Hvordan kan man oppmuntre direkte underordnede og ansatte til å forberede seg til en-til-en-møter?

Det finnes ulike tiltak og tilnærminger som kan iverksettes hvis den direkte underordnede eller medarbeideren ikke møter forberedt til det regelmessige (vanligvis hver 14. dag) en-til-en-møtet med deg som leder.

Her er effektiviteten av tilnærminger eller tiltak rangert etter min personlige erfaring og kunnskap som leder, Scrum Master og psykolog – hvilke tiltak fungerer best?

Mål	Verdivurdering	Sammenheng
Skriv regelmessige påminnelser	1: Lav effektivitet	Hvis medarbeiderne er umotiverte og fantasiløse, har påminnelser liten effekt
Klargjøre formålet med 1-til-1	2: Middels effektivitet	Det kan være nyttig å klargjøre det faktiske målet med en-til-en-samtalene sammen, og det kan redusere presset eller engstelsen blant medarbeiderne.
Fokuser på det som fungerer godt	3: Høy effektivitet	Å snakke om ting der en naturlig samtale rett og slett oppstår, kan være veldig bra for å utvikle et tillitsfullt forhold.
Gå foran med et godt eksempel	2: Middels effektivitet	Å bruke tilstrekkelig tid på gode forberedelser er en forutsetning for å kunne forvente det samme av medarbeideren.
Snakker om ting som ikke har med jobben å gjøre	3: Høy effektivitet	Ikke-jobbrelaterte temaer kan være supert for å bygge felles tillit – og dette gjør det lettere å åpne seg.
Tydeliggjør motivasjonen	2: Middels effektivitet	Direkte konfrontasjon med det faktum at ansatte virker mindre motiverte til å ta opp temaer? Suboptimalt, bedre å avklare generelle forventninger til avtalen
Fokus på læring	2: Middels effektivitet	Å fokusere på å reflektere over hva medarbeiderne har lært den siste tiden, kan være ganske effektivt.
Endre rytmen	1: Lav effektivitet	Dette bør være et av de siste tiltakene som iverksettes, og det bør bare gjøres hvis begge parter ikke har behov for det, samarbeidet er optimalisert og det er lite fokus på medarbeiderutvikling.
Bruk 1-til-1-verktøy	2: Middels effektivitet	Ved hjelp av spesialutviklet programvare for én-til-én-møter, som Echometer, kan du forberede deg raskt, dokumentere møtene og stille gode refleksjonsspørsmål som leder.

Forhåpentligvis vil konteksten hjelpe deg til å forstå hvor jeg henter min vurdering av effektiviteten fra.

Steg-for-steg-veiledning: Bedre forberedelse av direkte underordnede i 1-til-1-møter

Ønsker du at programvareutviklerne dine skal være bedre forberedt til én-til-én-møter med deg som leder, og at de skal ta opp temaer oftere? Basert på tabellen over med estimert effektivitet av tiltakene, vil jeg anbefale følgende trinnvise veiledning:

1. RelasjonsbyggingHvis dere ikke kjenner hverandre så godt ennå, eller hvis du ikke har et godt forhold til den ansatte, kan du snakke om uformelle temaer for å bygge opp mer tillit. 

2. Avklar forventningeneDefiner sammen hvorfor dere i det hele tatt avholder 1-til-1-møter (f.eks. medarbeiderutvikling, løse blokkeringer osv.). Noen medarbeidere kan frykte at visse uttalelser i en-til-en-møtet kan bli brukt mot dem i den årlige medarbeidersamtalen.

3. Still gode spørsmålSom leder bør du ha en plan for hvordan du ønsker å coache medarbeideren din, uansett hvem det gjelder. I den forbindelse bør du for eksempel jevnlig gjennomgå ulike temaer og reflektere over dem sammen med medarbeideren:

   1. Medarbeidernes tilfredshet med tilbakemeldinger
   2. Medarbeidernes tilfredshet med arbeidet generelt
   3. Medarbeidernes tilfredshet med møter

4. Prøv ut verktøyEt knep for å få flere ansatte til å delta kan også være å bruke dedikert programvare for 1-til-1-møter, som Echometer. Echometer hjelper begge parter med å forberede seg godt ved hjelp av maler, men også påminnelser og automatisert dokumentasjon.

Hvis du har klart disse fire trinnene, bør sannsynligheten for en godt forberedt medarbeider i en-til-en-møtet øke betraktelig.

Vanlige spørsmål: Ofte stilte spørsmål

Her er noen ofte stilte spørsmål i denne sammenhengen.

Hvorfor er ikke de direkte rapporterende forberedt på 1-til-1-møter?

Det kan være mange grunner til at dine medarbeidere eller direkte underordnede ikke er like godt forberedt til medarbeidersamtalen eller det vanlige en-til-en-møtet. Her er de tre viktigste grunnene som du bør analysere:

• Psykologisk sikkerhetMedarbeiderne stoler ikke på seg selv eller føler seg ikke psykologisk trygge.
• UvitenhetMedarbeiderne vet ikke hvilke temaer de skal ta med seg, eller kjenner ikke forventningene til 1-1-møtet.
• MotivasjonMedarbeiderne er ikke interessert i å utvikle seg videre eller delta aktivt i forbedringsarbeidet.
• VerktøyDårlige 1-til-1-møteverktøy eller videoprogramvare kan også redusere de ansattes motivasjon, mens dedikerte 1-til-1-møteverktøy som Echometer kan øke den.

Hvorfor virker noen Direct Reports så umotiverte og deltar i liten grad i møter?

Det kan være mange grunner til at enkelte medarbeidere eller direkte underordnede ikke deltar i møter og en-til-en-samtaler med ledere. Her er noen grunnleggende årsaker som du bør analysere.

• Psykologisk sikkerhetMedarbeiderne stoler ikke på seg selv eller føler seg ikke psykologisk trygge.
• ForventningerMedarbeiderne er ikke klar over at det forventes en høy grad av møtedeltakelse fra deres side.
• InkompetanseFor noen temaer har medarbeiderne rett og slett lite å bidra med innholdsmessig.
• Uklare og lite attraktive målEn enkel årsak til lav motivasjon kan være at teamets nåværende mål er uklare eller ikke virker attraktive for medarbeideren.

Hvis du vil lære mer om motivasjonspsykologi, kan jeg også anbefale denne e-boken: 12 workshops for mer motivasjon i teamet .

Hva kan jeg som leder for programvareutvikling gjøre for å hjelpe programvareutviklere og ingeniører med å forberede seg bedre til 1-til-1-møter med meg som leder?

Basert på tabellen og den trinnvise prosessen ovenfor er det fire enkle trinn:

1. Bygg opp et godt forhold til medarbeiderne slik at de virkelig åpner seg.
2. Gjør det klart hva du forventer av medarbeiderne i 1-til-1-møter. Sett eventuelt et utviklingsmål for den ansatte
3. Forbered deg på 1-til-1-møtet med gode spørsmål
4. Prøv en dedikert programvare for én-til-én-møter, for eksempel Echometer, som hjelper deg med ulike funksjoner for å øke medarbeidernes engasjement i én-til-én-møter.