Hoe je een agile team leidt zonder Scrum Master.

De wereld verandert sneller dan ooit tevoren en daarom is het belangrijker dan ooit om te kunnen reageren op deze snelle veranderingen. Dit is precies de reden waarom projectmanagementmethoden, die over het algemeen kunnen worden samengevat als “Agilem werken”, opkwamen uit de gelederen van grote techbedrijven. Aan het begin van de jaren 2000 verscheen het “Agile Manifesto” en vandaag de dag is “Scrum” de absolute standaard van agile werken geworden.

Daarbij ontstond de rol van de Scrum Master, die agile teams ondersteunt om op een zelfgeorganiseerde en wendbare manier te kunnen werken. Maar met deze evolutie kwamen er ook steeds meer softwareoplossingen op de markt die de zelforganisatie van teams vergemakkelijken. En dit roept langzaam de vraag op of Agile teams succesvol kunnen zijn zonder een Scrum Master en of de rol van de Scrum Master ten dode is opgeschreven?

Laten we ons even voorstellen dat we geen Scrum Master meer hebben. Welke problemen zouden er dan ontstaan?

• Gebrek aan reflectie en aanpassing: Een Scrum Master zorgt er ook voor dat er tijd en ruimte is voor reflectie op het werk en de processen. Als retrospectives bijvoorbeeld worden verwaarloosd, kan dit leiden tot stagnatie en afnemende prestaties van het team.
• Gebrek aan zelforganisatie: Zonder Scrum Master wordt het moeilijker om jezelf te organiseren en autonoom te werken. Dit leidt tot problemen zoals gebrek aan overeenstemming over doelen en werkwijzen, of problemen met het identificeren van obstakels en het geven van passende feedback. Dit kan direct de effectiviteit en efficiëntie van het team verminderen.
• Onduidelijke rolverdeling: Als de rollen in het team niet duidelijk zijn gedefinieerd of worden begrepen, kan dat leiden tot onhandigheid. De producteigenaar kan bijvoorbeeld proberen het team te managen of te controleren in plaats van de visie en prioriteiten aan hen over te brengen. Of ontwikkelaars kunnen zich richten op hun individuele taken in plaats van te werken als een zelfgeorganiseerd team. Dit kan leiden tot verwarring, frustratie en conflicten in het team.
• Minder transparantie en feedback: Vooral bij softwareontwikkeling kom je vaak introverte persoonlijkheden tegen. Agile werkmethoden, waaronder de Scrum Master, hebben ervoor gezorgd dat er meer transparantie in het team ontstaat. Als die ontbreekt, kan dat leiden tot lagere kwaliteit en klanttevredenheid.

Ik denk dat het duidelijk is dat een goede Scrum Master veel meerwaarde biedt voor de samenwerking in het team - en eigenlijk onvervangbaar is. Sommige bedrijven kunnen of willen zich echter geen fulltime Scrum Master meer veroorloven. Wat nu?

Als er door het weglaten van een Scrum Master overduidelijk problemen ontstaan, kunnen er dan alternatieve oplossingen worden gecreëerd die het ook zonder Scrum Master mogelijk maken om alle functionaliteiten van een agile team te waarborgen? - Kort en bondig: Ja, tenminste gedeeltelijk!

Dat de Scrum Master een belangrijke rol heeft, betekent niet dat hij niet gedeeltelijk gecompenseerd kan worden. Een product owner of team lead die Scrum vaardigheden heeft kan bijvoorbeeld gebruikt worden als alternatief voor de Scrum Master. Indien nodig kan een teamlid zich zelfs vrijwillig aanmelden. Dergelijke combinaties van medewerkers worden terecht bekritiseerd, zie bijvoorbeeld discussies op Quora (Producteigenaar vs. Scrum Master). Maar voor sommige teams is het gewoon beter dan helemaal geen rol te hebben.

Het idee van een zelflerend team is ook niet helemaal verkeerd, aangenomen dat het een hoge mate van volwassenheid heeft.

Combineer dit met tools zoals Echometer, die je herinneren aan regelmatige retrospectives en die het organiseren en leiden van retrospectives kinderspel maken, en de implementatie van een agile team zonder Scrum Master is niet alleen denkbaar, maar in veel teams al gemeengoed.

Toch wil ik hier de aandacht vestigen op mogelijke problemen: Wanneer een team nieuw is met Scrum, of wanneer het werkt in een complexe of disfunctionele organisatie, kunnen teams snel overbelast raken, belangenconflicten hebben of objectiviteit missen.

Of in het kort: werken zonder Scrum Master is niet voor elk team zinvol.

Allereerst is het belangrijk om op te merken dat de huidige softwareoplossingen (inclusief die van ons) niet in staat zijn om een Scrum Master volledig te vervangen. Maar als bijvoorbeeld de product owner of team lead is uitgerust met de juiste Scrum vaardigheden, is het mogelijk om zonder veel moeite het team te leiden zonder een toegewijde Scrum Master.

Enkele voordelen die een tool als Echometer biedt zijn:

• Hiermee kunnen interactieve, op psychologie gebaseerde retrospectieven worden geïmplementeerd die zijn gebaseerd op verschillende sjablonen of die kunnen worden aangepast.
• Het legt automatisch de langetermijnontwikkeling van het team vast met behulp van agile Health Check’s die verschillende aspecten van teamtevredenheid en prestaties meten.
• Het ondersteunt het bijhouden van acties door ervoor te zorgen dat de effectiviteit van elke taak wordt weergegeven en bevordert het voortdurend leren van het team.
• Het stimuleert teambetrokkenheid en reflectie door ze stof tot nadenken te geven over elk onderwerp tijdens de retrospectieve.
• Het maakt asynchroon feedback verzamelen vóór de vergadering mogelijk om tijd te besparen en een betere voorbereiding mogelijk te maken.

Als je je eigen retro wilt opzetten met deze tool in slechts twee minuten, kun je het gratis testen:

How to

Houd Stop Start Retro: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Bewaren: Wat moeten we bewaren?
   • Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?
   • Start: Wat moeten we gaan doen?

4. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

5. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

6. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

7. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

Houd Stop Start Retro

Bewaren: Wat moeten we bewaren?

Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?

Start: Wat moeten we gaan doen?

Open deze retro nu Aanpassen...

Een team kan wendbaar zijn zonder een Scrum Master, maar het heeft een sterke motivatie en discipline nodig om dit te bereiken. Een Scrum Master kan het team echter helpen om de wendbaarheid te vergroten en de prestaties te verbeteren.

Start je eerste retro in minder dan twee minuten en kies uit meer dan 50 retrospectieve sjablonen: