7つのテンプレートとガイド定期的な従業員チェックイン

マネージャーとして最も重要なミーティングは何だと思う？チームのパフォーマンスに最も大きな、おそらく最も永続的な影響を与えることができるのはどこだろう？そうだな、コーヒーブレイクの時だ。あはは、わかった、冗談だよ。もちろん、私が言っているのは、従業員やチームメンバーとの定期的な1対1のチェックイン・ミーティングのことだ。ここで、適切なチェックイン・テンプレートが素晴らしい効果を発揮する。

1対1のミーティングには、チームミーティングよりも大きな利点がある。チーム内での見栄の問題ではない。何か物議を醸すようなことを言っても、他の人がすぐに批判することはない。 

心理的安全の達成は、ここでは自動的に少し容易になる（詳細はこちら）： アジャイルチームにおける心理的安全性 ).もちろん、上司として直属の部下に1対1のチェックインで適切な雰囲気を作ることが条件だが。 

このガイドでは、その方法と、チェックイン・ミーティングを成功させる方法を紹介する。また、チェックイン・ミーティングのテンプレート（PDF、Excel、XLSX、Word、Google Sheets、PPTなど、さまざまなフォーマットがある）や、チェックイン・ミーティングに適した質問なども紹介する。しかし、大まかな定義から簡単に始めよう：チェックイン・ミーティングとは何か？

チェックイン・ミーティングの指示とテンプレート

チェックイン・ミーティングとは何か？

チェックインミーティングは、上司の標準的なレパートリーの一部です。基本的な考え方は簡単です。私は、例えば毎週、隔週、毎月、または四半期ごとに従業員と会話をして、最新の情報を把握し、リードします（つまり、障害を解消したり、方向性を示したりするなど）。リモートでもオンサイトでも関係ありません。

チェックイン・ミーティングの具体的な定義となると、厄介なことになる。チェックイン・ミーティング」と「1対1のミーティング」という言葉は、実際にはしばしば同じ意味で使われている。 

理論的には、純粋に業務上のタスクに焦点を当てるチェックイン・ミーティングと、従業員（例えばトレーニング）と私との関係に焦点を当てる1対1のミーティングを区別することができる。これがチェックイン・ミーティングの定義に最も近いだろう。

チェックイン・ミーティングの指示とテンプレート

チェックイン・ミーティングの目的と狙い

チェックイン・ミーティングの目的も狙いも、対面での1対1ミーティングをどの程度の頻度で行うかによって、実際には異なる。

• より頻繁なチェックインミーティングの目的：通常、非常に定期的な、例えば毎日、毎週、または2週間に1回のチェックインミーティングは、より業務的な目的がある：現在の仕事について話し合う。従業員は現在何に取り組んでいるのか、何を調整する必要があるのか、マネジャーとしてどのように手助けできるのか。
• チェックイン・ミーティングの頻度を減らす：1対1のチェックイン・ミーティングを月に1回、2カ月に1回、四半期に1回、あるいは年に1回しか行わないのであれば、その目的はもっと多岐にわたるだろう。そうなれば、タスクの管理よりも従業員に焦点を当てることになる：例えば、その社員はどのように仕事をしているのか、その社員をさらに伸ばすにはどうすればいいのか、などだ。

ここでの説明は、バーチャル・チェックインやデジタル・チェックインだけでなく、オフィスで直接行われるチェックインにも当てはまる。

1対1のミーティングについてもっと知りたい方は、このテーマに関する記事をご覧いただきたい： ガイド：1対1の会話を成功させるための6つのヒント。

また、私は自分の小さな調査の結果を発表するYoutubeビデオも作成しました。私は100人のマネージャーに、なぜ1対1のミーティングをするのかを定性的なインタビューで尋ねました。ぜひ見てみてください。

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チェックイン・ミーティングの指示とテンプレート

良いチェックイン・ミーティングの質問

次に、毎月のチェックイン・ミーティングで使える質問の無料テンプレートをいくつか紹介しよう。古典的なものもあれば、創造的、感情的、あるいは楽しいものもある。最後に、新入社員とのチェックイン・ミーティングのための質問をいくつか紹介しよう。長時間のチェックイン・ミーティングを計画している場合でも、短時間のチェックイン・ミーティングを計画している場合でも、最も重要なチェックイン・トピックをカバーするのに役立つはずだ。

ここにいくつかの名作がある：

上記の質問は、良い出発点になるはずだ。もう少し遊び心があってクリエイティブなことがお好きなら、例えば毎月のチェックインで従業員の雰囲気に注目するような場合に特に役立つ、楽しいチェックインの質問をいくつか紹介しよう：

チェックイン・ミーティングの指示とテンプレート

7つの無料チェックイン・ミーティング・テンプレート

チェックイン・ミーティングは、その頻度にかかわらず、一般的に同じような構造を持つ。これは、プロジェクトマネジメントのチェックインミーティングの一般的なテンプレートといえる：

• アイスブレーカーを行い、会議への到着を遅らせ、世間話をする。例えば元気かい？
• 課題についての議論（これが焦点の場合）。例えばこうだ：今、自分のタスクはどこにあるか？
• 測定基準とKPIについての議論と見解（これが焦点である場合）。質問例：現在、メトリクスとKPIに関してどのような状況にあるか？
• ムードについての議論（これが焦点の場合）。例えば自分の仕事全体にどの程度満足しているか？
• 障害とサポート質問例：目標を達成するために必要なものはすべて揃っているか？上司として、どのようなサポートができるか？
• 次のステップ私たちの会話に基づき、次回の1対1のチェックインに向けて、どのような行動やリマインダーをとらえるべきか？

これは基本的なテンプレートとして、すでに役立つはずだ。この他にも、1対1のチェックインに使える無料のテンプレートやアクティビティを様々なフォーマット（PDF、Excel / XLSX、Word、Google Sheets、PPT）で紹介したい。これらはダウンロードして自分で編集・印刷し、オンサイト（またはリモート）ミーティング用にカスタマイズすることもできる。

以下の書式は、毎週従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

ちなみに、これは下のYouTubeビデオに出演している私だ。月例1対1ミーティングのテンプレートについてもう少し詳しく知りたい方は、ビデオを見てほしい。

一対一の会話をできるだけ巧みに進めたいなら、ビデオの中でいくつかのハッとさせられる瞬間を体験してほしい：

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以下の書式は、毎月の従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

この動画では、従業員面談用のアンケートの簡単で効果的なテンプレートをご紹介します。

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以下の書式は、感情に焦点を当てた従業員の気分チェックイン用の無料テンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

ところで、管理職として従業員の定期的なチェックインにエクセルのテンプレートを使いたい場合は、このビデオを見てほしい。このビデオでは、その使い方を説明し、もうひとつ役立つヒントを紹介している。

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以下の書式は、クリエイティブな従業員状況チェックのための無料テンプレートとして適している。原則として、質問は毎週、毎月、あるいはそれ以下の頻度のチェックインに適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

以下の書式は、四半期ごとに従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

その間に、この件に関するビデオも録画した： 生産的な四半期ごとの1対1ミーティングのための7つのヒントを含む.お気軽にご覧いただきたい：

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以下の書式は、従業員のオンボーディング・チェックイン用の無料テンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

以下の書式は、新しい職場で90日後、あるいはおそらく新しい職務に就いた後の従業員チェックイン用の無料テンプレートである。

念のため：上のトグルで、このテンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）のチェックイン・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用することができる。

お探しのテンプレートは見つかっただろうか？そうでない場合は、当社のEchometerオンライン1：1ツールで、もっと多くのテンプレートや質問を見つけることができる。続けて、従業員チェックを成功させるための5つのヒントを紹介しよう。

チェックイン・ミーティングの指示とヒント

5つのヒントチェックイン・ミーティングを成功させるには

次の漫画は、1対1のチェックイン・ミーティングがうまくいかないときの様子をよく表している。

しかし、以下のヒントを参考にすれば、何とかすることができる。

ヒント1：関係を築く

新入社員や一般社員との面談では、リラックスした雰囲気を作り出し、ユーモアを交える。良好な関係は、率直さと信頼を促進する。

ヒント2：会議を押し付けない

会話が有意義であると認識されるようにする。参加を強制してはならない– 交流と内省のための真の機会であるべきである。疑問があれば、ミーティングの頻度を減らすことに同意する。

ヒント3：従業員に合わせる

内向的な社員、外向的な社員、地位志向の社員など、それぞれの社員の特性を考慮する。可能な限り最高のサポートを提供するために、従業員の性格を考慮する。

ヒント4：会話をするときは臨機応変に対応する

間や沈黙がある場合は、従業員に十分なスペースを与えるために耐えるべきである。しかし、このようなことが頻繁に起こるようであれば、話題や質問の内容を変えよう。ダイナミズムは会話を活発にし、不満や退屈を防ぐ。悪い会議ルーチンの警告サインは以下の通りである：会話が退屈で、双方が会議を楽しみにしていない場合、議論することがない場合、会議が頻繁に延期される場合である。

ヒント5：効果的なツールを使う

私たちの1対1ミーティングツールEchometerのような優れたツールは、機能面ではチェックインノートをはるかに超えている。有用なテンプレートを提供し、フォローアップを忘れないようにし、さらには従業員の能力開発を測定可能にする–は、あなたとあなたのチームにとって大きな安心となる。トピックの詳細 最高の1対1会議ツール3つを比較する .

チェックイン・ミーティングの指示とヒント課題

従業員チェックインにおける典型的な課題

さらにヒントをあげるために、ステータス・チェックインにおける典型的な課題と、それを解決する方法を紹介したい：

課題：アジェンダや目的が不明確

• 問題だ： 会話が混沌としていたり、焦点が定まっていなかったりする。
• 解決策だ： 事前に明確な議題を共有し、優先順位を決める。

課題：一方的なコミュニケーション

• 問題だ： マネージャーは従業員よりも多くを語る。
• 解決策だ： オープンな質問をし、積極的に耳を傾ける。

課題：表面的すぎる議論

• 問題だ： 重要なトピックが十分に掘り下げられていない。
• 解決策だ： フォローアップを行い、振り返りの場を設ける。

課題：時間のプレッシャー

• 問題だ： 会議は省略されたり延期されたりする。
• 解決策だ： 優先順位をつけ、定期的に決まった約束を守る。

課題：準備不足

• 問題だ： 双方とも準備不足のようだ。
• 解決策だ： 事前に情報を入手し、期待を明確にする。

課題：問題だけに集中する

• 問題だ： 会話は純粋に否定的で、やる気を失わせる。
• 解決策だ： 課題だけでなく、成功と進歩を強調する。

課題：不明瞭なフォローアップ

• 問題だ： 議論された点は実施されていない。
• 解決策だ： 最後に、次のステップと責任を明確にする。

ここまでで、1対1のミーティング・チェックインに向けた準備は万端整ったはずだ。チェックインへの招待メールを実際にどのように送ればいいのか、メールの件名は何が適切なのか。もちろん、これにもテンプレートがある。

チェックイン・ミーティングの指示とヒント招待メール

チェックイン案内メールのテンプレート2種類

以下のチェックイン・ミーティングの招待メール・テンプレートは、ほとんどの場合に適した標準的な書式である：

従業員チェックインのための標準的な招待メール

件名に入る前に、新入社員との最初のチェックインというシチュエーションを紹介しよう。新入社員がいる場合、以下の状況確認ミーティングの招待メールのテンプレートが役に立つ：

新入社員とのファースト・チェックインのための招待メール

メールの件名としては、以下の例が適している：

例えば、業績評価や対立についての話し合いなど、1対1のミーティング用のEメールテンプレートがもっと欲しい場合は、こちらの記事を参考にしてほしい： 一対一の招待メール用テンプレート5選.

チェックイン・ミーティングの指示：頻度は？

チェックイン・ミーティングはどのくらいの頻度で行うべきか？

初めてマネジャーになる人の多くが、1-1ミーティングをどれくらいの頻度で行うべきかと自問するので、典型的なカデンツについて少し述べておきたい：

• 毎日の従業員チェックイン：これは非常に短く、カレンダーのブロッカーに15分程度で十分である。毎日の1対1のチェックインは、合同チームミーティングが頻繁に行われないチームでは特に有効だ。しかし、これはかなり稀なことである。
• 週1回の従業員チェックイン：通常10～30分で、主にタスクについて話し合う。また、（例えば、最適でない行動について）お互いにフィードバックする時間も取られることがある。ところで：もしあなたがソフトウェア開発者のマネージャーなら、以下の記事が参考になるだろう： 6 ソフトウェア開発者へのフィードバック例.
• 2週間に1度の従業員チェックイン：時間は通常30分で、内容はさまざまで、このプロジェクト管理チェックインはデジタルで行われることもある：タスクと自己啓発などの両方が話し合われ、例えば休暇の申請もここで行われる。
• 月1回の社員チェックイン：30分から60分程度で終わることが多い。また、通常は俯瞰的な視点に重点を置く。年間目標の進捗状況はどうか？あなたのさらなる成長を手助けするにはどうしたらいいか？ 
• 四半期ごとの従業員チェックイン：ここでの時間は60分程度である。焦点は月次チェックインと同様である。 
• 半年に一度の従業員チェック：このチェックは通常、それほど短時間で行われるものではない。所要時間は60分から90分である。一方では、月次チェックインと同様の質問がなされる。一方では、給与の期待値など、他の管理的なトピックがここで話し合われることもある。また、人事部が指定するパフォーマンス・アンケートに回答したり、議論したりすることもある。つまり、評価面談についても話すことができる。
• 年1回の従業員チェックイン：ここでは間違いなく、古典的な年1回または年末の従業員評価とレビューについて話すことができる。しかし、上記の定義に従って、これをチェックインと呼べるかどうかは疑問である。
• オンボーディング・チェックイン：オンボーディング・チェックインでは、新入社員に典型的なオンボーディングの質問を明確にする。
• 90日目のチェックイン：入社時のチェックインと同様、90日目のチェックインでは、従業員が新会社にうまく馴染んでいるかどうかを確認することに重点を置く。可能であれば、90日目のチェックインはデジタルではなく、直接会って行うべきである。

ちなみに、私の経験では、個人的な1対1のミーティングの頻度は、チームの大きさに関係していることが多い。チームの人数が多ければ（つまり8人以上）、マネージャーとしてのさまざまな責任に適切に時間を配分するため、ミーティングの頻度は少なくなる。 

それは、年次の人事評価面談に意味があるということでしょうか？私の意見では、そうではありません。チェックインの頻度を高めることは、より速い学習サイクルを意味する傾向があります。そして、複雑で変化の激しい現代の労働環境において、少なくともナレッジワーカーにとっては、それが適切です。以下の図はこの点を非常にうまく説明しています：

チェックイン・ミーティングガイド：代替名称

チェックイン・ミーティングの変わった名称

デジタル、バーチャル、あるいは対面式のチェックイン・ミーティングに、もっと魅力的で記憶に残る名前がつけられないものかと考えるマネジャーも当然いる。答えはこうだ：もちろんそうだ！いくつか例を挙げよう：

• ウィークリー・キャッチアップ 
• 週間チェックイン 
• 週間報告会
• タスク・トーク

もっと変わっていてクリエイティブなものをお望みなら、ここに他の思い出に残る代替案をいくつかまとめてみた：

• タスク・ラウンジ
• シンク＆ソルブ
• アクション・アワー
• ワークフロー・ワークショップ
• タスク火曜日
• 丸い展開
• キャリアコーヒーブレイク
• ブースター・トーク

これだけでは物足りないという人には、もちろんもっと楽しい名前がたくさんある。私たちのブログの記事を見てみよう： 一対一の会話に役立つ、印象的で楽しい60の名前.

毎月または定期的に従業員をチェックする

結論 - 定期的なチェックイン・ミーティング

マネジャーと従業員との定期的なチェックイン・ミーティングは、信頼関係を築き、課題を克服し、個人的・職業的成長を促進するための貴重なツールである。しかし、こうした話し合いが真に効果的であるためには、適切なアプローチが不可欠である。

リラックスした個人的な雰囲気、明確な構成、そして従業員の個々のニーズに合わせたカスタマイズが、オープンで生産的なディスカッションの土台となる。同時に、以下のような優れたツールも有効だ。 Echometer プロセスをより効率的にし、重要なフォローアップが失われないようにする。私たちのテンプレートがお役に立てば幸いである！

最終的に、チェックイン・ミーティングは単なる予定表–以上のものであり、チームを強化し、モチベーションを高め、長期的により良い結果を達成する機会なのだ。幸運を祈る！

私たちのEchometerツールをライブでご覧になりたい場合は、以下のテンプレートを使って直接ツールに飛ぶことができる：