van belanghebbenden van de teams)
- Te ambitieuze sprintdoelen van het team
- "Scope creeping", d.w.z. opeenvolgende uitbreidingen van de scope van het werk tijdens de sprint, zodat er meer werk nodig is dan oorspronkelijk gepland.
- Korte deadlines die overwerk vereisen
Het probleem: zodra een team "overpaced" is, komen de bovengenoemde negatieve gevolgen en richt men zich op het oplossen van de symptomen en ziet men de onderliggende kernoorzaak over het hoofd: een onhoudbaar tempo.
Het kan erg moeilijk zijn voor agile teams om uit een onhoudbare routine te komen – vooral als natuurlijke operationele blindheid het moeilijk maakt om Onhoudbaar Tempo te identificeren als de kernoorzaken.
Maar er zijn natuurlijk manieren om terug te keren:
Tips om Sustainable Pace te bereiken en te behouden in agile teams
Tip 1 voor een duurzaam tempo: haalbare Sprintdoelen
Teams moeten er geen gewoonte van maken om te ambitieuze sprintdoelen te stellen. In OKR's zijn er zogenaamde "stretch doelen" waarbij je probeert om minstens 80% (Stretch doelen in OKR). Zulke stretchdoelen moeten worden vermeden bij het definiëren van sprintdoelen. Het moet mogelijk zijn om het sprintdoel te bereiken met 100%.
Teams missen vaak de kracht om "nee" te zeggen als het management of stakeholders te hoge eisen stellen aan de inhoud van de volgende sprint. Als Scrum Master of Agile Coach kun je het team ondersteunen bij het opeisen van hun rechten van stakeholders.
Verder is het belangrijk om aan het einde van de sprint na te denken over de vraag of het sprintdoel behaald kon worden zonder overwerk. Als overwerk nodig was, moet het sprintdoel als niet behaald worden beschouwd. Op basis hiervan kan het team voortdurend leren hoeveel werk er eigenlijk gedaan kan worden in reguliere werktijden.
Tip 2 voor duurzaam tempo: Managementbewustzijn
Managers zijn vaak bekend met zogenaamde "stretch doelen" uit de OKR context, waarbij ze proberen om minimaal 80% te behalen. Dergelijke stretchdoelen moeten echter niet worden gebruikt bij het definiëren van sprintdoelen. Het moet altijd mogelijk zijn om het sprintdoel bij 100% te bereiken.
Agile coaches en scrum masters moeten het management duidelijk maken hoe belangrijk duurzaam tempo is voor het succes van de organisatie op de lange termijn. Managers zijn het er meestal over eens dat kortetermijnsuccessen het niet waard zijn om de productiviteit van de teams op de middellange en lange termijn in gevaar te brengen.
Tip 3 voor duurzaam tempo: afkoelingsperioden
Vooral als je uit een stressvolle periode komt, heb je een herstelperiode nodig om nieuw momentum te krijgen.
Het is geen toeval dat het ShapeUp raamwerk bijvoorbeeld regelmatige afkoelingsperioden inplant. Tijdens deze periodes kunnen de teams aan onderwerpen van hun eigen keuze werken. De tijd kan worden gebruikt om bugs op te lossen, nieuwe ideeën te ontwikkelen of nieuwe technische mogelijkheden uit te proberen (zie ShapeUp)
Tip 4 voor duurzaam tempo: Sprint retrospectieven
Heb je het gevoel dat "duurzaam tempo" een probleem zou kunnen zijn? Je kunt er het beste met je team over nadenken. Met deze vragen kun je een discussie achteraf starten:
- Als check-in: "Op een schaal van 0 tot 10, waar zou je ons als team plaatsen, van 0 = Te weinig tempo, 5 = Duurzaam tempo tot 10 = Te veel tempo?"
- Welke symptomen van overbelasting (hoge stress) kunnen we in ons team waarnemen?
- Waar hebben we als team de laatste tijd niet genoeg tijd voor genomen?
- Wat zou jij doen als je een week lang helemaal zelf kon bepalen waar je aan werkte?
Tip 5 voor duurzaam tempo: Team Health Check's
Voor continue monitoring kun je ook regelmatig een teamgezondheidsonderzoek doen. De volgende Health Check items zijn hiervoor geschikt:
- We hebben geen overuren nodig om onze sprintdoelen te halen.
- We zijn voorzichtig genoeg om niet te veel te beloven, maar tegelijkertijd ambitieus.
- We hebben de moed om "nee" te zeggen als dat nodig is.
- Ik kan de stress op het werk van me afschudden en mijn hoofd vrijmaken voor nieuwe taken.
- Ik ben vrij om mijn werk in te plannen zoals het mij uitkomt.
- In mijn werk is er genoeg tijd beschikbaar om innovatieve ideeën na te streven.
Tip 6 voor Duurzaam tempo: Wissel uit met lotgenoten (Onze Meetup)
Om te reflecteren helpt niets meer dan een uitwisseling met collega's van andere teams en het liefst zelfs van andere bedrijven.
Daarom organiseren we op 15 juni 2023 onze Echometer Meetup over "Duurzaamheid in Agile Teams".
Op die manier creëren we een open platform om ervaringen uit te wisselen met gelijken. Maak er deel van uit!
Meer informatie en aanmelden voor de Meetup
Bonus: Slimme kennis over Duurzaam Tempo
Een stukje geschiedenis: Sustainable Pace is niets nieuws
Al vroeg in de geschiedenis van agile werkmethoden begonnen mensen na te denken over Sustainable Pace. Ja, zelfs lang voordat de eerste Scrum Guide werd gepubliceerd in 2010 (De geschiedenis van de Scrum handleiding).
De oorsprong van Sustainable Pace ligt in XP (eXtremeProgrammeren) van Kent Beck uit 1996. Het staat ook in het agile manifesto:
"Agile processen bevorderen duurzame ontwikkeling. De sponsors, ontwikkelaars en gebruikers moeten onbeperkt een constant tempo kunnen aanhouden."
Principe 8 in het Agile Manifesto
Sustainable Pace is waarschijnlijk in eerste instantie vernoemd naar Ron Jeffries (ook een van de ondertekenaars van het agile manifest).
