Jour Fixe: Mer effektive teammøter takket være Retro Agenda

I de fleste bedrifter har det lenge vært vanlig med regelmessige, ukentlige eller månedlige teammøter. På disse møtene oppdaterer man hverandre og diskuterer problemer i fellesskap. Man finner løsninger på problemer, slik at alle etter hvert møte er optimalt informert om den siste utviklingen i selskapet eller i den respektive avdelingen.

Vi har også regelmessige teammøter i oppstartsbedriften min. Lenge manglet vi imidlertid et konkret rammeverk (en agenda eller mal) for å organisere og strukturere disse møtene på en effektiv måte. Resultatet var en ganske intuitiv tilnærming der vi ga noen temaer for mye plass, mens andre viktige punkter fikk lite oppmerksomhet.

Utfordringene endret seg imidlertid fundamentalt da jeg oppdaget Retro-metoden –, en tilnærming som brukes av ledende organisasjoner som Spotify og andre store teknologiselskaper. Denne metoden er for lengst blitt standard i mange toppbedrifter, og kombinert med et nettbasert verktøy som støtter hele møteprosessen, har den gjort det mulig for meg å redusere varigheten av de ukentlige teammøtene betydelig og samtidig oppnå mer enn noen gang før.

I denne artikkelen vil jeg introdusere denne metoden og veilede deg gjennom møteprosessen, slik at du kan bruke konseptet direkte i teamet ditt.

Et av de største problemene med de første teammøtene våre var mangelen på forberedelser. Effektiv forberedelse betyr imidlertid ikke nødvendigvis at man må bruke timevis på å planlegge en agenda eller forberede PowerPoint-presentasjoner. Med retrometoden er det tilstrekkelig at deltakerne bruker 5-10 minutter før møtet på å svare på noen grunnleggende spørsmål. De konkrete spørsmålene kan variere, men det finnes velprøvde spørsmålskataloger for en rekke ulike temaer. I retrosammenheng kalles disse for retromaler:

Når disse spørsmålene er besvart, har man skapt et solid grunnlag for teammøtet. Med et verktøy som Echometer kan du enkelt velge en av over 50 spørsmålsmaler og sende den til alle teammedlemmene via e-post dagen før møtet. På denne måten kan alle svare på spørsmålene når det passer dem.

Så snart alle teammedlemmene har svart på de forberedende spørsmålene, kan selve teammøtet begynne. For å involvere alle deltakerne og oppmuntre til engasjement under møtet er det lurt å bruke de første fem minuttene til et innledende spørsmål. Spørsmålet trenger ikke nødvendigvis å være innholdsmessig relevant, men målet er at alle deltakerne skal bli aktive og bidra med noe. Dette bidrar til en åpen og engasjert atmosfære helt fra starten av.

Her er et eksempel på en slik oppføring:

Etter en vellykket start retter vi oppmerksomheten mot svarene på de forberedte spørsmålene. Her er det to muligheter: Enten presenterer hvert teammedlem sine egne svar og legger til en kort kommentar, eller så presenterer møtelederen alle svarene hvis man ønsker anonymitet. Denne fremgangsmåten kan være spesielt nyttig når det er snakk om sensitive temaer der teammedlemmene kan være tilbakeholdne med å snakke åpent.

Deretter diskuteres de såkalte “action items” fra forrige uke. “Action items” er konkrete oppgaver som teammedlemmene har forpliktet seg til i forrige møte. Et action item kan for eksempel være “Revidere hjemmesiden”. Dette innebærer å sjekke om handlingspunktene er fullført. Hvis en oppgave ikke er fullført, analyseres årsaken til dette for å avgjøre om oppgaven skal videreføres eller forkastes. Hvis det f.eks. ikke var mulig å revidere hjemmesiden på grunn av ferie hos personen som hadde tilgang til den, fortsetter oppgaven. Hvis det derimot viser seg at det ikke er nødvendig å revidere hjemmesiden, kan oppgaven forkastes.

Det er viktig å ikke belaste seg selv med for mange oppgaver, men heller definere sentrale og gjennomførbare tiltak. En gjennomgang av disse punktene gir en utmerket mulighet til å finne ut om og hvordan de oppsatte målene kan nås, og hva som kan forbedres i fremtiden.

Etter min mening er dette trinnet selve kjernen i teammøtet vårt. Her får hvert teammedlem mulighet til å stemme over hvilke svar og temaer som skal diskuteres mer inngående i hele teamet. Alle får et visst antall stemmer som de kan fordele på de ulike svarene.
Denne metoden forhindrer at det oppstår ukontrollerte diskusjoner. I stedet fokuserer vi på de temaene som anses som spesielt relevante av hele teamet.

Tidligere hadde teamet vårt en tendens til å snakke tilfeldig om ulike temaer, noe som ofte gjorde møtene våre lite målrettede. Siden vi introduserte retro-metoden, har dette endret seg fundamentalt: Diskusjonene våre er nå mer strukturerte og fokuserte – en virkelig gamechanger! Møtene varer bare halvparten så lenge, men er minst dobbelt så effektive.

Når de viktigste punktene er prioritert, starter den felles diskusjonen og analysen i teamet. Vi idémyldrer frem løsninger på de identifiserte problemene og utvikler effektive tilnærminger.

Fra disse løsningsansatsene utleder vi konkrete handlingstrinn – våre såkalte «Action Items».

Denne enkle, men effektive prosessen gjør oss i stand til å ta opp de viktigste spørsmålene på møtet og utvikle levedyktige løsninger for fremtiden.

På slutten av møtet gjennomfører vi en kort spørreundersøkelse der hvert teammedlem kan vurdere på en skala fra 1 til 10 hvor effektivt og verdifullt møtet var.

I denne fasen kan vi kort diskutere evalueringene som er gitt, og få verdifull innsikt med tanke på fremtidige møter. Målet er å kontinuerlig forbedre teammøtene våre og gjøre dem mer effektive.

Å følge dette opplegget viser hvor smidig og lærerik prosessen kan være. Retro-metoden er mer enn bare et verktøy for effektive teammøter; den er et middel til kontinuerlig læring, til å utvikle seg som team og til å vokse sammen.

Innføringen av retro-metoden i vår oppstartsbedrift har revolusjonert teammøtene våre. Ved systematisk å strukturere og fokusere på de virkelig viktige temaene har vi forbedret produktiviteten og effektiviteten i møtene våre dramatisk.

Hvis du ønsker å få mest mulig ut av teammøtene dine, anbefaler jeg at du prøver denne metoden. Den mest effektive måten å gjøre dette på er å bruke et spesialisert verktøy som Echometer. Ved hjelp av dette verktøyet kan du enkelt spore den perfekte møteflyten og trenger bare å bruke 1-2 minutter på forberedelsene. Verktøyet veileder deg gjennom hele prosessen, slik at du kan konsentrere deg fullt og helt om innholdet og teamets aktive deltakelse.

 

Prøv det nå!