Ferdig er ikke lik ferdig – et eksempel på Definition of Done
Her om dagen forberedte jeg en workshop sammen med en kollega. Vi ble raskt enige om innholdet, det eneste som manglet var en passende PowerPoint-presentasjon. For å kunne jobbe med presentasjonen så effektivt som mulig, delte vi den opp tematisk. Da vi satte oss ned for å diskutere det ferdige utkastet, ble et stort problem tydelig: Vi hadde svært ulike oppfatninger av hva som faktisk kjennetegner et “ferdig utkast”.
Dette problemet kan også oppstå i agile Scrum-team. Etter to uker når teamet slutten av sprinten, men det er uenighet om hvorvidt produktinkrementet allerede er ferdig og kan flyttes fra “in progress” til “done”. Denne uenigheten fører til diskusjoner som igjen påvirker klimaet i teamet negativt. For å forhindre slike diskusjoner og sikre et effektivt teamarbeid finnes det en artefakt i Scrum-verdenen som kalles “Definition of Done” (DoD).
Hva er en definisjon av ferdig?
Definisjon av ferdig betyr bokstavelig talt “definisjon av ferdig”. Det betyr at teamet blir enige om hva som må gjøres for at en funksjon skal anses som ferdig. I praksis kan Definition of Done fremstilles som en slags sjekkliste som brukes i løpet av sprinten og spesielt på slutten for å sjekke om visse ferdigstillelseskriterier er oppfylt. For programvareutviklingsteam kan disse kriteriene for eksempel være følgende:
- Dokumentasjon er utarbeidet.
- Koden er fullstendig implementert og kommentert.
- Det ble gjennomført en kodegjennomgang.
- …
Hvorfor er en definisjon av “ferdig” viktig?
At målsetting har stor betydning for prestasjoner, er ingen ny innsikt. Målsetting er et mye utforsket tema innen psykologien (jf. Locke & Latham, 2006). Det har vist seg at prestasjonene er høyest når målene er så spesifikke og utfordrende som mulig uten å virke uoppnåelige. Definition of Done er imidlertid ikke en metode for å sette mål (men hvis den skal brukes, er det en metode for å sette mål). Støtte til å sette seg mål Hvis du trenger hjelp, hjelper vi deg gjerne); det er snarere snakk om kriterier som må oppfylles for å nå målet.
Disse kriteriene er viktige for å skape en felles forståelse i teamet. En forståelse av hva hvert enkelt teammedlem må oppnå for å nå det felles målet. Det handler altså om individuelle prestasjoner som til syvende og sist utgjør en teamprestasjon.
Hvis vi ser på spørsmålet om DoD fra produkteierens ståsted, blir helt andre problemer tydelige. Hvis det ikke er klart definert når et produktinkrement anses som ferdig, kan det føre til uenighet med kunden når produktet presenteres for ham. Hvis dette skjer og et uferdig produkt presenteres, blokkeres muligheten for tilbakemelding fra kunden.
Kontinuerlig forbedring
Siden en Definition of Done ikke er et statisk konsept, men kan og bør være i konstant utvikling eller endring, gir den også teamet mulighet til å lære. Hvis teamet på slutten av en sprint innser at det ikke klarte å oppfylle kriteriene i definisjonen av ferdig, kan teammedlemmene enten justere definisjonen av ferdig for å tilpasse den til de faktiske resultatene, eller så kan teamet trekke konklusjoner for neste sprint og endre sin egen arbeidsmåte.
Prøv Echometer gratis nå og få ny inspirasjon til retrospektivene dine!
Disse refleksjonene over definisjonen av ferdig bør gjøres av teamet under retrospektivet. Mulig Echometer-artiklerSpørsmålene som kan stilles som forberedelse er
Vi har klare Definitions of Done for våre krav.
Jeg vet som regel hvor vi står når det gjelder å nå våre felles mål.
Mål: Målene mine er i tråd med målene til kollegene mine.
Teamet dekker all den kompetansen vi trenger for å nå målet vårt.
De setter ikke bare spørsmålstegn ved om det i det hele tatt finnes en “Definition of Done” i teamet, men også hvordan åpenhet, autonomi og rolleklarhet er i teamet.
Du finner hele vareutvalget i vår Retro-verktøy.
Hvordan kan teamet vårt definere det som er gjort? Et eksempel på en workshop
Vi har vist deg hva en Definition of Done er og hvorfor den er viktig for effektivt samarbeid i Scrum-team. Men hvis teamet ditt ikke har opprettet en DoD ennå, lurer du sikkert på hvordan den fungerer.
I prinsippet er det viktig at teamet tar seg god tid til å utarbeide dokumentet. Til slutt bør man ende opp med et dokument som alle teammedlemmene kan identifisere seg med, og som ikke bare blir sett på som et nødvendig onde. Derfor anbefaler vi et workshop-lignende format med Scrum Master som ordstyrer. Hvert teammedlem bør tenke gjennom hvilke kriterier som er viktige for ferdigstillelsen av produktet, og teamet kan deretter oppsummere disse tankene. På samme måte har vi utviklet et workshopformat for målsetting. Ta en titt for å få ideer til din Definisjon av ferdig-workshop!
Den ferdigstilte DoD-en kan brukes i retrospektiver, for eksempel i form av trafikklyset Definition-of-Done:
- Skriv kriteriene for definisjonen av ferdig under hverandre.
- Tegn en rød, en gul og en grønn firkant ved siden av hver av dem.
- For hvert element i Definition of Done markerer teammedlemmene om det ble implementert godt, middels godt eller dårlig i forrige sprint.
- Diskuter de tre som nevnes hyppigst i det røde området.
- Juster definisjonen av ferdig om nødvendig.
Konklusjon – Ferdig?
Noen ord til slutt: Det finnes ikke noe som heter “ferdig” i det agile miljøet. Ferdig betyr bare at noe er foreløpig ferdig, men at det når som helst kan og bør gjøres ytterligere justeringer og forbedringer. Dette er et av de mange vakre aspektene ved smidig arbeid: kontinuerlig forbedring.
Spesielt spennende: Noen ganger er punkter “ferdige” helt til kunden kommer og stiller spørsmål ved hele løsningen, og dermed rokker ved grunnlaget for antakelsene om kundens behov. I slike situasjoner blir det tydelig om teamet virkelig har prioritert kundefordeler fremfor fremdrift i sakssystemet.
En klar definisjon av hva som er gjort, kan bidra til å unngå konflikter og øke ytelsen. Hvis du er interessert i flere måter å nå dette målet på, bør du også ta en titt på artikkelen vår om den fantastiske sannheten bak det smidige tankesettet se. Eller berik tilbakeblikkene dine ved å ta hensyn til de nyeste vitenskapelige funnene innen psykologi.
Nettopp for å oppfylle dette løftet har vi utviklet retroverktøyet Echometer. Hvis du er interessert i hvordan (og om) Echometer fungerer, kan du lese Holgers erfaringsrapport om verktøyet vårt:
Vil du ta teamet ditt til et nytt prestasjonsnivå? Retro-verktøyet vårt kan hjelpe deg med det. Her er Holgers erfaringer med det:
Holgers erfaringsrapport om Remote Retro-verktøyetKilder
Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x
