Hvordan skaper du større engasjement i retrospektiver i eksterne team? 5 tips
Det finnes ulike tiltak og faktorer som er relevante for å skape større engasjement i de agile sprintretrospektivene i det virtuelle eller eksterne teamet.
Jeg har oppsummert de mulige tiltakene i tabellen nedenfor og deretter gitt dem poeng etter hvor effektive og viktige de er.
Effektivitet og betydning av ulike tiltak
Tabellen nedenfor viser ulike tiltak for å fremme teammedlemmenes og de ansattes engasjement i retrospektive møter. De er kategorisert etter effektivitet og viktighet.
| Mål | Evaluering av effektivitet (1-3) | Sammenheng |
| Velge riktig mal | 2: Middels effektivitet | Gode maler kan absolutt føre til mer moro i retro, men bare i begrenset omfang. |
| Velge riktig programvareverktøy | 3: Høy effektivitet | God programvare som Echometer kan øke moroa og engasjementet i Retros gjennom lekne elementer. |
| Psykologisk trygghet i teamet | 3: Høy effektivitet | Uten psykologisk trygghet og en tillitsfull relasjon tør ikke teammedlemmene å åpne seg. |
| Kunnskap og tilpasning til teamet | 2: Middels effektivitet | Det er nyttig, men ikke nødvendig, å tilpasse retroen til teamet – de fleste team reagerer likt på tiltak som fremmer engasjement. |
| Tidligere psykologisk kunnskap | 1: Lav effektivitet | Det er ikke nødvendig med psykologisk forhåndskunnskap for å øke engasjementet i Retros. |
| Teamets størrelse | 2: Middels effektivitet | Et for stort team (fra og med åtte teammedlemmer) gjør det vanskeligere å oppnå høyere engasjement. |
| Lekne elementer | 2: Middels effektivitet | Lekne elementer (morsomme isbrytere, venteromsspill som Echometer) er gode til å aktivere selv introverte teammedlemmer. |
| Aktiv moderering | 3: Høy effektivitet | Ved for eksempel aktivt å spørre de mer stille teammedlemmene, kan man utjevne talefordelingen betraktelig. |
| Fokus på tiltak | 3: Høy effektivitet | Gode tiltak (inkludert implementering) er et avgjørende kjennetegn på vellykkede retrosatsinger og øker dermed motivasjonen for å delta. |
Effektivitetsvurderingen er basert på min personlige erfaring som Scrum Master og psykolog.
Gode maler og teknikker for økt engasjement i retrospektiver
De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.
Mal 1: WRAP Retrospektiv
WRAP Retrospektive: Slik foregår retroen
-
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
-
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
-
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Ønsker: Hva ønsker du deg?
- Risikoer: Hvilke risikoer ser du?
- Anerkjennelse: Hvem eller hva fortjener anerkjennelse?
- Puslespill: Hva er for øyeblikket et puslespill for deg?
-
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
-
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
-
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
-
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
WRAP Retrospektive
Den første malen jeg kan anbefale for mer engasjement i sprintretrospektivet i eksterne eller virtuelle team: WRAP-retrospektivet.
- Hvor finner jeg malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? De fire bokstavene og den enkle strukturen gjør det lett å gi svar.
| Retrospektive spørsmål | Ønsker: Hva ønsker du deg? | Risikoer: Hvilke risikoer ser du? | Anerkjennelse: Hvem eller hva fortjener anerkjennelse? | Puslespill: Hva er for øyeblikket et puslespill for deg? |
| Eksempel på svar | Færre møter | Er prosjektmålet realistisk med hensyn til tid? | Chris fikset feilen veldig raskt! | Hvorfor gikk produksjonen ned i forrige uke? |
Mal 2: Retrospektivt batteri
Batteri retrospektivt: Slik foregår retroen
-
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
-
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
-
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?
- Hva har tappet batteriet ditt i det siste?
- Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?
- Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?
-
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
-
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
-
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
-
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Batteri retrospektivt
Den kanskje beste retrospektivteknikken eller -malen for å skape engasjement og moro i retrospektiver i eksterne eller virtuelle team er batteriretrospektivet.
- Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? Batterimetaforen bør gi god gjenklang hos alle teammedlemmer.
| Retrospektive spørsmål | Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå? | Hva har tappet batteriet ditt i det siste? | Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste? | Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene? |
| Eksempel på svar | 70%: Jobber med samme oppgave for lenge | Snarere negative tilbakemeldinger fra våre kunder | Lagarrangementet var veldig gøy | La oss bare gjøre Daily tre ganger i uken |
Mal 3: Tre små griser i retrospekt
Tre små griser Retro 🐷: Slik foregår retroen
-
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
-
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
-
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Hus av halm: Hva har vi bygget som fortsatt holder sammen, men som kan velte når som helst?
- Et hus laget av pinner: Hva har vi bygget som er relativt stabilt, men som fortsatt kan forbedres?
- Steinhus: Hva har vi bygget som er bunnsolid?
-
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
-
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
-
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
-
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Tre små griser Retro 🐷
Åpne spørsmål
De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.
- Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? Den hjelper deg med å se på den agile sprinten med et annet blikk.
| Retrospektive spørsmål | Hus av halm: Hva har vi bygget som fortsatt holder sammen, men som kan velte når som helst? | Et hus laget av pinner: Hva har vi bygget som er relativt stabilt, men som fortsatt kan forbedres? | Steinhus: Hva har vi bygget som er bunnsolid? |
| Eksempel på svar | Registreringsprosessen er basert på «Vibe-Coding» – bør sjekkes | Dialogen i forbindelse med brukerintroduksjon er ikke godt nok utprøvd | Backend ble utviklet og implementert på en veloverveid måte, med lite teknisk gjeld! |
Steg-for-steg-veiledning: Mer engasjement i retrospektiver
Hvis du ønsker mer engasjement i dine agile sprintretrospektiver, vil jeg anbefale følgende trinn basert på tabellen ovenfor og min erfaring.
- Bygge psykologisk trygghetFokuser på å bygge psykologisk trygghet, tillit og gode relasjoner innad i teamet! Dette er grunnlaget for en åpen diskusjon i ettertid.
- Etablere mening eller formålSjekk om teamets mål er attraktive og relevante for alle. Ser alle poenget? Hvis teammedlemmene ikke bryr seg om prosjektets suksess, vil de ikke delta i retrospektivet.
- Variasjon i retrospektive malerNå kan du begynne å prøve ut nye teknikker, maler og programvareverktøy for sprintretrospektiv.
- Variasjon i retrospektive programvareverktøySpesielt den retrospektive programvaren Echometer er utviklet for å skape mer engasjement i virtuelle eller eksterne team.
- Alternerende ordstyrerDu kan også få andre teammedlemmer til å forberede og moderere retrospektivet. Kanskje spesielt de som ikke har deltatt så mye så langt.
Hvis du har prøvd alt dette og fortsatt ikke får mer engasjement i retrospektivet ditt, ta gjerne kontakt med meg – jeg hjelper deg gjerne.
VANLIGE SPØRSMÅL: Vanlige spørsmål
Hva er viktigst for å skape mer engasjement i retrospektivene?
Tre ingredienser er viktigst for å øke engasjementet i retrospektiver: Psykologisk trygghet, et motivert team og vekslende, lekne retrospektive formater, teknikker, maler og ideer er også nyttige. Disse finner du for eksempel i retrospektivverktøyet Echometer, som er spesielt utviklet for fjernretrospektiver. Du kan også finne ut mer i tabellen ovenfor.
Vår kontinuerlige forbedringsprosess fungerer ikke - hvorfor?
Det kan være mange grunner til at den kontinuerlige forbedringsprosessen ikke fungerer. For å finne ut hva årsakene kan være, er det verdt å se nærmere på følgende punkter og svare på dem:
- Føler teamet mitt seg psykologisk trygt?
- Er teamet ditt virkelig motivert – forstår alle meningen med deres nåværende, felles mål?
- Tilfører du jevnlig nye maler og teknikker til retrospektivene dine for å skape mer variasjon?
Hva bør man ta hensyn til i eksterne team, spesielt i retrospektiver?
Eksterne team bør være spesielt oppmerksomme på følgende punkter i retrospektiver:
- Velge riktig verktøy (Echometer er for eksempel ideelt for eksterne retrospektiver med høyt medarbeiderengasjement)
- Skape psykologisk trygghet og et tillitsforhold innad i teamet
- Sørg for at tiltakene registreres og gjennomføres. Dette må gjøres transparent, spesielt i eksterne team, for å fremme teamets egeneffektivitet.
