Vaste 1:1 inhaalbijeenkomsten: 1 handleiding, 3 sjablonen en 30 vragen

Stel je voor dat je auto het waarschuwingssignaal “Check Engine” weergeeft. Zou je het negeren en gewoon doorrijden? Waarschijnlijk niet. Maar dat is precies wat veel managers doen als ze afzien van regelmatige bijpraatgesprekken met hun werknemers. Zonder deze gesprekken blijft onontdekt potentieel verborgen, groeien kleine problemen uit tot grote crises – en staat de “auto” op een gegeven moment stil.

Veel managers gedragen zich meer als brandmelders: Ze reageren alleen als er brand is. Maar succesvol leiderschap is meer als een thermostaat – het zorgt proactief voor de juiste temperatuur in het team. 

Herinner je je de laatste collega met wie je “echt koffie wilde drinken”? En? Is het ook gebeurd? Waarschijnlijk niet. Spontane gesprekken zijn leuk – maar duurzaam leiderschap vereist betrokkenheid.

Dat brengt ons bij het onderwerp: Regelmatige bijpraatgesprekken tussen managers en werknemers. Deze vinden meestal wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of zelfs 6-wekelijks plaats.

Mijn aanbeveling is om dit afhankelijk te maken van de grootte van je team. De frequentie hangt ook af van de senioriteit van je teamleden: senior medewerkers hebben van nature minder mentoring nodig dan junior of zelfs nieuwe medewerkers. Voorbeeld: Als je ongeveer 10 teamleden hebt, dan klinken tweewekelijkse inhaalbijeenkomsten van ongeveer 30 minuten geschikt.

Of het nu gaat om een face-to-face, remote, digitaal of virtueel bijpraatgesprek, 1-op-1 gesprekken bieden ruimte voor feedback en daarmee voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een aantal goede vragen die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse, maandelijkse of 6-wekelijkse bijpraatgesprekken om goede gesprekken te voeren.

Ten eerste: Als je nog steeds niet zeker weet hoe goede bijpraat- of één-op-één-gesprekken tussen leidinggevenden en werknemers eruit zien, bekijk dan onze algemene gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Dit zou je ook moeten helpen om een situatie zoals in de afbeelding te voorkomen.

Vervolgens wil ik je enkele belangrijke tips geven over hoe je een regelmatige bijpraatbijeenkomst effectief kunt organiseren. 

Ik heb geprobeerd je een aantal tips te geven voor je wekelijkse inhaalslag die op het eerste gezicht misschien niet helemaal intuïtief zijn, maar des te effectiever zijn. Met deze tips kun je schitteren in je rol als baas.

1. bijpraten hoeft niet altijd achter een bureau te gebeuren

Wandelingen, bezoekjes aan cafés of gesprekken op afstand met een bewust ontspannen sfeer veranderen het gesprek.

• Voordeel: nieuwe omgeving = nieuwe ideeën. Sommige onderwerpen zijn makkelijker te bespreken in beweging dan in een steriel kantoor.

2. de “toekomstige check-in” – 5% beoordeling, 95% vooruitblik

Vermijd om van de inhaalvergadering telkens een retrospectief verslag te maken. In plaats daarvan kun je de volgende logica om de paar vergaderingen proberen:

• ✅ “Welke uitdaging zie je aankomen?” (vooruitziend, productief)
• Voordeel: je directe rapport wordt aangemoedigd om proactief te denken in plaats van reactief.

3. geen “statusupdate” – maar “Wat kan ik voor u doen?”.

Praat nooit op zo’n manier bij dat je directe rapport het gevoel heeft dat hij moet “rapporteren”.

• 🔹 In plaats daarvan: “Wat kan ik doen om je werk makkelijker te maken?”
• 🔹 Voordeel: Het wordt duidelijk dat de afspraak geen controle-instrument is, maar een hulpmiddel.

4. de “omgekeerde agenda”-methode – Het directe rapport bepaalt de onderwerpen

In plaats van als manager de vergadering te controleren, geef je de controle over aan je Direct Verslag:

• 💡 “Waar wil JIJ het vandaag over hebben?”
• 🔹 Voordeel: uw werknemer zal actiever betrokken zijn in plaats van alleen maar vragen te beantwoorden.
• Extra tip: Als de persoon twijfelt, bied dan een “themamenu” aan met 2–3 opties.

5. de “geen-werk”-bijeenkomsten: praten zonder over werk te praten

Maak van elke vierde of vijfde bijpraatsessie een niet-werkgerelateerd gesprek.
Mogelijke vragen:

• ✅ “Waar was je de laatste tijd enthousiast over – professioneel of persoonlijk?”
• ✅ “Wat zou je doen als je zes maanden vrij had?”
• Voordeel: bouwt echt vertrouwen op en bevordert langetermijnrelaties.

Hieronder vind je meer ideeën hiervoor.

6. de “one thing” methode voor gerichte feedback

Vraag aan het einde van de vergadering:

• 📝 “Wat is één ding dat ik beter zou kunnen doen als manager?”
• Voordeel: je krijgt directe, bruikbare feedback.

7. vermijd het “inhaalgesprek moeras”.

Val niet in de routine van altijd maar praten zonder verandering teweeg te brengen.

• Oplossing: Bepaal samen een specifieke actie aan het einde van elke inhaalslag.
• 🔹 Voorbeeld: “Mijn conclusie is dat we de projectdoelen duidelijker moeten communiceren – Ik zal dit in de volgende teamvergadering bespreken.”

8. maak het asynchroon – Bijeenkomsten hoeven niet altijd live te zijn

Niet elke inhaalslag hoeft een vergadering te zijn. Soms volstaat een korte schriftelijke uitwisseling via chat of spraakbericht.

• Voordeel: Bespaart tijd en zorgt ervoor dat vergaderingen echt worden gebruikt voor diepgaande discussies.

9. de “toekomstige ik”-vraag voor langetermijnontwikkeling

Stel deze vraag eens per kwartaal:

• ⏳ “Als je toekomstige zelf over een jaar – terugkijkt op vandaag, waar zou je dan trots op zijn als je het had bereikt?”
• 🔹 Voordeel: Helpt het directe rapport om langetermijndoelen duidelijker te formuleren.

Hier vind je alvast een voorbeeldagenda voor één-op-één meetings, die ik in een korte video uitleg met 5 bonustips die je meteen zouden moeten helpen:

Play

Deze tips zouden je dus goede richtlijnen moeten geven voor je wekelijkse of regelmatige bijpraatvergaderingen als baas.

Ik geef je nu eerst een agendasjabloon en vragen die algemener van aard zijn. Daarna volgen er ook nog wat creatievere, en dus zeer effectieve verdere agendavoorstellen voor je tweewekelijkse catch-up - blijf gespannen.

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je geïnteresseerd bent in een agendasjabloon voor regelmatige bijpraatvergaderingen.

Daarom vind je hier een documentsjabloon dat bij een klassiek wekelijks beoordelingsgesprek hoort.

Agendasjabloon: Wekelijkse inhaalbijeenkomst

Je kunt de template trouwens opslaan als Doc onder de eigenlijke template, maar ook als PDF- of Word-document. Klik gewoon op de “Plus”-toggle.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit agendasjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het Catch Up agendasjabloon in een andere taal wilt (bijv. Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Voordat we naar het sjabloon voor tweewekelijkse één-op-één gesprekken gaan: In de volgende video leg ik het sjabloon uit (in dit geval in Word-formaat), inclusief enkele alternatieve vragen die niet in deze tekst worden genoemd:

Play

Agendasjabloon: tweewekelijkse bijpraatvergadering

Als gratis agendasjabloon voor je tweewekelijkse medewerkers-catch-up-meeting is het volgende formulier geschikt. Zoals gezegd is het in principe ook afdrukbaar. Er moet gezegd worden dat je de template natuurlijk kunt en moet verrijken met je eigen ideeën, activiteiten en formats, afhankelijk van of je de meeting op afstand, virtueel, of ter plaatse uitvoert. De één-op-één voorbeelden of de gratis agenda is hopelijk een goed voorbeeld voor jou als leidinggevende voor het gesprek met je medewerkers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit agendasjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. Overigens zijn de downloadbare sjablonen in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. U kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl-tool als vertaler gebruiken als u het Catch Up Agenda-sjabloon in een andere taal wilt (bijv. Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Agendasjabloon: Maandelijkse inhaalbijeenkomst

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de maandelijkse bijpraatvergadering over de status van je werknemers.

Zoals je kunt zien, is het doel van dergelijke regelmatige één-op-één bijpraatbijeenkomsten met werknemers vooral om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok noodzakelijk.

Laat je overigens niet misleiden door het voorbeeld agendasjabloon: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde Direct Report zoveel mogelijk onderwerpen zelf behandelt.

Laten we nu verder gaan met enkele vragen die je ook zullen helpen bij je wekelijkse, tweewekelijkse, maandelijkse en 6-wekelijkse Catch Up-bijeenkomsten.

De volgende vragen kunnen flexibel gebruikt worden in vergelijking met het agendapatroon hierboven, daarom raad ik je aan om een paar interessante vragen mee te nemen voor je één-op-één gesprek.

Ik heb ze onderverdeeld in algemene en meer creatieve vragen.

Zoals ik al zei, zijn de vragen hierboven algemener van aard en daarom wil ik je hier nog een paar voorbeelden geven. Deze zijn vooral gericht op inhaalgesprekken waarin je verder wilt uitzoomen.

Naast de agendasjablonen en vragen zijn er natuurlijk nog andere onderwerpen waar je als leidinggevende bij stil kunt staan in je beoordelingsgesprek.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt. 

Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun inhaalgesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de medewerker vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in inhaalacties:

• Meer variatie en betrokkenheid in de Catch Up dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je inhaalgesprek met je directe rapport. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke randvoorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

Je kunt deze agendavoorbeeld ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze Catch Up Meeting Software hebben we een ingebouwde tool die de resultaten in de loop van de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een KI Assistenten tips geeft - kijk gerust eens zonder in te loggen via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou. 

En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je kunt gebruiken in je inhaalgesprek. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers.

Als supervisor of teamleider zou je nu een goede basis moeten hebben voor het inhaalgesprek met je directe rapport.

En, kun je bijna niet wachten om deze vragen te stellen? Heel goed, dat maakt me blij. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer agendasjablonen voor regelmatige inhaalvergaderingen die je vroeg of laat nodig zult hebben. 

Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Of uw catch-up meetings nu wekelijks of minder vaak plaatsvinden, één ding mag u niet vergeten: er zijn talloze vragen die u kunt stellen - maar het belangrijkste is dat u het gesprek individueel afstemt op uw medewerker. 

Onze AI Meeting Assistant voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .

Korte samenvatting: FAQ

Wat is de definitie van een inhaalvergadering?

Een bijpraatgesprek is een regelmatig, informeel gesprek tussen een manager en een medewerker. Het wordt gebruikt om actuele onderwerpen, uitdagingen en ontwikkelingen te bespreken – zonder een strikte agenda of formele druk.

Hoe vaak moeten inhaalbijeenkomsten plaatsvinden? (cadans)

De cadans hangt af van de rol en het team:

• Wekelijks – voor snel bewegende of projectintensieve teams
• Tweewekelijks – voor een goede balans tussen structuur en flexibiliteit
• ✅ Maandelijks – voor langetermijnplanning en strategische uitwisseling

Voorbeeld: een teamleider in een agile softwareteam zou wekelijkse bijpraten kunnen organiseren, terwijl een manager op strategisch gebied maandelijkse vergaderingen gebruikt.

Wat is het verschil tussen een bijpraatvergadering en een statusupdate?

Een statusupdate draait om voortgangsrapporten en kerncijfers, terwijl een bijpraatgesprek persoonlijker is en gaat over onderwerpen als motivatie, uitdagingen en feedback. Het gaat erom de medewerker als geheel te begrijpen, niet alleen zijn of haar to-dos.

Welke vragen moet een manager stellen in een bijpraatgesprek?

Er staan hierboven veel voorbeelden, hier is de korte vorm:

• “Wat gaat er nu echt goed?”
• “Welke hindernissen staan je in de weg?”
• “Is er iets dat je nu frustreert?”
• “Wat kan ik doen om je beter te ondersteunen?”

Zijn bijpraatvergaderingen echt nuttig?

Ja, regelmatig bijpraten bevordert vertrouwen, transparantie en productiviteit. Studies tonen aan dat werknemers die zich gehoord voelen meer betrokken en tevreden zijn.

Wat moet ik als werknemer zeggen in een inhaalgesprek?

Maak van de gelegenheid gebruik om te praten over successen, uitdagingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Wees eerlijk, maar oplossingsgericht.

Voorbeeld:

• ❌ “Ik ben overweldigd.” (Probleem zonder context)
• ✅ “Ik realiseer me dat ik veel parallelle taken heb. Kunnen we de prioriteiten aanscherpen?” (Constructief)

Hoe kun je inhaalgesprekken interessanter maken?

• Begin met een onverwachte vraag (bijv. “Wat heeft je onlangs verrast?”)
• Varieer de setting (wandeling, koffie, inchecken op afstand)
• Houd vergaderingen kort (15–30 minuten om de focus te behouden)

Wat te doen als inhaalvergaderingen tijdverspillers worden?

• Stel duidelijke tijdslimieten in (bijv. max. 25 minuten)
• Bepaal één doel per vergadering (in plaats van alles te bespreken)
• Uitschakelen: Sommige updates kunnen ook asynchroon via chat of e-mail worden uitgevoerd.

Regelmatige bijpraatvergaderingen zijn geen doel op zich – ze zijn een hulpmiddel voor betere samenwerking en leiderschap. Gebruik ze slim!