Werkovereenkomsten: 10 voorbeelden, voorbeelden & sjablonen

Effectieve samenwerking in teams is cruciaal voor succes, vooral in de context van agile methoden zoals Scrum. Werkafspraken spelen een cruciale rol bij het creëren van een duidelijk kader voor samenwerking. En natuurlijk kunnen modelwerkafspraken helpen om tot goede ideeën te komen.

In dit artikel heb ik het belang van werkafspraken in agile en remote teams nader bekeken en ook geëvalueerd hoe regelmatige evaluaties en aanpassingen helpen om een dynamische en productieve teamomgeving voortdurend te verbeteren. Laten we beginnen met een inleidende uitleg over werkafspraken.

First things first: Voel je je als manager onzeker over hoe systematisch en succesvol people management eruit ziet? Dan heb ik iets voor je: Onze gratis online training in people management .

Kijk gerust eens rond en leer bijvoorbeeld een truc waarmee je de teamprestaties relatief eenvoudig met 10-20% kunt verbeteren - je kunt meteen aan de slag :) Maar terug naar het onderwerp.

“Working Agreements” verwijzen naar afspraken of regels die binnen een team of organisatie worden vastgelegd om de samenwerking te verbeteren en een positieve werkomgeving te bevorderen. Deze afspraken dienen als leidraad voor het gedrag van de teamleden en kunnen bijdragen aan het minimaliseren van misverstanden, het verhogen van de productiviteit en het verminderen van conflicten.

Gewoonlijk worden werkovereenkomsten aan het begin van een project of samenwerking opgesteld en door alle teamleden aanvaard. Deze overeenkomsten kunnen betrekking hebben op verschillende aspecten, waaronder

1. Communicatie: Definiëren van communicatiekanalen, -tijden en -stijlen om effectieve en transparante communicatie te bevorderen.

2. Werktijden: Verduidelijking van werktijden, pauzes en beschikbaarheid om een consistente werkstructuur te garanderen.

3. Verantwoordelijkheden: Definieer de rollen en taken van elk teamlid om duidelijkheid te scheppen over verantwoordelijkheden.

4. Respect en samenwerking: Overeenstemming over respectvol gedrag, het bevorderen van teamwerk en het oplossen van conflicten op een constructieve manier.

5. Werkwijze: Definiëren van processen, methoden en hulpmiddelen die in het team moeten worden gebruikt om efficiëntie en consistentie te garanderen.

6. Feedback: Verduidelijking van feedbackmechanismen en -cultuur om open en constructieve feedback te bevorderen.

Het doel van werkafspraken is om een gemeenschappelijk begrip te creëren en ervoor te zorgen dat alle teamleden op dezelfde manier werken. Deze afspraken kunnen variëren afhankelijk van het team en het project en moeten regelmatig worden herzien en waar nodig aangepast.

Wat zijn dan concrete voorbeelden van werkafspraken? De volgende voorbeeldwerkafspraken helpen je om het onderwerp beter te begrijpen.

Hier volgen enkele voorbeelden van werkafspraken die in een team of organisatie kunnen worden vastgelegd:

1. Respectvolle communicatie:

• We respecteren de meningen en ideeën van alle teamleden.
• Kritiek is constructief en gericht op het verbeteren van de samenwerking.
• We luisteren aandachtig en geven iedereen de kans om zich uit te drukken.

2. Stiptheid en beschikbaarheid:

• We houden ons aan de afgesproken werktijden en stellen het team tijdig op de hoogte van eventuele afwezigheid.
• In dringende gevallen zullen we het team tijdig informeren over eventuele vertragingen.

3. Taken en verantwoordelijkheden:

• Elk teamlid begrijpt zijn rol en verantwoordelijkheden.
• We verdelen de taken transparant en helpen elkaar waar nodig.

4. Effectieve communicatie:

• We gebruiken duidelijke en precieze taal.
• We delen belangrijke informatie via het daarvoor bestemde communicatiekanaal.

5. Werkmethoden en gereedschappen:

• We gebruiken gezamenlijk gedefinieerde hulpmiddelen en methoden voor projectwerk.
• Wijzigingen in tools of processen worden binnen het team besproken en goedgekeurd.

6. Feedbackcultuur:

• We geven regelmatig opbouwende feedback en nemen de tijd om erover na te denken.
• Feedback wordt gegeven op een feitelijk en respectvol niveau.

7. Persoonlijke verantwoordelijkheid:

• Elk teamlid neemt verantwoordelijkheid voor zijn taken en voor het bereiken van de doelen van het team.
• We zoeken actief naar oplossingen voordat we problemen laten escaleren.

8. Vertrouwelijkheid:

• Informatie die als vertrouwelijk wordt bestempeld, wordt gerespecteerd en niet zonder toestemming gedeeld.

Deze voorbeelden of voorbeelden dienen als uitgangspunt. Het is belangrijk dat werkafspraken overeenkomen met de specifieke behoeften en dynamiek van het team. De afspraken moeten openlijk worden besproken en geaccepteerd door alle teamleden.

Je werkt bijvoorbeeld in een Scrum-team. Hoe zouden concrete voorbeelden van werkafspraken in Scrum eruit zien?

Voordat ik hierop inga, wil ik je wijzen op onze werkafspraken of workshop en Health Check retrospective templates: In Echometer kun je Health Check items (quasi Werkafspraken) weergeven in je agile retrospectives. Je kunt er direct naar kijken (zonder in te loggen) door op de knop hieronder te klikken:

In de Scrum context kunnen werkafspraken helpen om de samenwerking binnen het team te bevorderen en ervoor te zorgen dat alle leden effectief en efficiënt werken. Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden of voorbeelden van werkafspraken in een Scrum-team:

1. Stiptheid bij Scrum-evenementen:

• Alle teamleden verplichten zich om op tijd aanwezig te zijn bij Scrum-evenementen, waaronder Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review en Sprint Retrospective.

2. Actieve deelname aan Scrum-evenementen:

• Elk teamlid neemt actief deel aan de Scrum-evenementen, deelt voortgang, obstakels en zoekt naar mogelijkheden voor samenwerking.

3. Beperking van het onderhanden werk (WIP):

• Het team spreekt een maximum aantal taken af die tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd om overbelasting te voorkomen en het afronden van taken aan te moedigen.

4. Dagelijkse stand-up regels:

• De dagelijkse stand-up blijft kort en gefocust, waarbij iedereen alleen relevante informatie deelt over zijn werk en eventuele obstakels.
• Discussies die niet direct te maken hebben met de dagelijkse stand-up worden buiten de vergadering gehouden.

5. Definitie van “Gedaan”:

• Het team heeft een duidelijke en wederzijds geaccepteerde definitie van “Klaar” voor elke taak om ervoor te zorgen dat voltooide taken van hoge kwaliteit en compleet zijn.

6. Verantwoordelijkheden voor obstakels:

• Teamleden verplichten zich om obstakels onmiddellijk te melden en actief bij te dragen aan de oplossing, indien mogelijk.

Naast Scrum zijn er ook andere raamwerken, zoals het Scaled Agile Framework SAFe, dat wordt gebruikt in geschaalde agile teams. Hoe zouden voorbeelden of voorbeeldwerkafspraken eruit kunnen zien?

Voordat we verder gaan, eerst een korte opmerking. Uiteindelijk is een van de belangrijkste doelen van werkafspraken het verbeteren van de prestaties van je team. Maar hoe bereik je dit eigenlijk op holistische wijze? In deel twee van onze gratis People Development Online Training leg ik een belangrijk mentaal model uit om deze vraag te beantwoorden:

Play

Ook hier zijn er voorbeelden van werkovereenkomsten die in dezelfde richting gaan:

1. PI-planning:

• We bereiden ons goed voor op de SAFe Programme Increment (PI) planning en nemen alle relevante informatie mee.
• Iedereen krijgt de kans om zijn standpunt te delen en we moedigen een open discussie aan.

2. Voortdurende verbetering:

• We zetten ons in voor voortdurende verbetering en nemen actief deel aan SAFe en team retrospectives.
• Suggesties voor verbetering worden gedocumenteerd en in de volgende iteraties geïmplementeerd.

3. Duidelijke definitie van Klaar en Klaar:

• We hebben duidelijke criteria voor “Klaar” (gereed voor verwerking) en “Gereed” (voltooid) op het niveau van de vrijgavetrein.
• De definities worden regelmatig herzien en waar nodig bijgewerkt.

4. Kennisuitwisseling en samenwerking:

• We bevorderen de uitwisseling van kennis tussen de SAFe-teams binnen de ART en dragen bij aan de gedeelde kennisbank.
• Teams werken nauw samen en ondersteunen elkaar om de PI doelen te bereiken.

5. Respect voor rollen en verantwoordelijkheden:

• Elke rol in het SAFe raamwerk wordt gerespecteerd en de verantwoordelijkheden van de individuele rollen zijn duidelijk gedefinieerd.
• Conflicten of dubbelzinnigheden over rollen worden proactief opgelost.

Dit zijn een paar voorbeelden of voorbeeld werkafspraken in SAFe. Het is belangrijk dat teams de SAFe werkafspraken aanpassen aan hun context en ze regelmatig herzien om ervoor te zorgen dat ze effectief blijven.

De voorbeeldwerkafspraken moeten je helpen om je eigen werkafspraken te maken - om de chaos te voorkomen die sommige agile projectteams teistert.

Nu we het over Scrum en SAFe hebben gehad, hoe zit het dan met werkafspraken in teams op afstand?

Werkafspraken zijn vooral belangrijk voor teams op afstand, omdat ze helpen om duidelijke verwachtingen te stellen en de samenwerking in een virtuele omgeving te optimaliseren. Hier volgt weer een kleine lijst met ideeën en voorbeelden van werkafspraken in teams op afstand:

1. Communicatieregels:

• Definitie van voorkeurscommunicatiekanalen (bijv. chat, videogesprekken, e-mail).
• Duidelijke verwachtingen over de reactietijd op berichten.

2. Werktijden en beschikbaarheid:

• Transparante definitie van werktijden en beschikbaarheid.
• Verduidelijking van hoe en wanneer pauzes kunnen worden genomen.

3. Statusupdates:

• Afspraak over regelmatige statusupdates om teamleden inzicht te geven in lopende taken.
• Gebruik van tools om de werkstatus bij te werken.

4. Vergaderetiquette:

• Duidelijke regels voor deelname aan virtuele vergaderingen, waaronder punctualiteit en actieve deelname.
• Opname van vergaderingen ter ondersteuning van degenen die niet aanwezig konden zijn.

5. Documentatie en kennisuitwisseling:

• Overeenstemming over de documentatie van besluiten, discussies en genomen maatregelen.
• Gebruik van gedeelde documenten of kennisplatforms voor eenvoudige samenwerking.

6. Beschikbaarheid voor spontane gesprekken:

• Duidelijkheid over wanneer teamleden beschikbaar zijn voor spontane gesprekken en wanneer niet (bijvoorbeeld door statusweergaven).

7. Hulp en ondersteuning:

• Open communicatie over de behoefte aan hulp en ondersteunende diensten.
• Het opzetten van een kanaal voor vragen en hulp binnen het team.

8. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming:

• Overeenkomst over het respectvol omgaan met vertrouwelijke informatie en richtlijnen voor gegevensbescherming.

9. Pauzes en ontspanning:

• Stimuleer pauzes om te herstellen en overbelasting te voorkomen.
• Stimuleer het gebruik van afwezigheidsmeldingen tijdens pauzes of vakanties.

Deze voorbeelden of sjablonen zijn ontworpen om de specifieke uitdagingen van het werken op afstand aan te gaan en de samenwerking in een gedistribueerd team te vergemakkelijken. Het is belangrijk dat deze afspraken gezamenlijk worden opgesteld, want alleen dan zal het team ze echt ter harte nemen!

Over – gesproken, hoe zou het eigenlijk werken om je eigen werkafspraken te definiëren? Daar zijn sjablonen voor!

Een sjabloon voor werkafspraken is een vooraf gedefinieerd formaat of sjabloon dat als uitgangspunt dient voor het maken van werkafspraken in een team of organisatie. Het helpt om de processen te structureren en ervoor te zorgen dat belangrijke aspecten van samenwerking aan bod komen. Hier volgen enkele elementen die in een sjabloon voor werkafspraken kunnen worden opgenomen:

1. Headline:

• Een duidelijke titel die aangeeft dat dit een werkovereenkomst is. Bijvoorbeeld: “Team Werkovereenkomst” of “Scrum Team Werkovereenkomst”.

2. Inleiding:

• Een korte inleiding waarin het doel van de Werkovereenkomst wordt uitgelegd en wordt benadrukt waarom het belangrijk is.

3. Datum en versie:

• Een sectie voor de datum waarop de werkovereenkomst is gemaakt of bijgewerkt en het versienummer om ervoor te zorgen dat alle teamleden de laatste versie gebruiken.

4. Verantwoordelijke partijen:

• Een lijst met verantwoordelijke partijen, waaronder alle teamleden en mogelijk ook de teamleider of Scrum Master.

5. De werkovereenkomst zelf:

• Hier zit de kern, de concrete actie voor het team.

6. Voortdurende verbetering:

• Een gebied dat benadrukt dat de Werkovereenkomst in de toekomst best nog eens aangepast zou kunnen worden – aan het begin, dus het kan best nog leeg zijn.

7. Handtekeningen:

• Ruimte voor de handtekeningen van alle teamleden om te bevestigen dat ze de Werkovereenkomst hebben gelezen, begrepen en geaccepteerd.

Zo’n sjabloon kan dienen als startpunt voor discussies binnen het team en bevordert de actieve deelname van alle leden bij het vaststellen van hun werkafspraken.

De focus van dit sjabloon ligt echter op de documentatie van de werkovereenkomsten. Maar hoe stel je die op? De “Team Commitments” vragen kunnen hiervoor een open methode zijn. Hier worden 3 zinnen gegeven die bedoeld zijn om bestaand gedrag uit het team te filteren om op basis daarvan concrete werkafspraken te definiëren. Dit laatste zou waarschijnlijk pas in een tweede stap gebeuren.

Hieronder vind je de zinnen voor de Working Agreement Template: Het doel is dat het team de zinnen eenvoudig aanvult om te begrijpen welke gedragingen er momenteel zijn en welke gedragingen gewenst zijn. Onderdeel van de workshop is aan het begin ook een eenvoudige Health Check-enquête, die anoniem vraagt hoe “aligned” het begrip van het team over goed werk momenteel eigenlijk is.

Je kunt de workshop ook direct uitvoeren in onze retrospectieve en teamontwikkelingstool Echometer door op de knop te drukken.

Veel leidinggevenden hebben regelmatig één-op-één-gesprekken met hun medewerkers. Ook deze meeting-routine - naast agile retrospectieven (zie hieronder) - is uiteraard geschikt om Working Agreements individueel te reflecteren.

Het idee is dat je bijvoorbeeld eens in de één of twee maanden individuele werkafspraken uitzoekt en deze onderdeel maakt van je één-op-één gesprek.

Het spannende hier is dat het natuurlijk werkafspraken moeten zijn die bijzonder relevant zijn voor het individu. 

Het volgende sjabloon geeft je een paar voorbeelden van uitspraken waarop je kunt reflecteren in een één-op-één gesprek. Je kunt ze zelfs direct uitproberen in onze 1-op-1 vergadertool Echometer door op de groene knop te klikken.

Toegegeven: Ik breid de term “werkafspraak” hier uit naar een werkgebied buiten het team. Maar ik doe dit bewust omdat er duidelijk een groot potentieel zit in de individuele ontwikkeling van medewerkers.

Als je geïnteresseerd bent in goede sjablonen voor 1-op-1 vergaderingen, kijk dan hier: Hier vind je 129 vragen voor één-op-één gesprekken (of beoordelingsgesprekken) en Hier zijn de 3 beste tools voor één-op-één vergaderingen in vergelijking - inclusief Echometer natuurlijk.

De ervaring leert dat werkafspraken gemakkelijk kunnen worden vergeten in een of ander document of op een poster aan de muur nadat een paar weken van het project zijn verstreken. Wat kun je eraan doen?

Mijn suggestie:

1. Zet de Werkafspraken regelmatig op de agenda van je agile retrospectives!
2. Gebruik (mogelijk anonieme) enquêtes om werkafspraken op een eenvoudige manier terug te halen. 

Het voordeel van deze methode is dat er zelfs nog interessante meetwaarden ontstaan voor jullie continue verbetering - en er zijn zelfs nog meer positieve punten:

1. Meetbare meetgegevens:

• Enquêtes kunnen kwantificeerbare meetgegevens opleveren om de effectiviteit van Werkafspraken en ook Agilen coaching te meten en trends in de tijd te identificeren.

2. Integratie in de workflow:

• De integratie van onderzoeken in de normale workflow stelt het team in staat om de werkafspraken doorlopend te behandelen zonder dat er speciale bijeenkomsten nodig zijn.

3. Anonimiteit en openheid:

• Enquêtes kunnen anoniem zijn, wat teamleden kan aanmoedigen om eerlijke feedback te geven zonder zich zorgen te maken dat hun mening bekend wordt.

In feite is de beschreven weg precies de methodiek van de tool Echometer: Het combineert agile Health Check-enquêtes - onder andere over Working Agreements - met agile retrospectieven. Via deze weg wordt agile coaching aanzienlijk efficiënter en ook eindelijk meetbaar. Echometer wordt beschouwd als een van de beste retrospectieve softwaretools.

Echometer is een digitale tool die agile teamleiders helpt met agile retrospectives en team Health Check’s. Of het nu remote, hybride of on-site is: het maakt teamcoaching meetbaar en professionaliseert je werk terwijl het je veel werk bespaart. Neem een kijkje op onze website voor meer informatie: www.echometerapp.com.

Ik hoop dat mijn gedachten over werkafspraken hebben laten zien dat ze niet slechts richtlijnen zijn, maar levende instrumenten van teamsamenwerking kunnen zijn. Voortdurende reflectie, integratie van feedback en aanpassing aan veranderende omstandigheden zijn cruciaal voor het succes van werkafspraken. 

Tot slot, nogmaals de opmerking: Mocht je eens willen uitproberen hoe het voelt om regelmatig Working Agreements in je retrospectieven te reflecteren: Je kunt hieronder zonder in te loggen een agile retrospectief starten, in dit geval de “Keep, Stop, Start” workshop. 

Je kunt onze website ook doorsturen naar de verantwoordelijke collega’s: www.echometerapp.com.