Åpen tilbakemelding i teamets retrospektive møter

Jeg jobbet en stund i et selskap der tilbakemeldingskultur var en sentral del av selskapets formålsparagraf. I teamenes retrospektiver la jeg imidlertid merke til at det svært sjelden ble gitt virkelig konstruktive tilbakemeldinger. Problemer ble iblant fortiet, og de ansatte utviklet sjelden felles tiltak for å unngå kritikk hvis de ikke ble gjennomført. I motsetning til det som er beskrevet i formålsparagrafen, ble det ikke praktisert en åpen tilbakemeldingskultur.

Dette fenomenet kan observeres i mange organisasjoner. For la oss være ærlige: Ingen av oss liker å komme med kritikk. Og hvis vi ikke kommer med tydelig kritikk, har vi heller ikke noe konkret referansepunkt for nye forsetter.

Refleksjoner i tilbakeblikk 

Det viktigste med samarbeid er regelmessig utveksling av informasjon og konstruktiv kommunikasjon. Men for å unngå kaos og fremme effektivitet og engasjement blant medarbeiderne, bør alle komme forberedt til teammøtene.

På Retrospektiv Det er en god idé at de ansatte på forhånd tenker gjennom hvilke tilbakemeldinger de ønsker å gi, og hva de trenger tilbakemelding på fra kollegene sine. Retroverktøyet vårt er en støtte for teammedlemmene: Vi ber om at enkelte punkter tas opp på forhånd, slik at medarbeiderne er forberedt på visse temaer allerede før møtet. Vet du ikke hva retrospektiv er? Da kan du ta en titt på Ofte stilte spørsmål til det!

Under slike forhold har man en dynamisk, felles arbeidsprosess og kan basere seg på kunnskapen om alle for å avgrense målene og utlede tiltak.

Du ønsker å fremme åpenhet i teamet ditt og utvikle det bærekraftig – målbart? Nettopp derfor har vi utviklet vårt team workshop-verktøy Echometer for retroer. Mer informasjon om det her:

Oppmuntre til åpne tilbakemeldinger i teamet

Høres det enkelt ut? Under visse omstendigheter er det det! Og vi skal vise deg hvordan.

Gi åpen tilbakemelding – Hvordan? Hvorfor? Hva?

Tilbakemeldinger er ikke bare moderne og på alles lepper, det er faktisk svært gunstig for felles og individuelle prestasjoner. Forutsatt at den brukes på riktig måte.

For at tilbakemelding skal være konstruktiv, bør den følge et bestemt skjema (jf. Fiege, Muck & Schuler, 2014). Det første trinnet er evalueringen. Denne bør inneholde følgende aspekter:

Etter evalueringen bør det følge en konkret plan der man utvikler forslag til forbedringer og utleder (nye) arbeidstrinn.

Hvis du har dette i bakhodet, vil samarbeidet garantert fungere bedre. Hvert teammedlem har klare referansepunkter, kan automatisk forberede seg bedre og får åpne tilbakemeldinger på et saklig nivå.

For å alltid være oppdatert og ta et skritt i retning av smidighet, bør slike retrospektiver ideelt sett finne sted hver 1. til 2. uke. Spesielt i et smidig arbeidsmiljø jobber man ofte i heterogene team. Dette er en utfordring for mange i samarbeidet. Ved hjelp av vellykkede retrospektiver og åpen tilbakemelding fungerer imidlertid heterogene team som en mulighet i stedet for en utfordring.

Praktiske tips for åpen tilbakemelding

Start i deres neste retro rett og slett med det første punktet i skjemaet – man kan si, «retro-klassikeren»: Drøfting av situasjonen<span>. Målet er å reflektere over arbeidsprosessen deres og sjekke hva som har bidratt til suksess og hvordan dere vil fortsette.

Det er nyttig for hvert teammedlem å tenke gjennom hva som har blitt gjort siden forrige retro, og hva som gikk bra og/eller dårlig. Følgende spørsmål kan være nyttige (du finner en grov oversikt over fremgangsmåten og spørsmålene i figuren):

• På en skala fra 1-10: Hvor langt har vi kommet i å fullføre oppgaven? Og hva mangler til 10?

Du skal få se: Når du svarer på slike spørsmål, kommer det frem mange fakta som du ikke var klar over tidligere.
Etter idédugnaden bør dere diskutere funnene i plenum. Det er viktig at alle deltakerne føler seg trygge. Du finner mer informasjon om dette i artikkelen vår om Psykologisk sikkerhet lese om det. Jeg er sikker på at dere kan hjelpe hverandre og til og med rose en eller to konkrete suksesser.

Hvordan du kan avgjøre om et arbeidstrinn kan beskrives som “fullført” er forklart i artikkelen om Definisjon av ferdig .

Hvordan kan vi hjelpe?

Hvis regelmessige og åpne tilbakemeldinger fortsatt er en utfordring i teamet ditt, kan du bruke våre Nettbasert verktøy for retrospektiver være til stor hjelp. Med utgangspunkt i vår psykologiske kunnskap har vi utviklet skreddersydde produkter for team som ditt, som gjør det lettere å trekke seg tilbake og styrke samarbeidet. Det er bare å prøve!

Kilder

Klein, C., Diaz-Granados, D., Salas, E., Le, H., Burke, C. S., Lyons, R., & Goodwin, G. F. (2009). Fungerer teambuilding? Small Group Research, 40(2), 181–222. https://doi.org/10.1177/1046496408328821