Työskentelin jonkin aikaa yrityksessä, jossa palautekulttuuri oli keskeinen osa yrityksen toiminta-ajatusta. Huomasin kuitenkin, että tiimin retrospektiiveissä todella rakentavaa palautetta annettiin vain hyvin harvoin. Ongelmista vaiettiin toisinaan, ja työntekijät kehittivät harvoin yhteisiä työvaiheita, jotta vältyttäisiin kritiikiltä, jos niitä ei saavutettu. Toisin kuin toiminta-ajatuksessa, avointa palautekulttuuria ei harjoitettu.
Tämä ilmiö on havaittavissa monissa organisaatioissa. Olkaamme rehellisiä: kukaan meistä ei halua esittää kritiikkiä. Ja jos emme nimeä selkeää kritiikkiä, meillä ei ole konkreettista vertailukohtaa uusille päätöslauselmille.
Pohdintoja retrospektiivissä
Yhteistyön ehdoton edellytys on säännöllinen tiedonvaihto ja rakentava viestintä. Kaaoksen välttämiseksi sekä tehokkuuden ja työntekijöiden sitoutumisen edistämiseksi kaikkien tulisi kuitenkin saapua tiimipalaveriin valmistautuneena.
Osoitteessa Retrospektiivit Työntekijöiden on hyvä miettiä etukäteen, millaista palautetta he haluavat antaa ja mistä he tarvitsevat palautetta kollegoiltaan. Retrospektiivityökalumme tarjoaa tukea tiimin jäsenille: tiettyjä asioita kysytään etukäteen, jotta ihmiset ovat jo ennen kokousta herkistyneet tietyille aiheille.Etkö tiedä, mitä retrospektiivit ovat? Tutustu sitten meidän UKK siihen!
Näissä olosuhteissa kyseessä on dynaaminen, yhteinen työskentelyprosessi, ja voidaan luottaa siihen, että - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. kaikkien tietämys tavoitteiden ja toimenpiteiden tarkentaminen.
Haluatko edistää avoimuutta tiimissäsi ja kehittää sitä kestävällä – mitattavissa olevalla – tavalla? Juuri siksi olemme kehittäneet tiimityöpajatyökalumme Echometer for Retros. Lisätietoja täältä:
Kuulostaa yksinkertaiselta? Tietyissä olosuhteissa se onkin! Ja me näytämme sinulle miten.
Avoimen palautteen antaminen – Miten? Miksi? Miksi?
Palaute ei ole vain nykyaikaista ja kaikkien huulilla, vaan se on itse asiassa erittäin hyödyllistä yhteisen ja yksilöllisen suorituskyvyn kannalta. Edellyttäen, että sitä käytetään oikealla tavalla.
Jotta palaute olisi rakentavaa, sen tulisi noudattaa tiettyä kaavaa (ks. Fiege, Muck & Schuler, 2014). Ensimmäinen vaihe on Arviointi. Tähän olisi sisällyttävä seuraavat näkökohdat:
Arvioinnin jälkeen olisi laadittava konkreettinen suunnitelma. Tämän jälkeen järjestetään työpaja, jossa laaditaan parannusehdotuksia ja johdetaan (uusia) työvaiheita.
Jos pidät tämän mielessäsi, yhteistyö toimii taatusti paremmin. Jokaisella tiimin jäsenellä on selkeät vertailukohteet, hän voi automaattisesti valmistautua paremmin ja hän saa avointa palautetta asiallisella tasolla.
Jotta olisit aina ajan tasalla ja ottaisit askeleen kohti ketteryyttä, tällaiset katsaukset olisi järjestettävä parhaimmillaan 1 – 2 viikon välein. Erityisesti ketterässä työympäristössä työskennellään usein heterogeenisissä tiimeissä. Monille tämä on yhteistyön haaste. Onnistuneiden retrospektiivien ja avoimen palautteen avulla heterogeeniset tiimit toimivat kuitenkin pikemminkin mahdollisuutena kuin haasteena.
Käytännön vinkkejä avoimeen palautteeseen
Seuraavassa retro, yksinkertaisesti aloittaa ensimmäinen kohta järjestelmän – voisi sanoa "retro klassikko": keskustelu tilanteesta. Tarkoituksena on pohtia työprosessiasi ja tarkastella, mikä vaikutti onnistumiseen ja miten haluat edetä.
On hyödyllistä, että jokainen ryhmän jäsen tekee aivoriihen siitä, mitä tarkalleen ottaen on tehty edellisen retron jälkeen ja mikä meni hyvin ja/tai huonosti. Seuraavat kysymykset ovat hyödyllisiä (karkea yleiskuva menettelystä ja kysymyksistä on kuvassa):
- Asteikolla 1-10: Kuinka pitkällä olemme tehtävän suorittamisessa? Ja mitä puuttuu 10:stä?
Tulet näkemään: Kun vastaat tällaisiin kysymyksiin, esiin tulee monia seikkoja, joista et ollut aiemmin tietoinen.
Aivoriihen jälkeen teidän tulisi keskustella tuloksista täysistunnossa. On tärkeää, että kaikki osallistujat tuntevat olonsa turvalliseksi. Voit lukea tästä lisää artikkelistamme, joka käsittelee Psykologinen turvallisuus lue siitä. Olen varma, että voitte auttaa toisianne ja jopa kehua yhtä tai kahta konkreettista onnistumista.
Miten voit todeta, voidaanko työvaihetta kuvata "valmiiksi", selitetään artikkelissa, joka on osoitteessa Määritelmä Done.
Miten voimme auttaa?
Jos säännöllinen ja avoin palaute on edelleen haaste tiimissänne, meidän tarjoamamme Verkkotyökalu retrospektiivejä varten on suuri apu. Psykologiseen tietotaitoon perustuen olemme kehittäneet teidän kaltaisillenne tiimeille optimaalisesti räätälöityjä kohteita, jotka parantavat retroja ja vahvistavat yhteistyötä. Kokeile vain!
Lähteet
Klein, C., DiazGranados, D., Salas, E., Le, H., Burke, C. S., Lyons, R., & Goodwin, G. F. (2009). Toimiiko tiimin rakentaminen? Small Group Research, 40(2), 181–222. https://doi.org/10.1177/1046496408328821
